Como trabalhar de casa: 24 dicas para aumentar a sua produtividade

Com o aumento nas oportunidades de trabalho integral ou parcialmente remoto, você pode dizer adeus aos longos deslocamentos e aos cubículos de escritório. 

Mas, apesar da ideia de poder trabalhar de pijama ser atraente (e mais confortável!), o trabalho remoto também traz novos desafios relacionados à gestão do tempo, à comunicação no local de trabalho e ao trabalho em equipe. As pessoas que trabalham de casa devem ajustar a sua rotina e aprender novas formas de ter êxito em empregos no estilo home office. Enquanto isso, os gestores enfrentam o desafio de liderar e motivar as equipes à distância, mantendo o nível de colaboração e a qualidade do trabalho.

Prosperar nesse novo contexto pode ser desafiador, por isso, trazemos 24 dicas de como aproveitar ao máximo o home office e aumentar a sua produtividade.

Colabore com propósito

Se você costuma trabalhar lado a lado com a equipe, pode levar algum tempo para se adaptar à colaboração remota. Felizmente, essa dificuldade pode ser superada ao estabelecer normas claras de colaboração. Veja como:

1. Defina diretrizes para a comunicação

Para assegurar que todos da equipe estejam em sintonia, estabeleça diretrizes para a frequência, o horário e os meios de comunicação. Além disso, determine como funcionará a comunicação entre os departamentos. 

Decida o melhor meio de comunicação para cada situação. Por exemplo, se a dúvida ou o problema pode ser resolvido através de um e-mail ou uma mensagem por Slack, não há necessidade de fazer uma reunião. 

Por outro lado, se a situação requer uma troca de ideias em tempo real, uma ligação rápida seria mais adequada. 

2. Configure as ferramentas de colaboração remota

Ao trabalhar remotamente, o número de e-mails enviados e recebidos provavelmente aumentará, portanto, você precisa verificar se consegue acessar o seu e-mail profissional de casa. 

Além dos e-mails, cada equipe usa ferramentas diferentes para colaborar. A sua equipe deve decidir quais ferramentas usar para mensagens e videoconferências e para acompanhar o andamento dos projetos.

Decida com a sua equipe quais ferramentas de colaboração remota serão necessárias e verifique o funcionamento de todas as credenciais de acesso com antecedência. Certifique-se de que possui um Wi-Fi estável para não correr o risco de perder o seu trabalho ou cair a conexão durante uma reunião.

3. Implemente uma ferramenta de colaboração em equipe

Gerir equipes remotas exige muita flexibilidade quando se trata de definir uma programação. Talvez você tenha de aprender a usar novas ferramentas, adotar uma comunicação assíncrona e ser criativo na solução de problemas. 

Além das ferramentas de comunicação, também é vantajoso ter uma plataforma centralizada para gerir os projetos, na qual você pode planejar e monitorar os projetos e as tarefas da sua equipe. Isso pode ser feito através de planilhas, pastas compartilhadas ou um software de gestão de projetos que automatiza os processos. 

Com um sistema robusto de gestão de projetos, a sua equipe poderá encontrar as informações que precisa e realizar as entregas em um único lugar, reduzindo a quantidade de e-mails e reuniões excessivos. 

4. Comunique-se com mais detalhes ao trabalhar em fusos horários diferentes

O trabalho remoto permite ao profissional exercer a sua função de qualquer lugar. No entanto, quando as pessoas trabalham em diferentes fusos horários, o tempo de resposta é maior. Para não perder tempo nessa troca, inclua o máximo de detalhes que puder em suas mensagens ou e-mails. 

Algumas maneiras de fazer isso:

• Antecipe o máximo de informações que puder.

• Especifique os prazos do projeto ou até quando precisa de um retorno.

• Vincule recursos ou tópicos de discussão relacionados. 

• Complemente a sua mensagem com imagens ou capturas de tela. 

