3 conceitos orientadores para administrar com sucesso novas equipes remotas

Retrato da contribuidora Molly TalbertMolly Talbert30 de abril de 20203 minutos de leitura
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Ser gestor é uma tarefa árdua, principalmente quando é necessário ajudar a equipe a migrar do trabalho em escritório para o trabalho remoto em pouco tempo. Talvez você nunca tenha pensado como é possível gerir uma equipe remota. Neste momento, provavelmente não só as suas atividades diárias mudaram, como também a forma como você e sua equipe realizam os trabalhos e interagem entre si é totalmente distinta.

Trabalhar à distância não é melhor nem pior — apenas diferente. Por isso, encontrar formas proativas de se conectar e colaborar com os colegas de equipe é mais importante e atual do que nunca, assim como o é dedicar o tempo necessário para reavaliar o seu estilo de gestão e descobrir as necessidades da sua equipe.

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3 conceitos básicos para uma colaboração remota bem-sucedida

É aí que entram estes três conceitos básicos criados por Joshua Zerkel, diretor da comunidade global da Asana. Na qualidade de coordenador do programa Profissionais certificados e gestor que passou recentemente por esta mesma situação — deixar de trabalhar num escritório e passar a trabalhar à distância — a sua experiência pessoal o ajudou a estruturar seus conceitos sobre como deve atuar um gestor remoto.

Confira as três dicas do Joshua para gerir com sucesso a colaboração entre os membros de uma equipe remota:

1. Proporcionar mais clareza ao definir as prioridades semanais

Ter clareza é garantir que todos na sua equipe saibam quais são as prioridades da equipe e como trabalhar para cumpri-las coletivamente.

Mesmo em um escritório tradicional, pode ser difícil garantir que todos os membros da equipe tenham claras as metas principais e as prioridades individuais. Por isso, quando se lidera uma equipe dispersa, definir, articular e manter a clareza são aspectos particularmente importantes.

Solução: todas as semanas, peça para cada membro da equipe listar as suas prioridades num documento compartilhado ou tarefa da Asana. Marque uma breve reunião semanal na qual todos possam falar sobre as próprias prioridades e ouvir as dos demais.

Leia: Como realizar reuniões eficazes

A atividade proposta de compartilhar os planos com a equipe pode ser uma forma de despertar novas ideias e estabelecer potenciais colaborações, ajudando a definir as expectativas para a semana. É um momento em que, como gestor, você pode orientar e analisar a capacidade e a disponibilidade da equipe, os imprevistos e as realizações.

2. Estabeleça convenções de comunicação à distância

Ao trabalhar no escritório, existem muitas oportunidades para interagir pessoalmente com os colegas que estão perto da sua mesa ou no final do corredor.

Por outro lado, no trabalho à distância, pode ser difícil saber onde e como estabelecer normas e convenções de comunicação. Quando convocar uma reunião em vez de enviar uma mensagem? Quais informações devem constar no e-mail, no Slack e na Asana? Comunicações e práticas inconsistentes podem deixar a sua equipe confusa e frustrada.

Solução: defina diretrizes sobre a finalidade de cada canal de comunicação e disponibilize-as num local de fácil acesso para consulta posterior e orientação aos novos membros da equipe.

Como devem ser essas diretrizes? Depende das ferramentas que a sua equipe prefere utilizar. Por exemplo, na Asana, o Slack é usado para conversas informais e perguntas pontuais. Já a Asana é usada para discussões e colaborações mais longas, focadas na ação. O e-mail só é utilizado para a comunicação com fornecedores ou parceiros externos. Depois de estabelecidas essas orientações, é melhor pecar pelo excesso e comunicar com frequência até a sua equipe encontrar o ritmo certo.

Leia: Dicas para manter a conexão enquanto se trabalha à distância

Além disso, não deixe de reservar algum tempo para o convívio pessoal! Organize almoços ou pausas para o café à distância e converse livremente para conhecer melhor os seus colegas e cultivar a amizade. Inclua alguns emojis ou GIFs para transmitir emoções que podem ser mais difíceis de perceber nas palavras escritas. Trabalhar em casa pode trazer uma sensação de isolamento, por isso é fundamental encontrar tempo para interagir com a sua equipe e criar vínculos construtivos.

3. Elaborar um cronograma bem definido e um ritmo saudável

Ao trabalhar lado a lado, é comum os colegas fazerem pausas ao mesmo tempo para comer e trocar ideias ao final do expediente.

Mas quando se trabalha em casa, é muito mais difícil conciliar a vida pessoal e profissional. Às vezes não conseguimos esquecer a pilha de roupa que precisa ser dobrada, ou é preciso sair da reunião para ajudar os filhos com o dever de casa.

Solução: determine quais serão as horas de trabalho de cada um e registre-as num calendário ou anotação que todos possam ver. De acordo com a natureza dos trabalhos, fusos horários e cultura de reuniões, é possível então encontrar um ritmo saudável e perceber quando os horários precisam ou não coincidir.

Incentive a sua equipe a fazer pausas ao longo do dia. Por vezes, nos sentamos de manhã para trabalhar e só levantamos uma ou duas vezes ao longo do dia. Quando não temos colegas de trabalho para nos distrair (ou um cão pedindo para passear, filhos pequenos que precisam de cuidados, etc.), é fácil perder a noção do tempo.

Por último, crie um documento compartilhado ou um projeto Asana onde a sua equipe possa compartilhar e encontrar dicas sobre o trabalho à distância. Cada equipe tem suas próprias formas de trabalhar, e pode ser muito útil reunir as dicas de pessoas que estão na mesma situação e compartilhá-las com toda a organização.

A prática leva à perfeição

Conhecemos o velho ditado. A boa notícia é que, se você proporcionar mais clareza, determinar convenções de comunicação e elaborar um calendário e um ritmo bem definidos, é muito provável que a sua equipe remota se adapte bem a essas políticas e se torne especialista em trabalhar à distância.

No final das contas, estes três conceitos para o sucesso da colaboração remota também podem ser aplicados dentro do escritório. Quer a sua equipe continue dispersa indefinidamente ou volte um dia a se juntar num escritório, trabalhar à distância pode ser uma boa oportunidade para desenvolver novas maneiras de administrar a equipe e criar novos hábitos.

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