3 conceitos básicos para gerenciar com sucesso uma nova equipe remota

Ser gerente é uma tarefa árdua, principalmente quando é necessário ajudar sua equipe a migrar do trabalho em escritório para o trabalho remoto em tão pouco tempo. Talvez você nunca tenha pensado como é possível gerenciar uma equipe remota. Neste momento, provavelmente não só as suas atividades diárias mudaram, como também a forma como você e sua equipe realizam os trabalhos e interagem entre si é totalmente distinta.

Trabalhar à distância não é melhor nem pior – apenas diferente. Por isso, encontrar formas proativas de se conectar e colaborar com os colegas de equipe é mais importante e atual do que nunca, assim como o é dedicar o tempo necessário para reavaliar o seu estilo de gestão e descobrir as necessidades da sua equipe.

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Três conceitos básicos para uma colaboração à distância bem-sucedida

É aí que entram estes três conceitos básicos criados por Joshua Zerkel, diretor da comunidade global da Asana. Na qualidade de coordenador do programa Profissionais certificados e gerente que passou recentemente por esta mesma situação — deixar de trabalhar num escritório e passar a trabalhar à distância — a sua experiência pessoal o ajudou a estruturar seus conceitos sobre como deve atuar um gerente remoto.

Confira as três dicas do Joshua para gerenciar com sucesso a colaboração entre os membros de uma equipe remota:

1. Proporcionar mais clareza ao definir as prioridades semanais

Ter clareza é garantir que todos na sua equipe saibam quais são as prioridades da equipe e como trabalhar para cumpri-las em conjunto.

Mesmo em um escritório tradicional, pode ser difícil garantir que todos os membros da equipe tenham claras as metas principais e as prioridades individuais. Por isso, quando se lidera uma equipe dispersa, definir, articular e manter a clareza são aspectos particularmente importantes.

Solução: todas as semanas, peça para cada membro da equipe listar suas prioridades em um documento compartilhado ou tarefa da Asana. Marque uma breve reunião semanal na qual todos possam falar sobre as próprias prioridades e ouvir as dos demais.

[Leia: como realizar reuniões eficientes]

A atividade proposta de compartilhar os planos com a equipe pode ser uma forma de despertar novas ideias e estabelecer potenciais colaborações, ajudando a definir as expectativas para a semana. É um momento em que, como gerente, você pode orientar e analisar a capacidade e a disponibilidade da equipe, os imprevistos e as realizações.

2. Definir convenções de comunicação remota

Ao trabalhar no escritório, existem muitas oportunidades para interagir pessoalmente com os colegas que estão perto da sua mesa ou no final do corredor.

Por outro lado, no trabalho à distância, pode ser difícil saber onde e como estabelecer normas e convenções de comunicação. Quando convocar uma reunião em vez de enviar uma mensagem? Quais informações devem constar no e-mail, no Slack e na Asana? Comunicações e práticas inconsistentes podem deixar a sua equipe confusa e frustrada.

Solução: defina diretrizes sobre a finalidade de cada canal de comunicação e disponibilize-as num local de fácil acesso para consulta posterior e para orientar os novos membros da equipe.

Como devem ser essas diretrizes? Depende das ferramentas que a sua equipe prefere utilizar. Por exemplo, na Asana, o Slack é usado para conversas informais e perguntas pontuais. Já a Asana é usada para discussões e colaborações mais longas, focadas na ação. O e-mail só é utilizado para a comunicação com fornecedores ou parceiros externos. Depois de estabelecidas essas orientações, é melhor pecar pelo excesso e comunicar com frequência até a sua equipe encontrar o ritmo certo.

[Leia: dicas sobre como se manter conectado ao trabalhar à distância]

Além disso, não deixe de dedicar um tempo para o convívio pessoal! Organize almoços ou pausas para o café à distância e converse livremente para conhecer melhor os seus colegas e cultivar a amizade. Inclua alguns emojis ou GIFs para transmitir emoções que podem ser mais difíceis de perceber nas palavras escritas. Trabalhar em casa pode trazer uma sensação de isolamento, por isso é fundamental encontrar tempo para interagir com a sua equipe e criar vínculos construtivos.

3. Elaborar um cronograma bem definido e um ritmo saudável

Ao trabalhar lado a lado, é comum os colegas fazerem pausas ao mesmo tempo para comer e trocar ideias no final do expediente.

Mas quando se trabalha em casa, é muito mais difícil conciliar a vida pessoal e profissional. Às vezes não conseguimos esquecer a pilha de roupa que precisa ser dobrada, ou é preciso sair da reunião para ajudar os filhos com o dever de casa.

Solução: determine quais serão as horas de trabalho de cada um e registre-as num calendário ou anotação que todos possam ver. De acordo com a natureza dos trabalhos, fusos horários e cultura de reuniões, você pode então encontrar um ritmo saudável e perceber quando os horários precisam ou não coincidir.

Incentive a sua equipe a fazer pausas ao longo do dia. Por vezes, nos sentamos de manhã para trabalhar e só levantamos uma ou duas vezes ao longo do dia. Quando não temos colegas de trabalho para nos distrair (ou um cão pedindo para passear, filhos pequenos que precisam de cuidados etc.), é fácil perder a noção do tempo.

[Leia: como fazer o trabalho remoto dar certo]

Por último, crie um documento compartilhado ou um projeto Asana onde a sua equipe possa compartilhar e encontrar dicas sobre o trabalho à distância. Cada equipe tem suas próprias formas de trabalhar, e pode ser muito útil reunir as dicas de pessoas que estão na mesma situação e compartilhá-las com toda a organização.

A prática leva à perfeição

Conhecemos o velho ditado. A boa notícia é que, se você proporcionar mais clareza, determinar convenções de comunicação e elaborar um calendário e um ritmo bem definidos, é muito provável que a sua equipe remota se adapte bem a essas políticas e se torne especialista em trabalhar à distância.

No final das contas, estes três conceitos para o sucesso da colaboração remota também podem ser aplicados dentro do escritório. Quer a sua equipe continue dispersa indefinidamente ou volte um dia a se juntar num escritório, trabalhar à distância pode ser uma boa oportunidade para desenvolver novas maneiras de gerenciar a equipe e criar novos hábitos.

Falando sério: Como fazer o trabalho em casa dar certo.