O que é planejamento de capacidade? Dicas para aplicar a estratégia certa

Antes de começar a fazer um bolo, o primeiro passo é ter certeza de que você tem a quantidade certa de ingredientes. Se faltar um ovo ou um pouco de açúcar, o bolo certamente terá um sabor um pouco estranho. 

O mesmo vale para um grande projeto: se você não tiver recursos suficientes para concluí-lo, ele não sairá como esperado. Para garantir que você tenha todos os ingredientes certos quando precisar — neste caso, membros da equipe, habilidades e ferramentas — use o processo de planejamento de capacidade.

O que é o planejamento de capacidade?

O planejamento de capacidade é o processo de determinar as necessidades potenciais do seu projeto. A meta do planejamento de capacidade é ter os recursos certos disponíveis quando você precisar deles. Os recursos podem ser indivíduos com as habilidades certas, tempo disponível para adicionar outro projeto ou o orçamento necessário.

Estratégias de planejamento de capacidade

Há três tipos de planejamento de capacidade que você pode usar em diferentes cenários para otimizar a capacidade de produção.

Planejamento de capacidade de liderança

A estratégia de capacidade de liderança, ou estratégia de liderança, é o processo de aumentar a capacidade de produção quando se antecipa uma alta demanda. 

Exemplo: se você é um varejista, pode ser necessário contratar um grande número de trabalhadores sazonais durante as férias, seja para uma temporada inteira ou apenas para uma venda sazonal. Ao antecipar um maior tráfego de clientes, você pode melhorar a equipe e adicionar mais funcionários em um curto período de tempo. 

Planejamento de estratégia de atraso

O planejamento da estratégia de atraso é o processo de aumentar a capacidade de produção quando você está enfrentando uma demanda em tempo real.

Exemplo: o planejamento da estratégia de atraso é frequentemente usado em cuidados médicos, trabalho social ou no setor de restaurantes quando alguém está “de plantão”. Dependendo do nível de ocupação da sua equipe, você pode chamar membros adicionais para garantir que haja recursos suficientes (em outras palavras, membros da equipe) para cobrir todas as necessidades dos clientes. 

Planejamento de estratégia de correspondência

O planejamento de estratégia de correspondência é uma combinação do planejamento de capacidade de liderança e do planejamento de estratégia de atraso. O processo de planejamento da estratégia de correspondência requer aumentar lentamente a capacidade em pequenos incrementos até atingir a utilização desejada dos recursos.

Exemplo: vamos retomar o exemplo anterior do setor de restaurantes. Como gerente de restaurante, você pode ter vários funcionários diferentes de plantão à noite. Se você receber um grupo grande inesperado, pode decidir chamar mais de um garçom para cobrir até que a multidão diminua.

O processo de planejamento de capacidade em cinco etapas

O processo de planejamento de capacidade pode variar de empresa para empresa, mas existem algumas etapas principais que ocorrem em todos os processos: 

1. Prever a demanda antecipada

Se você sabe que há um novo projeto a caminho, faça uma estimativa fundamentada sobre o trabalho que precisa ser feito para esses projetos. Isso lhe dará uma ideia da capacidade necessária para concluir o projeto, e você poderá compará-la com a capacidade atual disponível.

2. Determine a capacidade necessária

Com base nas suas estimativas iniciais, calcule aproximadamente a capacidade necessária para concluir o trabalho previsto na etapa anterior. Experimente usar uma unidade de medida comum, como horas, ou uma ferramenta de estimativa de projetos, como o T-shirt sizing.

Por exemplo, os gerentes de engenharia fazem o planejamento da capacidade de acordo com o número de horas necessárias para concluir um projeto.

3. Calcule a capacidade de recursos da equipe atual

Se você estiver adicionando outro projeto à sua equipe, certifique-se de que ela tenha a capacidade de lidar com isso para que não se esgote.

Se uma pessoa comum pode trabalhar cerca de 30 horas por semana e já tem projetos em andamento, veja a capacidade que ela tem em uma semana subtraindo a carga de trabalho atual em horas da média de 30.

