Modelo de plano de alocação de pessoal

Quando as equipes crescem rapidamente, a gestão de recursos pode se tornar um verdadeiro malabarismo. Sem um planejamento adequado, os seus próximos projetos podem ficar paralisados devido a necessidades de pessoal desconhecidas ou cargas de trabalho desiguais. Um modelo de plano de alocação de pessoal ajuda a visualizar funções, responsabilidades e capacidade num só lugar. Com este modelo, você criará um plano para encontrar as pessoas certas para o trabalho certo no momento certo.

O modelo de planejamento de pessoal da Asana simplifica a organização da força de trabalho por conjunto de habilidades, cronograma ou departamento. Seja para gerir contratações sazonais, o lançamento de um grande projeto ou o agendamento diário da equipe, este modelo simples de plano de alocação de pessoal ajuda a distribuir os recursos de forma estratégica e a se adaptar conforme as prioridades evoluem.

Quem se beneficia dos modelos de plano de alocação de pessoal?

Aqui na Asana, vimos todos os tipos de equipe usarem modelos de alocação de pessoal para coordenar as prioridades. Um plano de alocação de pessoal detalhado evita o burnout dos membros da equipe, apoia as decisões de contratação e garante que cada função contribua diretamente para as metas de negócios.

Equipes de recursos humanos e de pessoas

Os profissionais de RH usam planos de alocação de pessoal para prever as necessidades de contratação, orçar os salários e manter uma estrutura de equipe equilibrada. O modelo fornece uma visão geral transparente dos requisitos de pessoal atuais e futuros.

Gerentes de projetos

Os líderes de projeto contam com o modelo de matriz de alocação de pessoal para identificar lacunas de habilidades e atribuir recursos de forma eficiente. É uma ferramenta essencial para coordenar as pessoas com os cronogramas do projeto, especialmente em ambientes interdisciplinares.

Chefes de departamento

Os líderes de equipe usam o modelo para coordenar as cargas de trabalho, avaliar o desempenho e tomar decisões informadas sobre a realocação de pessoal ou a aprovação de novas contratações.

Equipes de finanças e operações

Os especialistas em operações e os gerentes financeiros usam modelos de preparação para entender como os recursos são alocados e os custos associados.

Por que usar o modelo de plano de alocação de pessoal da Asana

Quando é possível ver toda a força de trabalho juntamente com os cronogramas do projeto, fica mais fácil identificar gargalos, resolver problemas de capacidade e planejar a estratégia de alocação de pessoal de forma proativa.

Os benefícios de usar um modelo de plano de alocação de pessoal incluem:

• Alinhar pessoas, habilidades e prioridades em um único espaço de trabalho central

• Prever as necessidades de pessoal e os cronogramas de contratação

• Equilibrar as cargas de trabalho para evitar o burnout e o não cumprimento de prazos

• Melhorar a visibilidade da alocação de recursos entre equipes e projetos

• Economizar tempo com um modelo de plano de pessoal simples e adaptável que acompanha o crescimento da sua organização

Como usar este modelo de plano de alocação de pessoal

Este modelo de plano de alocação de pessoal ajuda as equipes de recursos humanos, os gestores e os empresários a alinhar as pessoas às metas organizacionais. Ele organiza todos os elementos do planejamento da força de trabalho, para que você possa criar um plano de alocação de pessoal que atenda às prioridades de curto e longo prazo.

As seções e colunas do modelo oferecem um roteiro para avaliar a situação atual da equipe, abordar lacunas e preparar-se para necessidades futuras de pessoal. Siga estas etapas para aproveitar ao máximo o modelo gratuito da Asana.

Passo 1: alinhe o seu plano de alocação de pessoal à estratégia de negócios

Comece com a seção Alinhamento estratégico. Descreva como os seus objetivos de alocação de pessoal se conectam às metas da empresa e às próximas iniciativas. Adicione metas de negócios a cada tarefa para garantir que as decisões de alocação de pessoal apoiem diretamente a estratégia geral de negócios.

Inclua quaisquer projetos específicos planejados ou áreas de crescimento que influenciarão o processo de contratação. Esse alinhamento antecipado ajuda a garantir que cada membro da equipe seja colocado nas funções certas para alcançar as prioridades organizacionais.

Etapa 2: analise a força de trabalho e preveja as necessidades

Vá para a seção Análise e projeção da força de trabalho para avaliar a sua força de trabalho atual e prever o que está por vir. Use as colunas de Habilidades-chave, Desempenho e Estabilidade para obter insights valiosos sobre a equipe existente.

Esta seção ajuda a identificar o número de funcionários em tempo integral que você tem, o número necessário para o crescimento e como otimizar a equipe em todos os departamentos. Ao mapear os dados de talentos aqui, você pode antecipar a escassez e se preparar para uma expansão futura.

