Quatro etapas para criar um processo eficaz de integração de funcionários

Você investiu tempo e recursos para contratar o melhor candidato. Agora é hora de ajudá-lo a ter sucesso com um processo estruturado de integração de funcionários. 

A integração de funcionários é mais do que apenas um período de treinamento para um novo emprego. Quando bem-feita, ela encurta os períodos de adaptação e capacita os novos contratados a aprender e crescer, para que possam começar a causar impacto mais rapidamente.

Veja como funciona. 

O que é um processo de integração de funcionários?

O processo de integração de funcionários é uma abordagem estruturada para receber os novos contratados da equipe e fazer com que comecem no ritmo adequado. Durante a integração, os funcionários aprendem sobre a organização e a sua cultura, conhecem os colegas de equipe, encontram parceiros interdisciplinares e aprendem as ferramentas e informações necessárias para a sua função. 

Um processo de integração estruturado define as etapas necessárias para cada recém-contratado, para que você possa garantir que todos os novos funcionários recebam as informações certas no momento certo. Ele proporciona uma experiência padronizada para os novos funcionários, um repositório de informações para a integração e um cronograma para apresentações e treinamentos, para que os novos funcionários saibam o que esperar durante as primeiras semanas e meses.

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Veja como estruturamos a integração na Asana.

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Como uma integração eficaz pode beneficiar a sua equipe

Um programa de integração eficaz ajuda os novos membros da equipe a se sentirem acolhidos e capacitados para aprender. Ele também aumenta a produtividade e a satisfação no trabalho, incentivando grandes talentos a permanecer na sua empresa por mais tempo. De fato, uma pesquisa do Brandon Hall Group revela que a integração de funcionários pode aumentar as taxas de retenção em 82 %. No entanto, apenas 12 % dos funcionários concordam plenamente que a sua organização faz um ótimo trabalho na integração de novos funcionários. 

Veja como a criação de uma experiência de integração eficaz pode ajudar a fechar essa lacuna. 

Gera engajamento e comprometimento

Para que os novos funcionários tenham sucesso, eles precisam saber quais são os objetivos e por que o trabalho deles é importante. Durante a integração, os líderes têm a oportunidade de esclarecer essas coisas com metas concretas, oportunidades de feedback e uma linha aberta de comunicação. 

Veja como os líderes podem preparar os novos funcionários para o sucesso: 

• Use metas para definir expectativas claras. Defina metas para dar aos membros da equipe uma definição clara de sucesso e métricas para medir o progresso. Por exemplo, você pode definir metas para o que o novo funcionário deve realizar nos primeiros 30, 60 e 90 dias. Podem ser metas menores de curto prazo para começar, como treinamentos que devem ser concluídos nas primeiras semanas. Mais tarde, você pode acompanhar o novo funcionário para definir metas mensuráveis de longo prazo para o primeiro ano de trabalho. Certifique-se de que cada objetivo definido seja SMART: específico, mensurável, atingível, realista e com prazos definidos. 

• Desenvolva a confiança com o feedback. Um feedback eficaz é essencial para a comunicação no local de trabalho e o envolvimento dos funcionários, porque ajuda as pessoas a crescer e melhorar. Solicitar feedback dos novos funcionários os incentiva a pedir o que precisam e demonstra que você valoriza a contribuição deles. Por outro lado, dar feedback ajuda os novos colegas a aprender e a se sentir seguros em suas funções, porque eles podem confiar que você lhes dirá se estiverem fazendo algo errado.  

• Atribua um mentor ou colega de integração ao novo funcionário. Um mentor se reúne regularmente com o novo funcionário e normalmente é um colega da equipe dele. Em outras palavras, um mentor é alguém com quem o novo funcionário pode conversar além do gerente, para que tenha um espaço para levantar questões em um ambiente de baixa pressão. A atribuição de um mentor durante a integração também pode incentivar as pessoas a permanecerem na equipe por mais tempo. De acordo com um estudo de caso da Randstad, os funcionários que participaram de programas de mentoria tiveram 49 % menos probabilidade de sair, além de economizar para a empresa US$ 3.000 por participante por ano. 

