Modelo de registro de partes interessadas

Todos os projetos têm partes interessadas, que são as pessoas que têm interesse no projeto. É essencial mantê-las satisfeitas e bem informadas para o sucesso do projeto, mas é mais fácil falar do que fazer. É aí que entra o modelo de registro de partes interessadas.

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[Interface do produto] Projeto de registro de partes interessadas na Asana com visualização de projeto no estilo de planilha (lista)

O sucesso do seu projeto depende de muitos fatores como planejamento detalhado, comunicação eficaz, metas e objetivos claros e, evidentemente, a adesão e a satisfação das partes interessadas.

A satisfação das partes interessadas é fundamental para o sucesso de qualquer projeto, mas pode ser difícil acompanhar as preferências de cada uma, principalmente em um projeto grande com muitos aspectos dinâmicos. Por sorte, os problemas de gestão de partes interessadas acabam aqui, com os modelos de registro de partes interessadas.

O que é um registro de partes interessadas?

Um registro de partes interessadas é um documento que detalha todas as partes interessadas de um projeto específico, assim como o envolvimento, o interesse, a influência e as preferências de comunicação de cada uma. 

Você já confundiu as preferências de um participante com os de outro? Ou pior: esqueceu-se de incluir uma parte interessada numa comunicação importante? É mais fácil do que parece; afinal, um gestor de projetos não faz milagres. Ter um processo simplificado para acompanhar as informações das partes interessadas é apenas uma pequena parte de uma boa gestão de partes interessadas.

É aí que entram os registros das partes interessadas. Estes registros são ferramentas úteis de gestão de projetos porque mantêm todas as informações das suas partes interessadas em um local facilmente acessível, o que simplifica o acompanhamento de quais partes interessadas estão envolvidas no projeto e como influenciam o seu resultado. Se as informações delas mudarem no transcurso do projeto, é possível atualizar rapidamente o registro para inserir as alterações para que nada fique perdido.

O que é um modelo de registro de partes interessadas?

Um modelo de registro de partes interessadas é um recurso reutilizável que pode ser rapidamente duplicado para realizar um novo registro de parte interessada em cada projeto. Estes modelos criam o detalhamento básico de todos os seus projetos, o que facilita acompanhar as preferências das partes e a influência de cada uma no projeto quando a sua análise de partes interessadas estiver concluída.

Benefícios de utilizar um modelo digital de registro de partes interessadas

Como gestor de projetos, pode ser difícil acompanhar todas as partes interessadas do seu projeto, principalmente enquanto se gerencia uma grande iniciativa ou se organizam vários projetos de uma vez só. Mas a adesão e a satisfação das partes interessadas é importante para que se obtenha sucesso. Comunicar as informações certas às pessoas certas no início do projeto pode ajudar a conseguir a adesão da liderança. Com isso, também é possível se certificar de que você e as suas partes interessadas estão na mesma página quanto ao cronograma, aos objetivos e aos entregáveis do projeto e, assim, evitar desvios de escopo no futuro.

Os modelos de registro de partes interessadas simplificam este processo e o seu engajamento servindo como um núcleo central de referência para todas as informações das partes interessadas. Tais modelos permitem que se organize cada parte interessada em diferentes níveis ou categorias e se anote a melhor forma de compartilhar informações com elas, ajudando a assegurar — e manter — uma adesão crucial.

Além disso, os modelos de registros digitais de partes interessadas criados em uma ferramenta de gestão de projetos reduzem a organização para o trabalho ao agir como uma roteiro de exemplo para as informações de cada parte interessada, permitindo começar os trabalhos rapidamente a cada novo projeto.

Entre os outros benefícios dos modelos de registro de partes interessadas se inclui: 

  • Serve como um núcleo central de referência para todas as informações relacionadas às partes interessadas.

  • Reúne detalhes sobre as partes interessadas em local facilmente acessível por todos os membros da equipe.

  • Mantém os membros da equipe informados e alinhados às preferências das partes interessadas.

  • Melhora o envolvimento e as relações com as partes interessadas.

  • Ajuda a sua equipe a entender as preferências individuais das partes interessadas, melhorando a comunicação eficaz e ajudando a facilitar a adesão.

  • Desenvolve a confiança e a comunicação com as partes interessadas. 

  • Permite que a sua equipe veja rapidamente quem tem poder de tomada de decisão (e quem não tem) para focar nas partes interessadas corretas e alcançar consensos rapidamente. 

  • Ajuda a sua equipe a identificar as necessidades das partes interessadas e determinar como se comunicar de maneira mais vantajosa para elas. 

Observe que os registros de partes interessadas devem ser ferramentas proativas que ajudam a determinar quem é quem no seu projeto. Eles fazem parte do início do processo de planejamento do projeto e ajudam a estabelecer os limites e alinhar-se às partes interessadas logo no início, impedindo que o projeto extrapole o tamanho esperado ou saia dos trilhos. 

O que incluir em um modelo de registro de partes interessadas 

O modelo de registro de partes interessadas servirá como um esquema para todos os seus projetos daqui em diante, por isso deve conter todas as informações que precisam ser replicadas a diferentes iniciativas. Isto inclui informações a serem acompanhadas com relação às partes interessadas, como os seus níveis de influência no projeto e as suas preferências de comunicação. Assim, não é preciso se preocupar com o risco de se esquecer de informações essenciais.

