Taxa de utilização: como monitorar, calcular e aumentar o desempenho

Você provavelmente monitora várias métricas de sucesso para garantir que os projetos permaneçam dentro do escopo e que a satisfação do cliente permaneça alta. Se você trabalha com clientes, uma dessas métricas de sucesso provavelmente está focada nas horas faturáveis. As empresas obtêm lucro faturando horas aos clientes. Ao monitorar a taxa de utilização dos membros da equipe, você pode ver como as horas faturáveis e o tempo da empresa se correspondem. 

Os membros da equipe não podem faturar horas para todas as tarefas porque algumas delas se concentram em operações internas. A taxa de utilização pode determinar o tempo disponível de um membro da equipe para o trabalho lucrativo. Neste artigo, explicaremos como calcular as taxas de utilização e discutiremos maneiras de reduzir a organização para o trabalho a fim de melhorar essas taxas para os membros da equipe. 

O que é a taxa de utilização?

A taxa de utilização é a medida do tempo disponível usado para o trabalho faturável, expressa como uma porcentagem. Você pode determinar a taxa de utilização dividindo o número total de horas faturadas de um membro da equipe pelo total de horas disponíveis. Por exemplo: 

• Se um membro da equipe faturar 34 horas em uma semana aos clientes e tiver 40 horas disponíveis na semana, a sua taxa de utilização será de 0,85, ou 85 %.

A importância de monitorar a taxa de utilização

Lembre-se de que a taxa de utilização de um membro da equipe nunca atingirá 100 % porque ele deve dedicar parte do seu tempo ao trabalho interno. Deve haver um equilíbrio saudável na semana de trabalho de um membro da equipe entre reuniões de equipe, chamadas telefônicas, treinamento e trabalho faturável. 

Portanto, a meta de calcular e monitorar a taxa de utilização não é chegar a 100%, mas reduzir o trabalho manual e duplicado desnecessário que ocupa grande parte do nosso dia de trabalho. Segundo o índice Anatomia do trabalho, o típico trabalhador do conhecimento dedica 60 % do seu tempo à organização para o trabalho, como buscar informações, correr atrás de aprovações e alternar entre aplicativos. Ao reduzir essa organização para o trabalho desnecessária, você pode aumentar as taxas de utilização em toda a equipe e disponibilizar mais tempo para que os membros executem as tarefas de alto impacto.

Como calcular a taxa de utilização

Monitorar a taxa de utilização dos membros da equipe informa a lucratividade geral da sua empresa. A fórmula para a taxa de utilização de um membro da equipe é bastante simples, mas há algumas fórmulas que você precisará para calcular os números ideais da sua empresa.​​

1. Fórmula da taxa de utilização

Para calcular a taxa de utilização de um membro da equipe, use a fórmula básica: 

• Fórmula da taxa de utilização: (Total de horas faturáveis / total de horas disponíveis)

Por exemplo, se um membro da equipe faturasse 32 horas de uma semana de 40 horas, sua taxa de utilização seria de 0,80, ou 80 %.

As taxas de utilização dos membros da equipe variam de acordo com a função e a produtividade, portanto, calcular a taxa de utilização de um membro individual da equipe não é suficiente. Em vez disso, monitore as taxas de utilização de todos os membros da equipe para obter uma imagem mais precisa do desempenho da empresa. 

Como reduzir a organização para o trabalho aumenta o grau de aproveitamento da sua equipe

Se a taxa de utilização for baixa em todas as equipes e departamentos, analise as ferramentas, os processos e as expectativas da sua empresa. Uma baixa taxa de utilização significa que os membros da equipe estão gastando a maior parte do tempo em trabalho não faturável. Em que eles estão gastando tempo? Muitas atividades de organização para o trabalho, como alternar entre aplicativos ou trabalho manual, podem ser reduzidas com as ferramentas e os processos certos. 

Por exemplo, sabemos que o trabalhador do conhecimento médio alterna entre 10 aplicativos até 25 vezes por dia. Se os membros da sua equipe relatarem que a alternância de aplicativos está reduzindo a produtividade e contribuindo para baixas taxas de utilização, procure ferramentas de Business que se integrem entre si. Dessa forma, em vez de alternar entre ferramentas e perder tempo valioso, os membros da equipe terão todas as informações necessárias para concluir o trabalho ao alcance dos dedos. 

Dica: um software de monitoramento de tempo pode manter as métricas dos membros da equipe organizadas e facilitar a execução de cálculos. Ele também pode garantir que os cálculos sejam precisos e facilitar a identificação e correção de erros.   