• Seja específico sobre como a sua equipe se comunica. Isso é especialmente importante para equipes virtuais e funcionários remotos, porque é mais difícil para os novos contratados fazerem perguntas quando não estão fisicamente no escritório. Crie e compartilhe um plano de comunicação que descreva com quem falar sobre questões específicas, quais ferramentas de comunicação usar para cada situação, com que frequência os membros da equipe devem comunicar atualizações de status e detalhes do projeto, e o que requer uma reunião presencial (ou virtual) em vez de comunicação assíncrona. Também é útil definir expectativas em relação a aplicativos de mensagens instantâneas como o Slack. Por exemplo, você pode enfatizar que os membros da equipe não precisam responder às mensagens imediatamente. 

Dá aos novos funcionários tempo para aprender

Há muito o que aprender ao começar um novo emprego. Os novos funcionários precisam aprender novas habilidades, explorar os processos da empresa, entender suas responsabilidades no trabalho e descobrir como colaborar com parceiros interdisciplinares. Uma experiência de integração estruturada dá tempo para absorver todas essas novas informações, para que estejam preparados para o sucesso quando o trabalho aumentar.

Veja como priorizar a aprendizagem durante a integração: 

• Faça com que o processo de integração dure pelo menos três meses. Os gestores de contratação e profissionais de RH geralmente levam menos de um mês para fazer a integração de novos funcionários. Mas isso deixa pouco tempo para os novos contratados ganharem confiança nas suas funções. O ideal é que a integração dure de três a seis meses para permitir que os novos funcionários evoluam gradualmente. Pesquisas sugerem que organizações com processos de integração robustos aumentam a produtividade em 70 % e a retenção de funcionários em 82 %, portanto, você pode continuar a procurar e oferecer oportunidades de aprendizagem após os primeiros três meses de trabalho. Isso ajudará o novo funcionário a aprofundar a compreensão sobre a empresa e a equipe.

• Dê aos novos funcionários tempo não estruturado. Em vez de agendar sessões de treinamento consecutivas, deixe espaço para que os novos membros da equipe leiam as informações e explorem por conta própria. Isso é especialmente importante nas primeiras semanas, quando os funcionários ainda não estão familiarizados com os processos da empresa. Estime o tempo que o novo funcionário levará para ler todos os materiais que você lhe fornecer e, em seguida, acrescente um tempo adicional para que ele possa fazer pausas e absorver as informações.

• Facilite o acesso às informações. Como os novos funcionários têm tempo extra durante a integração para ler os materiais e a documentação do projeto, as informações devem ser fáceis de encontrar. É demorado compartilhar arquivos individuais para o membro da equipe ler, e quase impossível montar uma lista abrangente de recursos. É aí que um programa de gestão do trabalho como a Asana pode ajudar. Quando você compartilha um projeto na Asana, os membros da equipe podem ver todas as tarefas, documentação e colaboradores relevantes, além de explorar outros projetos relacionados que possam ser do interesse deles.

Construa uma cultura positiva

A cultura organizacional é composta por todas as normas, boas práticas, ideais e valores compartilhados dentro da empresa. Investir em uma ótima cultura beneficia a todos: não só ajuda os membros da equipe a se sentirem apoiados, mas também os incentiva a crescer e a produzir o melhor trabalho possível.

Uma boa cultura começa com uma boa primeira impressão. Veja como usar o seu plano de integração de novos funcionários para criar um ambiente de trabalho positivo: 

• Comunique os valores fundamentais da sua empresa. Os valores descrevem como os novos membros da equipe podem esperar ser tratados e fornecem diretrizes para que os funcionários colaborem com respeito mútuo. Por exemplo, alguns dos valores da Asana incluem ser verdadeiro, dar e assumir responsabilidades e praticar a atenção plena.  

• Defina o padrão de diversidade, inclusão e pertencimento.  Todos os membros da equipe devem sentir que pertencem ao grupo. Por exemplo, você pode incluir uma sessão de aprendizagem sobre diversidade, inclusão e pertencimento no processo de integração para que todos os novos funcionários aprendam sobre os padrões da sua empresa e os grupos de recursos dos funcionários. Além disso, informe os novos contratados sobre quaisquer eventos especiais em que os membros da equipe possam discutir abertamente suas experiências com desafios de identidade e no local de trabalho.  