• Informe a sua equipe com antecedência quando você estará ausente.

Saber lidar com a comunicação assíncrona ajuda a evitar a perda de tempo nos projetos e assegurar que a sua equipe tenha tudo o que precisa para avançar com o trabalho. 

5. Defina as expectativas e as metas do projeto com antecedência

Para compensar os atrasos na comunicação, é melhor definir as expectativas com antecedência, principalmente em projetos que envolvem diversas áreas. Estabeleça as prioridades individuais e da equipe com clareza, e forneça diretrizes detalhadas, metas e datas para os projetos. 

Depois de definir as metas e expectativas iniciais, prepare-se para responder perguntas ou esclarecer as questões que forem surgindo. Durante o andamento dos projetos, forneça feedback regularmente para assegurar que as expectativas estejam sendo atendidas. 

Também é importante ser flexível e estar preparado para alterar prazos, se necessário.

6. Grave as reuniões de equipe

Reuniões maiores de equipe ou reuniões gerais são boas oportunidades para se conectar com outros colaboradores e obter atualizações da empresa. No entanto, nem todos poderão participar da reunião devido à diferença de fuso horário ou se estiverem doentes ou de férias.

Para que todos os membros da equipe se sintam incluídos e tenham acesso às mesmas informações, grave e compartilhe as reuniões por Skype ou Zoom. 

Isso também vale para sessões de treinamento e outras apresentações importantes. Torne as gravações e slides acessíveis para que cada membro da equipe possa rever e se atualizar no seu próprio ritmo.

Conecte-se com a equipe

Mesmo que não possa ver os seus colegas de equipe pessoalmente, vocês podem se conectar virtualmente. Veja algumas formas de manter o contato:

7. Programe contatos regulares

Quando se trata de colaboração, a comunicação é fundamental, principalmente ao trabalhar com equipes remotas.

Para manter a comunicação, agende reuniões regulares com a sua equipe, sejam elas diárias, semanais ou em dias alternados. Durante as videoconferências, os membros da equipe poderão abordar assuntos que são difíceis de transmitir por e-mail ou Slack. Além disso, você poderá obter atualizações mais detalhadas sobre como estão os seus colegas .

Alguns tópicos que você pode incluir na pauta da reunião:

• Obter atualizações sobre os projetos atuais.

• Dar feedback de projetos passados ou atuais.

• Acompanhar o bem-estar geral dos colegas de equipe.

• Discutir os próximos projetos. 

• Fornecer treinamento ou recursos adicionais.

Estes tópicos podem ajudar a tornar a reunião mais produtiva e interessante. 

8. Reconheça as conquistas da sua equipe

É importante reconhecer e comemorar as contribuições dos membros da sua equipe para que eles se sintam valorizados e motivados. Seja através de um e-mail, uma mensagem pública no Slack ou um pequeno discurso durante a reunião, encontre formas de mostrar o seu reconhecimento e apoio.

Esse tipo de reconhecimento serve também para mostrar um bom exemplo de desempenho e comportamento e inspirar os demais membros da equipe.

9. Crie oportunidades de envolvimento da equipe

O trabalho remoto pode se tornar solitário, pois é mais difícil se conectar com os colegas. Mas não precisa ser assim. Para manter a sua equipe envolvida, crie oportunidades para a interação social. 

Algumas formas de envolver a sua equipe:

• Promova atividades virtuais de integração da equipe.

• Programe momentos de interação.

• Compartilhe citações para motivar a equipe.

• Faça almoços ou intervalos para o café virtuais.

Estas atividades não só contribuem para que os membros da equipe se sintam conectados, mas também são boas maneiras de fortalecer os vínculos da equipe, resultando em um aumento na coesão e na colaboração.  

