Como usar uma análise de lacunas para atingir as metas de Business

Imagine o seguinte: a sua equipe está prestes a iniciar as iniciativas de planejamento estratégico para o próximo ano, mas não sabe por onde começar. O que você faz?

Uma análise de lacunas (também conhecida como análise de necessidades) é o processo de comparar o desempenho atual do seu Business com o desempenho desejado. Ela ajuda a identificar a “lacuna” entre a situação atual do seu Business e a situação desejada. Em suma, você está procurando o que está faltando.

O que é uma análise de lacunas?

Uma análise de lacunas (também conhecida como análise de necessidades) é o processo de comparar o desempenho atual do seu Business com o desempenho desejado. A "lacuna" em uma análise de lacunas é onde o seu Business está atualmente em comparação com onde você quer que ele esteja. 

Criar uma análise de lacunas pode ajudar o seu Business de várias maneiras. Veja como:

• Fazer um brainstorming de estratégias. A criação de uma análise de lacunas pode ajudar as equipes estratégicas a descobrir possíveis planos de ação que podem usar para atingir as metas. 

• Identificar os pontos fracos. Se o seu Business não teve o desempenho esperado, usar uma análise de lacunas pode ajudar a sua equipe a descobrir a causa raiz de certas lacunas de desempenho. 

• Avaliar os recursos reais. Se a sua equipe tiver um excedente de recursos no final do ano, uma análise de lacunas pode ajudar a identificar especificamente como tudo estava funcionando e como os recursos foram alocados para que possam ser usados de forma mais eficiente no futuro.

Vantagens de usar uma análise de lacunas

Criar uma análise de lacunas é uma maneira de revisar as suas estratégias atuais para ver o que está funcionando e o que ainda é necessário. Realizar uma análise de lacunas pode ajudar o seu Business de várias maneiras, incluindo:

• Identificar pontos fracos. Se o seu negócio não teve o desempenho esperado, você pode usar uma análise de lacunas para ajudar a equipe a descobrir a causa raiz das lacunas de desempenho. 

• Medir os recursos atuais. Se a sua equipe tiver um excedente de recursos no final do ano, uma análise de lacunas pode ajudar a identificar especificamente como os recursos foram alocados para que possam ser usados de forma mais eficiente no futuro.

Quando realizar uma análise de lacunas

Uma análise de lacunas é uma ferramenta de gestão de projetos útil para identificar como ir do ponto A ao ponto B. Embora possa ser usada a qualquer momento, você pode aproveitar ao máximo a sua análise quando a aplica estrategicamente a um projeto ou iniciativa específica. Aqui estão alguns cenários em que o uso de uma análise de lacunas pode ajudar a reunir os dados contextuais necessários para melhorar o seu Business.

Durante o planejamento estratégico

Se a sua equipe deseja criar um plano de crescimento estratégico, usar uma análise de lacunas no início do processo de planejamento estratégico pode ajudar a dar à sua equipe um bom ponto de partida. Uma análise de lacunas fornece orientações baseadas em dados sobre como a equipe pode ir do estado atual a uma meta final específica. Por exemplo, se você estiver planejando a estratégia do próximo trimestre, pode usar uma análise de lacunas para revisar o que alcançou no trimestre atual. Compare isso com as metas que você definiu originalmente e poderá identificar oportunidades de melhoria nos próximos meses.

Quando você encontrar problemas de desempenho

Se a sua equipe estiver com um desempenho inesperadamente baixo, uma análise de lacunas pode ser uma ferramenta útil para identificar quaisquer deficiências. Depois de identificar a causa raiz da lacuna na situação atual, a equipe pode melhorar os processos para corrigir o problema sem interromper a produção. Por exemplo, um gestor de projetos em uma linha de montagem pode notar que a produção não está atendendo às expectativas. Depois de concluir uma análise de lacunas, ele descobre que a causa principal é um problema com algumas máquinas. Agora, ele sabe exatamente o que corrigir para melhorar a produção.

Quando as partes interessadas precisam de mais contexto

Se a sua equipe estiver compilando informações de business para investidores ou para outros requisitos de business, uma análise de lacunas pode ser uma ferramenta extremamente útil. Uma análise de lacunas é útil nessa situação porque fornece mais informações contextuais do que apenas números concretos. Se a gerência estiver preocupada com o baixo desempenho da equipe por qualquer motivo, uma análise de lacunas pode dissipar quaisquer preocupações com um plano detalhado de como a equipe vai superar as lacunas. 

