Tipos de cronograma de trabalho: como encontrar a abordagem certa para a sua equipe

A sua equipe é a parte mais importante de qualquer projeto. O trabalho e o tempo deles são essenciais para enfrentar os objetivos do projeto e estimular o crescimento do Business. E, quando você administra o tempo da equipe de forma eficaz, pode capacitar cada pessoa a fazer o melhor trabalho possível. 

É aí que entram os cronogramas de trabalho. Quando bem feito, um cronograma de trabalho aproveita ao máximo a capacidade da equipe e garante que o projeto ou o Business tenha os recursos necessários para ter sucesso.

O que é um cronograma de trabalho?

Um cronograma de trabalho detalha os dias e horas específicos em que a equipe trabalhará. Ele serve como um roteiro para que os membros da equipe saibam quando devem estar disponíveis e tenham clareza sobre quem está trabalhando e quando. 

Há muitas maneiras diferentes de criar um cronograma de trabalho. O tipo de cronograma escolhido depende das necessidades da equipe, dos objetivos do projeto e da empresa, e da cultura organizacional específica. Por exemplo:

• As equipes de engenharia Web podem usar um cronograma de tempo integral mais flexível, que permita aos funcionários definir os seus próprios horários.

• As equipes de atendimento ao cliente podem trabalhar em turnos rotativos para fornecer suporte 24 horas por dia. 

Sempre consulte as equipes jurídica e de RH internas antes de implementar qualquer mudança no cronograma de trabalho, pois pode haver restrições legais e requisitos processuais locais ou nacionais.  

A seguir, abordaremos os tipos de cronogramas de trabalho para encontrar o que é certo para o fluxo de trabalho da sua equipe.

Horários de trabalho básicos

Os tipos de cronograma básicos são diferenciados apenas pelo número de horas trabalhadas. Em geral, os cronogramas de trabalho básicos significam que os membros da sua equipe trabalharão o mesmo número de horas todas as semanas. Dito isso, você sempre pode personalizar os horários semanais de tempo integral ou parcial para adicionar flexibilidade ou cobrir necessidades específicas do Business. 

Horário de trabalho em tempo integral

Os cronogramas de tempo integral incluem cerca de 40 horas por semana, normalmente de segunda a sexta-feira, embora cada país possa definir o trabalho em tempo integral de forma diferente. 

• Exemplo: países como Islândia, Escócia e Bélgica adotaram a semana de trabalho de quatro dias. 

Horário de trabalho de meio período

Os horários de meio período incluem menos horas do que os horários de tempo integral. Isso deixa muita margem de manobra. 

• Exemplo: um funcionário de meio período pode trabalhar duas horas por semana ou 25 horas por semana. 

Horários de trabalho flexíveis

Os horários flexíveis são comuns para equipes remotas. Na verdade, 35 % dos funcionários dizem que uma abordagem flexível quanto aos horários de trabalho é fundamental para melhorar o equilíbrio entre a vida pessoal e o trabalho remoto.

Os horários flexíveis permitem que os membros da equipe trabalhem quando estiverem mais produtivos e adaptem as suas horas aos seus horários pessoais. Isso pode melhorar o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, aumentar o estado de fluxo e proporcionar tempo de foco essencial para indivíduos que trabalham melhor no início da manhã ou à noite.

A seguir, apresentamos os tipos mais comuns. 

Horário flexível

Esta opção estabelece “horários fixos” em que os membros da equipe devem estar no escritório ou on-line e disponíveis, por exemplo, das 11h às 15h. Fora desse horário, a equipe pode trabalhar de acordo com a sua própria agenda. 

• Exemplo: você pode decidir trabalhar das 7h às 15h, enquanto outro membro da equipe pode trabalhar das 10h às 18h. 

Horas anualizadas

Útil se a sua equipe tiver altos e baixos significativos na demanda, as horas anualizadas dão aos funcionários um número total específico de horas por ano, normalmente com algumas horas essenciais por semana de trabalho. 

• Exemplo: uma equipe de engenharia pode trabalhar horas extras nas semanas que antecedem um grande lançamento e, em seguida trabalhar menos horas na semana seguinte. 

Horário de trabalho comprimido

Um cronograma comprimido permite que os membros da equipe condensem suas horas em menos dias. 

• Exemplo: você pode trabalhar quatro dias de 10 horas em vez de cinco dias de oito horas. 

Horário de trabalho autônomo

Os freelancers são contratados, não funcionários, e geralmente podem trabalhar em um horário que atenda às suas próprias necessidades. Muitas vezes, os freelancers são pagos na finalização de um projeto, e não pelo número de horas trabalhadas. 