Mantenha a produtividade em casa

Não estar no escritório não nos impede de sermos produtivos. Experimente estas estratégias para aumentar a sua concentração ao trabalhar remotamente:

10. Crie uma rotina matinal

Uma boa rotina matinal pode deixar você em boa disposição para o trabalho. Talvez a transição para o home office tenha desorganizado a sua programação, por isso, uma rotina matinal pode ajudar você a se preparar para começar o dia. 

Crie o seu próprio “deslocamento casa–trabalho” para entrar aos poucos no clima de trabalho. Por exemplo, vista-se como se estivesse indo para o escritório, tome um banho ou faça um café. Quando você tem a intenção de “ir para o trabalho”, tem mais probabilidade de ser produtivo. 

Do mesmo modo, você também pode criar uma rotina para finalizar o seu expediente e relaxar. Por exemplo, pode revisar as tarefas que concluiu, trocar de roupa e tirar um tempo para meditar ou descansar a mente. 

11. Siga uma programação

Teletrabalho, empregos flexíveis e outras formas de trabalho remoto têm algumas vantagens, como a comodidade e a flexibilidade de horário. Mas lembre-se que você pode levar mais tempo para realizar as atividades se o seu fluxo de trabalho for interrompido o tempo todo. 

Você não precisa cumprir uma jornada rigorosa das 9 às 18h, mas deve definir horários específicos para o trabalho e segui-los sempre que possível para manter um fluxo contínuo. 

Não se esqueça de programar intervalos para recarregar as energias. Fazer pausas regulares permite que o seu cérebro descanse e volte a se concentrar, ajudando você a se manter produtivo ao longo do dia.

Também é fácil perder a noção do tempo quando está trabalhando on-line. Um software de controle de tempo pode ajudar no cumprimento da sua programação. 

12. Resolva as tarefas de alta prioridade pela manhã

Como disse Mark Twain: “Se o seu trabalho for comer um sapo, é melhor fazê-lo logo de manhã.”

Quando relacionamos essa frase à priorização de tarefas, é um bom conselho. Ao “comer o seu sapo” — ou seja, enfrentar as tarefas maiores ou mais importantes — logo de manhã, você se sentirá mais realizado e menos estressado ao longo do dia, enquanto executa as tarefas menos importantes ou menos urgentes. 

Também é provável que você consiga dar mais atenção às primeiras tarefas realizadas de manhã, visto que haverá mais distrações depois, quando outras tarefas e notificações começarem a surgir.

13. Crie agrupamentos dos seus afazeres com blocos temporais

É fácil perder o foco ou procrastinar quando está trabalhando no conforto de casa. Neste caso, usar estratégias de gestão do tempo ou gestão de tarefas pode ajudar. Por exemplo, você pode usar um software para criar listas de pendências e blocos temporais para programar tarefas por ordem de importância.

Visualizar as tarefas pode ajudar a manter o foco e cumprir as atividades dentro do prazo. Ao começar o dia com uma visão clara do que quer realizar, você se concentra para concluir uma tarefa por vez, e evita realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo. 

14. Crie um espaço específico para o trabalho

Trabalhar na cama ou na cozinha pode ser tentador, mas as distrações desses ambientes podem prejudicar a sua produtividade. É melhor ter um espaço separado para a vida pessoal e outro para o trabalho, assim, os limites ficarão bem definidos. 

Se você não tem um cômodo que possa servir exclusivamente como escritório, organize um espaço da casa para ser o seu local de trabalho. Invista em uma boa mesa, cadeira e computador para trabalhar com conforto e concentração. 

Ter um espaço fixo de trabalho ajuda a ter a mentalidade adequada para trabalhar e sinaliza às pessoas que moram em sua casa que você está ocupado. 

15. Desobstrua o seu ambiente de trabalho

É difícil se concentrar no trabalho quando a sua mesa está desarrumada. Uma pesquisa mostrou que a desorganização nos deixa mais estressados e ansiosos.

Para evitar isso, reserve um tempo para criar um sistema de organização do seu espaço de trabalho em casa. Um local organizado reduz o tempo gasto com limpeza e torna mais fácil encontrar as coisas que precisa.