Exemplos de análise de lacunas

O melhor momento para usar uma análise de lacunas é quando você está procurando maneiras de melhorar ou percebeu que algo não está funcionando como esperado. Em exemplos práticos da vida real, isso pode ser assim:

• Desenvolvimento de software: as análises de lacunas podem mostrar os itens ausentes no seu software, ajudando a detectar possíveis erros antes da entrada no mercado.

• Gestão de projetos: use análises de lacunas durante as etapas de planejamento ou revisão do projeto para identificar as áreas que não estão em sintonia com o restante do projeto. Em seguida, você pode fazer solicitações e alocar recursos para esse trabalho conforme necessário.

• Recursos humanos: se você faz parte de uma equipe de RH, pode usar uma análise de lacunas durante os processos de contratação para mostrar o que está faltando em uma equipe, o que, por sua vez, pode ser procurado em um novo candidato. 

• Líderes de equipe: como líder, você costuma olhar para os problemas do ponto de vista geral. Assim, às vezes, detalhes que podem causar atrasos ou problemas no futuro acabam passando despercebidos. Uma análise de lacunas pode ajudar a identificar quando você pode ter negligenciado algo, e pode ser capaz de detectá-lo antes que crie um problema maior.

• Pesquisa competitiva: as análises competitivas são ferramentas importantes para aumentar a satisfação do cliente. Uma maneira de realizar a pesquisa competitiva necessária é por meio de uma análise de lacunas, na qual você analisa a lacuna de mercado do seu setor e cria estratégias para que o seu Business possa preenchê-la.

As quatro etapas de uma análise de lacunas

Embora possa parecer complexo, usar o processo de análise de lacunas não é tão complicado quanto parece. Experimente este processo de quatro etapas para criar uma análise de lacunas para a sua equipe.

​1. Defina as metas do seu negócio

Para comparar o desempenho atual com o desempenho desejado, primeiro é preciso definir como será o seu estado futuro ideal ou, em outras palavras, definir metas. Qualquer metodologia de definição de metas funciona. Se você ainda não usa uma, experimente usar objetivos e principais resultados (OKRs) ou indicadores-chave de desempenho (KPIs) para criar métricas e metas de negócios específicas. Independentemente do tipo de meta que você usar, certifique-se de que seus objetivos sejam SMART: específicos, mensuráveis, alcançáveis, realistas e com prazos definidos. As metas que você definir aqui determinarão como o desempenho será medido e representarão o estado desejado para o seu negócio.

2. Compare o desempenho atual do seu Business

Use metas, dados históricos e análises de lacunas anteriores para avaliar o desempenho, os processos ou os fluxos de trabalho atuais do seu negócio e definir o padrão de como você trabalha. 

Ao mesmo tempo, avalie os seus processos atuais com uma análise de processos de negócios (BPA). Se você pretende fazer melhorias nos processos como parte da sua estratégia, é importante analisar o estado atual do seu processo de Business. Isso pode ajudar a identificar qual metodologia de melhoria de processos a equipe deve usar para atingir o estado desejado.

3. Analise os dados de lacunas

Lembre-se de que a “lacuna” em uma análise de lacunas é a diferença entre a situação atual do seu Business e a situação desejada. Agora que você entende a diferença, é hora de levantar hipóteses sobre as diferentes estratégias e táticas que a sua equipe precisará para fechar essa lacuna. 

O próximo passo neste processo é garantir que as suas metas sejam realmente alcançáveis e não estejam muito longe do alcance da sua equipe. Não é interessante definir uma meta tão alta que pareça impossível. Na mesma linha, é importante garantir que a equipe consiga atingir a meta no período definido. Se você fizer alterações na sua estratégia de desempenho atual, a equipe ainda conseguirá atingir as metas definidas com base no prazo desejado?

É nesta etapa que você se reúne com as partes interessadas para debater iniciativas de planejamento estratégico para atingir as metas. 

4. Elabore um relatório detalhado

Depois de consolidar todos os seus números e metas de negócios, crie um plano de ação que dite claramente como a equipe planeja eliminar a lacuna. É importante usar dados quantitativos, como os dados de referência que você compilou na etapa dois, além de dados qualitativos, como processos atuais e estratégias de melhoria de processos anteriores. 

Qual é a diferença entre uma análise de lacunas e uma análise SWOT?

Uma análise SWOT é um tipo de análise de lacunas comumente usado na gestão de projetos para identificar forças, oportunidades, fraquezas e ameaças para um Business. Normalmente, as pessoas fazem uma análise SWOT por meio de uma matriz 2x2.

Depois de preenchida, use a matriz para identificar as lacunas que surgirem à medida que a equipe debater sobre cada quadrante da matriz. 