• Exemplo: uma escritora reserva um período para projetos freelance pela manhã, das 7h às 11h, e se concentra em escrever o seu próprio livro à tarde.

Horário de trabalho híbrido

Um cronograma de trabalho híbrido é quando as equipes alternam o tempo remoto e no escritório, dando às pessoas a flexibilidade de trabalhar remotamente e os benefícios da colaboração presencial. 

• Exemplo: uma pequena equipe de design de marca se reúne no escritório às quartas-feiras e trabalha em casa no resto da semana.  

Cronogramas de trabalho por turnos

Os cronogramas de trabalho por turnos oferecem uma abordagem mais estruturada. Eles são mais frequentemente usados por equipes com horários incomuns, por exemplo, uma equipe de atendimento ao cliente que fornece suporte 24 horas ou uma equipe culinária que precisa preparar refeições nas primeiras horas da manhã. 

Horário de turnos rotativos

Este tipo de cronograma de turnos permite que as empresas operem 24 horas por dia, com os funcionários trabalhando em rodízios. 

• Exemplo: alguns membros da equipe podem trabalhar durante o dia, enquanto outros podem trabalhar no início da manhã ou em turnos noturnos. 

Jornada dividida

Este tipo de cronograma separa o turno de um funcionário em duas partes. 

• Exemplo: um membro da equipe pode bater ponto para um turno de trabalho pela manhã, bater ponto e retornar para outro turno à noite. 

Horário de trabalho de plantão

Quando um funcionário está de plantão, ele está disponível para trabalhar se for necessário. Normalmente, ele ainda trabalhará no seu turno normal e permanecerá de plantão quando sair. Os turnos de plantão geralmente alternam entre os membros da equipe em determinados dias da semana, para que ninguém precise estar em alerta o tempo todo. 

• Exemplo: um funcionário trabalha das 9h às 17h e, ao sair, fica de plantão caso um turno tenha falta de pessoal ou se houver uma emergência. 

Para todos os tipos de horário de trabalho, sempre verifique com suas equipes internas o que está disponível com base nos contratos de seus funcionários e nas leis locais. É sempre uma boa prática consultar os funcionários sobre quaisquer alterações no horário de trabalho e avisar com antecedência. Em muitos países, isso é obrigatório. 

Além disso, fora dos EUA, os contratos de trabalho geralmente especificam os dias e horas em que os membros da equipe trabalharão. Sempre verifique com as equipes internas de recursos humanos e jurídica antes de fazer qualquer alteração.

Como criar um cronograma de trabalho em oito etapas

Siga estas etapas para criar um cronograma de trabalho sob medida que prepare a sua equipe para o sucesso.  

1. Identifique os requisitos e recursos

Antes de começar a programar, descubra o escopo do trabalho pelo qual a sua equipe será responsável, além dos recursos disponíveis. Dessa forma, você pode programar o tempo da equipe de uma maneira que atinja realisticamente os objetivos do projeto.

Se a equipe é composta por funcionários assalariados, identifique quantas pessoas estão na equipe, as horas que normalmente trabalham e qualquer licença ou período de férias futuro. Se a equipe conta com membros ou prestadores de serviço que trabalham por hora, consulte o orçamento do projeto para determinar quantas horas você pode pagar a esses profissionais a cada semana. 

2. Determine quando a equipe deve trabalhar

Dependendo das necessidades do seu negócio ou projeto, talvez seja necessário que os membros da equipe estejam disponíveis em horários específicos. Faça a si mesmo estas perguntas para determinar que tipo de cronograma faz mais sentido para a sua equipe. 

• A sua equipe opera dentro do horário comercial em um único fuso horário ou em diferentes fusos horários? Se for o último caso, talvez seja necessário agendar reuniões em horários específicos para acomodar as diferenças de horário. Por exemplo, alguns membros da equipe podem precisar estar on-line às 8h, horário do Pacífico, para se reunir com colegas na Europa. 

• Você precisa de alguém de plantão fora do horário comercial normal? Por exemplo, uma equipe de desenvolvedores de software pode designar uma pessoa de plantão caso o site ou servidor da empresa fique inativo. 

• A sua equipe opera fora do horário comercial normal? Por exemplo, uma equipe de atendimento ao cliente 24 horas pode usar um cronograma de turnos rotativos para fornecer suporte contínuo ao cliente. 

• Que tipo de demanda de trabalho você espera em diferentes momentos do dia, ano ou mês? Por exemplo, uma empresa B2B pode desacelerar as vendas durante as férias, enquanto um negócio de culinária pode aumentar a demanda todos os dias na hora do jantar. 

