O que é uma análise de impacto nos negócios (BIA)? Quatro etapas para se preparar para qualquer coisa

“Esteja preparado.” 

Este conceito é tão verdadeiro nos negócios quanto no filme O Rei Leão. Quer você esteja cantando na savana africana ou gerindo um projeto na sua mesa, é importante entender como é o pior cenário possível para poder entrar em ação, se necessário. 

É aí que entra a análise de impacto nos negócios (BIA, na sigla em inglês). Uma BIA diz o que esperar quando ocorrem obstáculos imprevistos, para que você possa fazer um plano para colocar o seu negócio de volta nos trilhos o mais rápido possível. 

O que é uma análise de impacto nos negócios (BIA)?

Uma análise de impacto nos negócios ajuda a prever as consequências das interrupções nos processos de negócios, para que você tenha os dados necessários para criar estratégias de recuperação de forma proativa. Por exemplo, uma empresa de manufatura poderia criar uma BIA para medir como a perda de um fornecedor importante afetaria as operações e a receita da empresa.

Em termos simples, uma BIA identifica os impactos operacionais e financeiros das interrupções, como o que aconteceria se os seus servidores falhassem ou uma pandemia global mudasse o cenário do mercado. Os dados coletados durante uma análise de impacto nos negócios ajudam a entender e se preparar para esses possíveis obstáculos, para que você possa agir rapidamente e enfrentar os desafios de frente quando eles surgirem. Por exemplo, você pode usar os insights da sua BIA para criar um plano de continuidade de negócios, que descreve como a sua equipe responderá a mudanças inesperadas nos negócios. 

Aqui estão alguns exemplos de interrupções de negócios e seus possíveis impactos: 

Exemplos de interrupções de negócios

• Violações de segurança de dados ou ataques cibernéticos

• Atrasos nas programações

• Desastres naturais

• Quedas de energia ou interrupções de serviços públicos

• Mau funcionamento de equipamentos

• Perda de funcionários-chave

• Perda de fornecedores importantes 

Exemplos de impactos nos negócios

• Perda de vendas ou receita devido ao tempo de inatividade da produção

• Merchandising de varejo mal executado ou oportunidades promocionais perdidas

• Vendas ou receitas atrasadas (como atrasos no pagamento)

• Despesas imprevistas (como pagamento de horas extras ou custos de terceirização)

• Multas regulatórias ou penalidades contratuais

• Planos de negócios atrasados devido a interrupções nos negócios

• Perda de clientes 

Análise de impacto nos negócios vs. avaliação de riscos

Uma avaliação de riscos analisa as ameaças potenciais e a probabilidade de elas acontecerem. Uma análise de impacto nos negócios mede a gravidade dessas ameaças e como elas afetariam as operações e finanças da empresa. Em outras palavras, uma análise de impacto nos negócios é essencialmente uma extensão de um relatório de avaliação de riscos: uma BIA identifica os riscos potenciais e também mede o seu impacto.

Análise de impacto nos negócios vs. gestão de riscos de projeto

A gestão de riscos de projeto é o processo de identificar, analisar e responder aos potenciais riscos de projeto. Nesse caso, um risco é qualquer coisa que possa causar falhas no projeto, atrasando o cronograma, sobrecarregando o orçamento ou reduzindo o desempenho. 

Embora a gestão de riscos do projeto se concentre em prever e responder a obstáculos dentro de um projeto específico, uma análise de impacto nos negócios tem um escopo mais amplo. Uma BIA não se concentra em um único projeto, mas em funções e processos de negócios abrangentes. Por exemplo, você usaria a gestão de riscos do projeto para uma iniciativa interdisciplinar de reformular o aplicativo da sua empresa, mas criaria uma BIA para investigar como as interrupções na sua equipe podem afetar a produção do aplicativo da sua empresa.

Análise de impacto nos negócios vs. plano de recuperação de desastres

A análise de impacto nos negócios e o planejamento de recuperação de desastres (DRP) são componentes complementares, mas distintos, da continuidade dos negócios. Enquanto a BIA se concentra na identificação de funções críticas e nos possíveis impactos das interrupções, o DRP descreve etapas específicas para restaurar sistemas e operações de TI após uma crise. 

A AIN informa as prioridades e estratégias dentro do PRD, garantindo um processo de recuperação direcionado e eficiente que se alinha às necessidades mais críticas da organização.

Por que a análise de impacto nos negócios é importante? 

Interrupções acontecem, e é importante estar preparado para retomar o rumo certo e minimizar a perda de lucro. Uma análise de impacto nos negócios ajuda a coletar os dados necessários para planejar e lidar com os obstáculos quando eles inevitavelmente ocorrerem. 

