Avance no trabalho com estas dicas de priorização de tarefas

Como priorizar tarefas no trabalho
  • Neste artigo, você verá:
    • Como começar a priorizar tarefas no trabalho
    • Diversos métodos úteis para ajudar a priorizar as responsabilidades no trabalho
    • Como usar o seu calendário para agendar tarefas com eficiência

Se você é como a maioria das pessoas, geralmente começa a trabalhar tendo a intenção de ser o mais produtivo possível. Entretanto, com o passar do dia, você se depara com inúmeras solicitações urgentes e a sua lista de tarefas aumenta bastante. O trabalho que você se comprometeu a realizar mais cedo parece sempre ficar de lado.

Se isso lhe soa familiar, saiba que isso infelizmente é bastante comum. Muitos de nós não dispomos de um processo para priorizar tarefas no trabalho e sempre achamos que estamos correndo atrás do prejuízo. Arriscamo-nos a perder prazos importantes e temos uma preocupação constante de manter o trabalho em dia. Mas já está na hora de dar um basta nessa situação. É possível ficar um passo à frente com alguns métodos úteis para definir prioridades e gerenciar a sua carga de trabalho.

Ao tomar medidas para priorizar o seu trabalho, é possível assumir uma atitude proativa em vez de reativa. Dessa forma, você aumentará a sua produtividade, cumprirá seus prazos e gerenciará melhor o seu tempo no trabalho. Veja as dicas a seguir e encontre um processo que ajudará a priorizar suas tarefas no trabalho:

O primeiro passo é reunir suas tarefas e criar uma lista

Antes de mais nada, é impossível decidir como priorizar tarefas se você não tiver uma visão única de tudo o que precisa fazer. Talvez isso lhe pareça elementar, mas é algo que costuma ser ignorado devido à pressa para começar os projetos. É recomendável reservar um tempo para listar tudo aquilo em que você deve trabalhar em todos os projetos. E lembre-se de dividir as tarefas maiores em subtarefas para se sentir no controle da situação.

Depois de listar suas tarefas, adicione informações adicionais, como o tempo que será necessário para concluí-las, o nível de importância ou a urgência. Ao dispor todas as suas tarefas em um único lugar, será possível ter uma visão geral do que precisa ser feito, saber qual é a quantidade de trabalho com a qual está lidando e ver o que provavelmente requer a sua atenção no momento. Não se preocupe em organizar suas tarefas agora. Por ora, basta dispô-las no mesmo lugar para começar.

Dica da Asana: Minhas tarefas consiste em um recurso da Asana que agrega automaticamente todas as tarefas atribuídas a você numa única tela. Funciona como um checklist principal que mantém o seu foco nos elementos certos do trabalho.

Adote um método de priorização para organizar a sua lista de pendências para o trabalho

A forma como você prioriza suas tarefas dependerá da natureza do seu trabalho e do seu estilo pessoal de trabalho. No entanto, há alguns métodos comuns de priorização de tarefas que podem ser úteis para você. Vamos dar uma olhada em alguns desses métodos:

Método Eat that Frog (engolir o sapo)

O método Eat that Frog não se trata de uma sugestão literal, mas de um sistema baseado em uma citação do sábio Mark Twain, que diz o seguinte: “Se o seu trabalho consiste em comer sapos, então é melhor fazê-lo logo no início do dia.” No mundo do gerenciamento do trabalho, isso significa lidar primeiro com as tarefas grandes ou complexas.

As tarefas que atendem ao maior propósito e que estão vinculadas a objetivos de alto nível devem estar em primeiro lugar na lista de prioridades. Após comer o sapo do dia, você poderá cuidar de outras tarefas com base em fatores distintos, como prazos para conclusão.

Método Eat that Frog na prática: finalize a grande apresentação que você fará à equipe de gerenciamento no final da semana antes de responder a e-mails, elaborar o seu formulário de revisão, telefonar para clientes ou resolver revisões de contratos.

Matriz de Eisenhower

De acordo com a Matriz de Eisenhower, outro método baseado em uma citação de uma figura famosa, deve-se começar organizando as tarefas em quatro quadrantes: importância, urgência, ambos ou nenhum destes.

Essa abordagem ajuda a decidir o que deve ser feito de imediato (importante e urgente), o que exige o seu planejamento (importante mas não urgente), o que pode ser delegado (não importante mas urgente), e o que pode ser excluído (não importante e não urgente).

Matriz de Eisenhower na prática: você acabou de receber um e-mail de um colega que precisa da sua ajuda com uma apresentação de vendas. Trata-se de uma solicitação urgente, pois o prazo é hoje. Mas será que ela é importante o suficiente (para você) para justificar o adiamento de outros trabalhos? Avalie cada uma das tarefas da sua lista diária quanto à importância e urgência para decidir se você pode alternar entre as tarefas para ajudar o seu colega ou se é necessário adiar a ajuda. Saber quais são os seus compromissos também ajuda a dizer não quando é preciso.