Algumas formas de manter a organização:

• Crie um sistema digital ou físico para organizar os arquivos.

• Organize a barra de ferramentas do seu navegador com os favoritos e as funções mais utilizadas.

• Organize a sua mesa durante as pausas.

No fim do dia, deixe a sua mesa do jeito que gostaria de encontrá-la no dia seguinte. 

16. Reduza as distrações

Quando a sua vida pessoal e a profissional se misturam dentro de casa, as interrupções externas durante o trabalho são naturalmente inevitáveis. Apesar disso, você pode adotar medidas para limitar as distrações ao mínimo possível.

Algumas coisas que você pode fazer para reduzir as distrações durante o trabalho:

• Se não precisa do celular, deixe-o no silencioso ou em modo avião.

• Desative as notificações dos aplicativos durante o tempo de concentração total.

• Use fones de ouvido com cancelamento de ruído para bloquear sons que distraem. 

• Informe o seu horário de trabalho aos demais para que eles falem com você quando não estiver trabalhando.

17. Comunique as suas expectativas às pessoas que moram com você

Para que tudo corra bem no trabalho e em casa, é essencial definir as expectativas para as pessoas que vivem em sua casa. 

Avise-lhes sobre o seu horário de trabalho e informe quando e como entrar em contato com você durante esse período.

Se você tem filhos e compartilha a responsabilidade de cuidar deles, organize os seus horários neste sentido. Por exemplo, você pode dividir o dia em turnos, alternando entre trabalho e o cuidado com as crianças.

É uma boa ideia definir expectativas sobre como as pessoas que moram em sua casa podem se comunicar com você. Por exemplo, se a porta estiver fechada, significa que devem passar um recado por baixo da porta em vez de bater. 

Esta comunicação ajudará a prevenir conflitos em casa e, talvez, a definir expectativas claras de trabalho. 

Priorize a sua saúde mental

O trabalho remoto pode trazer desafios para a nossa saúde mental, como a falta de clareza dos limites e a sensação de isolamento. Veja algumas estratégias para cuidar do seu bem-estar físico e mental enquanto trabalha de casa:

18. Converse com os colegas de equipe

O isolamento no trabalho remoto pode afetar a sua saúde mental. Ter uma rede de contatos com quem você pode conversar é extremamente benéfico.

Encontre um colega com quem você pode se conectar e compartilhar desafios e conquistas, sejam estes relacionados ou não ao trabalho. Desse modo, você pode continuar a construir relações no trabalho mesmo sem se encontrarem pessoalmente. 

Mencione as suas preocupações ao seu gestor, que poderá ajustar o seu volume de trabalho ou fornecer os recursos necessários para você cuidar da saúde mental. 

Se precisar alterar o seu horário de trabalho ou tiver dúvidas sobre tirar uns dias para cuidar da saúde mental, fale com a equipe de recursos humanos da sua empresa para obter assistência.

19. Reserve um tempo para você

Estabelecer uma rotina estruturada é importante para equilibrar o trabalho e os seus passatempos. O nível de detalhes do seu planejamento depende de você, mas, geralmente, criar uma programação aproximada das tarefas diárias pode ajudar a se manter responsável.

Isso é importante principalmente quando quer encontrar tempo para as coisas que gosta de fazer. É fácil priorizar o trabalho, mas reservar algum tempo para você pode diminuir a probabilidade de sofrer com esgotamento a longo prazo. 

A sua programação pode incluir tarefas como:

• Caminhar por 15 minutos.

• Ler um capítulo de um livro.

• Ligar para um amigo ou familiar.

Riscar estas atividades da lista no final do dia traz uma sensação boa e pode ajudar a impulsionar o seu entusiasmo pelo trabalho no dia seguinte. 