• A sua equipe precisa se reunir pessoalmente ou pode trabalhar de forma assíncrona? E, se precisarem se reunir pessoalmente, quais são os horários ideais para isso? Se você optar por um cronograma mais flexível, essas perguntas podem ajudar a determinar o “horário principal” da sua equipe. 

3. Liste os requisitos para cada turno

Agora que você identificou quando a sua equipe deve estar disponível, pense nos requisitos de pessoal para cada turno. Assim, você pode criar um equilíbrio ideal entre liderança e experiência todos os dias. 

Para começar, faça a si mesmo as seguintes perguntas: 

• Os membros da equipe podem trabalhar de forma independente ou seria útil ter alguém em uma posição de liderança disponível para supervisionar ou responder a perguntas? Por exemplo, uma equipe de enfermeiros deve sempre ter um médico no turno para fazer a triagem de doenças mais graves.

• Que tipo de especialização é necessária? Por exemplo, uma equipe de operações pode precisar de pessoas com diferentes tipos de especialização entre 9h e 17h, como um recepcionista, um gerente de escritório e um especialista em TI. 

• Os membros da equipe com conhecimentos específicos devem estar disponíveis em momentos diferentes? Isso pode se aplicar, por exemplo, a uma equipe de vendas que trabalha com contas em várias regiões do mundo. Um gerente de contas pode estar on-line no início da manhã para se reunir com clientes na Europa, enquanto outro pode trabalhar à noite para se sincronizar com equipes na Ásia.  

Você pode usar um modelo de plano de pessoal para ajudar a prever as necessidades de cobertura, documentar a capacidade da equipe e evitar lacunas de agendamento ao finalizar o cronograma de trabalho.

4. Conheça a sua equipe

Para que o seu cronograma de trabalho seja o mais eficaz possível, é importante ir além de apenas solicitar a disponibilidade de todos. 

Pergunte a cada membro da equipe quando ele prefere trabalhar e quando é mais produtivo, por exemplo, logo pela manhã ou no final do dia. Dessa forma, você pode garantir que cada pessoa esteja trabalhando com todo o seu potencial e evitar agendar reuniões de equipe durante o tempo de foco preferido dos membros da equipe. 

Além disso, conheça o método de colaboração preferido de cada pessoa. Por exemplo, se os membros da equipe valorizam as reuniões presenciais, mas também precisam de tempo de foco ininterrupto, estabelecer um cronograma flexível com horários principais pode ser uma boa opção. 

5. Faça o seu cronograma

Agora que você definiu os requisitos e as preferências da equipe, pode começar a criar o cronograma de trabalho da equipe. O formato e o nível de detalhes que você incluir dependerão do tipo de cronograma escolhido, por exemplo, se você está planejando turnos rotativos ou uma cobertura padrão das 9h às 17h. 

No entanto, aqui estão alguns dos principais componentes a incluir em todos os tipos de cronograma de trabalho: 

• O nome de cada membro da equipe

• As datas e horários em que devem trabalhar

• O tipo de trabalho pelo qual cada pessoa é responsável

• Onde eles trabalharão (por exemplo, se estarão no escritório ou remotos)

Observe que o cronograma de trabalho acima é meramente um exemplo e não representa as políticas de cronograma de trabalho da Asana. 

Depois de elaborar o seu cronograma de trabalho inicial, certifique-se de consultar as equipes jurídica e de recursos humanos para discutir as medidas a tomar para garantir que o seu cronograma esteja em conformidade com os regulamentos nacionais, federais e estaduais. 

6. Considere as mudanças

A vida acontece: as pessoas adoecem, têm emergências familiares e tiram férias merecidas. Portanto, é importante planejar como você fará alterações no cronograma de trabalho da equipe quando ocorrerem eventos inesperados. 

Considere o seguinte ao criar o cronograma de trabalho da equipe: 

• Afastamentos por doença: decida o que acontece quando alguém precisa de um dia de folga de última hora. Por exemplo, talvez seja necessário encontrar um substituto ou designar uma pessoa para lidar com quaisquer solicitações ou perguntas urgentes. Ou você pode permitir que os membros da equipe troquem de turno uns com os outros, se necessário. 

• Folgas planejadas: crie diretrizes claras sobre como os funcionários devem solicitar folgas. Considere com que antecedência eles devem informar você. Por exemplo, talvez seja necessário um aviso mais significativo se alguém estiver ausente por uma semana ou mais, e menos aviso para dias de folga.

• Disponibilidade de substitutos: documente a disponibilidade de substitutos da sua equipe com antecedência e designe pontos de contato secundários para necessidades específicas de negócios ou projetos. Dessa forma, você terá uma referência quando precisar cobrir turnos abertos devido a dias de doença e folgas planejadas. Você pode compartilhar a cobertura contínua em um plano de continuidade de Business. 