Método ABCDE

No método ABCDE, deve-se atribuir uma letra a cada tarefa da lista de acordo com o seu nível de importância e, em seguida, cuidar de cada tarefa de forma apropriada. É como dar notas às tarefas: de A (muito importante) a E (eliminar sempre que possível). Certifique-se de sempre dar prioridade às tarefas A e B, pois são estas que determinam o seu sucesso no trabalho.

Método ABCDE na prática: você tem oito horas de trabalho disponíveis hoje, mas umas 15 horas de tarefas na sua lista. No entanto, ao atribuir uma letra a cada tarefa, apenas duas delas se qualificam como tarefas A, sendo a maioria tarefas D, que podem ser atribuídas a outros ou reagendadas. Agora você sabe que deve se concentrar apenas nas tarefas A, e adiar as tarefas D ou atribuí-las a outro colega de equipe. Com isso elimina-se a sobrecarga e você tem uma lista de tarefas priorizadas que focam nos itens obrigatórios do dia.

Método Chunking

No método Chunking, define-se um “chunk” (bloco) como uma atividade de trabalho focada. Pode ser algo independente (como esvaziar a caixa de entrada do seu e-mail), uma parte de um projeto grande (finalizar o primeiro esboço de um documento), ou uma combinação de tarefas pequenas e não relacionadas entre si. O segredo aqui é focar de maneira ininterrupta nesses blocos. Desconecte-se das distrações externas e mostre aos outros que está indisponível. Fazer intervalos entre um bloco e outro é fundamental para relaxar e renovar as energias.

Método Chunking na prática: você pode começar o seu dia com uma hora de trabalho destinada ao design, seguida de uma pausa para um café. Em seguida, duas horas para as reuniões agendadas, almoço, e trinta minutos para responder a e-mails – e ainda sobra uma hora para fazer uma pesquisa sobre um novo cliente. Então, você faz uma pausa para olhar as redes sociais, vai para a reunião de atualização com a equipe e usa o tempo restante do dia para trabalhar com o design.

Dica da Asana: se você usa a Asana para gerenciar suas tarefas, é possível criar campos personalizados para adicionar outras informações, como letra atribuída (se estiver usando o Método ABCDE), urgência e importância (se estiver usando a Matriz de Eisenhower), níveis de prioridade (se optar pelo Método Eat that Frog), ou estimar qual será o tempo necessário para concluir cada tarefa.

Use o seu calendário para agendar suas tarefas

Não importa se uma tarefa leva minutos ou semanas para ser concluída, há sempre um início e um fim. Portanto, depois de criar a sua lista, adicione uma data de início e uma data final a cada tarefa para garantir que nada seja esquecido quando surgirem coisas novas e quando for preciso alterar as prioridades.

Se atribuírem a você uma tarefa que não inclua uma data de início ou uma data final bem definida, não se esqueça de solicitar essas informações para poder agendar um horário para trabalhar nela. Ao conhecer essas datas, você pode antecipar o seu prazo de entrega em relação ao prazo efetivo para ter tempo para lidar com os imprevistos ou entregar o trabalho com antecedência. Considere o seu trabalho como um quebra-cabeça: você precisa ter certeza que todas as peças vão se encaixar, e a data de início e a data final são as bordas desse quebra-cabeça.

Se as tarefas são as peças e a data de início e a data final são as bordas, o seu calendário é então o tabuleiro onde você monta o quebra-cabeça. Use-o para agendar trabalhos e equilibrar tarefas de alta prioridade e que exigem grandes esforços de modo a não se sobrecarregar e conseguir cumprir os prazos. Caso escolha um dos métodos de priorização acima, use esta estrutura para ajudar a preencher a sua agenda.

Dica da Asana: ao usar a visualização de calendário na Asana, você poderá identificar os dias em que provavelmente estará sobrecarregado, bem como os períodos livres. Tire proveito dessa visualização para ajustar as tarefas e distribuir o seu trabalho de forma mais uniforme.

Comunique o progresso das tarefas com seus colegas de equipe

Por fim, não se esqueça de incluir os colegas de equipe que estiverem esperando você concluir uma tarefa, ou disputando o seu tempo. Ao tomar a iniciativa de dar aos seus colegas atualizações sobre o progresso das tarefas, quando planeja concluí-las, ou os atrasos e obstáculos que forem surgindo, é possível reduzir o número de pedidos de atualização que você recebe da equipe. Em vez de responder a tais pedidos de forma incessante, você continuará fazendo o seu trabalho de maneira produtiva e eficiente.

Dica da Asana: o recurso de comentários em tarefas da Asana permite compartilhar atualizações e fazer perguntas de acompanhamento diretamente em uma tarefa, mantendo assim a comunicação no contexto do trabalho que se está realizando.

Trabalho priorizado é sinônimo de trabalho produtivo

Ao priorizar o seu trabalho com clareza, você aumenta a produtividade, gerencia melhor o seu tempo e tem a confiança de poder cumprir sempre os prazos. Eleve a sua produtividade a novos patamares usando uma ferramenta de gerenciamento de trabalho, como a Asana, para organizar e gerenciar num só lugar todas as suas tarefas — sejam elas grandes ou pequenas.