Modelo de Matriz de Eisenhower

Não sabe por onde começar na sua lista de afazeres? Saiba como criar um modelo de Matriz de Eisenhower na Asana para priorizar e organizar as suas tarefas com base na urgência e importância.

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Às vezes não damos conta de fazer tudo, e isso não é grave. Ter sucesso é mais uma questão de saber priorizar do que realizar todas as tarefas da lista. Com as técnicas certas de priorização, podemos resolver as tarefas mais urgentes primeiro, agendar as outras para depois, e delegar ou excluir o restante. Todos ganham: as coisas importantes continuam sendo feitas, mas ninguém se desgasta no processo.

O modelo de Matriz de Eisenhower simplifica a gestão do tempo. Você pode usá-lo todos os dias, todas as semanas ou sempre que achar que perdeu o controle da sua lista de pendências. 

[Interface do produto] Projeto de Matriz de Eisenhower atuável na Asana com visualização no estilo de quadro Kanban (quadros)

O que é a Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de priorização que ajuda a organizar as tarefas por urgência e importância. Ela define ações específicas a serem feitas dependendo do quadrante em que a tarefa for posicionada na matriz de prioridades: 

  • Urgente e importante: fazer

  • Urgente, mas não importante: delegar

  • Não urgente, mas importante: agendar

  • Nem urgente nem importante: excluir

Quando a lista de pendências parece longa e exaustiva, a Matriz de Eisenhower aponta quais tarefas realizar primeiro, além de mostrar como dividir e controlar todo o resto. 

[Ilustração em linha] Os quatro quadrantes da Matriz de Eisenhower (infográfico)

O que é um modelo de Matriz de Eisenhower? 

O modelo de Matriz de Eisenhower é um guia reutilizável que permite criar rapidamente uma Matriz de Eisenhower sempre que precisar priorizar uma lista de tarefas. Não importa se você quer criar uma matriz todas as manhãs ou no início de cada semana: basta copiar o modelo, adicionar as suas tarefas e começar a priorizar. Ter um modelo predefinido é não ter que perder tempo configurando a matriz do zero todas as vezes. Em vez disso, você apenas preencherá os espaços em branco e seguirá um fluxo predefinido para priorizar cada tarefa. 

Os benefícios do modelo digital de Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower serve para simplificar a gestão de tarefas, e não para gerar mais trabalho. Felizmente, ao criar a matriz em formato digital, você não precisa perder tempo com planilhas ou copiando manualmente a sua lista de tarefas. Em vez disso, você pode simplesmente adicionar as suas tarefas à matriz, selecionar a urgência e a importância de cada uma e arrastá-las e soltá-las na seção correspondente. Se as prioridades mudarem depois, é fácil atualizar a matriz em tempo real, sem ter que copiar tudo novamente. 

Com um modelo digital de Matriz de Eisenhower, é possível: 

  • Simplificar o processo de tomada de decisão com um sistema predefinido de priorização de tarefas.  

  • Adicionar rapidamente tarefas ao modelo de Matriz de Eisenhower, sem precisar copiar os afazeres outra vez. 

  • Ter um núcleo de referência sobre cada tarefa: os seus afazeres na matriz não são cópias, eles residem na sua lista de tarefas e na matriz ao mesmo tempo. 

  • Adicionar informações contextuais, documentos, imagens ou vídeos a cada tarefa. 

  • Compartilhar a matriz com as partes interessadas no projeto para demonstrar como o trabalho está sendo priorizado.

  • Definir datas de conclusão para as tarefas que estão sendo delegadas ou agendadas para depois. 

  • Arrastar e soltar tarefas em seções diferentes da matriz.

  • Atualizar facilmente a matriz, caso as prioridades mudem. 

Como criar um modelo digital de Matriz de Eisenhower

Na sua forma mais simples, o modelo de Matriz de Eisenhower deve ter um espaço para registrar as seguintes informações sobre cada tarefa: 

  • Urgência: urgente ou não urgente

  • Importância: importante ou não importante

  • Ação recomendada: fazer, delegar, agendar, excluir

A melhor forma de fazer isso é adicionando duas tags personalizadas ao seu modelo: uma para a urgência e outra para a importância. Isso permitirá a seleção e visualização rápida da urgência e importância de cada tarefa. Em seguida, crie uma seção no modelo para cada ação recomendada: fazer, delegar, agendar e excluir. Depois de selecionar a urgência e a importância de cada tarefa, você pode arrastá-las e soltá-las nas seções correspondentes. 

