O que é benchmarking? Como definir um benchmark

Sucesso é um termo vago. O que ele significa? E como saber quando você, seus projetos e o seu Business são bem-sucedidos? A verdade é que cada pessoa mede o sucesso de forma diferente. Isso dificulta a definição de sucesso, especialmente quando se está gerenciando uma equipe ou expandindo um Business.

É por isso que é tão importante definir os seus próprios padrões de sucesso, o que pode ser feito por meio de uma abordagem baseada em dados conhecida como benchmarking. Com o benchmarking, você usa os concorrentes e comparações internas para criar pontos de referência confiáveis para o seu sucesso.

O que é benchmarking?

Uma referência é um padrão predeterminado, e o benchmarking é o processo de definição desses padrões. Para determinar os benchmarks, é necessário medir o seu trabalho em relação a outra coisa. Há diversas coisas que podem servir de referência, como:

• Concorrentes. Comparar o seu trabalho ou os resultados desejados com os dos seus concorrentes mostra o que é normal no setor e o que os clientes esperam. Depois de saber disso, você pode ajustar o seu negócio, produto ou mensagens para permanecer competitivo.

• Resultados anteriores. Usar resultados anteriores como benchmarks mostra se você está melhorando internamente e ajuda a identificar lacunas nos seus processos e fluxos de trabalho. Se você estiver melhorando, pode dobrar a aposta no que está fazendo (porque está funcionando). Caso contrário, esta é uma ótima oportunidade para fazer alterações.

• Metas. Usar as metas como referência mostra se os resultados são os esperados ou inicialmente desejados quando você começou. Se estiver ficando aquém, talvez seja necessário ajustar as metas para garantir que sejam alcançáveis.

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Vantagens do benchmarking

O benchmarking ajuda a definir os padrões de como você trabalha. Mas, em vez de escolher padrões com base em opiniões ou ideias, o benchmarking é orientado por dados. Isso garante que os seus padrões de trabalho sejam direcionados e focados em coisas que têm o maior impacto.

O benchmarking também mostra aos funcionários a justificativa para as expectativas e metas do local de trabalho. Ele fornece dados para demonstrar por que as tarefas diárias da sua equipe são importantes, para que todos saibam para o que estão trabalhando e por quê.

O benchmarking traz muitos benefícios, entre eles:

• Definir e determinar o sucesso. Com o benchmarking, você decide o que é sucesso para a sua empresa. Por exemplo, se a sua referência para o sucesso for um aumento consistente de 10 % na geração de leads ano a ano e você estiver no caminho certo para atingir 11 %, saberá que superou as expectativas.

• Identificar lacunas. O benchmarking revela lacunas em comparação com a concorrência. Por exemplo, é difícil manter a competitividade se você estiver produzindo três novas funcionalidades de produto no mesmo período em que seus concorrentes estão produzindo oito.

• Definir padrões mais elevados para a qualidade do produto. O benchmarking resulta em produtos ou serviços de maior qualidade que melhoram a satisfação do cliente. Quando o benchmark é organizar quatro eventos comunitários todos os anos, por exemplo, você está definindo o padrão para interagir com os seus clientes com mais regularidade.

Por que é importante definir benchmarks?

Definir benchmarks é simples, mas é um processo. Antes de começar, colete dados de benchmarking relevantes para usar na sua comparação. Podem ser dados sobre os seus concorrentes, trabalhos anteriores ou as suas metas. As métricas dessa coleta de dados serão a linha de base para a sua análise de benchmark.

Por exemplo, digamos que você esteja monitorando lançamentos de produtos. Você descobre que leva três meses para ir da idealização ao lançamento. Esse tempo pode parecer longo ou curto para você, dependendo da sua percepção, mas a percepção não é uma maneira precisa de saber se este é o melhor momento para o seu lançamento. Em vez disso, você pode usar benchmarks para determinar quanto tempo cada lançamento de produto deve levar. Por exemplo, você pode analisar:

• Quanto tempo leva para o seu concorrente lançar um produto semelhante? 

• Quanto tempo levou o último lançamento de produto?

• Fizemos melhorias nos nossos processos que nos pouparão tempo durante este lançamento?

Observe que outros detalhes também entrarão em jogo aqui. O seu concorrente pode lançar um produto mais rápido do que você, mas isso não é relevante se a equipe e o orçamento dele forem o dobro do seu. Compare a sua referência com a sua situação atual e escolha uma que se encaixe.

Tipos de benchmarking

Existem três tipos diferentes de benchmarking: interno, competitivo e estratégico. O que você está medindo e o que deseja alcançar determinarão o tipo.