20. Aproveite o tempo de inatividade

Para tirar proveito do tempo de inatividade, programe a sua produtividade máxima para quando todos na sua casa estiverem dormindo. Por exemplo, você pode acordar algumas horas antes ou trabalhar enquanto eles estiverem ausentes. Você também pode aproveitar os períodos de maior tranquilidade para executar algumas tarefas. 

Use os períodos de silêncio para realizar as tarefas de alta prioridade que exigem mais concentração. Depois você pode executar as atividades que não requerem tanta atenção ao longo do dia. 

21. Seja paciente com você e com as pessoas ao seu redor

Esta dica serve para todos os profissionais, quer tenham filhos ou não. Se as distrações são externas ou se você está perdendo o foco com distrações, ter paciência é fundamental.

Você consegue direcionar a atenção a uma quantidade limitada de coisas ao mesmo tempo. Por isso, às vezes, você precisa de regras menos rígidas. Por exemplo, não há problema em se permitir algumas pausas a mais. Apenas não faça disso um hábito que possa levar a cometer erros no trabalho.

Encontrar o equilíbrio entre trabalho, autocuidado e relacionamentos pode ser complicado. Planejar com antecedência pode ser muito útil, mas, mesmo assim, imprevistos sempre podem surgir. Quando isso acontecer, informe a sua equipe e pense em um plano alternativo. 

Acima de tudo, seja paciente consigo mesmo. Aceite que alguns dias serão melhores que outros, pois todos precisam de tempo para se adaptar.

22. Mantenha um horário para dormir

Enquanto os horários de trabalho se tornam mais flexíveis, pode ser tentador ficar acordado até mais tarde para assistir à Netflix ou dormir até o meio-dia. No entanto, interromper o seu ciclo circadiano pode fazer o seu nível de energia variar ou deixá-lo cansado durante o dia.

É recomendado que adultos tenham 7 horas ou mais de sono por noite. Siga essa regra básica para se sentir melhor no trabalho e potencializar a sua concentração.

23. Defina limites de trabalho

Quando o limite é tênue entre casa e trabalho, parece difícil separá-los. De fato, 71% dos trabalhadores sofreram burnout ou esgotamento psicológico pelo menos uma vez em 2020. Além disso, 87% dos empregados relataram que trabalharam quase 2 horas mais tarde todos os dias.

Para prevenir o esgotamento e conseguir um equilíbrio adequado entre o trabalho e a vida pessoal, é essencial traçar limites claros. Para isso, criar uma programação pode ser útil. Defina o seu horário de trabalho e quando as pessoas podem entrar em contato com você. 

Ao terminar o seu dia de trabalho, deixe para trás tudo o que for relacionado a ele até o dia seguinte, inclusive os e-mails que chegam após o horário de expediente. Aproveite para focar em você, nos seus passatempos e nos relacionamentos. 

24. Tire 30 minutos durante o dia para respirar um pouco

Encarar uma tela de computador por horas e processar um volume grande de informações pode ser exaustivo física e mentalmente. 

Sempre que tiver uma pausa mais longa, afaste-se da tela e descanse os olhos e a mente.

Algumas maneiras de fazer isso:

• Reduza o tempo nas redes sociais.

• Faça uma caminhada nos intervalos.

• Desative as notificações profissionais até o próximo dia de trabalho. 

• Deixe de lado o seu notebook/computador após o trabalho.

Uma mudança de ambiente também pode fazer a criatividade fluir. 

Faça o trabalho de casa trabalhar a seu favor

Leva um tempo para se acostumar a equilibrar a vida pessoal e o trabalho, seja ele em uma startup ou uma pequena empresa. Seja flexível e comunique as suas necessidades à sua equipe ao longo do processo. 

Quando dispuser das ferramentas de trabalho remoto corretas e um home office organizado, você poderá se acomodar para levar adiante o trabalho desde casa. Não se esqueça, esta modalidade de trabalho tem suas vantagens, sobretudo se você puser algumas destas dicas em prática.