Recursos integrados

  • Inclusão de tarefas a vários projetos. O processo de trabalho é multissetorial por natureza. Logo, as equipes precisam de soluções eficazes para coordená-lo entre diferentes departamentos. Contudo, se cada setor tiver um sistema de arquivos independente, o trabalho pode acabar estagnado e compartimentalizado. Com a Asana, é mais fácil monitorar e fazer a gestão de tarefas em múltiplos projetos. Além de reduzir trabalhos repetidos e melhorar a visibilidade entre equipes, a Asana ajuda a sua equipe a visualizar o contexto das tarefas, entender quem está fazendo o quê, e manter a conexão entre a sua equipe e as suas respectivas tarefas.

  • Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

  • Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

  • Datas de início. Às vezes, além da data de conclusão de uma tarefa, é preciso monitorar também quando começar a trabalhar nela. Datas e horários de início dão aos membros da sua equipe uma noção de quanto tempo uma tarefa deve levar até ser concluída. Use estes elementos para definir, acompanhar e gerir o trabalho, de forma a alinhar os objetivos da sua equipe e evitar que as dependências se percam pelo caminho.

Aplicativos recomendados

  • Gmail. Com a integração da Asana para Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Quaisquer tarefas criadas a partir dali incluirão automaticamente o contexto do e-mail, para que nada se perca. Precisa fazer referência a uma tarefa Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir o aplicativo, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails.

  • Outlook. Conforme chegam por e-mail mensagens que requerem a sua ação, como a revisão de trabalhos para a sua agência ou criações de design para um colega, você pode agora criar tarefas da Asana para elas diretamente do Outlook. Em seguida pode atribuir a nova tarefa para si ou para um colega, definir uma data de conclusão e adicioná-la a um projeto para que esteja conectada a outros trabalhos relevantes.

  • Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

  • Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que eles não fiquem perdidos no Slack.

Como usar o modelo de Matriz de Eisenhower

Uma vez que o modelo foi criado, usá-lo é simples. Veja como: 

  1. Faça uma cópia do seu modelo de Matriz de Eisenhower.

  2. Adicione as tarefas da sua lista de pendências ao modelo.

  3. Selecione a urgência e a importância de cada tarefa. Caso não saiba diferenciar tarefas urgentes de tarefas importantes, consulte o nosso artigo sobre a Matriz de Eisenhower

  4. Arraste e solte cada tarefa na sua respectiva seção: fazer, delegar, agendar ou excluir. 

  5. Atualize a data de conclusão e o responsável de cada tarefa conforme a ação selecionada. 

Perguntas frequentes

Qual é a origem do nome “Matriz de Eisenhower”?

A Matriz de Eisenhower tem este nome em homenagem ao 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower. Em seu famoso discurso de 1954, Eisenhower disse: “Tenho dois tipos de problema, o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente.” Várias décadas depois, o autor de autoajuda Stephen Covey usou as palavras do ex-presidente para desenvolver esta popular ferramenta de gestão do tempo que usamos hoje.

Preciso de um modelo de Matriz de Eisenhower?

Se você busca uma forma eficiente de organizar e lidar com a sua lista de pendências, um modelo de Matriz de Eisenhower pode ser muito útil. O modelo facilita a decisão sobre o que fazer com cada tarefa e, assim, você não precisa se preocupar com qual tarefa lidar primeiro. Esta ferramenta proporciona um processo lógico e um roteiro para seguir sempre que tiver uma lista longa de tarefas e precisar priorizá-las.

Com que frequência devo usar o modelo de Matriz de Eisenhower?

Você pode usar um modelo de Matriz de Eisenhower sempre que quiser priorizar a sua lista de pendências. A frequência de uso dependerá do tempo que leva para chegarem novas tarefas. Por exemplo, se você recebe muitas atribuições novas todos os dias, talvez queira criar uma Matriz de Eisenhower todas as manhãs. Mas, caso a frequência de novas atribuições seja menor, uma vez por semana pode funcionar bem.

Com quem devo compartilhar o meu modelo de Matriz de Eisenhower?

Se você for um gestor, compartilhe o modelo de Matriz de Eisenhower com a sua equipe para ajudá-la a também saber dividir para conquistar as tarefas. Desse modo, todos podem seguir o mesmo processo de priorização, e você faz com que a sua equipe trabalhe da maneira mais eficiente possível. Além disso, a priorização é uma ótima forma de evitar o excesso de trabalho e o esgotamento psicológico na equipe.

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