Modelo de formulário de pedido de alteração gratuito: simplifique as alterações do projeto

Bob Dylan disse: “Os tempos estão mudando”, e isso é verdade. Mas a maioria dos gestores sabe que os projetos também estão mudando. É raro ter um plano de projeto que termine exatamente como começou, e a maneira mais fácil de gerir as mudanças é com modelos de pedido de mudança.

Os formulários de pedido de mudança fornecem uma maneira estruturada de comunicar as alterações do projeto para que ele permaneça no caminho certo e a equipe entenda como avançar. Neste artigo, ensinaremos como criar modelos de pedido de mudança para que você possa se sentir preparado para quaisquer obstáculos que surjam.

O que é um formulário de pedido de mudança?

Um pedido de mudança, também conhecido como solicitação de mudança na gestão de projetos, é qualquer alteração oficial e documentada no plano de um projeto. Embora o termo “pedido de alteração” seja geralmente usado no setor de construção, os pedidos de alteração podem ser usados em qualquer setor para explicar como um projeto se desviará do escopo do projeto original. 

Os pedidos de mudança especificam o tipo de mudança que você, ou outras pessoas, buscam e como essa mudança afetará os entregáveis, o preço e o cronograma do projeto. Os motivos mais comuns para iniciar pedidos de alteração na gestão de projetos incluem:

• Novas solicitações das partes interessadas

• Erros ou omissões de planejamento

• Estimativas imprecisas

• Mudanças no escopo do trabalho

• Custos de recursos

• Eventos não planejados

Os pedidos de alteração de projeto são uma ocorrência comum porque, mesmo com um planejamento minucioso, os objetivos do projeto podem mudar por motivos inesperados durante o seu desenvolvimento. Contanto que você se prepare para as mudanças, o processo de controle de mudanças não será oneroso.

Formulários de pedido de mudança impressos ou digitais

Os formulários de pedido de mudança para impressão podem ser a única maneira que você já viu de controlar as mudanças no passado, mas o controle de mudanças digital registra as alterações junto com as demais informações do projeto. 

Ao manter as alterações do projeto alinhadas com o restante do material do projeto, você mantém um núcleo de referência para todo o projeto. Outros benefícios de monitorar os pedidos de mudança por meio de uma plataforma digital incluem:

• Revisão fácil do plano original em tempo real

• Capacidade de compartilhar pedidos de mudança com muitas pessoas ao mesmo tempo

• Integração dos pedidos de mudança a um processo automatizado de gestão de mudanças

• Capacidade de alterar o orçamento, o cronograma e o trabalho dos membros da equipe após a mudança

Se você deseja que os seus modelos de pedido de alteração se integrem a um processo de pedido de alteração mais amplo, os formulários digitais podem economizar tempo e proporcionar clareza.

Como criar formulários de pedido de alteração

Antes de aprender a priorizar e classificar as solicitações de pedidos de alteração, é importante analisar os componentes de um modelo de pedido de alteração. Esses componentes facilitam a revisão do pedido de mudança e permitem entender rapidamente a alteração solicitada, o motivo da solicitação e o impacto esperado.

1. Descrição da mudança: a primeira seção do modelo de pedido de mudança deve descrever brevemente o entregável original do projeto e as mudanças propostas.

2. Custos detalhados da mudança: nesta seção, você listará todos os custos associados à mudança proposta. Esses custos podem ser indiretos ou diretos, como o tempo para os membros da equipe trabalharem no projeto, o software necessário ou as despesas de viagem. 

3. Custos totais da mudança: inclua uma área que liste o valor total que a mudança custará para que outras pessoas que analisam o pedido de mudança possam ver rapidamente o impacto no custo. Se não for possível listar alguns dos seus custos como totais, você pode deixar esta seção em branco. 

4. Impacto no cronograma: nesta seção, descreva o impacto que essa mudança terá no cronograma original do projeto. A mudança fará com que o projeto demore mais do que o planejado originalmente? Explique como você planeja acomodar outras pessoas se o cronograma precisar mudar.

5. Assinaturas: inclua uma seção para os revisores do seu pedido de alteração assinarem. Além disso, inclua a sua assinatura nesta seção.

Como gerir pedidos de requisição de mudança

O envio e a gestão de pedidos de mudança andam de mãos dadas. Fornecer às partes interessadas um modelo de pedido de alteração permite que elas saibam que a mudança não está garantida e que deve passar por um processo de aprovações.