Benchmarking interno

Se você ainda não tem experiência com benchmarking, o benchmarking interno é o mais fácil de começar. Como outras partes da gestão de projetos, o benchmarking interno usa o conhecimento organizacional para responder a perguntas. Além disso, como você está analisando informações internas, a coleta de dados está inteiramente sob o seu controle. Para o benchmarking interno, analise os indicadores de desempenho de outros departamentos, equipes ou até mesmo de trabalhos anteriores. Procure boas práticas ou processos eficazes que você possa aplicar ao seu trabalho atual.

Você pode coletar informações internas:

• Usar questionários e perguntar a colegas ou subordinados diretos o que eles alcançaram e como.

• Analise projetos anteriores e procure processos de business que tenham dado à sua empresa uma vantagem competitiva.

• Estudar iniciativas de alto impacto: o que as fez funcionar? Se você puder reutilizar e padronizar os processos ou as boas práticas que tornaram esses projetos bem-sucedidos, então eles são candidatos adequados para benchmarking de desempenho.

• Analise as metas anteriores para ver se o seu trabalho corresponde às suas expectativas.

Ao coletar essas informações, observe os resultados desejados (ou seja, processos que você gostaria de replicar e que poderiam se tornar um padrão). Além disso, observe as lacunas de desempenho: a diferença entre o desempenho real e o desempenho pretendido. Esse processo é semelhante a uma análise de lacunas, que compara o seu desempenho atual com o desempenho desejado. Exceto com o benchmarking interno, você está comparando o seu desempenho atual com desempenhos anteriores ou de outra equipe. 

Depois de identificar o que funcionou e o que não funcionou, você pode encerrar a revisão interna, avaliando comparativamente os processos e fluxos de trabalho que gostaria de padronizar.

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Benchmarking competitivo

Este é o outro lado de uma análise interna, onde você olha para os resultados de outras empresas do seu setor. O benchmarking competitivo é mais complicado porque é mais difícil encontrar dados confiáveis. Você precisa confiar nos seus concorrentes para compartilhar informações ou obter dados de terceiros, que talvez não consiga verificar.

Mas vale a pena tentar. Depois de superar os obstáculos de coleta, a pesquisa competitiva é uma das melhores maneiras de obter uma vantagem competitiva. Ela ajuda a identificar padrões ou temas comuns ao seu setor, que podem ser usados para benchmarking e melhoria geral dos processos.

Por exemplo, digamos que você descubra que um concorrente direto tem mais engajamento nas mídias sociais do que as suas contas. Com essas informações, você pode definir um benchmark para o engajamento nas mídias sociais da sua própria empresa. Em suma, você está decidindo quais métricas de desempenho de mídia social a sua empresa deve atingir para se manter competitiva no setor.

Benchmarking estratégico

Às vezes, você sabe que algo não está funcionando, mas não consegue descobrir o porquê. Talvez você esteja apenas em uma rotina de resolução de problemas, ou talvez esteja expandindo para novos mercados e desenvolvendo uma maneira totalmente nova de trabalhar. O benchmarking estratégico é uma maneira criativa de ir além do conhecimento do setor. Para o benchmarking estratégico, você procura o melhor desempenho da categoria. Muitas vezes, isso significa olhar para outras empresas, setores ou até mesmo culturas para ver se é possível criar um novo benchmark estratégico para o seu trabalho.

O benchmarking estratégico tem sido usado ao longo da história para promover a inovação. Por exemplo, quando uma empresa de escadas rolantes passou a atender shoppings, ela teve de resolver o problema de ajudar as pessoas a subir rapidamente e de forma íngreme contra a gravidade. Não havia precedentes no setor, então a empresa buscou fora dele. No fim, usaram técnicas do setor de mineração para projetar escadas rolantes de shopping. Quando feito com sucesso, o benchmarking estratégico pode catapultar você muito além da concorrência. 

Benchmarking técnico

O benchmarking técnico envolve a comparação dos aspectos técnicos de produtos, serviços ou processos com os dos líderes ou concorrentes do setor. Esse tipo de benchmarking se concentra nas tecnologias, ferramentas ou métodos específicos que uma empresa usa, permitindo que ela avalie como as suas inovações se comparam. 

Ao examinar aspectos como métodos de engenharia, técnicas de produção ou ferramentas de software, as empresas podem identificar áreas em que a sua tecnologia pode estar atrasada e implementar melhorias para se manterem competitivas e eficientes.

