Modelos de proposta de orçamento: cinco passos para garantir o financiamento

Quando você tem uma ideia para um novo projeto, precisa das pessoas certas no quadro para dar vida a ela. Embora os membros da equipe possam criar os entregáveis, os projetos muitas vezes não podem avançar sem financiamento, o que requer aprovações.

Para que o seu orçamento seja aprovado, você precisa apresentar a sua proposta de orçamento da melhor maneira possível. Isso significa pesquisar a ideia do projeto e planejar com antecedência. Lembre-se de que as partes interessadas analisarão atentamente as despesas projetadas, porque os benefícios do projeto devem superar os custos. 

Neste artigo, abordaremos como criar uma proposta de orçamento detalhada. Uma proposta de orçamento de projeto forte pode ser o fator decisivo para que a sua iniciativa de projeto se torne realidade ou precise voltar ao quadro de desenho. Em seguida, use o nosso modelo gratuito para começar.

O que é uma proposta de orçamento?

Uma proposta de orçamento resume os custos estimados para um projeto futuro, a fim de garantir o financiamento das partes interessadas do projeto. A proposta de orçamento detalha os elementos de custo associados ao projeto. Isso mostra às partes interessadas os benefícios e/ou desvantagens de se envolver.

Os custos incluídos na sua proposta de orçamento provavelmente se enquadrarão em quatro categorias:

• Custos diretos: são despesas diretamente relacionadas ao projeto em questão. Isso pode incluir custos de mão de obra, horas dos membros da equipe, software e o custo de atividades específicas do projeto. 

• Custos indiretos: não se relacionam diretamente com o projeto em questão. Esses itens podem ajudar a executar o seu projeto, mas também podem ajudar a administrar toda a empresa. Os custos indiretos são tipicamente despesas como serviços públicos, seguros, serviços de TI e taxas de servidor.

• Equipamentos e materiais: a seção de equipamentos e materiais é, na verdade, uma subcategoria de custos diretos, porque são itens físicos necessários especificamente para o projeto em questão. No entanto, como esses itens são de natureza única, eles têm a sua própria seção na proposta de orçamento.

• Viagens e outras despesas: um projeto pode exigir despesas de viagem se clientes estiverem envolvidos. Outras despesas podem incluir treinamento, impostos e outras taxas inesperadas ou variáveis.

Neste artigo, abordamos como elaborar uma proposta de orçamento para um projeto. No entanto, você também pode usar propostas de orçamento no âmbito da empresa ou da campanha.

Quais são os benefícios de usar uma proposta de orçamento?

Uma proposta de orçamento detalha as despesas que você terá durante a execução do projeto. Uma proposta de orçamento clara pode ajudar a sua equipe e outras pessoas envolvidas das seguintes maneiras:

• Cria transparência financeira: uma proposta de orçamento oferece transparência ao tornar as finanças um tópico aberto de conversa assim que você desenvolve uma ideia de projeto. A transparência do projeto aumenta a produtividade da equipe porque mostra aos membros como o trabalho deles se conecta ao panorama geral. Da mesma forma, ver o orçamento do projeto conecta as partes interessadas ao processo de trabalho interno.

• Mostra o valor e o impacto do projeto: as propostas de orçamento são uma ótima maneira de dar às partes interessadas uma ideia de como o projeto agregará valor à sua organização e ao mundo exterior. Ao mostrar em que você está gastando dinheiro, e por que gastar dinheiro em um determinado projeto ou iniciativa é importante, você está apresentando implicitamente a validade das suas ideias de projeto.

• Exibe eficiência de custos: uma proposta de orçamento é uma oportunidade para você pesquisar e escolher materiais, fornecedores ou outros serviços que possam se adequar ao seu produto e mercado-alvo. Ao detalhar os custos em cada área, você pode comprovar a eficiência de custos do seu projeto. 

• Ajuda a prever lucros: se o seu projeto envolve a criação de um produto ou serviço, uma proposta de orçamento pode ajudar a compartilhar a sua previsão de vendas. Você precisará saber o que planeja gastar em um projeto para determinar os seus ganhos líquidos.

• Oferece oportunidade de comparação: quando a proposta de orçamento estiver concluída, as partes interessadas podem compará-la com projetos atuais e anteriores para decidir se devem avançar. 

Embora o objetivo de uma proposta de orçamento seja receber financiamento ou aprovações, você também pode usá-la como um plano ou modelo de orçamento para quando o projeto se tornar realidade. 

Como criar um modelo de proposta de orçamento

O seu modelo de proposta de orçamento é informativo para as partes interessadas que podem financiar o projeto, mas também é útil para a sua equipe interna. Quando você chegar à fase de planejamento do projeto, poderá usar a proposta de orçamento para coisas como taxa de utilização da equipe e alocação de recursos. 

1. Descreva os objetivos do seu projeto

Para apresentar a proposta de orçamento do seu projeto, comece com uma visão geral dos objetivos do projeto. Ao explicar do que se trata o seu projeto e as metas que você espera alcançar, você pode fornecer contexto para a sua proposta de orçamento. Sem contexto, as partes interessadas podem ter dificuldade em entender o que (e por que) você planeja gastar em determinadas áreas.  