Como gestor de projetos, você provavelmente gerenciará as solicitações de pedido de mudança à medida que elas chegarem e buscará as informações necessárias para priorizá-las. Siga as etapas abaixo para determinar como classificar e priorizar os pedidos de mudança recebidos. 

1. Revise o envio do formulário de pedido de alteração

Quando alguém solicitar uma mudança, reconheça a ideia e encaminhe-a ao formulário de pedido de mudança para que possa documentá-la. Uma solicitação de mudança pode vir de várias pessoas envolvidas em um projeto, incluindo:

• Partes interessadas externas

• Gerentes de departamento

• Você, como gestor do projeto

• Empreiteiros em projetos de construção

Se as partes interessadas nunca usaram um formulário de pedido de alteração antes, pode ser útil explicar por que esse formulário é importante. Informe que a mudança pode afetar outras áreas do projeto e que um formulário de pedido de mudança permite que você e os aprovadores do projeto analisem como a mudança solicitada se alinha aos objetivos gerais do projeto.

Depois de receber o formulário de pedido de alteração, analise-o e discuta a alteração com quem o enviou. A comunicação aberta é o aspecto mais importante a ser lembrado quando alguém faz uma solicitação de mudança.

Dica: mantenha todas as solicitações de pedido de alteração e as alterações do projeto em um software de gestão de projetos centralizado. Assim, a equipe terá um núcleo de referência para todas as informações do projeto. Assim, quando as partes interessadas enviarem novos pedidos de alteração, você poderá garantir que todos na equipe do projeto tenham visibilidade sobre a nova solicitação.

2. Preencha as informações ausentes

Depois de entender a solicitação de mudança de uma parte interessada, você preencherá todas as informações ausentes no formulário de pedido de mudança. As partes interessadas devem descrever a mudança no formulário de solicitação, mas provavelmente precisarão da sua ajuda para avaliar o custo da mudança e como ela afetará o cronograma do projeto.

As seções que podem ser úteis incluem:

• Custos das mudanças: as partes interessadas podem financiar o seu projeto, mas você sabe onde está alocando dinheiro e outros recursos. Discuta a mudança com o solicitante e faça uma lista detalhada dos possíveis custos.

• Impacto no cronograma: as partes interessadas raramente sabem como a mudança solicitada afetará o cronograma do projeto. Se eles quiserem que o projeto seja concluído até uma determinada data, você precisará analisar os cronogramas e explicar como os prazos serão alterados.

Preencher o formulário de pedido de alteração é mais fácil quando você e o solicitante trabalham juntos. Se você tiver sorte, também pode dar à parte interessada uma perspectiva de como os projetos funcionam por dentro.

3. Decida se a mudança deve ser feita

Agora você pode analisar a solicitação de mudança em sua totalidade e determinar se a mudança deve ser feita. Ao considerar uma solicitação de mudança, realize uma análise de impacto com base nos sete elementos do plano do projeto.

Metas: 

• Como essa mudança se alinha aos objetivos do nosso projeto? 

• Essa mudança nos impedirá de atingir as metas do nosso projeto? 

Métricas de sucesso:

• Como vamos mensurar o sucesso? 

• Há riscos associados a essa mudança?

• Os riscos dessa mudança valem a recompensa?

Partes interessadas: 

• Quem deve estar envolvido na aprovação desta solicitação de mudança? 

• Quem precisa estar envolvido se avançarmos com esta ordem de mudança?

Escopo:

• Esta mudança está fora do escopo do projeto original?

• Quanto custará fazer a mudança?

• Se custar mais dinheiro ou recursos, onde vamos conseguir essas coisas?

• Precisaremos de mais pessoas para fazer essa alteração?

Entregáveis:

• Como essa mudança melhorará o produto final?

• O benefício associado a essa mudança vale a pena em termos de custos, recursos ou cronograma?

Cronograma:

• Essa mudança afetará o nosso prazo?

• Temos flexibilidade para alterar o cronograma?

Plano de comunicação: 

• Se aprovada, como comunicaremos essa mudança à equipe do projeto? 

Dica: use um software de gestão de projetos para visualizar o impacto da solicitação de mudança no seu projeto. Analise métricas como a taxa de utilização da equipe para determinar o impacto das suas alterações no cronograma e no escopo do projeto.

