Calendário do Outlook + Asana

O que é o calendário do Outlook?

O Calendário do Outlook é uma ferramenta de agendamento que funciona em conjunto com o E-mail do Outlook para ajudar a agendar e gerir o seu dia numa única visualização.

Por que usar o Calendário do Outlook com a Asana?

A integração da Asana com o calendário do Outlook facilita o agendamento de reuniões ao usar dados de trabalho contextuais relevantes da Asana, eliminando a necessidade de alternar entre as ferramentas.

Crie ou vincule eventos no calendário

Tanto os líderes de equipe quanto os usuários podem criar um evento a partir de uma tarefa, seja inserindo manualmente a data e horário de início e de término ou selecionando “Primeiro horário disponível dentro do intervalo de datas”, que também leva em conta a disponibilidade dos colaboradores cujos calendários estão visíveis para o criador do evento.

Também é possível vincular um evento existente a um calendário e transferir os detalhes da tarefa para esse evento. Para isso, procure o evento no campo Calendário do Outlook.

Use regras para eventos recorrentes em grande escala

Líderes de equipe e demais usuários também podem configurar facilmente fluxos de trabalho automatizados para agendar eventos recorrentes, reduzindo o tempo necessário para coordenar reuniões manualmente, como horários comerciais regulares, ou transferindo marcos do projeto para calendários compartilhados.

Ao configurar a automatização, você pode transferir os seguintes detalhes da Asana para o seu evento do Calendário do Outlook:

• Título, data de início/conclusão, descrição

• Opcionalmente, convidar colaboradores como convidados, anexar arquivos a partir da tarefa ou gerar uma reunião do Teams

Depois que o evento é criado a partir da tarefa, ele pode ser visualizado dentro da tarefa como um widget que exibe o título do evento, o organizador e os carimbos de data e hora.

Configurar a sincronização Asana > Calendário do Outlook para automatizar as atualizações de eventos

Líderes de equipe e usuários também podem configurar a sincronização Asana > Calendário do Outlook para que as futuras atualizações nas tarefas da Asana sejam refletidas automaticamente nos eventos do calendário associados.

Você pode sincronizar:

• Título, data de início/conclusão, descrição

• Se quiser, convide os colaboradores como convidados

Como conectar o calendário do Outlook à Asana

Veja como criar ou vincular um evento do Calendário do Outlook a uma tarefa da Asana:

1. Vincule um evento a uma tarefa clicando em Adicionar evento do Calendário do Outlook a partir de uma tarefa.

2. Selecione Criar evento do calendário ou Pesquisar eventos existentes

3. Ao criar um novo evento, adicione detalhes relevantes, como título, descrição, datas de início/término e muito mais.

4. Se estiver adicionando um evento existente, procure o título do evento relevante na barra de pesquisa.

5. Os eventos anexados do calendário aparecerão como um widget abaixo da descrição no painel de tarefas.

Observação: esta integração já está incorporada à Asana, mas, para começar a usá-la, você precisa de uma conta do Outlook.

Veja a seguir como configurar a integração das Regras da Asana com o calendário do Outlook:

1. Acesse o projeto Asana ao qual você gostaria de adicionar a integração

2. Clique em Personalizar no canto superior direito, vá até Regras e selecione + Adicionar regra.

3. Selecione Regras do calendário do Outlook na coluna da esquerda

4. Selecione uma regra predefinida ou clique em Criar regra personalizada.

5. Ao criar uma regra personalizada, defina um nome e escolha um desencadeador e uma ação para começar.

6. Para se autenticar, clique em Conecte-se ao aplicativo Calendário do Outlook e siga as instruções

7. Escolha o calendário com o qual deseja configurar as regras e defina o que deseja incluir nos eventos do calendário.

Veja a seguir como configurar a sincronização Asana > Calendário do Outlook:

1. Acesse Minhas tarefas ou o projeto da Asana ao qual você gostaria de adicionar a sincronização

2. Clique em Personalizar no canto superior direito, vá até Aplicativos, busque e selecione Calendário do Outlook

3. Clique em Configurar sincronização de dados e autentique-se com a sua conta do Microsoft 365

4. Configure como deseja que as tarefas da Asana sejam sincronizadas com os eventos do calendário e clique em “Salvar” para concluir a configuração.

Saiba mais e obtenha suporte

Para saber mais sobre como usar a integração Calendário do Outlook + Asana, acesse o Guia Asana.

Se tiver dúvidas, comentários ou precisar de ajuda, entre em contato com a equipe de suporte da Asana.

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