Em particular, o processo de AIN ajuda a:  

• Identificar atividades e recursos essenciais do Business. Uma BIA ajuda a entender quais processos são necessários para entregar os seus produtos e serviços mais importantes, para que você saiba quais atividades devem ser realizadas, independentemente das circunstâncias. 

• Analisar os impactos financeiros das interrupções nos negócios. Quando você entende como os possíveis obstáculos podem afetar as finanças da empresa, pode criar estratégias e alocar fundos de forma proativa para lidar com interrupções inesperadas quando elas ocorrerem. Com uma BIA, você pode entender os requisitos de recursos, justificar as solicitações de orçamento e apresentar o seu plano de continuidade de negócios (PCN) à liderança. 

Coletar os dados necessários para criar um plano de continuidade de negócios. Um plano de continuidade de negócios estabelece estratégias para prevenir e responder a interrupções nos negócios. No entanto, para planejar a sua resposta, primeiro você precisa entender como essas interrupções afetarão o seu Business.

Como realizar uma análise de impacto nos negócios

Criar uma análise de impacto nos negócios pode parecer intimidador, mas dividimos o processo em quatro etapas fáceis de entender. Veja como começar: 

1. Planeje como você conduzirá a sua BIA

Mesmo que você use uma BIA para analisar processos maiores da empresa, pense na própria análise de impacto nos negócios como um projeto que precisa ser planejado. Assim como em um projeto comum, comece criando um plano de projeto que descreva como você abordará a sua BIA, incluindo o escopo da análise, os objetivos da BIA e as partes interessadas com as quais você trabalhará. Um plano de projeto bem escrito fornece um caminho claro para a sua BIA. Ele ajuda as partes interessadas a entender suas responsabilidades e garante que você tenha todos os recursos necessários antes de começar.

Ao criar o plano, considere como você organizará as diferentes partes da análise de impacto nos negócios para que os membros da equipe possam encontrar e entender as informações de que precisam e, em seguida, agir de forma eficaz. Um software de gestão de projetos como a Asana pode ajudar a coordenar todo o seu trabalho em uma ferramenta central, para que os membros da equipe tenham um núcleo de referência para cada componente do projeto. A Asana também é atualizada em tempo real à medida que o trabalho é concluído, para que você sempre saiba se está dentro do cronograma.

2. Reúna informações

Antes de poder prever as consequências das interrupções de negócios, é necessário entender como funcionam os processos críticos de negócios. Para isso, você precisa perguntar aos especialistas: as partes interessadas que gerem e executam os processos de negócios que você está investigando. Embora você provavelmente tenha uma visão panorâmica dos processos e entenda as necessidades gerais, é importante conversar com alguém mais próximo do trabalho. Dessa forma, você pode entender os impactos práticos das interrupções de negócios, bem como as soluções que está pensando em implementar. 

Existem dois métodos comuns de coleta de informações: 

• Marcar entrevistas com as partes interessadas.

• Criar um questionário de análise de impacto nos negócios que as partes interessadas possam preencher de forma assíncrona. 

As perguntas feitas durante uma entrevista e em um questionário são semelhantes. Embora as entrevistas sejam muitas vezes mais personal, um questionário pode economizar tempo e ajudar a padronizar os dados.

Exemplo de questionário de análise de impacto nos negócios

Para começar, aqui está um modelo de questionário de AIN com exemplos de respostas: 

Nomeie o processo de negócios pelo qual você é responsável

Processo de checkout on-line

Descreva onde o processo é realizado

O servidor que usamos para processar as informações de pagamento do cliente. 

Liste todas as entradas e saídas do processo

• Entradas: itens no carrinho, informações de pagamento do cliente, endereço de cobrança, endereço de entrega

• Saídas: o cliente paga pelo item, as informações de envio são enviadas para o centro de distribuição e um e-mail de confirmação é enviado

Liste os recursos e ferramentas necessários para o processo

Uma plataforma de e-commerce (Shopify), software de automatização de e-mail e uma equipe de atendimento ao cliente

Liste os usuários do processo

Clientes

Descreva o tempo do processo

O processo de checkout leva de 3 a 5 minutos. Ocorre depois que os itens são adicionados ao carrinho e antes de serem enviados. 

Liste possíveis interrupções no processo

Falha no servidor, bug na automatização de e-mails, plataforma de e-commerce inativa, violação de segurança

Liste os impactos financeiros, operacionais e legais/regulatórios de possíveis interrupções

• Impactos financeiros: uma falha no servidor resultaria em US$ 1.000 de receita perdida por minuto.

• Impactos operacionais: se a plataforma de comércio eletrônico ficar inativa por mais de um dia, as vendas perdidas causarão um excedente de recursos. 

• Impactos regulatórios: uma violação de segurança pode resultar em taxas por falta de conformidade com os regulamentos de dados do cliente.

