Modelo de gestão de recursos

Impeça o burnout antes que se instale. Saiba como criar um modelo de gestão de recursos na Asana para evitar que os integrantes da sua equipe se sintam sobrecarregados ou subestimados.

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[Product ui] Editorial resource management (timeline)

Quarenta porcento dos trabalhadores pensam que o burnout, ou esgotamento psicológico, é inevitável para alcançar o sucesso. Mas nenhuma equipe consegue apresentar o seu melhor desempenho quando se sente sobrecarregada. Podemos até nos esforçar ao máximo no curto prazo, mas uma hora o estresse e a pressão vão nos alcançar. 

Sendo assim, é melhor gerir a capacidade produtiva da equipe a fim de prevenir a sobrecarga e a ociosidade. É para isso que serve a gestão de recursos: ter o controle sobre a programação da equipe e usar melhor o tempo para realizar o que for mais importante. 

O que é um modelo de gestão de recursos? 

O modelo de gestão de recursos é um guia reutilizável que nos ajuda a gerir a capacidade produtiva da equipe durante o projeto. Ele mostra tudo em que a equipe está trabalhando, e com isso podemos ver o volume de atribuições que cada um possui, se pode assumir mais trabalho ou se precisa de ajuda para finalizar as tarefas respeitando o prazo do projeto. Graças ao modelo, não será necessário perder tempo criando um plano de gestão de recursos para cada projeto que se começar. Bastará copiar o modelo, preenchê-lo e dar início aos trabalhos. 

[Product UI] Editorial resource management (list)

Os benefícios do modelo digital de gestão de recursos

A gestão de recursos é um processo em constante evolução. Novas solicitações, projetos e ausências fazem a capacidade produtiva estar sempre em movimento e você precisar de um modelo que consiga acompanhar essas mudanças. É nesse ponto que o modelo digital de gestão de recursos realmente se destaca. 

Enquanto os modelos estáticos feitos no Microsoft Excel ou em Planilhas Google tornam-se desatualizados em pouco tempo, o modelo digital é atualizado em tempo real à medida que a carga de trabalho e as prioridades da equipe se modificam. A sua funcionalidade permite fazer ajustes num instante para manter o controle sobre a programação da equipe e evitar a sobrecarga de trabalho

Com um modelo digital de gestão de recursos é possível: 

  • Ver a carga de trabalho de toda a equipe em um só lugar. 

  • Visualizar como a capacidade produtiva da equipe e a disponibilidade de recursos mudam ao longo do tempo. 

  • Atualizar tarefas, prazos e prioridades para gerir com eficácia a capacidade produtiva da equipe. 

  • Obter uma visualização no estilo diagrama de Gantt do tempo de execução das tarefas em relação ao cronograma do projeto.

  • Visualizar as dependências do projeto para evitar obstáculos futuros. 

  • Classificar as tarefas por esforço atribuindo cores para entender melhor a capacidade produtiva necessária para executá-las. 

  • Compartilhar o modelo com as partes interessadas no projeto para demonstrar como as solicitações adicionais afetam a equipe. 

  • Adicionar facilmente tarefas do projeto ao modelo sem ter que duplicar o trabalho. 

[Product ui] Editorial resource management (board)

Como criar um modelo digital de gestão de recursos

O modelo de gestão de recursos deve fornecer uma visão abrangente das atividades de cada membro. A forma mais fácil de fazer isso é criando uma seção para cada pessoa. Desse modo, você poderá adicionar tarefas do projeto à seção correspondente ao membro responsável e, assim, visualizar o volume de atividades de cada um. Só não se esqueça de incluir intervalos de datas para as tarefas para ver quanto tempo levará para concluir cada entregável. 

Para obter mais detalhes, crie campos personalizados que identifiquem o esforço necessário de cada tarefa (por exemplo: pequeno, médio ou grande) e o status delas. O status de cada tarefa pode ser diferente conforme o tipo de trabalho que a sua equipe faz. Pode ser simples como “não iniciado” e “em andamento”, ou detalhado, como “definição”, “elaboração”, “edição” e “revisão”. Dependendo das necessidades da equipe, você pode adicionar outros campos personalizados, como o tipo de ativo ou o sprint Agile para o qual este trabalho foi planejado. 

Por fim, adicione dependências para identificar se a equipe precisa concluir alguma tarefa antes de iniciar outra. As dependências permitem marcar uma tarefa como dependente de outra tarefa, com isso, a equipe pode priorizar o trabalho que poderia se tornar um obstáculo mais adiante. 

Administre os recursos da equipe com a Gestão de recursos

O modelo de gestão de recursos é uma ótima solução sob medida para equipes menores. Porém, se você tiver uma equipe maior cujo trabalho abrange vários projetos diferentes, talvez seja necessário utilizar uma ferramenta de gestão mais exclusiva. Nesse caso, a funcionalidade Gestão de recursos da Asana pode ajudar fornecendo automaticamente imagens instantâneas da capacidade produtiva da sua equipe, o que permite visualizar quais trabalhos as pessoas estão realizando em diferentes iniciativas. 