Benchmarking de desempenho

O benchmarking de desempenho é o processo de avaliação do desempenho geral de uma empresa, comparando métricas específicas com as dos concorrentes ou padrões do setor. Essa abordagem analisa medidas críticas, como produtividade, eficiência e lucratividade, oferecendo insights sobre o desempenho de uma empresa em áreas-chave. 

A meta é identificar lacunas de desempenho e desenvolver estratégias para impulsionar os resultados, garantindo que a empresa permaneça competitiva e melhore continuamente ao longo do tempo.

Como fazer benchmarking

O processo de benchmarking é uma abordagem sistemática para melhorar o desempenho da sua organização. Ao seguir estas oito etapas simples, você pode usar o benchmarking para fazer melhorias contínuas nos seus fluxos de trabalho e processos.

Etapa 1: decida o que você vai avaliar

Determine o que você gostaria de avaliar. Se você é iniciante em benchmarks, comece criando benchmarks para projetos, processos ou resultados desejados que tenham o maior impacto no seu trabalho.

Exemplo: uma equipe de desenvolvimento de software decide fazer benchmarking do seu tempo de resolução de bugs, com o objetivo de melhorar a satisfação do cliente e a qualidade do produto.

Passo 2: determine o tipo de benchmarking

Em outras palavras, determine se os seus dados virão de benchmarking competitivo, interno ou estratégico.

Exemplo: a equipe escolhe o benchmarking competitivo, planejando comparar seus tempos de resolução de bugs com os dos líderes do setor em desenvolvimento de software.

Etapa 3: analise e registre

Considere para que você está criando a referência. Registre todos os processos relacionados e documente os fluxos de trabalho relacionados para ter uma boa ideia de onde você está agora antes de começar.

Exemplo: a equipe documenta o processo atual de monitoramento de bugs, observando que o tempo médio de resolução é de 72 horas.

Etapa 4: coletar dados

Dependendo do tipo de benchmarking, os dados podem vir de pesquisas com concorrentes ou de dados internos. Ao usar a pesquisa competitiva, tenha cuidado com informações secundárias sobre os concorrentes (ou seja, de sites ou artigos de notícias), que podem ser difíceis de verificar.

Exemplo: a equipe pesquisa relatórios do setor, participa de conferências de tecnologia e analisa dados disponíveis publicamente sobre os tempos de resolução de bugs nas empresas de software de melhor desempenho.

5.ª etapa: analise os dados

Compare os dados com o seu próprio desempenho ou trabalho para identificar lacunas, padrões e oportunidades de melhoria.

Exemplo: a equipe descobre que os líderes do setor resolvem bugs em uma média de 24 horas, revelando uma lacuna significativa no seu próprio desempenho.

Etapa 6: faça um plano

Os dados não farão muito por si só. Depois de fazer uma análise completa, use o planejamento de projetos para decidir como definir e usar esses benchmarks.

Exemplo: a equipe cria um plano para reduzir o tempo de resolução de bugs para 36 horas dentro de seis meses, implementando novos processos de triagem e ferramentas de teste automatizadas.

Etapa 7: implementar as mudanças

Agora, você pode passar para a fase de gestão de projetos para implementar totalmente as suas referências e criar um novo padrão para o seu trabalho, equipe e empresa.

Exemplo: a equipe começa a implementar reuniões diárias de triagem de bugs, sistemas de priorização e pipelines de integração contínua para agilizar o processo de resolução de bugs.

Etapa 8: repita o processo

O benchmarking é um processo contínuo, mas é específico para cada nova ideia ou fluxo de trabalho. Reinicie o processo do início a cada novo projeto.

Exemplo: após três meses, a equipe reavalia o tempo de resolução de bugs e descobre que o reduziu para 48 horas. Em seguida, ela reinicia o processo de benchmarking, concentrando-se em otimizações adicionais para atingir a Meta de 36 horas.

Exemplos de benchmarking

O benchmarking pode assumir muitas formas, dependendo do que uma empresa deseja medir. A seguir, apresentamos alguns exemplos que ilustram como fazer benchmarking e como diferentes metodologias de benchmarking se aplicam em várias áreas de Business.

Tempos de resposta do atendimento ao cliente

Uma empresa pode usar benchmarking externo para comparar os tempos de resposta do atendimento ao cliente com os padrões do setor. Ao analisar indicadores-chave de desempenho específicos, como os tempos de primeira resposta e resolução, a empresa pode estabelecer um plano de ação para melhoria, levando a uma melhor eficiência e maior satisfação do cliente.