Se aplicável, forneça dados históricos sobre interrupções anteriores e seus impactos

Consulte o relatório em anexo para obter um resumo de uma falha no servidor que aconteceu no ano passado, incluindo seus impactos no processo de checkout, perdas financeiras e cronograma de recuperação. 

3. Analise seus dados

Agora que você coletou informações sobre cada processo de Business, é hora de começar a análise. Para ajudar a orientar a sua investigação, considere as seguintes perguntas: 

• Quais processos são mais importantes para manter o seu Business funcionando? Crie uma lista priorizada de funções críticas de Business. Dessa forma, quando ocorrerem eventos disruptivos, você saberá quais processos precisa colocar em funcionamento primeiro e quais podem esperar. 

• Quais recursos cada processo precisa para operar com sucesso? Isso pode incluir membros da equipe, tecnologia e recursos físicos, como matérias-primas ou espaços de trabalho. Quando você sabe quais recursos são absolutamente essenciais, pode priorizar mais facilmente a alocação de recursos quando ocorrem interrupções nos negócios. 

Quanto tempo levará para trazer cada processo de volta à operação normal quando ocorrer uma interrupção, e quanto isso custará? Isso ajuda a criar um cronograma e um orçamento precisos para o seu plano de recuperação de desastres, para que você possa estar preparado para possíveis perdas e colocar as coisas de volta nos trilhos o mais rápido possível.

4. Crie o seu relatório

Depois de analisar as descobertas, a etapa final é criar um relatório de análise de impacto nos negócios. Um relatório de BIA ajuda você ou a alta administração a criar estratégias de recuperação baseadas em dados, com base nas informações de especialistas em processos. O relatório é o resultado mais importante da sua BIA, porque é como você comunicará as suas descobertas à liderança da empresa e a ajudará a identificar os melhores planos de contingência para colocar o seu Business de volta nos trilhos. 

Modelo de relatório de análise de impacto nos negócios

O relatório da BIA deve incluir os seguintes componentes: 

- sumário executivo 

- Objetivos e escopo 

- Metodologia

- Resumo das conclusões

- Detalhamento das descobertas para cada processo, incluindo: 

• Uma lista priorizada dos processos de business mais importantes.

• Como uma interrupção nesse processo afetaria diferentes áreas do seu Business.

• Por quanto tempo você poderia tolerar a interrupção? Isso também é conhecido como objetivo de tempo de recuperação (RTO).

• A quantidade máxima de perda que o seu Business poderia tolerar. Isso também é conhecido como objetivo de ponto de recuperação (RPO). 

• Uma comparação entre o custo financeiro potencial de uma interrupção e o custo das estratégias de recuperação do Business. 

- Documentos de apoio

- Recomendações para recuperação

Modelo de análise de impacto nos negócios

Um modelo de análise de impacto nos negócios serve como uma ferramenta fundamental para as organizações que visam proteger as suas operações contra interrupções. Ele orienta a identificação de funções críticas, a avaliação dos impactos das interrupções e a formulação de estratégias eficazes de mitigação e recuperação. 

Este modelo gratuito de análise de impacto nos negócios garante uma avaliação completa das vulnerabilidades operacionais, equipando as equipes com os insights necessários para a gestão da continuidade dos negócios.

Introdução à BIA

• Uma visão geral do propósito e do escopo da BIA

• Explicação dos objetivos e resultados esperados

Identificação de funções e processos de negócios

• Descrição de cada função e processo crítico de Business

• Explicação da importância e dos objetivos dessas funções e processos

Avaliação de impacto

• Uma explicação de como possíveis interrupções em cada função de Business podem afetar as finanças, operações, situação legal e reputação da empresa

• O prazo de impacto para cada função (por exemplo, dentro de 24 horas, 72 horas, uma semana)

Requisitos de recursos

• Lista dos principais recursos necessários para cada função de negócios (equipe, tecnologia, informações, instalações, equipamentos).

• Dependências de serviços e fornecedores internos e externos

Objetivos de recuperação

• Objetivos de tempo de recuperação (RTO) para retomar as funções de Business após uma interrupção

• Objetivos de ponto de recuperação (RPO) para recuperação de dados e sistemas

• Detalhe como esses objetivos se alinham às suas metas de continuidade de negócios

Estratégias de mitigação

• Estratégias para reduzir os riscos e impactos das interrupções

• Medidas preventivas para garantir a continuidade dos negócios

Planos de resposta e recuperação

• Ações de resposta passo a passo para os riscos e cenários identificados

• Planos de recuperação para restaurar operações e serviços de Business

Conclusão da BIA

• Resumo das principais conclusões e recomendações

• Próximas etapas para implementar os resultados da BIA

Exemplos de impacto nos negócios

É necessária uma análise de impacto nos negócios para identificar e entender os possíveis impactos das interrupções nas funções críticas de uma organização. Ela orienta o desenvolvimento de planos robustos de gestão da continuidade dos negócios. 

