Uma introdução ao gerenciamento de trabalho

Há alguns anos, o professor Dr. Martin Viessmann e seu filho Max (agora co-diretor), aperceberam-se da importância de inserir a Viessmann, empresa que atua no setor de sistemas de aquecimento e refrigeração, na era dos eletrodomésticos inteligentes e da Internet das Coisas. Além de introduzir inovações nos produtos, Martin Viessmann também queria aprimorar a forma como a empresa operava internamente, conduzindo as equipes comerciais e operacionais rumo ao que ele chama de “a era da colaboração eficaz”.

Faz sentido que a família Viessmann acredite na adoção da tecnologia. A Viessmann é uma empresa centenária e, para Martin e Max, era necessário modernizar constantemente os seus produtos e o espaço de trabalho para manter a prosperidade da organização década após década.

É aqui que Alexander Pöllmann, gerente de Smart Office e de colaboração da Viessmann, entra na história. Ele recebeu a tarefa de planejar e implementar o “espaço de trabalho do futuro” e adotar “a era da colaboração eficaz” na Viessmann, o que permitiria à empresa centenária evoluir para o mundo dos eletrodomésticos inovadores e ultramodernos.

Antes de começar a introduzir novas tecnologias, Alex empregou algum tempo para entender melhor as necessidades da organização.

O que descobriu? Que os funcionários precisavam de uma ferramenta para se conectar, colaborar e juntos fazer mais coisas com facilidade em uma empresa cada vez mais descentralizada. Devido ao crescimento da Viessmann ao longo das décadas, muitas pessoas trabalhavam em países e fusos horários diferentes, o que dificultava a colaboração — especialmente porque não havia um único ponto de referência ao qual recorrer para gerenciar o trabalho entre as equipes

O objetivo de Alex era assegurar uma transformação digital sem imprevistos em toda a organização da forma como os funcionários da Viessmann trabalham em conjunto — uma transformação que envolveria mais do que uma única equipe ou projeto. Uma parte fundamental dessa transformação consistia em implementar uma plataforma de gerenciamento do trabalho.

[Faça o download do eBook: Em que consiste o gerenciamento de trabalho e por que ele é essencial para a sua equipe]

Gerenciamento do trabalho vs. gerenciamento de projetos

Mas então, o que é o gerenciamento do trabalho? Embora as pessoas costumem associar gerenciamento do trabalho a gerenciamento de projetos, esses processos não são equivalentes. É evidente que eles se relacionam, mas apresentam, contudo, características distintas.

Antes de nos aprofundarmos nas diferenças entre eles, vamos, primeiro, definir o que é o gerenciamento de trabalho, segundo a Asana:

“O gerenciamento de trabalho consiste em uma abordagem sistemática que visa organizar os fluxos de trabalho de uma organização, seja um projeto, um processo recorrente, ou as tarefas diárias, para que as equipes tenham a clareza necessária para alcançar os seus objetivos mais rapidamente. Isso se resume a coordenar as pessoas e o trabalho em todos os níveis organizacionais, de modo a garantir que todos disponham das informações necessárias para concluir o trabalho que realmente importa.”

Em outras palavras, o gerenciamento de trabalho é um amplo sistema e uma forma de realizar o trabalho, que inclui projetos, planejamento e processos. Portanto, o planejamento e o gerenciamento de projetos são partes do gerenciamento de trabalho, e não o todo. Em resumo, o gerenciamento de projetos se concentra numa árvore, enquanto o gerenciamento de trabalho abrange toda a floresta.

[Leia: Gerenciamento de trabalho vs gerenciamento de projetos: qual é a diferença?]

Como o gerenciamento de trabalho facilita a coordenação de projetos

O conceito de gerenciamento de trabalho está cada vez mais popular e fazendo sentido para muitas pessoas, pelo menos na teoria. Mas na prática, quais são as características do gerenciamento de trabalho e de que maneira ele torna a coordenação de projetos da sua equipe menos estressante e mais clara?

Conforme destacado pelos exemplos da Viessman, a plataforma de gerenciamento de trabalho proporciona às equipes uma maneira de coordenar, com facilidade, seja no escritório ou em uma equipe remota ou distribuída. Olhemos para isso em mais detalhes.

