Modelo de avaliação de necessidades

Quando as equipes ou organizações iniciam projetos sem entender a causa raiz do problema, elas correm o risco de alocar recursos incorretamente ou lançar soluções que não funcionam. Seja você uma organização sem fins lucrativos que tenta servir à comunidade ou um gestor de projetos que planeja uma nova iniciativa, agir sem dados de referência pode levar a atrasos dispendiosos e ao não cumprimento das metas.

Um modelo de avaliação de necessidades ajuda a fazer uma pausa e reunir as informações certas antes de iniciar um projeto. Ao registrar o estado atual, identificar necessidades específicas e definir os resultados desejados, este modelo ajudará você a tomar decisões baseadas em dados. Com ele, a sua equipe pode desenvolver um plano de ação baseado em evidências e alinhado às suas metas.

Quem se beneficia dos modelos de avaliação de necessidades?

Na Asana, vemos frequentemente como o planejamento muito rápido pode levar as equipes na direção errada. Um modelo simples de avaliação de necessidades pode ajudar a organizar você e a sua equipe, mantendo todos em dia desde o início de um projeto.

Gerentes de projetos

Você pode usar o modelo para identificar as causas principais e coordenar cronogramas, recursos e principais partes interessadas em todos os departamentos ou iniciativas.

Organizações sem fins lucrativos e líderes comunitários

Reúna dados dos membros da comunidade para entender melhor as lacunas nos serviços e priorizar as intervenções com base nas necessidades reais.

Equipes de RH e treinamento 

Use este modelo para avaliar as necessidades de treinamento, encontrar lacunas entre as habilidades atuais e as competências desejadas e desenvolver programas de treinamento mais eficazes.

Executivos e tomadores de decisão

Uma avaliação abrangente das necessidades pode informar o seu planejamento estratégico, as decisões orçamentárias e as oportunidades de parceria.

Instituições de ensino e órgãos governamentais

Participe do planejamento baseado em evidências e priorize programas ou decisões de políticas que reflitam as necessidades reais dos alunos, funcionários ou grupos comunitários.

Por que usar o modelo de avaliação de necessidades da Asana

As equipes da Asana sabem como pode ser valioso coordenar-se em torno de dados de referência ou de uma estrela-guia, especialmente quando os cronogramas são apertados e os riscos são altos. É por isso que criamos o nosso modelo gratuito de avaliação de necessidades, para que você possa personalizá-lo de acordo com qualquer necessidade ou setor.

Você pode personalizar este modelo para muitos tipos de avaliação de necessidades, incluindo:

• Modelo de avaliação de necessidades de negócios: identifique lacunas nas operações, processos ou desempenho que afetam o sucesso da sua organização.

• Modelo de avaliação de necessidades do cliente: descubra os pontos problemáticos dos seus clientes e adapte os seus serviços ou produtos para atender às metas deles.

• Modelo de avaliação de necessidades da comunidade: colabore com líderes e membros da comunidade para identificar programas, financiamentos e serviços.

• Modelo de avaliação de necessidades de assistência social: avalie as circunstâncias dos clientes e quaisquer programas de apoio para criar planos de intervenção mais fortes.

• Modelo de avaliação de necessidades de gestão de casos: agilize a entrada de clientes e monitore as necessidades, os serviços e o progresso ao longo do tempo.

• Modelo de avaliação de necessidades de treinamento: identifique lacunas ou discrepâncias de habilidades na sua organização para criar programas de treinamento direcionados.

• Modelo de avaliação de necessidades de aprendizagem: avalie as metas e barreiras do aluno para melhorar o currículo de design ou as estratégias de instrução.

• Modelo de avaliação de necessidades de saúde: avalie as populações de pacientes para melhorar a prestação de cuidados e recursos.

• Modelo de avaliação de necessidades de saúde pública: monitore as tendências de saúde e as lacunas de serviço para informar políticas e programas comunitários.

• Modelo de avaliação de necessidades de software: identifique os requisitos do sistema e os pontos problemáticos do usuário para orientar a seleção ou o aprimoramento do software.

• Modelo de avaliação de necessidades de tecnologia: audite as ferramentas e a infraestrutura atuais para apoiar a transformação digital ou as atualizações de TI.

Cada um desses casos de uso pode ser gerido no modelo de necessidades da Asana com campos personalizados, atribuições de tarefas e fluxos de trabalho colaborativos.

Como usar este modelo de avaliação de necessidades

Este modelo foi projetado para orientar todo o seu processo de avaliação de necessidades de maneira transparente e fácil de acompanhar. Cada seção representa uma fase do fluxo de trabalho, e as colunas personalizáveis ajudam a organizar as contribuições das partes interessadas, avaliar o impacto e tomar decisões mais informadas e baseadas em dados. Explore a biblioteca de modelos da Asana para obter mais ferramentas para apoiar os seus fluxos de trabalho de gestão de projetos.

