Matriz de prioridades: como identificar compromissos importantes e produzir mais

Os gestores de projetos necessitam de muitas habilidades para manter as equipes e os projetos dentro do prazo. Com tantos aspectos dinâmicos a considerar, uma das maiores dificuldades é identificar quais trabalhos devem ser realizados antes dos demais. Se um membro da equipe atende dois clientes com projetos de grande importância, como você pode ajudá-lo a definir prioridades com sucesso?

A matriz de prioridades pode ajudar a ordenar a sua lista de pendências segundo critérios como urgência, importância ou impacto. Neste artigo, abordaremos diversos tipos de matrizes de prioridades e explicaremos como usá-las para fazer o seu trabalho render mais.

O que é uma matriz de prioridades?

A matriz de prioridade (também chamada de matriz de priorização) organiza as tarefas e os projetos conforme variáveis pré-definidas. Ela pode ser simples ou complexa e conter desde quatro quadrantes até 20 linhas ou colunas. 

As matrizes de priorização complexas são mais precisas porque contam com mais linhas e colunas para identificar exatamente quais são as tarefas de maior importância. A desvantagem deste tipo de matriz é que fica um pouco mais difícil fazer a priorização. O objetivo de mapear tarefas na matriz de prioridades é chegar a um plano de ação claro e definido.

Na matriz de prioridades com quatro quadrantes, cada tarefa pode se encaixar em uma dentre quatro categorias. Os quadrantes podem ser, por exemplo:

• Grande impacto e grande esforço

• Grande impacto e pouco esforço

• Pouco impacto e grande esforço

• Pouco impacto e pouco esforço.

Com as tarefas mapeadas em uma matriz de prioridades, você conseguirá determinar como e quando resolver cada pendência.

Diferenças entre a matriz de prioridades e a matriz de Eisenhower

Muitas pessoas usam esses termos como sinônimos, mas a matriz de prioridades é uma estrutura mais abrangente e versátil do que o modelo de Eisenhower. Este último trata-se de uma matriz de priorização simples com foco em gestão de tempo. Ele distribui as tarefas em uma grade com base na urgência e importância de cada uma.

Você usará a matriz de Eisenhower para organizar as tarefas da seguinte forma:

• Fazer

• Agendar

• Delegar

• Excluir.

Em uma matriz de prioridades voltada a ação, as tarefas ficam organizadas desta maneira:

• Investigar

• Avançar

• Evitar

• Ponderar.

Quando usar uma matriz de prioridades?

Esse tipo de matriz é ótimo quando você precisa de uma solução rápida para organizar iniciativas importantes e priorizá-las. A matriz não ajudará a efetuar cálculos complexos ou tomar decisões orientadas a dados, mas auxilia a traçar um mapa dos afazeres que você deseja realizar.

Conte com a matriz de prioridades quando for necessário:

• Priorizar tarefas ou projetos. 

• Administrar o seu tempo.

• Manter a equipe em sintonia.

A matriz de priorização pode ser útil para mapear cronogramas ou fluxos de trabalho. Ela também ajuda a resolver conflitos, já que as equipes às vezes têm dificuldades em decidir quais projetos ou tarefas devem ser realizados primeiro.

Como usar uma matriz de prioridades?

A matriz de priorização é uma ferramenta versátil que pode ser usada em diversas situações. Seja para organizar tarefas ou para fazer a gestão dos projetos da sua equipe, as etapas apresentadas abaixo ajudarão a obter um bom resultado.

1. Elabore uma lista de afazeres

Para usar a matriz, você primeiro listará as coisas que requerem priorização. Esta etapa pode parecer óbvia, mas muitas pessoas esquecem de definir uma lista de pendências. Com as tarefas importantes elencadas diante de você, ficará mais fácil organizá-las e fazer um mapeamento. 

A lista de afazeres pode conter:

• Tarefas

• Projetos

• Reuniões de equipe

• Chamadas com o cliente

• Treinamentos

• Compromissos pessoais.

Você pode criar listas separadas para trabalhos internos e externos (ou seja, obrigações com a equipe ou com o cliente). Também é possível diferenciar as pendências entre âmbito profissional ou pessoal. Porém, pode ser útil visualizar a relação de todas as suas tarefas.

2. Identifique as suas variáveis

Quando você souber o escopo da sua lista de pendências, determine as variáveis que serão usadas para classificar os afazeres. Para identificá-las, pergunte-se: quais qualidades uma tarefa precisaria para estar no topo da lista?

Talvez as suas respostas sejam:

• A tarefa é importante.

• A tarefa gera muito impacto.

• A tarefa leva muito tempo.

• A tarefa requer grande esforço.

• O prazo da tarefa está próximo.

Depois, escolha duas dessas qualidades para classificar as tarefas. Por exemplo: você pode chegar à conclusão de que prazo (ou seja, urgência) e esforço são variáveis pertinentes à maioria dos seus projetos.