O gerenciamento de trabalho organiza as camadas de contexto dentro da colaboração: o que, como e onde você e sua equipe realizam o trabalho. Como você já deve ter percebido, considerando-se as ferramentas que muitas pessoas usam no trabalho, a união de contexto e colaboração não acontece de forma natural, especialmente em um ambiente à distância. É preciso analisar profundamente o seu conjunto tecnológico e a maneira como ele pode ajudar a transpor essa barreira de forma integrada. As seguintes três camadas do conjunto tecnológico ajudam a unir contexto e coordenação mais naturalmente:

  • Comunicação: provavelmente, você já tem diversas ferramentas de comunicação ao seu dispor, como Zoom, Slack e e-mail. Agora, a sua equipe precisará encontrar o equilíbrio ideal entre essas ferramentas e decidir qual delas deverá ser usada para qual tipo de comunicação.
  • Conteúdo: os repositórios de conteúdo são o local onde informações e documentos são armazenados. Plataformas como Dropbox, Google Drive ou OneDrive são os locais seguros utilizados para salvar e compartilhar trabalhos.
  • Coordenação: por mais importantes que sejam suas ferramentas de comunicação e repositórios de conteúdo, fica difícil colaborar e coordenar com eficiência, enquanto equipe, sem uma plataforma de gerenciamento de trabalho, como a Asana. Esta última camada proporciona clareza sobre quem está fazendo o quê, e quando, além de oferecer contexto para o trabalho que sua equipe realiza, servindo como uma fonte única de referência e informação.

Adicionar essa camada de coordenação e fonte única de de referência e informação ao seu conjunto tecnológico por meio de uma plataforma de gerenciamento de trabalho é vital para as equipes de sucesso, na medida em que oferece uma sistema dinâmico no qual todos possam ver, discutir e trabalhar num só lugar as prioridades da equipe.

“Anteriormente, as equipes podiam usar as ferramentas que quisessem para planejar o seu trabalho, mas isso dificultava a colaboração e a comunicação, o que fragmentava a interação. Agora, nosso foco está em centralizar tudo numa única ferramenta.”- Moritz Schollähn, diretor financeiro e de relação com investidores na Earlybird Venture Capital

Agilize os processos com o gerenciamento do trabalho e economize tempo

Depois que a sua equipe ou organização estiver utilizando uma solução de gerenciamento de trabalho, você também poderá começar a facilitar os processos, economizando o tempo e a energia da sua equipe.

[Leia: A maneira como estamos trabalhando não está dando certo]

Uma grande parte do trabalho que fazemos envolve a realização de processos repetidos, que, talvez, nem percebamos. Depois que você tiver uma ideia clara do que sua equipe precisa realizar e de quem está desempenhando qual tarefa, dentro de qual prazo, uma excelente maneira de economizar tempo e pôr os seus planos em prática de maneira eficaz é saber o que pode ser dispensado. Ao identificar processos repetidos que possam ser automatizados ou transformados em modelo, sua equipe poderá caminhar de maneira mais eficiente e efetiva rumo ao cumprimento das metas.

“Para os nossos projetos editoriais de grande porte, como sempre seguimos os mesmos passos, criamos um modelo de projeto. Isso permite que a equipe economize muitos esforços na fase de planejamento.”- Kim Bryson, diretora de operações na C&EN Magazine da Sociedade Química Americana

Um sistema de gerenciamento do trabalho atua como fonte única de referência e informação

“Sou um grande defensor de usar uma única fonte de informação e referência”, diz Jerod Hillard, Embaixador Asana. “Para a minha equipe, a ferramenta ideal é a Asana. Por meio dela, conseguimos fornecer todo o contexto necessário e vincular documentos adicionais hospedados nas nossas plataformas de armazenamento em nuvem, aplicações financeiras ou outras áreas da Asana.”

Essa clareza proporciona segurança a você e à sua equipe, permitindo que todos continuem progredindo em direção às metas compartilhadas, estejam vocês trabalhando no escritório ou à distância — exatamente o que a Viessman precisava.

As pessoas e as equipes precisam entender a forma como os seus trabalhos contribuem para as prioridades da empresa como um todo, para que se sintam capacitadas, engajadas e conectadas ao trabalho mais significativo. O gerenciamento de trabalho oferece essa clareza às equipes, proporcionando-lhes a confiança para levar adiante o trabalho mais importante, sem indecisões ou atropelos inesperados.

Quer saber mais? Faça download do índice Anatomia do trabalho para saber como 10.000 trabalhadores globais estão distribuindo o tempo no trabalho.

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