Como colaborar remotamente com a sua equipe

Quando não é possível reservar uma sala de conferências com um quadro branco, ter uma conversa rápida com alguém ou fazer um debate de ideias durante o almoço, o que se fazer para colaborar eficazmente com a equipe? O trabalho à distância pode ser um desafio, principalmente para aqueles que estão trabalhando dessa forma pela primeira vez em circunstâncias por si só já estressantes.

Quer o trabalho remoto seja algo novo para você e sua empresa ou já estejam acostumados com essa forma de trabalhar e queiram ser mais eficazes na colaboração e comunicação da equipe, algumas adaptações simples nos procedimentos podem fazer uma grande diferença.

Colabore remotamente utilizando a Asana

Alimente a confiança, os valores e o trabalho em equipe

Embora a comunicação digital seja algo perfeitamente natural, ao utilizá-la, perde-se a linguagem corporal e outros aspectos encontrados apenas na comunicação presencial. Isso pode gerar situações complicadas no trabalho remoto. Até mesmo pequenos sinais não verbais podem gerar um impacto tanto positivo quanto negativo, dependendo da forma como são interpretados.

De acordo com um artigo da Harvard Business Review, quando praticamos o distanciamento físico ou social, é importante reduzir o distanciamento em torno dos valores, da confiança e do trabalho em equipe. Ou seja, mesmo que a sua equipe não possa estar fisicamente próxima, é fundamental que os valores estejam alinhados, que a confiança seja alimentada e construída entre as pessoas e que o trabalho em equipe permaneça forte.

[Leia: confiança, responsabilidade e comunicação: estes são os ingredientes essenciais para as políticas de trabalho remoto]

Como fazer isso?

  • Estabeleça diretrizes para a comunicação: defina em equipe as diretrizes sobre as ferramentas que serão usadas para determinados tipos de comunicação. Por exemplo, na Asana usamos o Slack para conversas informais, a Asana para colaboração e projetos importantes e os e-mails para a comunicação com fornecedores ou parceiros externos. Registre o procedimento que for decidido em equipe e disponibilize as diretrizes em um local fácil de ser encontrado por todos.
  • Encontre o equilíbrio ideal para a comunicação: às vezes, para sermos mais eficientes, preferimos uma comunicação ou conversa rápida. Para que a comunicação remota seja eficaz, anexe ou inclua links para projetos ou informações importantes para referência, inclua capturas de tela para evidenciar detalhes específicos, emojis ou GIFs para transmitir um sentimento, ou um telefonema para uma conversa rápida.
  • Estabeleça critérios para as videochamadas: se a sua equipe ainda não tem o hábito de fazer videochamadas, esta é a hora de começar. Nas videochamadas, é possível transmitir emoções mais claramente (com a linguagem corporal) e criar laços mais sólidos, o que aumenta a confiança.
  • Dedique mais tempo para comemorar e criar vínculos com os membros da sua equipe: encontrar tempo para comemorar com a equipe e criar laços é tão importante quanto o trabalho em si. Quando alguém bater uma meta ou alcançar um marco, envie uma mensagem de felicitação. Faça festas de aniversário de meia hora por videochamada para descontrair. Promova momentos de jogos virtuais todos os meses (dica dos especialistas: um jogo tipo Sopa de letrinhas funciona muito bem on-line). Quando as pessoas podem relaxar e se conhecer melhor, o trabalho em equipe fica muito mais fácil e divertido.

Seja altamente produtivo nas reuniões

Agora é uma ótima oportunidade para ser realmente produtivo nas reuniões. Chamadas de vídeo estão cada vez mais populares, mas o fato de serem fáceis de utilizar não as torna automaticamente mais simples. Se consultar o seu calendário neste exato momento, será que você não poderia abreviar ou até cancelar alguma reunião?

