Planos de treinamento: como impulsionar a aprendizagem da equipe

Desenvolver uma equipe forte não é pouca coisa. Leva tempo para encontrar pessoas que trabalhem bem juntas e tenham os pontos fortes necessários para atingir as suas metas. As empresas valorizam muito o processo de contratação porque querem candidatos excepcionais que permaneçam na empresa. Mas mesmo o melhor candidato não permanecerá se não se sentir estimulado e apoiado. 

Os planos de treinamento são uma maneira de aprimorar as habilidades dos membros da equipe. Esses planos são mutuamente benéficos para as empresas e para os membros da equipe porque aumentam a retenção e melhoram a produtividade da equipe. Quando você apoia a sua equipe por meio da aprendizagem, ela pode aplicar as novas habilidades no trabalho.

O que é um plano de treinamento de membros da equipe?

Um plano de treinamento de membros da equipe é um método para ensinar aos membros da equipe uma habilidade específica usando um programa predeterminado e um conjunto de materiais. Com um plano de treinamento, você pode definir um padrão de como fazer as coisas. Assim, quando outras equipes ou indivíduos quiserem aprender a habilidade, você terá uma documentação transferível sobre como fazê-lo.

Educadores e instrutores corporativos geralmente aplicam o mesmo princípio com um modelo de plano de aula, que padroniza metas, materiais e atividades de aprendizagem para que cada sessão ocorra sem problemas e atinja seus objetivos.

A meta de um plano de treinamento é:

1. Preparar os gerentes antes que um treinamento ocorra.

2. Fornecer estrutura para os membros da equipe aprenderem.

Sem planos de treinamento, é difícil para os membros da equipe saber se alcançaram os resultados de aprendizagem necessários para o seu cargo. Além disso, os membros da equipe que buscam treinamento adicional não têm como medir suas conquistas.

Quais são os componentes básicos de um plano de treinamento?

Embora existam muitos métodos de treinamento que você pode usar para ensinar um processo aos membros da equipe, os planos de treinamento devem incluir alguns componentes-chave. Conhecer os componentes de um plano de treinamento garantirá que você esteja pronto para que o treinamento ocorra quando chegar a hora.

1. Objetivos de aprendizagem: como qualquer projeto, o seu plano de treinamento deve incluir metas para o sucesso. Pergunte a si mesmo o que você quer que o seu grupo obtenha com este treinamento. Use os seus objetivos de aprendizagem como um guia ao escrever o restante do seu plano.

2. Estrutura do programa: a estrutura do programa é o coração do plano de treinamento. Ele explica como o treinamento será conduzido e fornece instruções passo a passo para a pessoa responsável.

3. Materiais: dependendo do método de treinamento escolhido, você pode precisar de materiais específicos para ministrá-lo. Por exemplo, se o seu treinamento for um workshop, talvez você precise de folhetos impressos para todos os participantes ou de um computador e um projetor.

Seja para cursos remotos ou em uma grande sala de conferências, o planejamento desses componentes é uma parte fundamental da gestão de treinamentos.

Sete etapas para criar um plano de treinamento

Agora que você conhece os componentes de um plano de treinamento, identifique onde a sua equipe precisa de ajuda antes de iniciar o desenvolvimento. Quando tiver uma área de treinamento em mente, personalize o programa para a sua equipe.

Use as etapas abaixo para criar um plano de treinamento. 

1. Avalie as necessidades de treinamento

Realize uma avaliação das necessidades de treinamento antes de criar o seu plano. Esta etapa introdutória fornece orientação sobre quem ou o que treinar. Por exemplo, observe as necessidades dos novos contratados. Avalie se o treinamento necessário para a nova função está incluído no processo de integração ou se você deve criar um plano de treinamento que os integre melhor à empresa.

Para avaliar as necessidades de treinamento da sua empresa ou equipe, considere o seguinte:

• Peça feedback aos gestores e membros da equipe.

• Reúna informações das avaliações de desempenho.

• Avalie o desempenho dos membros da equipe usando ferramentas de gestão do trabalho.

• Prepare pesquisas para ver onde os membros da equipe querem melhorar as suas habilidades.

Depois de realizar a pesquisa, priorize as necessidades. Escolha uma habilidade ou processo para se concentrar e crie um modelo de plano de treinamento personalizado.

2. Escolha o tipo de plano de treinamento

Antes de criar o seu plano de treinamento, você precisa escolher um método de entrega. O método ideal dependerá da habilidade que você está ensinando e do tamanho do seu grupo de treinamento. Embora algumas habilidades exijam um método de entrega on-line, outras podem ser oferecidas por meio de prática. Você pode se envolver mais com grupos menores, enquanto grupos maiores podem precisar de uma abordagem mais prática.

Tipos de planos de treinamento:

• Oficinas: envolvem a participação ativa do grupo.

• Liderado por instrutor: também conhecido como treinamento em estilo de conferência. Esses programas de treinamento podem ocorrer presencialmente ou on-line. 

• Individual: sessões de treinamento individuais podem ajudar aqueles que precisam de níveis variados de apoio.

• No trabalho: muito do treinamento ocorre naturalmente no trabalho, mas você também pode planejar que os membros da equipe aprendam habilidades específicas enquanto trabalham.

• eLearning: diferente do treinamento on-line conduzido por instrutor, o eLearning é quando os membros da equipe progridem por meio de um conjunto de cursos de treinamento on-line, geralmente composto por vídeos, questionários e leituras.

• Mentoria: uma maneira única de os membros da equipe é com um mentor— ou outro profissional experiente — que os ajuda a progredir na carreira. Algumas pessoas encontram mentores por conta própria, mas você também pode criar um programa de mentoria.

• Baseado em pesquisa: o treinamento baseado em pesquisa pode incluir a leitura obrigatória de artigos e estudos de caso ou análise de dados de fontes respeitáveis.