Recursos integrados

  • Visualização de cronograma. Uma visualização ao estilo diagrama de Gantt que apresenta todas as suas tarefas em um gráfico de barras horizontais. Você poderá ver as datas de início e término de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Com essa visualização, é fácil monitorar de que forma os diversos componentes do seu planejamento se encaixam. Além disso, visualizar todo o trabalho num só lugar facilita o processo de identificação e resolução de conflitos de dependências antes mesmo que estes ocorram, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado. 

  • Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmo campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

  • Dependências. Use as dependências para marcar que uma tarefa está aguardando a conclusão de outra. Assim, ficará mais fácil identificar os momentos em que o seu trabalho impede a realização do trabalho de outra pessoa, e você poderá ajustar prioridades com base nisso. Membros de equipes que contam com fluxos de trabalho colaborativos conseguem ver quais tarefas precisam ser previamente concluídas pelos seus colegas, e recebem avisos quando chega a hora de começarem os seus próprios trabalhos. Desse modo, quando a tarefa inicial é concluída, o responsável pela tarefa dependente é notificado de que esta está disponível para execução. Além disso, se a tarefa que está bloqueando o seu trabalho for reagendada, você receberá uma notificação da Asana para avaliar se é necessário ajustar a data de conclusão da tarefa dependente também.

  • Datas de início. Às vezes, além da data de conclusão de uma tarefa, é preciso monitorar também quando começar a trabalhar nela. Datas e horários de início dão aos membros da sua equipe uma noção de quanto tempo uma tarefa deve levar até ser concluída. Use estes elementos para definir, acompanhar e gerir o trabalho, de forma a alinhar os objetivos da sua equipe e evitar que as dependências se percam pelo caminho. 

Aplicativos recomendados

  • Clockwise. Com a integração Clockwise + Asana, você pode adicionar tarefas Asana como blocos temporais ao seu Google Agenda. A integração permite especificar a duração das tarefas, quando elas serão realizadas e se o Clockwise pode ou não reagendá-las automaticamente. Adicione tarefas ao seu calendário e encontre um tempo para realizar o trabalho.

  • ServiceNow. Reduza o trabalho manual das equipes de TI que trabalham no ServiceNow com a criação automatizada de tarefas na Asana e o fornecimento de visibilidade entre plataformas, proporcionando contexto e status em tempo real. As equipes de serviço internas que usam o ServiceNow para acompanhar e gerir os tíquetes dos funcionários recebem, com frequência, solicitações que exigem ação externa ao ServiceNow, tais como o atendimento às solicitações de hardware ou a resposta a uma pergunta sobre folha de pagamento. Esta integração facilita a conexão do ServiceNow com as ações e atualizações realizadas na Asana.

  • Hubspot. Automatize a criação de tarefas Asana usando os HubSpot Workflows. Com os HubSpot Workflows, você pode usar todos os dados de clientes no HubSpot CRM para criar processos automatizados. Esta integração permite que você transfira trabalhos entre as equipes de forma integrada quando, por exemplo, as negociações ou tíquetes forem concluídos no HubSpot.

  • Jira. Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e a transferência de tarefas. Crie tíquetes Jira com rapidez a partir da Asana, para que o trabalho avance de forma intuitiva entre as equipes comerciais e técnicas, no momento certo. 

Perguntas frequentes

Eu já tenho um modelo no Excel. Por que devo criar um modelo de gestão de recursos em um software de gestão de projetos?

O modelo de gestão de recursos no Excel é estático, ou seja, você precisa atualizá-lo manualmente sempre que houver mudanças nos entregáveis do projeto, no cronograma ou na disponibilidade da equipe. Além disso, o modelo estático é separado do trabalho, portanto você terá de alternar entre diversas ferramentas para monitorar a capacidade produtiva da sua equipe. Por outro lado, ao criar um modelo de gestão de recursos em uma ferramenta de gestão de projetos, você pode gerir os recursos e trabalhar em diferentes projetos de um só lugar. Você não precisa alternar entre diferentes aplicativos, fazer atualizações manuais ou repetir trabalhos. Em vez disso, a sua equipe terá um só núcleo de referência para acompanhar as mudanças na carga de trabalho do projeto em tempo real. 

Usar um software específico de gestão de recursos ou uma ferramenta especializada de programação de recursos traz um problema semelhante. É mais uma ferramenta para a sua equipe aprender e usar, o que significa mais alternância de contextos e tempo perdido.

Preciso de um modelo de gestão de recursos?

Se você é um gestor de projeto ou líder de equipe, um modelo de planejamento de recursos pode ajudar a simplificar o planejamento e a alocação dos recursos. Também ajuda a equilibrar a disponibilidade com a necessidade de recursos, para assegurar que a equipe do projeto tenha capacidade produtiva suficiente para concluir as tarefas no prazo, sem se sobrecarregar no processo.

Quando devo usar um modelo de gestão de recursos?

Use um modelo de gestão de recursos no início do ciclo de vida do projeto, antes de planejar o agendamento e o orçamento do projeto. Dessa forma, você poderá levar em conta os recursos de equipe disponíveis ao planejar o tempo de execução das tarefas e verificar se será necessário obter ajuda de terceirizados ou de outras equipes.

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