3. Crie a sua matriz

Antes de criar a matriz de prioridades, decida se você usará um formato simples ou complexo. Ambos os tipos mensuram as tarefas de acordo com as variáveis escolhidas, mas o formato complexo possibilita classificar a urgência e o esforço das tarefas com maior precisão.

Caso escolha a matriz complexa, possivelmente você terá cinco linhas e cinco colunas, enquanto a matriz simples teria apenas a configuração padrão com quatro quadrantes. Nomeie as linhas e colunas para que você saiba onde distribuir as tarefas conforme o nível de cada uma. Por exemplo, você pode definir níveis de urgência e esforço que variam de “pouco” a “muito”.

Urgência:

• Crucial (5)

• Significativa (4)

• Moderada (3)

• Pouca (2)

• Baixa (1).

Esforço:

• Muito alto (5)

• Alto (4)

• Médio (3)

• Baixo (2)

• Muito baixo (1).

Também aconselhamos atribuir valores numéricos a cada nível das variáveis. Você poderá multiplicar esses números para encontrar o nível de prioridade da tarefa na matriz. Quando cada tarefa tiver um número correspondente, é possível montar um ranking com elas. Por exemplo, o nível de uma tarefa com urgência “crucial” e esforço “médio” seria 15.

4. Coloque as tarefas na matriz

Posicionar as tarefas na matriz envolve decisões subjetivas. Essa ferramenta é uma solução rápida para fazer acontecer, portanto você precisará se orientar pela sua experiência e o seu conhecimento de base. Ordene as tarefas na matriz conforme as variáveis definidas por você.

Caso pareça que dois projetos estão empatados em termos de urgência e esforço, examine-os minuciosamente até encontrar um motivo para priorizar um deles. É nisso que as outras variáveis podem ajudar. Por exemplo: duas tarefas parecem urgentes, mas uma análise mais cautelosa relevará que uma delas gera mais impacto do que a outra. 

5. Crie um plano de ação

Após colocar todas as tarefas na matriz de prioridades, provavelmente tudo parecerá mais claro. A matriz mostrará quais tarefas precisam ser concluídas em primeiro lugar e quais podem aguardar mais algum tempo. Isso já é um ótimo ponto de partida, mas a melhor forma de tirar proveito máximo da sua matriz é criar um plano de ação. 

Além de mostrar quais tarefas você precisa concluir primeiro, o plano de ação ajuda a determinar os meios exatos para se alcançar metas. Caso queira criar um plano de ação com as tarefas da sua matriz de prioridades:

1. Defina metas SMART.

2. Faça a alocação dos recursos.

3. Estabeleça prazos e marcos.

4. Monitore e revise o plano de ação conforme necessário.

Use um software de gestão de tarefas para unificar o plano de ação em um núcleo central de referência. Assim, você terá mais facilidade para monitorar tarefas e se comunicar com a sua equipe.

Exemplo de matriz de prioridades

Mais acima, mostramos uma comparação entre as matrizes de priorização simples e complexa. Veja a seguir um exemplo de matriz de prioridades complexa que utiliza urgência e esforço como variáveis para a classificação. Atribuímos valores numéricos e cores a fim de facilitar a ordenação das tarefas.

Possivelmente, a primeira versão da lista de pendências desta matriz estaria organizada da seguinte forma:

• Planejar a oficina em equipe.

• Concluir a proposta de orçamento para o cliente A.

• Integrar o novo funcionário.

• Enviar as avaliações de desempenho para o chefe de departamento.

• Redigir um e-book para o site da empresa.

• Editar o documento técnico para o cliente B.

• Assinar os documentos do novo funcionário.

Já a versão priorizada da lista seria:

• Concluir a proposta de orçamento para o cliente A (20).

• Integrar o novo funcionário (15).

• Redigir um e-book para o site da empresa (15).

• Editar o documento técnico para o cliente B (12).

• Enviar avaliações de desempenho para o chefe de departamento (10).

• Assinar os documentos do novo funcionário (8).

• Planejar a oficina em equipe (6).

Integrar o novo funcionário e redigir um e-book para o site da empresa têm o mesmo nível de prioridade: 15. Entretanto, a integração do recém-contratado ficaria em posição superior na lista de pendências por ser mais urgente que o desenvolvimento do e-book. Geralmente, a urgência é a variável de maior importância em matrizes de priorização.

Integre a sua matriz de prioridades a uma ferramenta de gestão de projetos

Usar a matriz de prioridades para organizar as suas tarefas é um passo importante, mas há outras etapas depois disso. Agora que você sabe o que fazer primeiro, é hora de pôr em prática o planejamento. Se a sua matriz estiver integrada a uma ferramenta de gestão de tarefas, você terá um apoio para o seu fluxo de trabalho, do princípio ao fim. Além de ajudar a dominar a priorização de projetos, a Asana permite monitorar tarefas, delegar subtarefas e definir prazos para você se assegurar de que os projetos sejam concluídos no tempo desejado.