7. Compartilhe o seu cronograma

Para que um cronograma de trabalho seja eficaz, ele deve estar acessível a todos na equipe. Compartilhar o cronograma de trabalho da equipe cria a clareza necessária para que os membros trabalhem juntos de forma eficiente. Ele permite que as pessoas saibam quem está disponível para solicitações e perguntas a qualquer momento e estabelece limites para os membros da equipe que estão fora do expediente. 

Há uma variedade de ferramentas que você pode usar para criar e compartilhar o seu cronograma de trabalho, desde modelos simples de Excel até softwares de gestão de projetos mais robustos. 

Os benefícios de criar o seu cronograma de trabalho na Asana

Com uma ferramenta como a Asana:

• Você pode compartilhar informações facilmente em um núcleo de referência, garantindo que a equipe tenha acesso à versão mais atualizada do seu cronograma. 

• Os membros da equipe podem atualizar facilmente a disponibilidade e compartilhar notas em tempo real. 

• Você pode visualizar o cronograma de trabalho da sua equipe com diferentes visualizações de projeto, incluindo opções de lista, quadro, calendário ou cronograma.

8. Peça feedback

O primeiro cronograma de trabalho que você fizer não precisa ser perfeito. Na verdade, você pode esperar ajustar e melhorar continuamente o cronograma da sua equipe, e coletar feedback é uma parte essencial desse processo.

Estabeleça uma cadência regular para solicitar informações à sua equipe, por exemplo, no final de cada mês ou trimestre. Dessa forma, você pode continuar a adaptar o cronograma de trabalho da equipe e capacitar cada pessoa a se concentrar e colaborar com todo o seu potencial. 

Como um cronograma de trabalho ajuda a sua equipe?

Um cronograma de trabalho pode capacitar a sua equipe a realizar o melhor trabalho possível. Veja como. 

• Aumenta a produtividade: pessoas diferentes podem ser produtivas em momentos diferentes. Por exemplo, algumas podem encontrar o seu estado de fluxo durante as primeiras horas da manhã, enquanto outras podem trabalhar melhor à noite. Um cronograma de trabalho permite que você aproveite os horários preferidos dos membros da equipe para que eles possam trabalhar quando estiverem mais produtivos.

• Aproveitar os pontos fortes da equipe: cada membro da equipe tem um conjunto de habilidades diferente. Por exemplo, uma pessoa pode ser extrovertida e se comunicar bem com os clientes, enquanto outra pode se destacar na coordenação nos bastidores. Ter essas diferenças em mente durante o agendamento pode garantir que os pontos fortes da sua equipe estejam bem equilibrados.

• Criar clareza: compartilhar um cronograma de trabalho com a equipe permite que todos saibam quem está trabalhando e quando. Dessa forma, os membros da equipe sempre sabem quem está disponível para ajudar a qualquer momento. E, quando as pessoas estão fora do expediente, toda a equipe sabe disso, então os funcionários podem se desconectar completamente. 

• Economizar tempo: criar um cronograma de trabalho pode levar mais tempo no início, mas você vai agradecer a si mesmo no futuro. Depois de estabelecer um processo de agendamento consistente, juntamente com as diretrizes para solicitar folgas, você passará menos tempo lidando com a logística e os ajustes de última hora. 

• Acompanhar os custos: se os membros da equipe são pagos por hora, o que é comum nos EUA, um cronograma de trabalho é uma maneira fácil de otimizar os custos e permanecer dentro do orçamento do projeto. Ele ajuda a gerir as horas de trabalho dos funcionários ou contratados e a evitar o excesso de agendamento, que pode sair caro. Você também pode evitar o subagendamento e garantir que nunca fique sem pessoal. 

• Manter a conformidade: dependendo de quantas horas os membros da equipe trabalham, eles podem ter direito a certos benefícios, como pausas mínimas para descanso, pausas para refeições ou pagamento de horas extras. Usar um cronograma de trabalho para gerir as horas dos funcionários pode ajudar a manter a conformidade com as leis e regulamentos nacionais, federais e estaduais, como a Lei de Normas Trabalhistas Justas (FLSA) nos EUA ou os requisitos de tempo de trabalho na Europa. É importante consultar o seu advogado antes de propor um novo cronograma de trabalho. 

Use um modelo de cronograma de trabalho para planejar com confiança

Quando bem feito, um cronograma de trabalho aproveita os pontos fortes da sua equipe e permite que cada membro seja o mais produtivo possível. Quando você compartilha um cronograma de trabalho com a equipe, todos podem ver claramente quais membros estão disponíveis a qualquer momento, quem é responsável pelo quê e quem está fora do expediente.