Como colaborar remotamente com a sua equipe

Quando não é possível usufruir de uma sala de conferências com um quadro branco, ter uma conversa rápida com alguém ou fazer um debate de ideias durante o almoço, o que se fazer para colaborar eficazmente com a equipe? O trabalho à distância pode ser um desafio, principalmente para aqueles que estão trabalhando dessa forma pela primeira vez — circunstâncias por si só já estressantes.

Quer o trabalho remoto seja algo novo para você e sua empresa ou já estejam acostumados com essa forma de trabalhar e queiram ser mais eficazes na colaboração e comunicação da equipe, algumas adaptações simples nos procedimentos podem fazer uma grande diferença.

Trabalhar remotamente em equipe depende principalmente do espírito de equipe

Embora a comunicação digital seja algo perfeitamente natural, ao utilizá-la, a linguagem corporal e outros aspectos encontrados apenas na comunicação presencial são perdidos. Isso pode gerar situações complicadas no trabalho remoto. Até mesmo pequenos sinais não verbais podem gerar impacto tanto positivo quanto negativo, dependendo da forma como são interpretados.

De acordo com um artigo da Harvard Business Review, quando praticamos o distanciamento físico ou social, é importante diminuir o distanciamento dos valores, da confiança e do trabalho em equipe. Ou seja, mesmo que a sua equipe não possa estar fisicamente próxima, é fundamental que os valores estejam alinhados, que a confiança seja alimentada e construída entre as pessoas e que o trabalho em equipe permaneça forte.

Como fazer isso?

• Estabeleça diretrizes para a comunicação: defina em equipe as diretrizes sobre as ferramentas que serão usadas para determinados tipos de comunicação. Por exemplo, na Asana usamos o Slack para conversas informais, a Asana para colaboração e projetos importantes e os e-mails para a comunicação com fornecedores ou parceiros externos. Use um plano de comunicação para documentar o que for decidido em equipe e disponibilize as diretrizes em um local fácil de ser encontrado por todos.

• Encontre o equilíbrio ideal para a comunicação: às vezes, para sermos mais eficientes, preferimos uma comunicação ou conversa rápida. Para que a comunicação remota seja eficaz, anexe ou inclua links para projetos ou informações importantes para referência, inclua capturas de tela para evidenciar detalhes específicos, emojis ou GIFs para transmitir um sentimento, ou um telefonema para uma conversa rápida.

• Estabeleça critérios para as videochamadas: se a sua equipe ainda não tem o hábito de fazer videochamadas, esta é a hora de começar. Nas videochamadas, é possível transmitir emoções mais claramente (com a linguagem corporal) e criar laços mais sólidos, o que aumenta a confiança.

• Dedique mais tempo a comemorar e criar vínculos com os membros da sua equipe: encontrar tempo para comemorar com a equipe e criar laços é tão importante quanto o trabalho em si. Quando alguém bater uma meta ou alcançar um marco, envie uma mensagem de felicitação. Faça festas de aniversário por videochamada para descontrair. Promova momentos de jogos virtuais todos os meses (dica dos especialistas: um jogo tipo Sopa de letrinhas funciona muito bem on-line). Quando as pessoas podem relaxar e se conhecer melhor, o trabalho em equipe fica muito mais fácil e divertido.

Melhore a colaboração em equipe remota com novas disposições

Agora é uma ótima oportunidade para realizar reuniões realmente produtivas. As chamadas de vídeo estão cada vez mais populares, mas o fato de serem fáceis de utilizar não as torna automaticamente mais simples. Se consultar o seu calendário neste exato momento, será que você não poderia abreviar ou até cancelar alguma reunião?

A seguir estão algumas formas de repensar o calendário e as reuniões para estimular a colaboração no seu espaço de trabalho:

• Crie uma pauta e disponibilize-a aos participantes. Comece identificando a finalidade e o objetivo de cada reunião, depois crie uma pauta definindo tópicos de discussão, prazos e ações a tomar. Disponibilize-a antes da reunião para que os participantes saibam o que será abordado e possam pensar com tempo em como contribuir, ou optar por não participar se a reunião não lhes disser respeito. Com estas dicas, as suas reuniões serão bem mais eficazes e objetivas.