3.º estágio: realize uma análise de lacunas

Na seção Análise de lacunas, compare a sua equipe atual com as necessidades projetadas. Use as colunas Habilidades necessárias e Métricas de sucesso para destacar onde é necessário treinamento ou contratação adicional.

A análise de lacunas apoia o planejamento proativo da sucessão, esclarecendo quais áreas carecem de habilidades ou profundidade específicas. É também uma ferramenta útil para que os empresários e as equipes de RH planejem esforços direcionados de desenvolvimento ou recrutamento.

Etapa 4: crie estratégias de alocação de pessoal

Em Estratégias de alocação de pessoal, defina como você abordará as lacunas identificadas. Crie tarefas para novas contratações, transferências internas ou prestadores de serviços para equilibrar a carga de trabalho e a capacidade. Você também pode adicionar detalhes do seu plano de treinamento e iniciativas que melhoram o envolvimento ou a retenção dos funcionários. 

Etapa 5: planeje o orçamento e os recursos

Na seção Orçamento e recursos, estime os salários, benefícios e custos gerais de mão de obra. Adicione tarefas para revisar as aprovações de financiamento e acompanhar o progresso em direção às metas de alocação de recursos. Esta seção de orçamento garante que o seu modelo de pessoal esteja alinhado aos limites financeiros e às projeções de crescimento. 

Etapa 6: implementar, monitorar e revisar

Use a implementação e a revisão para finalizar o seu plano, atribuir responsabilidades e acompanhar os resultados. Inclua tarefas recorrentes para medir o sucesso da alocação de pessoal em relação ao plano do projeto e aos marcos do fluxo de trabalho.

Adicione pontos de revisão para monitorar o progresso na retenção e no desempenho ao longo do tempo. Isso garante que o seu plano permaneça flexível e eficaz, mesmo quando as prioridades mudam, o processo de demissão muda ou ocorre uma reestruturação.

Recursos de planejamento e definição de metas da Asana

As funcionalidades da Asana transformam o seu modelo de plano de alocação de pessoal em uma ferramenta de gestão de força de trabalho totalmente interativa. Incluímos neste modelo algumas funcionalidades de definição de metas e planejamento, mas você pode personalizá-lo com qualquer funcionalidade da nossa biblioteca.

Campos personalizados

Use campos personalizados para monitorar o departamento, o cargo, a capacidade ou a atribuição do projeto. Os campos personalizados facilitam a ordenação e a filtragem dos dados de alocação de pessoal com base na função ou na carga de trabalho.

Cronograma

Visualize o seu plano de alocação de pessoal com uma visualização no estilo Diagrama de Gantt. Veja quem está disponível, quem está sobrecarregado e onde podem ocorrer futuras lacunas de contratação.

Gestão de recursos

Monitore a capacidade da equipe em tempo real. A funcionalidade de carga de trabalho permite identificar desequilíbrios e redistribuir o trabalho antes que ocorra o burnout.

Automatização

Use as Regras Asana para automatizar as atualizações de alocação de pessoal. Atribua tarefas automaticamente quando as funções forem alteradas ou envie notificações quando novos contratados forem adicionados ao seu plano.

Painéis

Transforme dados de alocação de pessoal em insights com painéis personalizáveis. Acompanhe o progresso da contratação e as métricas de cumprimento de funções para tomar decisões estratégicas.

Integrações recomendadas para modelos de plano de alocação de pessoal

As integrações tornam o seu modelo de plano de alocação de pessoal da Asana ainda mais eficiente, conectando-o às ferramentas que as suas equipes já usam. Acesse o nosso centro de aplicativos de integração para encontrar as plataformas que você usa regularmente.

Slack

Envie atualizações de alocação de pessoal e lembretes de contratação diretamente para os canais do Slack. Mantenha a comunicação entre o RH e os líderes de departamento rápida e transparente.

Planilhas Google

Sincronize os dados de alocação de pessoal com as Planilhas Google para uma análise mais detalhada ou relatórios de número de funcionários. Perfeito para criar resumos trimestrais ou relatórios visuais.

Workato

Conecte a Asana ao Workday para atualizar automaticamente os dados dos funcionários, as novas contratações e as mudanças de função no seu plano de alocação de pessoal.

Calendário do Outlook

Sincronize os cronogramas e folgas remuneradas dos funcionários diretamente com o seu plano de alocação de pessoal. 

Tableau

Crie relatórios e visualizações Advanced sobre a utilização da equipe, as tendências de carga de trabalho e as previsões de alocação de pessoal para análises executivas.

Perguntas frequentes sobre modelos de plano de alocação de pessoal