Prioritization matrix

Saber como lidar com as tarefas nem sempre é fácil. Por onde começar? Como você pode ter certeza de que está se concentrando nas tarefas importantes primeiro? É provável que essas perguntas (entre outras) surjam quando você estiver priorizando tarefas. Se não souber como respondê-las, poderá acabar perdendo tempo com o trabalho errado. 

Um modelo de matriz de priorização pode ajudar a agilizar a tomada de decisões. Ao criar um na Asana, você pode organizar facilmente as tarefas por esforço e impacto nos negócios, e criar um plano de ação que priorize o trabalho mais importante. 

O que é uma matriz de priorização?

Uma matriz de priorização (também conhecida como “matriz de prioridades”) é uma ferramenta de gestão de tarefas usada para categorizar as tarefas por impacto e esforço. Ao permitir que você veja o impacto nos negócios e o esforço total necessário de cada tarefa, uma matriz de priorização ajuda a determinar quais itens abordar primeiro, para que você possa ter certeza de que está sempre se concentrando no trabalho certo.

As matrizes de priorização podem ser simples ou complexas, dependendo do número de tarefas. Uma matriz de priorização básica pode ser dividida nas seguintes categorias:

• Trabalho de alto impacto e baixo esforço: fazer agora

• Trabalho de alto impacto e alto esforço: fazer em seguida 

• Trabalho de baixo impacto e baixo esforço: fazer mais tarde 

• Trabalho de baixo impacto e alto esforço: não fazer 

Se você não tiver certeza de qual tarefa deve ser realizada primeiro, ou onde o trabalho deve se encaixar em um cronograma, uma matriz de priorização ajuda a decidir sobre um plano de ação.  

O que é um modelo de matriz de priorização?

Um modelo de matriz de priorização é um recurso reutilizável que permite priorizar rapidamente a sua lista de pendências. Como o modelo é duplicável, você não precisa perder tempo recriando um novo modelo no início de cada dia, semana ou mês. Basta copiar o modelo, adicionar as suas tarefas e começar a priorizar. 

Quais são os benefícios de um modelo de matriz de priorização?

Um modelo de matriz de priorização digital facilita a priorização do trabalho com base no impacto e no esforço. Combinado com recursos como tags personalizadas por cores e diferentes visualizações, um modelo de matriz de priorização facilita a visualização do que está por vir.

Com um modelo digital de matriz de priorização, é possível:

• Determinar o trabalho de maior impacto para a equipe e a organização.

• Adicionar tarefas facilmente à matriz e arrastar e soltar tarefas em seções diferentes à medida que as prioridades mudam. 

• Certificar-se de que está alocando recursos corretamente e se concentrando no trabalho que proporciona o maior benefício para o Business. 

• Eliminar o trabalho preliminar de criar um modelo do zero todos os dias ou semanas.  

• Compartilhar a matriz com as partes interessadas no projeto, para que todos estejam em sintonia com a forma como o trabalho está sendo priorizado.

• Definir datas de início para as tarefas que você despriorizou. 

• Atribuir membros da equipe para delegar o trabalho priorizado. 

• Criar uma estrutura repetível para outras equipes usarem, para que todos na organização possam priorizar o trabalho de maior impacto.

Como usar um modelo de matriz de priorização?

Um modelo simples de matriz de priorização ajudará a criar um plano de ação com base no nível de esforço necessário para cada tarefa e no impacto que ela terá no negócio.

Para começar, adicione duas tags personalizadas ao modelo: uma para o esforço necessário para concluir cada tarefa e outra para o impacto que a finalização da tarefa terá no negócio. Pode ser assim:

• Grande impacto e pouco esforço

• Grande impacto e grande esforço 

• Pouco impacto e pouco esforço 

• Pouco impacto e grande esforço 

Em seguida, crie seções no modelo que representem a ação recomendada para cada tarefa com base no esforço e no impacto. Por exemplo:

• Fazer agora: esta seção é para tarefas de alto impacto e baixo esforço que beneficiarão muito o Business sem ocupar muito do seu tempo. Por exemplo, assinar os documentos do novo funcionário.

• Fazer em seguida: esta seção é para tarefas de alto impacto e alto esforço, ou seja, tarefas que exigem muito tempo, mas também são muito importantes para o Business. Por exemplo, criar uma proposta de estratégia para o cliente.