4. Solicite recursos para fazer a mudança

Se você decidir prosseguir com a mudança, o próximo passo é obter os recursos necessários para que ela aconteça. Lembre-se: 

• Você pode precisar de membros adicionais da equipe para concluir a mudança.

• Se você precisar de mais tempo para trabalhar nesses entregáveis, esse tempo pode atrasar outros projetos.

• O dinheiro pode vir do solicitante, mas, para garantir recursos físicos, fornecedores e fabricantes devem estar no quadro.

• Você precisará garantir que possa obter recursos adicionais dentro do prazo definido.

Nesta fase do processo de controle de mudanças, todos na equipe devem estar alinhados com a mudança. Peça ajuda a outras pessoas ao solicitar recursos para facilitar esse processo.

5. Incorpore a mudança ao plano do projeto

Quando todos estiverem de acordo com a mudança e você tiver os recursos necessários para implementá-la, estará tudo pronto para incorporar a mudança ao plano do projeto. Os próximos passos podem incluir:

• Ajustar as funções e responsabilidades da equipe

• Adicionar tarefas e marcos ao projeto

• Alterar o cronograma do projeto

• Ajustar os objetivos e indicadores-chave de desempenho do projeto.

Não se esqueça de assinar a parte inferior do formulário de pedido de alteração e guardá-lo com o restante dos documentos do projeto para referência. Este arquivo digital pode ser útil ao trabalhar em projetos futuros ou ao reformular o processo de controle de mudanças. 

Dica: todos os envolvidos no processo de controle de mudanças devem assinar o formulário de pedido de alteração. Use um formulário digital para enviar o pedido de mudança às pessoas onde quer que elas estejam e dar a elas a flexibilidade de devolvê-lo quando lhes for conveniente.

Modelo de pedido de alteração

Abaixo, você verá um exemplo de modelo de pedido de alteração. O departamento de marketing desta empresa planeja lançar um novo produto e anunciar o lançamento do produto por meio de uma campanha de mídia social. O plano original envolvia publicidade paga no Instagram e no Facebook, mas Sally Brown queria fazer algumas alterações.

O formulário de pedido de alteração acima explica estes pontos principais:

• Desejo de expandir a campanha de mídia social para o LinkedIn 

• Desejo de adicionar publicações orgânicas de redes sociais ao projeto

• A mudança exigirá a criação de um calendário de mídias sociais e a redação de publicações orgânicas para as mídias sociais

• O orçamento do projeto deve ser ampliado para acomodar anúncios pagos no LinkedIn e uma possível assinatura de um software de agendamento de mídias sociais

• O cronograma do projeto permanecerá (e deve permanecer) o mesmo

• Para manter o cronograma do projeto em dia, a equipe deve receber suporte adicional

Baixe abaixo este modelo gratuito de pedido de alteração para usar com a sua equipe.

Tipos de formulários de pedido de alteração

Você já enfrentou uma situação no seu projeto em que mudanças inesperadas atrapalharam os seus planos? Os formulários de pedido de alteração são a solução ideal para esse problema comum na gestão de projetos, pois permitem fazer modificações no contrato original sem causar confusão ou conflitos. 

A escolha do tipo certo de modelo de pedido de alteração depende da natureza das revisões, do escopo de trabalho original do projeto e dos padrões específicos do setor envolvidos.

Formulário de pedido de alteração de construção

Este formulário é usado para documentar alterações em projetos de construção, como mudanças nos materiais, no escopo ou nos cronogramas. Use este formulário quando forem necessárias modificações no plano de construção original devido a circunstâncias imprevistas ou solicitações do cliente.

Exemplo: durante um projeto de construção, os subcontratados podem usar um modelo de pedido de alteração de construção para solicitar alterações ao proprietário ou ao empreiteiro geral. As revisões podem incluir trabalhos adicionais de encanamento não especificados no contrato original. Este formulário detalha o trabalho adicional, o custo e o impacto no cronograma do projeto.

Documentos de pedido de alteração padrão do AIA

O American Institute of Architects desenvolveu esses documentos, que fornecem um formato padronizado para pedidos de alteração em projetos de construção. Opte por eles quando a conformidade legal e a padronização do setor forem importantes, especialmente em projetos de construção complexos ou de grande escala.