Quatro etapas para criar um processo de integração eficaz

Criar um ótimo programa de integração pode parecer assustador no início. Felizmente, não é preciso reinventar a roda. Se você está desenvolvendo processos existentes na empresa ou usando um modelo de integração de funcionários para iniciar o processo, confira estas quatro etapas para integrar efetivamente os membros da equipe. Veja o que fazer: 

1. Determine o que os novos contratados precisam saber

Em essência, a integração tem tudo a ver com aprendizado. Isso significa que é importante determinar o que os novos funcionários precisam saber para desempenhar a sua função, para que você possa garantir que recebam as informações e o treinamento necessários. Pense além das habilidades profissionais: isso também pode incluir detalhes como a cultura e os valores da empresa, como a equipe está estruturada e como os funcionários dão e recebem feedback. 

Tente separar as informações importantes em dois grupos: detalhes que todos os novos funcionários devem saber e coisas que são específicas para a função ou descrição do cargo de um novo funcionário. Por exemplo, todos os novos funcionários devem aprender sobre a cultura da sua empresa, mas apenas os engenheiros precisam aprender sobre a pilha de desenvolvimento da sua empresa. 

Não sabe por onde começar? Aqui estão alguns exemplos para ajudar a começar. 

Para todos os novos funcionários

• Cultura e valores da empresa, como a forma como os novos contratados podem esperar ser tratados e o que a sua organização faz para criar uma boa experiência para os funcionários, onde todos se sintam bem-vindos. 

• Políticas e processos da empresa, como a forma como os ciclos de avaliação anual são realizados e como os funcionários devem solicitar folgas. Se você tiver um manual do funcionário, essa é uma ótima maneira de compartilhar essas informações.

• Processos da equipe, como a forma de comunicação entre os membros e o propósito das diferentes reuniões da equipe. 

• Estrutura e responsabilidades da equipe, para que os novos funcionários saibam a quem recorrer para problemas ou perguntas específicas. 

Para funções específicas

• Habilidades profissionais. Por exemplo, um designer pode precisar entender a aparência do site da sua empresa. 

• Ferramentas. Por exemplo, um gerente de contas pode precisar aprender a gerir leads em uma ferramenta de CRM. 

• Processos específicos da função. Por exemplo, um gestor de TI deve aprender a fazer um pedido de computadores de substituição.  

• Responsabilidades e expectativas individuais. Por exemplo, as responsabilidades e expectativas de um líder de equipe diferem das de um colaborador individual de nível básico. 

2. Defina os requisitos logísticos

Em seguida, determine as tarefas logísticas que precisam ser realizadas antes ou na data de início do novo funcionário. Geralmente, trata-se de uma combinação de tarefas para você, o novo funcionário, os recursos humanos e a equipe de TI. Por exemplo, isso pode incluir: 

• Configuração técnica. Por exemplo, solicitar e configurar um computador para o novo funcionário. 

• Acesso ao escritório, como a criação de um novo crachá de acesso para o funcionário. 

• Configuração de um espaço de trabalho físico. Isso pode significar reservar um escritório, espaço de trabalho ou fornecer um benefício para que os novos funcionários possam comprar equipamentos de home office. 

• Tarefas de RH, como configurar benefícios e depósito direto. 

• Acesso às ferramentas. Por exemplo, talvez seja necessário criar contas para que o novo funcionário possa acessar ferramentas on-line e softwares da equipe. 

• Treinamentos obrigatórios de segurança e privacidade. 

Lembre-se de que a sua empresa pode já ter processos em vigor para alguns ou todos esses requisitos. Como primeiro passo, verifique com os departamentos de TI e RH para ver o que é resolvido automaticamente para os novos funcionários e o que você precisa conduzir. 

3. Determine quem os novos funcionários devem conhecer

Parte do processo de integração de novos funcionários é conhecer colegas de trabalho e parceiros interdisciplinares com quem eles trabalharão regularmente. Como gestor, você pode ajudar o novo funcionário a fazer as conexões certas durante a integração, para que ele saiba com quem deve trabalhar em quais projetos. Faça uma lista de todas as pessoas que o novo funcionário deve conhecer durante as primeiras semanas de trabalho. Mais tarde, você poderá usar essas informações para agendar reuniões de apresentação.

Se você optou por designar um mentor para o novo funcionário, agora é a hora de especificar quem será essa pessoa. O mentor do recém-contratado deve ser uma das primeiras pessoas com quem ele se reúne regularmente. O mentor também pode sugerir outras pessoas que o funcionário deve conhecer durante as primeiras semanas.

