Dicas para criar normas coletivas para equipes de alto desempenho, com exemplos de 7 gerentes da Asana

O que você acha que aconteceria se você entrasse em uma reunião usando uma fantasia de palhaço? Ou se você mudasse todos os sons de notificação do seu computador para gatos miando? 

Mesmo que essas coisas não sejam explicitamente contra a política da empresa, os seus colegas de equipe ainda podem se surpreender. Isso se deve às normas do grupo, regras básicas implícitas que a equipe segue, mesmo que nunca tenham sido escritas. As normas do grupo moldam o comportamento do grupo, incluindo pequenos detalhes como códigos de vestimenta comumente aceitos.

As normas do grupo geralmente são implícitas, não explícitas, então você pode nunca ter pensado nelas antes. Ao criar intencionalmente normas de grupo, você pode fortalecer a colaboração na equipe, aumentar a eficiência e maximizar a eficácia. 

O que são normas de grupo? 

As normas do grupo são regras explícitas ou implícitas que orientam os membros da equipe sobre como interagir, colaborar de forma eficaz e trabalhar com eficiência. Normalmente, as normas do grupo não são escritas. Em vez disso, são regras e padrões de comportamento acordados implicitamente, guiados pelas regras básicas da cultura da empresa. Esses valores implícitos informam e moldam a forma como os membros da equipe tomam decisões, se comunicam no trabalho ou até mesmo resolvem conflitos. 

Mesmo que você nunca tenha criado normas de grupo de forma consciente, certamente já as experimentou. Cada tipo de grupo — incluindo grupos de amizade, grupos informais e grupos de trabalho — tem um conjunto de normas que eles criam e refinam ao longo do tempo, mesmo que não percebam.

Neste artigo, vamos nos concentrar nas normas de grupos de trabalho para ajudar você a orientar e moldar as normas da sua equipe. A menos que você esteja construindo um novo grupo que nunca trabalhou em conjunto antes, é provável que já tenha algumas normas de grupo em vigor, como: 

• As ferramentas de comunicação ou de gestão de projetos que o seu grupo usa

• Como o grupo resolve conflitos ou aborda contratempos

• A maneira como os membros do grupo normalmente interagem, seja formal ou informalmente

• O grau de aceitação de atrasos nas reuniões

Ao identificar claramente e moldar proativamente as normas do grupo, você pode construir e capacitar uma equipe de alto desempenho e levá-la a um novo patamar. 

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Por que as normas do grupo são importantes? 

As normas de grupo positivas dão aos membros da equipe uma sensação de normalidade e estabilidade no dia a dia. As normas do grupo criam sistemas de valores compartilhados implícitos (ou definidos), que ajudam os membros da equipe a fazer o melhor trabalho possível. Ao eliminar a dúvida e o estresse que vêm da incerteza, os membros do grupo podem colaborar de forma mais eficaz e causar um impacto maior. 

Quando os membros da equipe têm — e entendem — as normas do grupo, eles sabem o que se espera deles e podem executar de acordo. Assim como conhecer as prioridades do seu projeto ajuda a se concentrar no trabalho de maior impacto, entender as expectativas da sua equipe ajuda a colaborar de forma mais eficaz. 

As normas de grupo também ajudam os membros da equipe a usar o tempo de forma mais intencional. Muitas vezes, a nossa atenção não está alinhada com a nossa intenção: gastamos muito tempo com a organização para o trabalho em vez de com as tarefas mais importantes. As normas do grupo simplificam as práticas de reunião e as preferências de comunicação, definindo claramente como os membros da equipe devem interagir. Transformar essas regras implícitas em políticas explícitas para toda a equipe reduz as dúvidas sobre como os membros devem se comportar e, como resultado, aumenta a eficácia. 

Além disso, as normas do grupo também:

• Criam um senso de pertencimento entre os membros da equipe, capacitando-os a participar da tomada de decisões. 