Você pode incluir uma proposta de orçamento em um plano de projeto maior, mas as propostas de orçamento também podem ser independentes. Se uma parte interessada tiver apenas uma participação financeira no seu projeto, talvez não queira ler sobre cronogramas e fluxos de trabalho detalhados. No entanto, ela precisará entender o propósito de alto nível do projeto para se sentir à vontade para aprovar o orçamento.

2. Resuma os elementos de custo

Depois de explicar brevemente os objetivos do projeto, inclua um resumo dos elementos de custo. Os elementos de custo podem incluir custos diretos e indiretos, equipamentos e materiais, custos de viagem e despesas diversas.

Esta seção é essencialmente um índice e lista os vários tipos de custos que você detalhará. Cada proposta de orçamento deve incluir uma lista de elementos de custo para que as partes interessadas possam visualizar as informações que estão prestes a ler.

Dependendo do tipo de projeto e do setor em que você atua, os elementos de custo podem divergir das categorias tradicionais. Por exemplo, as empresas de SaaS podem não precisar de muito em termos de equipamentos ou materiais físicos, mas muitas vezes gastam dinheiro em coisas como serviços on-line, assinaturas, freelancers e software. Por outro lado, as empresas de manufatura geralmente investem pesado em máquinas e outros equipamentos de longo prazo. Resuma os elementos de custo com base nas maiores categorias de despesas.

3. Divida os custos

Depois de listar os elementos de custo no nível da categoria, é hora de detalhar os custos um por um. Esta é a sua chance de se aprofundar nos detalhes e dar ao seu participante uma imagem clara de onde você planeja gastar e por que essas despesas são necessárias.

Para os custos diretos e indiretos, liste os seguintes detalhes ao discriminar os seus custos: 

• Tipo de custo: liste o tipo de custo incluído em cada categoria. Os tipos de custo podem incluir salários da equipe, serviços públicos, taxas de servidor ou custos específicos do projeto.

• Valor: explique o custo da despesa no nível mais básico. Por exemplo, você pode ter um membro da equipe que trabalha por US$ 25 por hora. Se você tiver membros da equipe com taxas horárias diferentes, coloque-os em linhas separadas.

• Horas: se alguma das suas despesas ocorrer por hora, liste o número de horas associadas a esse custo. Isso pode incluir o número de horas que um membro da equipe trabalhará no seu projeto. Esse número pode variar de 40 a 1200 horas se você tiver vários membros da equipe trabalhando em um projeto por um período prolongado.

• Explicação do custo: forneça detalhes adicionais sobre o custo nesta seção. Por exemplo, você pode explicar que terá quatro membros da equipe trabalhando no projeto, todos pagos a US$ 25 por hora. Cada membro da equipe trabalhará 25 horas por semana durante 12 semanas, resultando em 1200 horas de trabalho.

• Custo total: calcule o custo total de cada despesa em todo o projeto. Por exemplo, custará US$ 30.000 para pagar a todos os quatro membros da equipe por 1200 horas de trabalho. 

Equipamentos, viagens e despesas diversas não são tão diferentes dos seus custos diretos e indiretos. Mas, como é mais provável que sejam itens físicos, você pode adicionar áreas para quantidade e preço unitário em vez de horas. Explique cada custo dentro do seu detalhamento de custos e forneça os custos singulares e totais para cada item. Isso deve dar às partes interessadas uma ideia clara do orçamento do seu projeto.

4. Forneça um resumo dos custos

Esta seção é uma visão rápida e simples de todas as suas despesas. As partes interessadas precisam de uma lista detalhada do que você planeja gastar, mas também querem uma seção da sua proposta de orçamento que esclareça os custos totais.

Alguns também podem querer digitalizar o documento e extrair esses números rapidamente. Esta seção deixa claro o orçamento total para cada elemento de custo, bem como o orçamento total em sua totalidade.

5. Envie para aprovações

Quando estiver confiante nos itens de orçamento listados, é hora de enviar a proposta de orçamento para aprovações. Adicione uma área de assinatura à parte inferior do documento para que as partes interessadas possam assiná-lo depois de aprová-lo. 

Modelo e exemplo de proposta de orçamento

Na amostra de proposta de orçamento abaixo, você verá como dois membros da equipe organizam os custos esperados do projeto para uma próxima campanha de mídia social. 

Esta proposta de orçamento lista os custos diretos e indiretos associados à campanha, incluindo itens como salários da equipe e serviços públicos.

Esta é apenas uma prévia de como a proposta de orçamento pode ser na sua totalidade. Para criar a sua própria proposta de orçamento, baixe um modelo gratuito abaixo.

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Uma proposta de orçamento é uma ótima maneira de planejar um projeto futuro. Mas, para ir além, você precisará das ferramentas certas à sua disposição. Com um software de gestão do trabalho, você pode criar metas financeiras para projetos e iniciativas maiores e monitorá-las do início à finalização.

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