Modelo de gestão de recursos

Quarenta por cento dos trabalhadores acreditam que o burnout, ou esgotamento psicológico, é inevitável para alcançar o sucesso. Mas nenhuma equipe consegue apresentar o seu melhor desempenho quando se sente sobrecarregada. Podemos até nos esforçar ao máximo no curto prazo, mas alguma hora o estresse e a pressão vão nos alcançar. 

Sendo assim, é melhor gerir a capacidade produtiva da equipe a fim de prevenir a sobrecarga e a ociosidade. É para isso que serve a gestão de recursos: ter o controle sobre a programação da equipe e usar melhor o tempo para realizar o que for mais importante. 

O que é um modelo de gestão de recursos? 

É um guia reutilizável que nos ajuda a gerir a capacidade produtiva da equipe durante a realização de um projeto. Ele mostra tudo em que a equipe está trabalhando, e com isso podemos ver o volume de atribuições que cada um possui, se pode assumir mais trabalho ou se precisa de ajuda para finalizar as tarefas respeitando o prazo do projeto. Graças ao modelo, não será necessário perder tempo criando um plano de gestão de recursos para cada projeto que se começar. Bastará copiar o modelo, preenchê-lo e dar início aos trabalhos. 

Os benefícios do modelo digital de gestão de recursos

A gestão de recursos é um processo em constante evolução. Novas solicitações, projetos e ausências fazem a capacidade produtiva estar sempre em movimento e você precisar de um modelo que consiga acompanhar essas mudanças. É nesse ponto que o modelo digital de gestão de recursos realmente se destaca. 

Enquanto os modelos estáticos feitos no Microsoft Excel ou em Planilhas Google tornam-se desatualizados em pouco tempo, o modelo digital é atualizado em tempo real à medida que a carga de trabalho e as prioridades da equipe se modificam. A sua funcionalidade permite fazer ajustes instantâneos para manter o controle sobre a programação da equipe e evitar a sobrecarga de trabalho. 

Com um modelo digital de gestão de recursos é possível: 

• Ver a carga de trabalho de toda a equipe em um só lugar. 

• Visualizar como a capacidade produtiva da equipe e a disponibilidade de recursos mudam ao longo do tempo. 

• Atualizar tarefas, prazos e prioridades para gerir com eficácia a capacidade produtiva da equipe. 

• Obter uma visualização ao estilo diagrama de Gantt do tempo de execução das tarefas em relação ao cronograma do projeto.

• Visualizar as dependências do projeto para evitar obstáculos no futuro. 

• Classificar as tarefas por esforço atribuindo cores para entender melhor a capacidade produtiva necessária para executá-las. 

• Compartilhar o modelo com as partes interessadas no projeto para demonstrar como as solicitações adicionais afetam a equipe. 

• Adicionar facilmente tarefas do projeto ao modelo sem ter de duplicar o trabalho. 

Como criar um modelo digital de gestão de recursos

O modelo de gestão de recursos deve fornecer uma visão abrangente das atividades de cada membro. A forma mais fácil de fazer isso é criando uma seção para cada pessoa. Desse modo, você poderá adicionar tarefas do projeto à seção correspondente ao membro responsável e, assim, visualizar o volume de atividades de cada um. Só não se esqueça de adicionar intervalos de datas às tarefas para ver quanto tempo levará para concluir cada entregável. 

Para obter mais detalhes, crie campos personalizados que identifiquem o esforço necessário para cada tarefa (por exemplo: pequeno, médio ou grande) e o status delas. O status de cada tarefa pode variar conforme o tipo de trabalho que a sua equipe executa. Pode ser simples como “não iniciado” e “em andamento”, ou detalhado, como “definição”, “elaboração”, “edição” e “revisão”. Dependendo das necessidades da equipe, é possível adicionar outros campos personalizados, como o tipo de ativo ou o sprint Agile para o qual este trabalho foi planejado. 

Por fim, adicione dependências para identificar se a equipe precisa concluir alguma tarefa antes de iniciar outra. As dependências permitem marcar uma tarefa como dependente de outra e, com isso, a equipe pode priorizar o trabalho que poderia se tornar um obstáculo mais adiante. 

Recursos integrados

• Visualização de Cronograma. Uma visualização ao estilo diagrama de Gantt que apresenta todas as suas tarefas em um gráfico de barras horizontais. Você poderá ver as datas de início e de conclusão de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Com esta funcionalidade, você pode facilmente acompanhar como os componentes do seu plano se encaixam. Além disso, visualizar todo o trabalho num só lugar facilita o processo de identificação e resolução de conflitos de dependências antes mesmo que estes ocorram, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado. 

• Campos personalizados. Os campos personalizados são a melhor maneira de marcar, ordenar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados específicos para monitorar qualquer tipo de informação: prioridade, status, e-mail, número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, de maneira a saber o que deve ser feito primeiro. Além disso, é possível compartilhar os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para manter a consistência em toda a organização.

• Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar as prioridades em função disso. Equipes com fluxos de trabalho colaborativos podem ver facilmente quais tarefas estão pendentes de outras e saber quando começar a sua parte do trabalho. Desse modo, quando a tarefa inicial é concluída, o responsável pela tarefa dependente é notificado de que esta está disponível para execução. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente também.

• Datas de início. Às vezes é preciso conhecer tanto a data de conclusão quanto a de início de uma tarefa. As datas e horários de início dão aos membros da sua equipe uma clara noção do tempo necessário para concluir cada tarefa. Use estes elementos para definir, acompanhar e gerir o trabalho, de forma a alinhar os objetivos da sua equipe e evitar que as dependências se percam pelo caminho. 

Aplicativos recomendados

• Clockwise. Com a integração entre Clockwise e a Asana, é possível adicionar tarefas Asana como blocos temporais à sua Google Agenda. A integração permite especificar a duração das tarefas, quando elas serão realizadas e se o Clockwise tem autorização para reagendá-las automaticamente. Adicione tarefas ao seu calendário e encontre tempo para realizar o trabalho pendente.

• ServiceNow. Reduza o trabalho manual das equipes de TI que trabalham no ServiceNow com a criação automatizada de tarefas na Asana e visibilidade entre plataformas, proporcionando assim contexto e status em tempo real. As equipes de serviço internas que usam o ServiceNow para acompanhar e gerir os tíquetes dos funcionários recebem, com frequência, solicitações que exigem ação externa ao ServiceNow, tais como o atendimento às solicitações de hardware ou a resposta a uma pergunta sobre folha de pagamento. Esta integração facilita a conexão do ServiceNow com as ações e atualizações realizadas na Asana.

• Hubspot. Automatize a criação de tarefas Asana usando os HubSpot Workflows. Com os HubSpot Workflows, você pode usar todos os dados de clientes no HubSpot CRM para criar processos automatizados. Esta integração permite que você transfira trabalhos entre as equipes de forma integrada quando, por exemplo, as negociações ou tíquetes forem concluídos no HubSpot.

• Jira. Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real e sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e as transferências de trabalhos. Crie rapidamente problemas no Jira a partir da Asana para que o trabalho seja transferido entre as equipes técnicas e comerciais no momento certo e de maneira perfeitamente integrada. 

Perguntas frequentes