2. Taxa de utilização da capacidade

A taxa de utilização da capacidade é a taxa de utilização média de cada membro da equipe. Esta é a fórmula que lhe dirá se você é capaz de cobrir os custos dos seus recursos e obter lucro.

• Taxa de utilização da capacidade = Taxas totais de utilização dos membros da equipe / Número total de membros da equipe

Para calcular a taxa de utilização da capacidade da sua empresa, adicione as taxas de utilização de cada membro da equipe e divida esse número pelo número total de membros da equipe. 

3. Taxa de cobrança ideal

Depois de calcular a taxa de utilização da capacidade da equipe, use esse número para determinar quanto você deve cobrar dos clientes para obter lucro, o que também é conhecido como taxa de faturamento ideal. 

Some os custos dos recursos, as despesas gerais e a margem de lucro. Os custos de recursos são o valor gasto em mão de obra, materiais diretos ou produção. Você deve listar os custos indiretos por membro da equipe. A margem de lucro é a porcentagem de lucro que excede os custos do negócio, mas você deve listar esse número como a margem de lucro que espera alcançar. 

Embora a margem de lucro seja normalmente expressa como uma porcentagem, você precisará usar os seus recursos e custos indiretos para transformar a sua margem de lucro em um valor monetário para esta fórmula. 

• Margem de lucro como valor em dólares = (custos de recursos + despesas gerais) x margem de lucro como porcentagem

• Taxa de cobrança ideal = (custos de recursos + despesas gerais + margem de lucro) / Total de horas de trabalho médias / Taxa de utilização da capacidade

Por exemplo, se os seus custos de mão de obra forem de US$ 50.000, você gastar US$ 10.000 em despesas gerais por funcionário, a sua margem de lucro ideal for de 25 % ((US$ 50.000 + US$ 10.000) x 0,25 = US$ 15.000) e a sua média total de horas de trabalho for de 1.000, então o número superior nesta fórmula seria 75. Se a sua taxa de utilização da capacidade for 0,80, a sua taxa de faturamento ideal seria de US$ 94 por hora. 

• Taxa de faturamento ideal = [($50.000 + $10.000 + $15.000) / (1.000)]  / 0,80

4. Taxa de utilização ideal

A taxa de utilização da capacidade indicará o número médio de horas que os membros da equipe faturam em relação ao total de horas que trabalham, mas essa métrica não informará se essa taxa é o valor ideal em comparação com os custos da empresa. A melhor maneira de entender a taxa de utilização ideal para a lucratividade é usar a seguinte fórmula:

• Taxa de utilização ideal = (custos de recursos + despesas gerais + margem de lucro) / (total de horas disponíveis x taxa de faturamento ideal)

Para calcular a sua taxa de utilização ideal, encontre a soma dos seus custos de recursos, despesas gerais e margem de lucro e divida o total pelo produto do total de horas disponíveis e da sua taxa de faturamento ideal.

Usando os números do exemplo acima, o número superior nesta fórmula seria de US$ 75.000. Em seguida, você calcularia 1.000 x 94 para obter 94.000 no denominador da fórmula e, então, faria a divisão final de US$ 75.000 por 94.000 para obter a sua taxa de utilização ideal de aproximadamente 0,80, ou 80 %. Isso mostra que a sua taxa de utilização da capacidade e a sua taxa de utilização ideal são, de fato, iguais!

• Taxa de utilização ideal = [($ 50.000 + $ 10.000 + $ 15.000)] / (1.000 x 94)

Como monitorar a taxa de utilização

Monitorar as taxas de utilização é essencial para manter um equilíbrio saudável entre o trabalho faturável e o não faturável, garantir a lucratividade e evitar o burnout dos funcionários. Para acompanhar e monitorar essas taxas de forma eficaz e consistente, considere usar um software de gestão da carga de trabalho.

Uma das maneiras mais eficazes de monitorar as taxas de utilização é usar um software de carga de trabalho. Um software de gestão de cargas de trabalho, como a Asana, facilita ver exatamente quem está fazendo o quê e quando, para que você possa promover o equilíbrio e evitar o burnout. Ao facilitar a visualização do que cada membro da equipe tem em mãos, você pode gerir eficazmente as cargas de trabalho da equipe para garantir que os membros não ultrapassem o máximo de horas de trabalho alocado.