Veja como reavaliar seu calendário e reuniões:

  • Crie uma pauta e disponibilize-a para os participantes: comece identificando a finalidade e o objetivo de cada reunião, depois crie uma pauta definindo tópicos de discussão, ações a serem realizadas e prazos. Disponibilize a pauta antes da reunião para que os participantes saibam o que será abordado e possam pensar com tempo em como contribuir, ou decidir não participar se a reunião se não lhes disser respeito. Com estas dicas, suas reuniões serão bem mais eficazes e objetivas.
  • Faça anotações para distribuir ao final: no documento ou tarefa compartilhada, o coordenador da reunião deve fazer anotações detalhadas sobre o que está sendo discutido. Após a reunião, deve-se complementar as anotações com links de referência para outros projetos e distribuir o documento ou tarefa a todos os participantes. Ao designar uma pessoa para tomar notas, todos os outros participantes poderão se concentrar apenas em participar, em vez de fazerem suas próprias anotações. As anotações também são úteis para quem não pôde participar.
  • Experimente fazer uma reunião diária: se tiver que fazer reuniões periódicas, em vez de ocupar 30 a 60 minutos do tempo dos participantes, tente fazer reuniões diárias de 15 minutos. O que é uma reunião diária? No mundo da tecnologia, a reunião diária (também conhecida como “stand up meeting”) apresenta atualizações de status em que todos os membros da equipe dizem, numa frase ou duas, o que fizeram, o que vão fazer e eventuais problemas que tenham antecipado. É uma forma eficaz de se ter uma visão muito clara da situação geral, ver as oportunidades de colaboração e proporcionar mais informação para todos.

Não se esqueça de encontrar tempo para se concentrar

Por mais importante que seja trabalhar em equipe e colaborar, é fundamental encontrar o tempo necessário de foco e concentração e se assegurar de que a sua equipe faça o mesmo. Desenvolver um nível profundo de concentração, reduzir as distrações digitais e combater a constante alternância de aplicativos e a excessiva verificação de notificações devem estar entre as principais prioridades de todos. Com um pouco de bom senso e uma estrutura de trabalho adequada, será mais fácil para você e sua equipe encontrarem tempo para se concentrar.

[Leia: como ter concentração e diminuir as distrações digitais]

Mas como fazer isso?

  • Diga não às reuniões: sim, é isso mesmo! Está se sentindo sobrecarregado com a sua agenda? Veja quais são as prioridades, descubra qual é o objetivo de cada reunião, quem mais foi convidado e pense duas vezes se deve ou não participar. Se a resposta for “não”, recuse e peça que lhe enviem anotações, se achar que serão úteis.
  • Distrações planejadas: é importante fazer pequenos intervalos ao longo do dia para se concentrar melhor quando for necessário. O segredo é garantir que as pausas rápidas não durem a tarde toda. Reserve horários específicos para fazer atividades não relacionadas ao trabalho, como passear pelo bairro, lanchar e ler as notícias. É fundamental controlar e se responsabilizar pelo tempo necessário para essas atividades. Essas pausas fazem muito bem, sua mente vai estar revigorada e você terá mais energia para realizar suas tarefas.
  • Desative todas as notificações e use o modo Não incomodar: não há mal nenhum em evitar distrações durante determinadas horas do dia para manter a produtividade e o foco. Assuma o controle das notificações e desative todas exceto as realmente importantes. Caso esteja preocupado com a possibilidade de perder alguma coisa importante, agende lembretes com intervalos de algumas horas para verificar a caixa de entrada ou o Slack, depois volte a trabalhar. Se você usa outras ferramentas que têm um modo Não incomodar, ative esse modo quando precisar se concentrar. Mantenha o foco quando começar a trabalhar e aconselhe seus colegas de equipe a fazerem o mesmo. Assim, todos poderão ser mais produtivos e eliminar as distrações.

Estamos todos no mesmo barco

Você não está sozinho: pessoas do mundo inteiro estão aprendendo a trabalhar remotamente. Todos nós estamos aprendendo a manter a eficácia no trabalho em equipe, apesar de estarmos praticando o isolamento social de diferentes maneiras. Compartilhe com seus colegas as coisas que deram certo para você e pergunte se eles têm alguma dica nova.

Mais uma coisa: admita quando tiver alguma dificuldade e colabore com a equipe para superá-la com elegância. As mudanças podem nos desorientar, mas aceitar esse fato, redefinir o nosso dia a dia e a forma de trabalhar e interagir com nossa equipe e colegas de trabalho pode nos fortalecer e capacitar além de todas as expectativas.

Vamos falar sério: Como fazer o trabalho remoto dar certo?

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