• Aumentam a confiança, porque todos estão em sintonia sobre o que está acontecendo e o seu papel nisso. 

• Impulsionam o trabalho em equipe ao substituir a incerteza pela previsibilidade.

• Estabelecem políticas de equipe sobre estilos de comunicação para reduzir a percepção de folga social. 

Como boas normas de grupo constroem dinâmicas de grupo saudáveis

As normas do grupo são a base para um grupo saudável e uma ótima dinâmica de grupo. 

Bruce Tuckman descreveu inicialmente como os grupos são formados em 1965, na sua teoria dos estágios de Tuckman para o desenvolvimento de grupos. Segundo ele, há cinco estágios no desenvolvimento de um grupo: Formação, Confrontação, Normatização, Execução e Dissolução ou Luto. 

Os grupos criam naturalmente as suas próprias normas durante o estágio de Normalização do desenvolvimento do grupo. Mas, sem orientação e liderança claras, os membros inevitavelmente criarão as suas próprias normas de grupo. Ao criar normas de grupo antecipadamente, você pode garantir a coesão do grupo.

Exemplos de normas coletivas para equipes de alto desempenho

Cada equipe tem normas de grupo únicas e, geralmente, não as registra por escrito. Dito isso, se o seu grupo fosse escrever uma lista de normas, eis o que poderia ser escrito:

1. Cada reunião tem uma pauta associada, para que os membros da equipe possam chegar às reuniões a tempo e preparados. 

2. Os membros da equipe monitoram as tarefas individuais em uma ferramenta de gestão do trabalho compartilhada, para que todos saibam quem está fazendo o quê e até quando.

3. Os membros da equipe se comunicam sobre o trabalho em ferramentas compartilhadas, como Asana e Slack, para que todos tenham acesso às informações de que precisam. A equipe prioriza a transparência, a visibilidade e as discussões em grupo sempre que possível. 

4. Os membros da equipe compartilham as suas prioridades todas as segundas-feiras de manhã. Se surgirem novos trabalhos, eles têm autonomia para ajustar as datas de conclusão e realizar o trabalho mais importante (sem perder de vista os prazos ou lançamentos do projeto). O trabalho e os projetos estão conectados a indicadores-chave de desempenho individuais ou a objetivos e principais resultados da equipe e da empresa para garantir que os membros da equipe entendam e priorizem o trabalho de alto impacto.

5. Os membros do grupo assumem uma intenção positiva e lideram com intencionalidade: se surgir um desacordo, eles o abordam proativamente com estratégias estabelecidas de resolução de conflitos. 

6. Os membros da equipe priorizam a tomada de decisões clara e rápida. Se necessário, usam uma matriz de decisões ou estratégias de resolução de problemas.

7. Os membros do grupo fazem o possível para garantir que as partes interessadas sejam informadas logo no início do processo do projeto. Usando gráficos RACI, eles identificam as principais partes interessadas para o seu trabalho e garantem que todos estejam em sintonia. 

8. Os líderes de grupo e de equipe alocam recursos de forma proativa para reduzir o burnout e promover o equilíbrio. 

9. Os membros do grupo se mantêm informados por meio de atualizações de status do projeto, que são compartilhadas em um núcleo de referência como a Asana. 

10. Os membros do grupo programam o tempo de foco no calendário usando blocos de tempo para maximizar o estado de fluxo e a produtividade individual.

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Como 7 gerentes da Asana criam normas de equipe intencionalmente 

As normas do grupo são para as equipes o que a cultura organizacional é para as empresas. Se você não criar normas de grupo de forma intencional, elas se desenvolverão naturalmente ao longo do tempo, e não necessariamente da maneira que você gostaria. 

As normas de grupo intencionais são muito parecidas com as atividades de consolidação de equipes: é preciso um líder forte para guiar o grupo. Para ajudar você a chegar lá, pedimos a sete líderes de equipe da Asana que nos contassem como criaram normas de grupo ao longo do tempo. Leia a seguir as suas palavras.