Aqui estão alguns cenários de como você pode escolher um tipo de plano de treinamento: 

Cenário 1: a sua empresa muda para um novo software de gestão de projetos e todos precisam de treinamento sobre como usá-lo. Como as sessões de treinamento terão um grande grupo, você usará um plano conduzido por instrutor ou no estilo de conferência.

Cenário 2: a sua empresa quer promover o Business nas mídias sociais. Isso exigirá o agendamento de conteúdo com antecedência, portanto, você criará um treinamento no estilo workshop para ensinar aos membros da equipe como agendar conteúdo para várias plataformas sociais.

3. Analise a sua equipe

Além do tamanho do grupo, analise a sua equipe para criar um programa de treinamento eficaz. Cada grupo tem experiências diferentes quando entra em treinamento. Por exemplo, se você estiver atualizando os membros atuais da equipe sobre as melhores práticas de mídia social, pode presumir que eles já tenham algum conhecimento prévio. 

Faça estas perguntas ao estudar a sua equipe:

• Este treinamento é opcional?

• Este treinamento será mais eficaz se eu me envolver com os membros da equipe?

• Quais são os pontos fortes da equipe?

• Como posso tornar este treinamento aplicável à equipe? 

Os membros da equipe provavelmente se sentirão mais entusiasmados com o treinamento se ele se aplicar a eles. Torne o seu treinamento relacionável incorporando exemplos e envolvendo o grupo. Aponte os pontos fortes da sua equipe e use-os a seu favor. Por exemplo, se a sua equipe é mais eficiente pela manhã, defina o seu cronograma de treinamento de acordo.

4. Crie objetivos de aprendizagem

Como em todo projeto, você definirá metas para o que deseja alcançar com o seu plano de treinamento. Pense no que você quer que os participantes obtenham com o treinamento. 

Vamos continuar com o nosso exemplo acima. Para um treinamento sobre marketing de mídia social, o seu objetivo pode ser que todos os participantes:

• Entendam as métricas do Google Analytics.

• Identifiquem quais plataformas sociais o público da empresa usa.

• Entendam como as mídias sociais desempenham um papel no funil de marketing.

• Criem um conteúdo de SEO, publiquem-no nas mídias sociais e acompanhem seu progresso.

Use os seus objetivos de aprendizagem como requisitos de treinamento. Você pode decidir que os participantes devem atingir todos os objetivos de aprendizagem para concluir o curso de treinamento e dominar a habilidade.

5. Desenvolva materiais de treinamento

Os materiais de treinamento são a maior parte da sua apresentação. Alguns materiais ajudam a apresentar o conteúdo à equipe, como uma apresentação de slides ou PowerPoint, enquanto outros envolvem os participantes na lição, como uma planilha. 

Os materiais de treinamento podem incluir:

• Apresentações de slides 

• Pastas de trabalho

• Vídeos

• Leituras on-line

• POPs e manuais de treinamento

• Avaliações

Planeje todos os materiais necessários e tenha materiais extras à mão. Dessa forma, quando chegar o dia do treinamento, você se sentirá preparado para quaisquer convidados ou percalços inesperados.

6. Coloque o treinamento em prática

Agora você está pronto para concluir o seu programa de treinamento e apresentá-lo aos membros da equipe. Para se sentir mais confiante, escreva o programa em um formato passo a passo. Pode ser algo como isto:

1. O instrutor dá as boas-vindas aos participantes com o primeiro slide do PowerPoint no quadro.

2. O instrutor orienta os participantes a abrir os notebooks e acessar o site da empresa.

3. O instrutor passa pelos slides do PowerPoint e instrui os participantes a acompanhar nos notebooks.

4. O treinador envia as planilhas.

5. Os participantes usam notebooks e planilhas para participar de uma atividade. 

6. O instrutor pede aos participantes que compartilhem suas experiências com a atividade. 

7. O instrutor termina a apresentação do PowerPoint, que inclui perguntas para discussão.

8. O instrutor abre espaço para outras perguntas. 

Embora um programa possa preparar você para o treinamento, não hesite em desviar-se do plano de treinamento durante o tempo de discussão, desde que a conversa permaneça relevante e produtiva.

7. Revise e faça as alterações necessárias

Para garantir que o seu treinamento seja eficaz, revise o seu modelo de plano de treinamento e esforce-se para torná-lo o melhor possível. Um plano de treinamento bem-sucedido ajuda os participantes a dominar um processo. Se você tem coisas ótimas a dizer, mas o grupo não está envolvido, as informações que você fornece provavelmente não serão assimiladas.

Depois de realizar algumas sessões de treinamento, faça uma análise pós-ação. Com o feedback dos participantes anteriores e insights sobre o domínio das habilidades, revise o seu plano de treinamento para atender melhor às necessidades do próximo grupo. 

Modelo e exemplo de plano de treinamento

Aqui está um exemplo de plano de treinamento. Neste plano, a equipe identificou que precisava de um plano de treinamento para pesquisa de palavras-chave dentro da empresa. Eles querem usar este curso para novos contratados, mas também acreditam que ele pode servir como um curso de atualização para outras pessoas no escritório.

Use o modelo de plano de treinamento gratuito abaixo para desenvolver as habilidades da sua equipe.

Crie um plano de treinamento com um software de gestão do trabalho

Para criar planos de treinamento personalizados, você precisa saber onde a sua equipe precisa de apoio. Um software de gestão do trabalho oferece uma visão geral do desempenho da equipe para que você possa identificar onde o treinamento seria mais útil.

Use a Asana para trocar ideias com outras pessoas, compartilhar o seu programa e revisá-lo. Com esta ferramenta compartilhada, você pode fazer um plano e agir em um só lugar.