Outras ferramentas comuns de análise de lacunas

Modelo 7S da McKinsey

Desenvolvida por Robert H. Waterman e Tom Peters, a estrutura McKinsey 7S é um modelo de gestão frequentemente usado para análise organizacional. A ideia é que uma organização precisa de sete elementos que estejam todos alinhados e se reforcem mutuamente. Se uma parte dos sete elementos estiver desalinhada, isso pode afetar todo o Business. 

Os sete “S” deste modelo significam:

• Structure (Estrutura): como o seu Business está organizado. Isso pode significar como as atividades são divididas e como as equipes se comunicam entre si. 

• Estratégia: o conjunto de planos que a sua equipe usa para levar o Business adiante. 

• Sistemas: como o desempenho é medido, juntamente com os procedimentos que a equipe usa para fazer negócios.

• Skills (habilidades): as competências que os membros da equipe fornecem ao seu negócio. 

• Estilo: os padrões de comportamento de certos grupos dentro da sua empresa.

• Equipe: os indivíduos que trabalham para você. Isso também se refere às suas características e às maneiras como a empresa nutre e desenvolve a equipe.

• Valores compartilhados: os valores são os princípios fundamentais que definem como a sua empresa lida com o trabalho. 

Você pode usar este modelo testando a relação entre cada um dos sete S. Quando você muda algo na estratégia, como isso afeta os sistemas? Realizar uma análise de lacunas aqui pode fornecer respostas concretas sobre como cada uma dessas facetas da sua organização se relaciona com as outras. 

Modelo de congruência de Nadler-Tushman

O modelo de congruência de Nadler-Tushman é uma ferramenta de gestão de negócios que identifica a causa raiz dos problemas de desempenho. Foi desenvolvido pelos teóricos organizacionais David A. Nadler e Michael L. Tushman no início dos anos 80. 

A ideia do modelo Nadler-Tushman é que existem quatro elementos principais em um Business e cada um deles tem relações únicas entre si. 

Esses quatro elementos principais são:

• Trabalho: todas as tarefas individuais que compõem o desempenho do seu Business. Há duas perspectivas diferentes sobre como encarar o trabalho: o que é feito e como esse trabalho é processado. 

• Pessoas: a interação dos indivíduos durante o trabalho. Alguns exemplos disso incluem um gerente e seu subordinado direto, ou um líder de equipe e um contratado.  

• Estrutura organizacional: como a sua empresa se organiza, por exemplo, como o trabalho é delegado, quais equipes trabalham em quê e como os processos são construídos. 

• Cultura: como a equipe implementa normas de grupo, boas práticas, ideais e valores compartilhados em toda a empresa.

O modelo Nadler-Tushman então combina cada um desses elementos em seis combinações diferentes, para que as equipes possam analisar o desempenho do seu Business. Esses seis pares são os seguintes:

• Trabalho e pessoas: analisa quais funcionários estão fazendo qual trabalho. As pessoas certas estão realizando as tarefas certas?

• Trabalho e estrutura: é como a equipe desenvolve processos para concluir o trabalho. Há estrutura e organização suficientes para determinar claramente qual trabalho precisa ser concluído?

• Trabalho e cultura: concentra-se no ambiente criado. A cultura da sua empresa promove hábitos benéficos para o desempenho?

• Pessoas e estrutura: identifica a estrutura organizacional da equipe. A sua equipe está organizada de forma que os indivíduos possam produzir o seu melhor trabalho?

• Pessoas e cultura: concentra-se nas atitudes dos funcionários. Os seus funcionários trabalham em uma cultura que é produtiva para eles? Eles são capazes de identificar recursos para ajudar a si mesmos a ter sucesso no trabalho? 

• Cultura e estrutura: este par se relaciona com a forma como a cultura e a organização da empresa podem afetar uma à outra. A organização do seu Business compete com a cultura da empresa ou a ajuda? 

Semelhante ao modelo McKinsey 7s, quando você combina cada um dos elementos do modelo Nadler-Tushman, pode ver como esses dois se relacionam e como a mudança de uma faceta pode afetar a outra.

Crie análises de lacunas com ferramentas de gestão do trabalho

As análises de lacunas funcionam melhor quando são compartilhadas com as partes interessadas de maneira conveniente e organizada. Uma ferramenta de gestão do trabalho como a Asana pode ajudar a sua equipe a organizar as informações e agilizar a comunicação com as partes interessadas, para que todos estejam em sintonia. Saiba mais sobre como usar a Asana para auxiliar na gestão do trabalho.