E, o mais importante, certifique-se de que o novo funcionário tenha tempo dedicado para conhecer os colegas de equipe. Isso pode incluir eventos em grupo, como um almoço com a equipe no primeiro dia, além de tempo a dois com cada novo colega de equipe. 

4. Crie um cronograma de integração

Agora é hora de juntar tudo e criar um cronograma de integração. Um cronograma de integração define quando cada etapa do processo de integração do novo funcionário deve acontecer, para que ele tenha um fluxo de trabalho claro a seguir desde o primeiro dia. O cronograma deve abordar as seguintes questões: 

• Quando começará o processo de integração? Você pode começar os aspectos logísticos da integração antes do primeiro dia do funcionário, como obter as informações fiscais e de depósito direto, configurar o equipamento e enviar uma mensagem de boas-vindas pessoal da sua equipe. 

• Quanto tempo durará o processo de integração? Como você já apresentou todas as informações e habilidades que o novo funcionário precisa saber, deve ter uma noção geral de quanto tempo levará para ele se atualizar. Lembre-se de incluir bastante tempo de reserva para que ele possa fazer pausas e processar todas as novas informações. Também é importante comunicar a duração do processo de integração aos novos funcionários, para que eles saibam quanto tempo devem dedicar a cada tarefa. Lembre-se de que isso não é definitivo: você sempre pode ajustar o ritmo da integração, dependendo da rapidez com que o recém-contratado está aprendendo. 

• Quando você deve agendar sessões de treinamento para transmitir informações importantes? Por exemplo, você pode agendar sessões de orientação de alto nível sobre os processos da empresa na primeira semana e treinamento de habilidades durante a segunda e a terceira semanas. 

• Quando o novo funcionário precisa aprender e começar a usar habilidades específicas? Tente programar as sessões de treinamento de habilidades para perto do momento em que o novo funcionário realmente colocará essas habilidades em prática. Dessa forma, ele terá a oportunidade de solidificar a compreensão e fazer perguntas que não foram abordadas durante o treinamento. 

• Com quem o seu novo funcionário deve se reunir e quando? Por exemplo, ele pode se reunir com o mentor todos os dias durante a primeira semana e com as partes interessadas interdisciplinares durante a segunda ou terceira semana. 

• Quais metas o novo funcionário deve atingir no primeiro dia, semana, mês e assim por diante? Essas devem ser expectativas claras sobre o que o novo funcionário deve realizar e em que prazo. Por exemplo, um novo recrutador na sua equipe pode ter a meta de acompanhar um processo de contratação com um dos seus colegas durante o primeiro mês. Lembre-se de que as metas são um ponto de partida: você ainda pode trabalhar com o novo funcionário para ajustar os objetivos conforme necessário. 

• Quando você se reunirá com o novo funcionário para dar e receber feedback? Isso pode incluir acompanhamentos informais para ver como as coisas estão indo e o que pode ser melhorado, além de sessões de feedback mais estruturadas no final do primeiro mês ou dos primeiros 100 dias do novo funcionário. 

Exemplo de lista para novas contratações

Uma lista de conferência de integração é uma ferramenta útil para garantir que o seu processo de integração inclua todas as etapas necessárias para o sucesso dos novos funcionários. Pode ser uma versão do cronograma de integração, com tarefas individuais agrupadas em seções para o primeiro dia, semana, mês e assim por diante. 

Usar um software de gestão do trabalho como a Asana pode ajudar a tornar a sua lista de verificação de integração acionável. Por exemplo, você pode criar tarefas com links para informações relevantes e datas de conclusão específicas e, em seguida, atribuí-las a si mesmo, à equipe de TI e de RH ou ao novo funcionário. Você também pode usar automatizações para agilizar o processo de integração, atribuindo instantaneamente as tarefas certas às partes interessadas, no momento certo. Dessa forma, a sua lista de verificação não é apenas um documento estático, mas um recurso dinâmico que você e o novo funcionário podem usar para trabalhar e concluir juntos.  

Deixe os novos funcionários a par de tudo mais rapidamente

Com estas etapas, você pode integrar novos membros da equipe com confiança. Dedicar tempo para criar um processo de integração bem-sucedido não apenas ajuda os funcionários a ter sucesso na nova função, mas também os ajuda a começar a trabalhar com todas as habilidades, informações e conexões necessárias para causar impacto. 

Modelo gratuito de integração de funcionário

Veja como estruturamos a integração na Asana.

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