O seu modelo deve incluir as seguintes informações de cada parte interessada:

  • Nome

  • Cargo ou função

  • Categoria (interna ou externa; primária ou secundária)

  • Nível de influência no projeto (baixo, médio ou alto)

  • Nível de interesse no projeto (baixo, médio ou alto)

  • Necessidades ou exigências específicas

  • Forma principal de comunicação

  • Tipo de informação que preferem receber nas atualizações 

  • Com que frequência preferem receber atualizações

  • Informações de contato

  • Quaisquer observações adicionais 

O seu modelo de registro de partes interessadas também deve conter uma seção para informações básicas do projeto, como o seu nome e descrição, o tipo de projeto e as datas de início e término propostas. No início de cada projeto, você pode preencher estas informações e quaisquer observações específicas às partes interessadas.

Recursos integrados

  • Atualizações de status do projeto. Diga adeus às várias ferramentas usadas para encontrar informações sobre o status do projeto ou às reuniões que poderiam ser substituídas por um e-mail. As atualizações de status de projeto na Asana não apenas são fáceis de usar, como também são diretamente conectadas ao trabalho que a sua equipe realiza. Isso faz com que fique mais fácil para os membros da equipe acessar informações adicionais do projeto, como plano do projeto, plano de comunicação, metas do projeto, marcos, entregáveis e mais. Em última análise, os relatórios de status do projeto reduzem o seu trabalho manual, centralizam as informações e mantêm todos na mesma página.

  • Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

  • Visão geral do projeto. A visão geral do projeto concentra as informações mais importantes em termos de contexto. Dê à sua equipe uma visão panorâmica do projeto: do que se trata, como funcionará e por quê. Adicione uma descrição do projeto para determinar a forma como a equipe equipe utilizará a Asana para colaborar. Depois, compartilhe informações de contexto e recursos importantes, como detalhes de reuniões, canais de comunicação e o brief do projeto, tudo em um único lugar.

  • Brief do projeto. Um brief de projeto é uma maneira de comunicar detalhes e datas importantes do projeto para a equipe mais ampla. Certifique-se de que ela possa acessar o seu brief de projeto facilmente colocando-o em um repositório central de informações, como a Asana.

Aplicativos recomendados

  • Gmail. Com a integração da Asana para Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Quaisquer tarefas criadas a partir dali incluirão automaticamente o contexto do e-mail, para que nada se perca. Precisa fazer referência a uma tarefa Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir o aplicativo, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails.

  • Slack. Converta ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que não fiquem perdidos no Slack.

  • Dropbox. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

  • Miro. Conecte o Miro e a Asana para simplificar os fluxos de trabalho e ver cada projeto do começo ao fim, tudo em um só lugar. Insira os quadros do Miro nos briefs de projeto da Asana, permitindo que os membros da equipe interajam, visualizem, comentem ou editem diretamente da Asana. Outra opção é anexar um quadro novo ou existente do Miro a uma tarefa Asana, convidando automaticamente os colaboradores da tarefa a visualizar, comentar ou editar o quadro.

Perguntas frequentes

Quem deve criar o modelo de registro de partes interessadas?

Normalmente, o gestor de projetos — a pessoa responsável por organizar o projeto, coordenar os trabalhos e acompanhar o progresso — cria o modelo de registro das partes interessadas. Depois que o modelo for replicado para um projeto específico, o gestor de projeto pode preencher as informações à medida que as partes interessadas forem sendo identificadas. 

Quais informações devem ser colocadas em um modelo de registro de partes interessadas?

O modelo de registro de partes interessadas servirá como um roteiro para todos os seus projetos futuros que envolvam partes interessadas, então recomenda-se a inclusão de quaisquer seções básicas que possam ser replicadas a todos os projetos. Isto pode incluir o nome, as preferências de comunicação, o nível de influência e interesse e as informações de contato de cada parte interessada. Confira o nosso artigo sobre como elaborar um plano de engajamento com as partes interessadas para saber mais sobre como identificar os seus interesses e elaborar um plano de comunicação com partes interessadas.

Como (e quando) se deve identificar as partes interessadas no projeto?

As partes interessadas podem variar de projeto para projeto. Podem ser as pessoas que fazem o trabalho ou a quem o trabalho está sendo feito. Podem ser internas ou externas, e abranger de colaboradores individuais a executivos de nível sênior. Resumidamente, se a pessoa puder impactar o projeto ou ser impactada por ele, é provável que seja uma parte interessada do projeto. O melhor momento de identificá-las é antes que o projeto tenha sido colocado em funcionamento por completo, normalmente durante a análise de partes interessadas. Este processo ajuda a identificar as partes interessadas certas — e esclarecer os motivos e interesses de cada uma — com antecedência, para que o processo possa ser iniciado com as informações certas.

Como usar o modelo de registro de partes interessadas?

Usar um modelo de registro de partes interessadas é fácil: sempre que for iniciar um novo projeto, basta replicar o modelo e preencher com as informações da nova parte interessada. Certifique-se de também incluir informações sobre o projeto como o seu propósito e as datas de início e término propostas, para que todos fiquem cientes. Quando o projeto estiver em andamento, você poderá atualizar as informações das partes interessadas com base no feedback e no comportamento delas.

Em que tipos de projetos o modelo de registro de partes interessadas deve ser usado?

A resposta simples é que o modelo de registro de partes interessadas pode ser usado em qualquer projeto que envolva partes interessadas. Seja para reprojetar o site de um cliente ou desenvolver a estratégia de entrada no mercado interna da sua empresa, é importante estar alinhado com as partes interessadas em relação a coisas como objetivos e entregáveis. Este alinhamento evita o desvio de escopo e garante que todos tenham a mesma compreensão acerca do que representa o êxito do projeto. O modelo de registro de partes interessadas possibilita isso mantendo todas as informações delas em um só local, para que você tenha certeza de que está se comunicando com as pessoas certas da maneira certa. 

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