• Faça anotações a distribuir ao final: no documento ou tarefa compartilhada, o coordenador da reunião deve fazer anotações detalhadas sobre o que está sendo discutido. Após a reunião, deve-se complementar as anotações com links de referência para outros projetos e distribuir o documento ou tarefa a todos os participantes. Ao designar uma pessoa para tomar notas, todos os outros participantes poderão se concentrar apenas em participar, em vez de fazerem suas próprias anotações. As anotações também são úteis para quem não pôde participar.

• Experimente fazer uma reunião diária: se tiver que fazer reuniões periódicas, em vez de ocupar 30 a 60 minutos do tempo dos participantes, tente fazer reuniões diárias de 15 minutos. O que é uma reunião diária? No mundo da tecnologia, a reunião diária (também conhecida como “stand up meeting”) apresenta atualizações de andamento em que todos os membros da equipe dizem, numa frase ou duas, o que fizeram, o que farão em seguida, e eventuais problemas que possam prever. É uma forma eficaz de se ter uma visão muito clara da situação geral, ver as oportunidades de colaboração e proporcionar mais informação para todos.

Encontre um equilíbrio entre colaborar remotamente e ter uma concentração profunda

Por mais importante que seja trabalhar em equipe e colaborar, é fundamental encontrar o tempo necessário de foco e concentração e se assegurar de que a sua equipe faça o mesmo. Desenvolver um nível profundo de concentração, reduzir as distrações digitais e combater as constantes alternância de aplicativos e leitura de notificações devem estar entre as principais prioridades de todos. Com um pouco de bom senso e uma estrutura de trabalho adequada, será mais fácil para você e para a equipe encontrar tempo para se concentrar.

Mas, como fazer isso?

• Diga não às reuniões: sim, é isso mesmo! Está se sentindo sobrecarregado com a sua agenda? Veja quais são as prioridades, descubra qual é o objetivo de cada reunião, quem foi convidado, e pense duas vezes se precisa mesmo de participar. Se a resposta for “não”, recuse e peça que lhe enviem anotações, se achar que serão úteis.

• Distrações planejadas: é importante fazer pequenos intervalos ao longo do dia para se concentrar melhor quando for necessário. O segredo é garantir que as pausas rápidas não durem a tarde toda. Reserve horários específicos para fazer atividades não relacionadas ao trabalho, como passear pelo bairro, lanchar ou ler as notícias. É fundamental controlar e se responsabilizar pelo tempo necessário para essas atividades. Essas pausas fazem muito bem, a sua mente estará revigorada e você terá mais energia para trabalhar.

• Desative todas as notificações e use o modo Não incomodar: não há mal algum em evitar distrações durante determinadas horas do dia para manter a produtividade e o foco. Assuma o controle das notificações e desative todas exceto as que forem realmente importantes. Caso esteja preocupado com a possibilidade de perder alguma coisa importante, agende lembretes com intervalos de algumas horas para consultar a caixa de entrada ou o Slack, depois volte a trabalhar. Se você usa outras ferramentas que têm um modo Não incomodar, ative esse modo quando precisar se concentrar. Mantenha o foco quando começar a trabalhar e aconselhe os seus colegas de equipe a fazerem o mesmo. Assim, todos poderão ser mais produtivos e eliminar as distrações.

Colabore remotamente com a sua equipe

Se você trabalha com uma equipe remota ou híbrida, lembre-se de que, atualmente, há muitas outras pessoas nessa situação. Todos estão tentando ser mais eficazes em grupo, mesmo quando tentam manter o distanciamento social das mais diversas maneiras. Em equipe, adotem boas práticas de colaboração à distância para se conectarem mais frequentemente (ainda que seja de forma distinta à interação dentro de um escritório). Comentem entre si o que tem dado certo e peçam dicas e sugestões.

Mais uma coisa: admita quando tiver alguma dificuldade e colabore com a equipe para superá-la com elegância. As mudanças podem nos desorientar, mas aceitar esse fato, redefinir o nosso dia a dia, repensar a nossa forma de trabalhar e de interagir com a equipe e colegas de trabalho podem nos fortalecer e capacitar além de qualquer expectativa.