Tony Chang, gerente de produto da Asana

Começamos a nossa reunião de equipe regular verificando como cada membro da equipe está se sentindo por meio de uma cor: vermelho, amarelo ou verde, independentemente de a fonte do sentimento estar relacionada ou não ao trabalho. Isso nos permite começar a reunião com transparência e contexto, o que ajuda a melhorar a forma como nos comunicamos e nos entendemos.

Sinéad (Nade) Nic Eoin, gerente de operações do usuário da Asana

1. Liderar com empatia e ser verdadeiro. Os gerentes da equipe lideram pelo exemplo, participando de conversas e reuniões individuais com empatia. Durante cada conversa, os gerentes se esforçam para entender o que está acontecendo na vida dos membros da equipe.

2. Discussão aberta em reuniões diárias da equipe. A nossa equipe faz reuniões diárias para informar sobre quaisquer bugs ou problemas que os clientes estejam enfrentando. Essas reuniões são uma parte fundamental do nosso dia: elas unem a equipe, permitem que compartilhemos conhecimento e criam espaço para a conexão.

3. Presumir que há boa intenção. Na equipe de Operações do usuário, abordamos cada interação assumindo que há uma boa intenção. Isso nos permite realizar o trabalho e refletir sobre o que precisa acontecer para chegar a uma resolução.

4. Silêncio seguro nas reuniões. Tentamos não ter medo do silêncio. Às vezes, as pessoas simplesmente precisam de alguns segundos extras para organizar os seus pensamentos e ideias ou para reunir coragem para falar.

5. Escuta ativa e respeitosa. Entendemos que interromper os outros sufoca a conversa. Temos uma norma de grupo de ouvir plenamente as pessoas enquanto falam e compartilham feedback ou ideias.

Greg Dodds, design de marca, Asana

Praticamos uma cultura de feedback aberto e ativo, especialmente durante as nossas reuniões de avaliação de criação. Os membros da equipe podem trazer um trabalho em qualquer estágio do processo criativo e obter apoio da equipe. É difícil exercer a criatividade em uma bolha. Ter uma tradição de reuniões de avaliação de criação cria um espaço seguro para as pessoas apresentarem o seu trabalho em qualquer estado e obter novas ideias e feedback de outras pessoas.

Ariel Tavares Grilo, gerente de localização, Asana

1. Eu agendo reuniões semanais com a equipe para nos concentrarmos nas prioridades, compartilhar atualizações e resolver problemas de forma colaborativa. Se necessário, também incentivo a equipe a usar esse tempo para fornecer feedback construtivo aos colegas de equipe.

2. Também costumo reatribuir responsabilidades e tarefas com base no interesse de cada pessoa no trabalho envolvido. Dessa forma, cada um de nós pode trabalhar em atividades que são mais interessantes para nós e, como resultado, permanecer motivado.

3. Um dos pilares da equipe é o respeito pelos outros. Como resultado, construímos o nosso relacionamento como equipe e interagimos com outras equipes de maneira muito respeitosa. Isso é essencial para construir um ambiente de trabalho saudável.

Erin Cheng, chefe de relações públicas e com analistas

Na nossa equipe, abraçamos o valor da Asana de sermos verdadeiros com nós mesmos e com os outros. Temos construído a nossa equipe durante este período de trabalho remoto e nunca nos encontramos pessoalmente, por isso é ainda mais importante que sejamos autênticos sobre o que podemos enfrentar dentro e fora do trabalho. 

No início das nossas reuniões semanais de equipe e em todas as conversas a dois, sempre começo perguntando: “Como você está?” ou “Como você está se sentindo?” em vez de ir direto para a pauta. Isso não só abre espaço para a nossa equipe compartilhar o que está enfrentando em suas vidas pessoais e profissionais, como também cria um ambiente seguro e um diálogo contínuo que não se limita às tarefas em questão.