Veja como cenários específicos podem ser examinados com foco em vulnerabilidades da cadeia de suprimentos, segurança cibernética, dependências regulatórias e outros aspectos importantes.

Impacto de desastres naturais em uma fábrica

Quando ocorre um desastre natural, uma fábrica pode enfrentar graves interrupções, que vão desde infraestrutura danificada até atrasos na cadeia de suprimentos. Uma análise de impacto nos negócios completa para esse cenário começaria identificando os processos críticos mais vulneráveis a desastres naturais. 

Identificação de processos críticos:

• Destaque as dependências dentro da cadeia de suprimentos e identifique os principais equipamentos e tecnologias vulneráveis a danos causados por desastres naturais.

• Mapeie os fluxos de trabalho críticos de fabricação para identificar onde as interrupções podem causar o impacto mais significativo.

Avaliação de impacto:

• Estime o tempo de inatividade potencial e o impacto dele nos cronogramas de produção. 

• Analise a logística da cadeia de suprimentos e as vulnerabilidades da infraestrutura para estimar quando as operações em grande escala serão retomadas.

• Calcule as implicações financeiras da perda de produção, incluindo as implicações de custo para o fornecimento de emergência.

Estratégias de mitigação:

• Desenvolver planos de contingência para métodos alternativos de produção.

• Estabelecer acordos com fornecedores de backup e provedores de logística.

• Invista em melhorias de infraestrutura e modificações no fluxo de trabalho para se proteger contra desastres naturais (por exemplo, defesas contra inundações, estruturas resistentes a terremotos).

Ataque cibernético a uma instituição financeira

Um ataque cibernético pode comprometer dados confidenciais e interromper os serviços financeiros, levando a danos significativos à reputação e às finanças. Nesse contexto, uma BIA avaliaria a postura de segurança cibernética da instituição e identificaria ativos críticos em risco.

Avaliação da postura de segurança cibernética:

• Realizar uma avaliação de vulnerabilidade para identificar pontos fracos nas defesas de segurança cibernética da instituição.

• Identifique e priorize os ativos que, se comprometidos, teriam o maior impacto, como dados de clientes e sistemas bancários centrais.

Avaliação de impacto:

• Considere a importância dos sistemas afetados para as operações diárias da instituição e avalie possíveis perdas financeiras decorrentes de interrupções operacionais contínuas.

• Determine o prazo para restaurar as operações seguras.

• Avalie o efeito na confiança do cliente e as implicações de longo prazo para a retenção de clientes.

Planejamento de recuperação:

• Descreva estratégias de mitigação de segurança cibernética e planos de resposta a incidentes que cumpram as normas ISO 22301 para gestão de continuidade de negócios. 

• Desenvolva uma estratégia de comunicação detalhada para gerir as expectativas das partes interessadas e manter a confiança durante os esforços de recuperação.

Mudanças regulatórias afetam uma empresa farmacêutica

As mudanças regulatórias podem ter um impacto profundo nas empresas farmacêuticas, afetando suas linhas de produtos, estratégias de mercado e custos de conformidade. Nesse cenário, uma BIA se concentraria em identificar quais mudanças regulatórias provavelmente terão o impacto mais significativo.

Análise do cenário regulatório:

• Identifique os próximos regulamentos que podem afetar as operações, o desenvolvimento de produtos ou o acesso ao mercado.

• Avalie o escopo e o cronograma das mudanças regulatórias para priorizar os esforços de conformidade.

Avaliação de impacto:

• Determine as implicações financeiras da conformidade, incluindo possíveis custos para ajustar os processos de fabricação ou realizar ensaios clínicos adicionais.

• Considere os impactos operacionais, como atrasos nos lançamentos de produtos ou modificações nas linhas de produtos existentes.

Estratégias de adaptação e mitigação:

• Planeje a realocação de recursos para garantir que os projetos prioritários permaneçam em dia.

• Interaja com os órgãos reguladores para entender melhor os requisitos e os cronogramas.

• Ajuste os processos internos e os programas de treinamento para se alinhar aos novos padrões regulatórios.

Analise e, em seguida, elabore estratégias

Ao criar uma análise aprofundada do impacto nos negócios, você sabe o que esperar quando as interrupções inevitavelmente ocorrerem, além de uma lista das suas melhores opções para retomar o rumo o mais rápido possível. Os dados coletados ajudam a criar um plano de continuidade de negócios apoiado por evidências de especialistas em processos, para que você tenha soluções à mão quando ocorrer um desastre.