Os principais recursos a se procurar em um software de gestão de recursos incluem:

1. Monitoramento de tempo: permite que os funcionários registrem facilmente as horas faturáveis e não faturáveis.

2. Visibilidade em tempo real: fornece insights sobre as tarefas, os prazos e as horas alocadas de cada membro da equipe.

3. Relatórios personalizáveis: oferece relatórios e painéis para visualizar as taxas de utilização por pessoa, equipe, projeto ou período.

4. Planejamento de capacidade: permite prever cargas de trabalho futuras e ajustar a alocação de recursos de acordo.

5. Integração: integra-se às suas ferramentas de gestão de projetos e faturamento existentes para simplificar os fluxos de trabalho.

Além de usar o software, implemente verificações regulares com os membros da equipe para discutir a carga de trabalho e fazer os ajustes necessários. Essa abordagem proativa ajuda a manter as taxas de utilização ideais, garantindo a satisfação dos funcionários.

Ao combinar o software de gestão de carga de trabalho com a comunicação regular e a tomada de decisões baseada em dados, você pode monitorar e otimizar efetivamente as taxas de utilização, impulsionando a lucratividade e o sucesso da sua organização.

Como melhorar as taxas de utilização

Pode ser frustrante descobrir que as taxas de aproveitamento da sua equipe estão baixas. No entanto, muitas vezes, a baixa utilização ocorre por causa de processos ruins, comunicação inconsistente e ferramentas complicadas. Em última análise, as baixas taxas de utilização ocorrem porque há um desequilíbrio entre a carga de trabalho interna e externa. Veja quatro maneiras de melhorar isso.

Para melhorar as taxas de utilização, tente implementar os seguintes processos de gestão de projetos.

• Defina benchmarks de taxa de utilização: os membros da equipe não saberão qual taxa de utilização atingir se você não definir benchmarks. Você também pode definir referências exclusivas para os membros da equipe, dependendo da função de cada um. Por exemplo, um designer pode ter uma referência de taxa de utilização mais alta do que um gerente de recursos humanos, porque os designers geralmente trabalham diretamente com os clientes e faturam mais horas. Você deve definir as referências com base na sua taxa de faturamento ideal.

• Monitore as taxas em toda a empresa: monitorar as taxas de utilização em toda a empresa pode ajudar a determinar a sua taxa de utilização da capacidade para que você possa procurar a disponibilidade dos membros da equipe ou a falta dela. O monitoramento universal ajudará você a ver quando outras equipes têm tempo para faturar mais horas, para que a sua empresa possa realizar trabalhos faturáveis sem contratar freelancers. 

• Reduzir a organização para o trabalho: reduzir a organização para o trabalho é crucial para melhorar as taxas de utilização. Embora sempre haja um número de horas dedicado às operações internas, você pode empregar as melhores práticas de gestão de projetos e oferecer dicas de gestão do tempo para reduzir o tempo gasto em trabalho não significativo. A organização para o trabalho inclui coisas como se comunicar sobre o trabalho, pesquisar informações, alternar entre aplicativos e gerir prioridades em constante mudança.

• Use um software de monitoramento de tempo: um software de monitoramento de tempo é crucial para melhorar as taxas de utilização, pois permite que os membros da equipe faturem tarefas para clientes específicos ou as coloquem sob o tempo da empresa. O monitoramento do tempo também pode incentivar os membros da equipe a prestar mais atenção em como estão usando o tempo e ajudá-los a atingir os seus benchmarks. Depois que eles registrarem o tempo, você pode analisar essas informações como um grande conjunto de dados.

Exemplos de taxa de utilização

A taxa de utilização é uma métrica essencial para empresas de serviços, pois afeta diretamente a lucratividade e a gestão de recursos. Vamos explorar dois exemplos hipotéticos que demonstram como as empresas podem melhorar as taxas de utilização dos seus funcionários e, consequentemente, o seu desempenho geral.

Exemplo 1: Escritório de advocacia ABC

O escritório de advocacia ABC, um escritório de advocacia de médio porte com 75 advogados, estava passando por um crescimento estagnado, apesar de um fluxo consistente de clientes. Ao analisar a utilização faturável, eles descobriram que a taxa média era de apenas 55 %. A empresa reconheceu que essa baixa taxa se devia a processos ineficientes e à falta de visibilidade sobre a utilização dos recursos.

Para resolver essas questões, o escritório de advocacia ABC implementou as seguintes alterações:

• Investiu em um software abrangente de monitoramento de tempo e gestão de projetos para monitorar com precisão as horas faturáveis e identificar áreas de melhoria.