• Fazer mais tarde: esta seção é para trabalhos de baixo impacto e baixo esforço, que abrange trabalhos que não são tão impactantes para a organização, mas que ainda valem a pena fazer, pois também não levam muito tempo. Por exemplo, organizar a lista de contatos do cliente.

• Não fazer: esta seção é para trabalhos de baixo impacto e alto esforço, ou seja, trabalhos que não têm muito impacto no Business e tomam muito do seu tempo. Por exemplo, revisar novamente um documento de mensagens estratégicas que já foi aprovado pelo departamento de criação.  

Depois de pré-construir o seu modelo com essas tags e seções personalizadas, ele é fácil de usar. Para isso, siga estes passos:

1. Faça uma cópia do seu modelo básico de matriz de priorização.

2. Renomeie o modelo (por exemplo, “Matriz de priorização para a semana de 9 de janeiro”).

3. Adicione todas as tarefas apropriadas ao modelo. 

4. Atribua tags personalizadas a cada tarefa indicando o esforço e o impacto. 

5. Arraste e solte as tarefas na seção apropriada (fazer agora, fazer em seguida, fazer mais tarde, não fazer). 

6. Adicione datas de início e membros da equipe a cada tarefa, quando aplicável. 

Recursos e aplicativos integrados da Asana 

A Asana se integra facilmente às suas ferramentas de business existentes para facilitar a colaboração entre equipes. Além disso, os nossos recursos integrados, como campos personalizados e múltiplas visualizações de projeto, permitem que você personalize o modelo de matriz de priorização para atender às suas necessidades específicas.

Recursos integrados

1. Visualização em quadro. Trata-se de uma visualização em quadro Kanban que exibe as informações do projeto em colunas. As colunas são geralmente organizadas pelo status do trabalho (como a fazer, em andamento e concluído), mas os títulos das colunas podem ser adaptados de acordo com as necessidades do projeto. Dentro de cada coluna, as tarefas são exibidas como cartões que incluem uma variedade de informações relacionadas a elas, como o título da tarefa, a data de conclusão e campos personalizados. Acompanhe o trabalho à medida que avança pelos estágios e obtenha uma percepção geral e instantânea da situação do projeto.

2. Campos personalizados. Os campos personalizados são a melhor maneira de marcar, ordenar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados específicos para monitorar qualquer tipo de informação: prioridade, status, e-mail, número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, deixando claro o que deve ser feito primeiro. Além disso, é possível usar os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para manter a uniformidade por toda a organização. 

3. Datas de início. Às vezes é preciso conhecer tanto a data de conclusão quanto a de início de uma tarefa. As datas e horários de início dão aos membros da sua equipe uma clara noção do tempo necessário para concluir cada tarefa. Use as datas de início para definir, acompanhar e gerir o trabalho, de forma a alinhar os objetivos da sua equipe e evitar que as dependências se percam pelo caminho. 

4. Adicionar tarefas a vários projetos. O trabalho é interdisciplinar por natureza. As equipes precisam ser capazes de trabalhar eficazmente em todos os departamentos. Mas se cada departamento tiver o seu próprio sistema de arquivamento, o trabalho ficará estagnado e incomunicado. A Asana facilita o monitoramento e a administração de tarefas em múltiplos projetos. Essa funcionalidade reduz trabalhos repetidos e aumenta a visibilidade entre equipes. Além disso, facilita que você veja as tarefas em contexto, saiba quem está trabalhando em quê e mantenha a equipe e as tarefas conectadas.

Aplicativos recomendados

1. Slack. Converta ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme breves perguntas e ações a realizar em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que as solicitações e os afazeres não fiquem perdidos no Slack. 

2. Google Workspace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workspace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, é possível anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

3. Gmail. Com a integração entre a Asana e o Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Qualquer tarefa criada no Gmail incluirá automaticamente o contexto do e-mail, para que nada fique de fora. Precisa consultar uma tarefa da Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir a plataforma da Asana, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails. 

4. Outlook. Conforme chegam por e-mail mensagens que requerem a sua ação, como a revisão de trabalhos para a sua agência ou criações de design para um colega, você pode agora criar tarefas da Asana para elas diretamente do Outlook. Em seguida, pode atribuí-las a si ou a um colega de equipe, definir datas de conclusão e adicioná-las a um projeto para que estejam conectadas a outros trabalhos relevantes. 

Perguntas frequentes