Etapa 1: definir a finalidade e o escopo

Comece esclarecendo a intenção da sua avaliação de necessidades. Defina o propósito, os resultados esperados e o público principal (por exemplo, equipe interna, partes interessadas ou membros da comunidade). Atribua um gestor de projeto e use as colunas Responsável, Data de conclusão e Grupo de partes interessadas para organizar as responsabilidades.

Etapa 2: descreva o estado atual

Documente a situação atual da sua organização usando pesquisas, grupos de discussão ou entrevistas. Esta seção ajuda a estabelecer uma linha de base para comparação. Use a coluna Método de coleta de dados para documentar como a equipe chegou a uma conclusão ou as fontes de quaisquer insights.

Etapa 3: definir o estado desejado

Descreva o que é um resultado bem-sucedido. Talvez o sucesso inclua serviços aprimorados, maior eficácia do treinamento ou impactos específicos na comunidade. Esta seção ajuda a esclarecer os resultados desejados para que você possa medir melhor as lacunas.

Etapa 4: identifique as discrepâncias

Compare os estados atual e desejado para identificar discrepâncias. Esta seção é onde você destaca as necessidades que requerem intervenção. Marque as causas principais identificadas e use as colunas Nível de impacto e Viabilidade para avaliar cada item.

Etapa 5: coletar dados

Reúna informações usando as ferramentas apropriadas: questionários, relatórios ou entrevistas. Organize e carregue os dados no campo Anexos e continue marcando o Método de coleta de dados para ajudar a equipe a verificar os fatos posteriormente no processo.

Etapa 6: analise e priorize as necessidades

Resuma e agrupe as necessidades identificadas em categorias (p. ex., urgência, viabilidade ou impacto). Use a coluna Prioridade para classificar cada entrada. Esta etapa estabelece a base para o seu plano de ação e garante que o seu planejamento esteja alinhado com as metas das partes interessadas e com os recursos disponíveis.

Após a análise, continue monitorando o progresso por meio das tarefas e cronogramas atribuídos. Revise regularmente com a equipe e atualize com base na evolução dos insights ou nas novas necessidades.

Recursos de planejamento e avaliação da Asana

A Asana inclui funcionalidades que transformam o seu modelo gratuito de avaliação de necessidades em uma ferramenta de planejamento mais colaborativa. O modelo vem de fábrica com esses elementos, mas você pode consultar uma lista completa das funcionalidades da Asana para se inspirar ainda mais.

Formulários

Quando você coleta informações de membros da comunidade, funcionários ou clientes usando formulários personalizáveis, as respostas da pesquisa alimentam diretamente o projeto de avaliação de necessidades.

Campos personalizados

Monitore métricas como urgência, impacto ou requisitos de recursos para as necessidades identificadas no seu modelo. Os campos personalizados ajudam a comparar e priorizar as opções.

Visualizações de projeto

Use uma variedade de visualizações de projeto para visualizar tarefas, marcos e progresso, incluindo visualizações de lista, quadro, cronograma e calendário. Esses tipos de opções ajudarão a coordenar as dependências e os prazos das equipes.

Anexos

Envie os resultados da coleta de dados, o feedback das partes interessadas ou o modelo de relatório final de avaliação de necessidades diretamente para as tarefas relevantes.

Integrações recomendadas para modelos de avaliação de necessidades

Você pode turbinar o processo de avaliação de necessidades conectando a Asana às ferramentas que a sua equipe já utiliza. Incluímos algumas das nossas favoritas abaixo, mas visite a galeria de aplicativos da Asana para encontrar as plataformas e os softwares que a sua equipe usa regularmente.

Apresentações Google

Use o Apresentações Google para criar apresentações e armazená-las diretamente no seu projeto Asana para referência futura.

Planilhas Google

Exporte os resultados da avaliação de necessidades ou as tarefas do plano de ação para as Planilhas Google para realizar monitoramento, cálculos ou apresentações detalhadas.

Slack

Notifique os membros da equipe sobre novas tarefas, respostas a formulários ou atualizações para manter todos informados em tempo real.

Zoom

Adicione links do Zoom a reuniões com as partes interessadas, grupos focais ou sessões de planejamento diretamente nas tarefas da Asana.

Google Drive

Anexe pesquisas de base, gravações de webinários ou relatórios de necessidades da comunidade existentes no Drive para centralizar todos os seus dados.

Perguntas frequentes sobre modelos de avaliação de necessidades