• Estabeleceu metas claras de taxa de utilização para cada advogado com base na sua experiência e área de atuação para otimizar a eficiência do faturamento.

• Realizou análises regulares do tempo não faturável para minimizar tarefas desnecessárias e agilizar os processos.

Ao se concentrar nessas iniciativas, o escritório de advocacia ABC aumentou sua taxa média de utilização para 75 % em um ano. Essa melhoria levou a um aumento de 25 % na receita e permitiu que a empresa contratasse pessoal de apoio adicional para melhorar ainda mais os seus serviços profissionais.

Exemplo 2: Agência de Marketing XYZ

A XYZ Marketing Agency, uma agência boutique em crescimento com um número moderado de funcionários, estava com dificuldades para cumprir os prazos dos clientes e manter a lucratividade. A equipe de gestão da agência suspeitava que as taxas de utilização dos seus funcionários eram muito altas, levando a uma sobrecarga de trabalho e à diminuição da qualidade do trabalho.

Ao monitorar as taxas de utilização, eles descobriram que a taxa média era de 95 %, confirmando suas suspeitas. Para corrigir a situação, a XYZ Marketing Agency tomou as seguintes medidas:

• Ajustou o modelo de preços para melhor alinhá-lo com a quantidade de tempo e recursos necessários para cada projeto.

• Contratou funcionários e freelancers adicionais em tempo integral para distribuir a carga de trabalho de forma mais uniforme e alcançar uma taxa de utilização mais baixa.

• Implementou um processo de definição de escopo de projeto mais rigoroso para garantir que as expectativas de trabalho do cliente fossem realistas e alcançáveis.

Ao reduzir a taxa de utilização média para 80 %, a XYZ Marketing Agency viu uma melhoria significativa na moral dos funcionários e na qualidade do trabalho. A satisfação do cliente aumentou em 20 %, e a agência conseguiu assumir mais projetos sem comprometer seus serviços profissionais.

Esses exemplos de taxa de utilização ilustram como as empresas podem identificar e abordar ineficiências operacionais, levando a um melhor desempenho financeiro e oportunidades de crescimento. Ao monitorar o total de horas disponíveis, o número de horas faturáveis e buscar uma taxa de utilização ideal, as empresas podem aprimorar a gestão de recursos e a capacidade de projeção.

Reduza a organização para o trabalho para impulsionar as taxas de utilização

A taxa de utilização é uma métrica fundamental que você deve monitorar para avaliar o desempenho dos membros da equipe e da empresa. Altas taxas de utilização facilitam a cobertura dos custos operacionais e aumentam continuamente os lucros, enquanto baixas taxas de utilização podem indicar problemas nos seus processos que precisam ser corrigidos. 

A melhor maneira de monitorar a utilização geral é fazer com que os membros da equipe relatem tarefas e mantenham processos estruturados em vigor. Quando os membros da equipe relatam tarefas não faturáveis e faturáveis em tempo real, você tem mais controle sobre os seus recursos e uma perspectiva mais clara sobre a gestão do tempo.

Perguntas frequentes: taxa de utilização

O que é considerado uma boa taxa de utilização? Uma boa taxa de utilização normalmente fica entre 70 % e 80 %. Esse intervalo permite um equilíbrio entre o trabalho faturável e as atividades não faturáveis essenciais, como treinamento, tarefas administrativas e reuniões de equipe.

Com que frequência as taxas de utilização devem ser monitoradas? As taxas de utilização devem ser monitoradas semanal ou mensalmente. O monitoramento regular permite identificar tendências, fazer ajustes oportunos na carga de trabalho, nos preços ou na alocação de recursos e abordar proativamente questões que possam afetar a lucratividade e o bem-estar dos funcionários.

É possível que as taxas de utilização excedam 100%? Sim, as taxas de utilização podem exceder 100 % se um funcionário trabalhar horas extras ou faturar mais horas do que o seu horário normal. No entanto, ter taxas de utilização acima de 100 % de forma consistente não é sustentável e pode indicar um planejamento de recursos deficiente, falta de pessoal ou expectativas irrealistas do cliente.

Como as taxas de utilização afetam a lucratividade do projeto? As taxas de utilização afetam diretamente a lucratividade do projeto, influenciando o equilíbrio entre horas faturáveis e não faturáveis. A otimização das taxas de utilização ajuda a garantir que os projetos permaneçam lucrativos, mantendo a satisfação dos funcionários e a qualidade do trabalho.