Comparação da qualidade do produto

Quando se trata de qualidade do produto, um fabricante pode comparar as suas ofertas com as de um concorrente líder. Ao se concentrar em aspectos como durabilidade e taxas de defeitos, esse benchmarking ajuda a identificar áreas para melhoria contínua do processo. A meta é garantir que a empresa mantenha altos padrões e, ao mesmo tempo, permaneça competitiva.

Taxas de engajamento nas mídias sociais

Uma empresa pode avaliar o seu desempenho nas mídias sociais observando as taxas de engajamento em comparação com os benchmarks do setor. Ao monitorar indicadores-chave de desempenho como compartilhamentos e comentários, a empresa pode ajustar a sua estratégia para melhorar a interação. Essa abordagem de benchmarking ajuda a empresa a manter a agilidade em um cenário digital em evolução.

O benchmarking define o padrão ouro

Os processos, fluxos de trabalho e resultados de benchmarking fornecem uma linha de base para medir o seu sucesso. Os benchmarks esclarecem as expectativas e permitem que a equipe saiba como pode produzir os melhores resultados.  

O benchmarking ajuda a encontrar os padrões de trabalho que impulsionam o seu Business, mas não ajuda a realizar esse trabalho. Com a Asana, você pode monitorar, automatizar e criar fluxos de trabalho que permitem fazer um trabalho melhor em menos tempo.

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Perguntas frequentes sobre benchmarking

O que é uma referência?

Uma referência é um padrão ou ponto de referência que as organizações usam para medir o desempenho ou os processos de negócios em relação a outros no mesmo setor ou em relação aos padrões do setor. As referências fornecem uma linha de base para avaliar o desempenho atual, identificar áreas de melhoria contínua e medir o progresso ao longo do tempo. Ao usar dados de benchmarking, as empresas podem se comparar com os concorrentes, o que as ajuda a alcançar um desempenho superior e manter uma vantagem competitiva.

Qual seria um exemplo de benchmark?

Um exemplo de benchmark é quando uma empresa avalia o desempenho do seu atendimento ao cliente comparando os tempos de resposta com os de um concorrente líder ou com os padrões do setor. Isso permite que as empresas vejam como se saem e onde podem ser feitas melhorias para aumentar a eficiência e a satisfação do cliente.

Qual é o principal objetivo do benchmarking?

O principal objetivo do benchmarking é ajudar as organizações a avaliar o seu desempenho comparando-o com o de outras empresas, seja dentro do mesmo setor ou em relação a padrões reconhecidos. O processo de benchmarking ajuda a identificar áreas de melhoria, reduzir lacunas de desempenho e promover uma cultura de desenvolvimento e inovação contínuos.

Qual é a diferença entre benchmarking e definição de metas?

Você pode usar metas e benchmarks para analisar os resultados do projeto, mas eles são ligeiramente diferentes na prática. A diferença fundamental é o alvo. As metas são o que você deseja alcançar e tendem a ser orientadas para o crescimento, enquanto as referências comparam os resultados reais com uma referência. Em outras palavras, as metas são o que você aspira alcançar, enquanto as referências comparam o seu desempenho a outro ponto de referência. 

Por exemplo, imagine que você definiu uma meta de negócios para atingir US$ 500 mil em receita recorrente este ano. Essa meta ilustra o que você deseja alcançar para crescer e expandir o seu fluxo de caixa. Por outro lado, as benchmarks de receita comparam os seus ganhos com os dos concorrentes ou com os do ano passado. Normalmente, você pode usar benchmarks para informar as metas. Se você sabe que atingiu US$ 200 mil em receita no ano passado e está crescendo exponencialmente, então US$ 500 mil é uma Meta realista.

Qual é a diferença entre definir uma referência e uma análise da concorrência?

Tanto o benchmarking quanto a análise da concorrência usam a pesquisa de concorrência para determinar como outras empresas operam. A diferença entre os dois é o escopo: o benchmarking é menor e se concentra em processos de negócios individuais, enquanto a análise competitiva tem um escopo maior e se concentra em estratégias e metas gerais. 

Com o benchmarking, você usa dados de pesquisa da concorrência para revisar os seus próprios processos e boas práticas. Você registra e salva essas referências para definir o seu padrão de trabalho. Isso é um pouco diferente de uma análise competitiva, na qual você usa os dados para revisar a sua estratégia de negócios geral. A decisão de usar o benchmarking ou a análise da concorrência depende do escopo do seu projeto. Se você está apenas olhando para os processos, o benchmarking funciona bem. Se você está procurando dados sobre estratégias e metas maiores, talvez seja melhor usar uma análise da concorrência.