Também nos esforçamos para ter clareza absoluta quando se trata de definir quando estamos e não estamos disponíveis. Tenho uma criança pequena em casa, então muitas vezes trabalho depois de dormir ou nos fins de semana durante a hora da soneca. Deixei claro para a minha equipe que, embora essas horas sejam as mais adequadas para o meu trabalho, não tenho expectativa de que eles estejam online e/ou respondendo. É fundamental que todos possam se desconectar. 

Ao definir expectativas e normas de grupo claras sobre comunicação e resposta fora do horário de trabalho, todos podem ter o tempo necessário para descansar e recarregar as energias sem se sentirem pressionados a estar online porque o seu gerente está.

Sonya Chu, chefe de análise de marketing da Asana

Normas do Slack após a mudança para o trabalho remoto

Quando a equipe começou a trabalhar remotamente, de repente havia uma maneira completamente nova de trabalhar em conjunto para descobrir, agravada pelo fato de que também tínhamos novos membros na equipe que não tinham relacionamentos fortes. Em vez de impor regras já existentes, abordamos a questão como um exercício de equipe para compartilhar as nossas preocupações e as normas que queríamos estabelecer como equipe. 

Por exemplo, decidimos que era importante manter a sensação de poder tocar no ombro de alguém para fazer uma pergunta rápida, mas também proteger longos períodos de foco e tempo de fluxo. Como equipe, decidimos que preferíamos a comunicação excessiva à falta de comunicação, então todos concordamos que enviar mensagens no Slack a qualquer pessoa a qualquer momento era aceitável, com o entendimento de que cada pessoa gerenciaria as suas próprias notificações do Slack e poderia optar por responder no momento mais conveniente.

Fazer perguntas bobas

Descobri que os analistas produzem um trabalho de maior qualidade mais rapidamente quando sentem que podem pedir e receber contribuições frequentes de outros analistas sobre o seu trabalho. Embora todos na equipe de Análise de Marketing sejam muito acessíveis e prestativos, como todos nós trabalhamos remotamente — e muitos membros da equipe são relativamente novos — muitas vezes era difícil para a equipe se sentir confortável em fazer perguntas uns aos outros, especialmente porque nem sempre tinham certeza de a quem perguntar. Perguntar no canal da equipe parecia inapropriado e assustador, pois usávamos esse canal para fazer anúncios da equipe. 

Um dos analistas teve uma ótima ideia: criar um espaço seguro para perguntas, criando um canal do Slack literalmente chamado “perguntas idiotas”. Na realidade, a maioria das nossas perguntas não é nada boba, mas dedicar um espaço para “perguntas bobas” realmente ajudou as pessoas a superar esse medo de serem julgadas por suas perguntas. Isso, além de os analistas mais experientes e eu darmos o exemplo ao fazermos nossas próprias perguntas “bobas”, realmente ajudou a estabelecer que fazer perguntas é sempre incentivado.

Akira Uchino, líder de marketing da Asana no Japão

A clareza é o primeiro passo. Parte da promoção da clareza inclui ajudar os membros da equipe a definir um “melhor desempenho individual” em alguma coisa. A minha função é incentivar os membros da equipe a ver do que são capazes. Então, com essa compreensão, eles têm uma visão clara do crescimento e de como podem alcançá-lo. A partir daí, podemos criar em conjunto a forma como eles podem dar o próximo passo nessa direção e descobrir como a equipe de marketing do Japão pode apoiar o seu crescimento.

Invista na sua equipe

Embora as normas do grupo levem tempo para serem construídas, investir nelas é investir na sua equipe. Normas de grupo bem definidas eliminam a incerteza e dão aos membros da equipe clareza sobre o que se espera deles. Dessa forma, todos estarão preparados para o sucesso e os novos membros poderão começar a trabalhar a todo vapor desde o primeiro dia.

Para obter mais dicas sobre como capacitar o seu grupo e desenvolver um ótimo trabalho em equipe, leia o nosso artigo sobre 10 etapas simples para incentivar a colaboração em equipe.

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