Exemplo: um projeto de construção complexo pode usar um documento de pedido de alteração do AIA para adicionar formalmente um novo elemento de design que o cliente e o contratado tenham acordado. Este documento descreveria as mudanças específicas a serem feitas e os custos associados.

Pedido de alteração de engenharia (ECO)

Os ECOs são formulários detalhados usados para registrar alterações nas especificações ou nos projetos de engenharia. Eles são essenciais quando são necessárias modificações técnicas, como melhorias de projeto ou correções de processos de engenharia.

Exemplo: se uma falha for descoberta no projeto de engenharia de uma ponte, um ECO descreveria as mudanças de projeto necessárias, os materiais necessários e quaisquer implicações de custo.

Formulário de pedido de mudança do projeto

Um formulário geral aplicável a vários tipos de projetos, usado para documentar qualquer alteração no escopo, custo ou cronograma do projeto. Funciona bem para projetos que envolvem modificações em vários componentes do projeto.

Exemplo: um projeto de desenvolvimento de software pode usar este formulário para documentar a adição de uma nova funcionalidade que amplia a data de finalização e o orçamento do projeto.

Formulário de pedido de alteração de contrato

Este formulário é específico para alterações que afetam os termos do contrato original, incluindo escopo, preços e entregáveis. Esse tipo de formulário de pedido de alteração é mais útil quando os termos contratuais precisam ser revisados devido a modificações no projeto.

Exemplo: se um cliente solicitar camadas adicionais de segurança em um projeto de TI, este formulário descreverá as alterações, o custo e os novos termos do contrato.

Formulário de pedido de mudança de custo zero

Projetado para alterações que não afetam o custo do projeto, mas podem afetar outros aspectos, como escopo ou cronograma. É adequado para documentar alterações que são neutras em termos de orçamento, mas que ainda exigem reconhecimento formal e acordo de todas as partes.

Exemplo: um cliente pode solicitar uma alteração no esquema de cores de um projeto de design, o que não adiciona custos, mas requer documentação para maior clareza. Nesse caso, seria necessário atualizar o cronograma para refletir a mudança.

Exemplo de pedido de alteração

Os pedidos de alteração são uma parte comum e necessária da gestão de projetos em vários setores. Elas garantem que quaisquer modificações no escopo original do trabalho, no cronograma ou no custo do projeto sejam formalmente reconhecidas e acordadas por todas as partes. 

Para que você tenha uma compreensão mais clara de como os formulários de pedido de alteração em cenários reais, apresentamos um exemplo.

Pedido de alteração de construção residencial

Em um projeto de construção residencial, o proprietário decide trocar as bancadas da cozinha de laminado para granito após a assinatura do contrato. O gerente de construção emite um pedido de alteração que detalha a mudança nos materiais, o custo adicional envolvido e o impacto no cronograma do projeto. 

Este modelo de formulário de pedido de alteração garante que tanto o empreiteiro quanto o proprietário estejam alinhados quanto às novas expectativas e compromissos.

Modelo de pedido de alteração de construção

Nome do projeto: [Inserir nome do projeto aqui]

Número do pedido de alteração: [Identificador exclusivo]

Número do contrato de construção: [ID do contrato original]

Detalhes do projeto:

• Escopo original: [Breve descrição do escopo original do projeto]

• Detalhes da alteração: [descrição detalhada da alteração proposta]

Valor do contrato:

• Valor original do contrato: R$ [Valor]

• Novo valor devido à requisição de mudança: R$ [Novo valor]

Detalhes da fatura:

• Número da fatura: [ID da fatura relacionada a esta alteração]

• Data de conclusão: [Revised due date for payment]

Cronograma:

• Data de finalização original: [Date]

• Data de finalização revisada (dentro do prazo): [New Date]

Pedido de compra:

• Número da ordem de compra original: [Número da ordem de compra]

• Ordem de compra revisada (se aplicável): [Novo número da ordem de compra]

Assinaturas autorizadas:

Contratado: _____________________

Cliente: ________________________

Data: __________________________

Agilize o processo de pedidos de alteração com os formulários da Asana

Ter um processo claro de controle de mudanças pode agilizar o fluxo de trabalho do seu projeto, independentemente dos imprevistos que possam surgir. Ao usar formulários digitais com a Asana para gerir solicitações de pedidos de alteração, as alterações podem fluir diretamente para o seu sistema de gestão de projetos. Isso permite que você gaste menos tempo coordenando o trabalho e mais tempo fazendo-o.