4. Avalie a lacuna de capacidade

Com base na capacidade necessária para um projeto, avalie como os seus recursos atuais se comparam à demanda prevista.

5. Alinhe a capacidade à demanda

Observe a lacuna de capacidade anterior e otimize a capacidade atual e disponível para que fiquem equilibradas. Se a sua equipe estiver atualmente no limite da capacidade e não puder assumir trabalho adicional para concluir o projeto, adicione mais membros da equipe a curto prazo para concluir o projeto. Se houver capacidade em excesso, considere adicionar outro projeto para otimizar efetivamente os recursos disponíveis.

Benefícios do planejamento de capacidade

Como gestor de projetos, uma das melhores coisas que você pode fazer para apoiar a sua equipe é criar um plano de capacidade. Conhecer os requisitos de capacidade para diferentes projetos pode ajudar a evitar gargalos e manter uma cadeia de suprimentos fluindo. Aqui estão os benefícios mais importantes do planejamento de capacidade:

Prepara você para diferentes cenários

Um plano de capacidade bem elaborado pode ajudar a evitar desvios de escopo e aliviar a pressão da equipe. Se você conhece as etapas necessárias para cada tipo de capacidade — seja capacidade em excesso ou falta de recursos — poderá atender à demanda durante qualquer período.

Otimiza a capacidade da equipe

Um planejamento de capacidade eficaz alinha as habilidades da equipe atual com a disponibilidade para novos projetos. Se não houver recursos suficientes disponíveis para um projeto, você saberá que precisa adicionar mais recursos à sua equipe. 

É crucial compreender as habilidades da equipe e conhecer a sua capacidade para trabalho adicional. Isso pode acelerar o processo de tomada de decisões quando se trata de alocação de pessoal e evitar o esgotamento psicológico, que 71 % dos trabalhadores experimentaram pelo menos uma vez em 2020.

Minimiza os custos de produção

Ao gerir a capacidade da equipe, você otimiza os recursos para o escopo do trabalho que precisa ser concluído. Isso significa que você não está pagando por mais recursos do que precisa, minimizando os custos de produção.

Por exemplo, se você tiver 12 membros em uma equipe que trabalha no Projeto A, que precisa apenas de nove membros, poderá alocar três desses membros para o Projeto B, minimizando os gastos no Projeto A.

Torna o planejamento para o futuro mais fácil e preciso

O planejamento de capacidade não é útil apenas para os seus projetos atuais, mas também pode ajudar a definir as necessidades de capacidade para o futuro. Ao criar um plano de capacidade para um projeto, você pode usá-lo como modelo para um projeto semelhante no futuro.

Esse modelo será um ponto de partida útil e você não precisará prever os requisitos de capacidade do zero. Isso pode poupar tempo à sua equipe e agilizar o processo de planejamento de capacidade.

Cria transparência

O seu plano de capacidade destacará quaisquer ineficiências que você possa otimizar. Esse tipo de dado é altamente valorizado pelas partes interessadas, que gostam de saber como estão investindo os seus recursos e dinheiro.

Qual é a diferença entre o planejamento de capacidade e o planejamento de recursos?

Embora às vezes sejam usados de forma intercambiável, o planejamento de capacidade e o planejamento de recursos são estratégias de planejamento de projetos semelhantes, mas ligeiramente diferentes. 

O planejamento de capacidade se concentra na oferta e na demanda dos seus recursos. A ideia é que um plano de capacidade robusto possa prever quando haverá um aumento na demanda por mais recursos, para que você possa antecipar essa lacuna. 

O planejamento de recursos se concentra nos recursos que você já tem e onde pode alocá-los. O planejamento da capacidade de recursos é uma combinação dos dois: antecipar a necessidade de mais recursos no futuro.

Ferramentas de planejamento de capacidade

Existem muitos softwares e ferramentas de planejamento de capacidade diferentes no mercado, e encontrar o mais adequado depende do que você deseja priorizar para a sua equipe. Algumas ferramentas de gestão de recursos são altamente específicas e se concentram apenas no planejamento de capacidade ou na gestão de recursos.

Usar uma ferramenta de gestão do trabalho como a Asana pode ajudar a gerir recursos, monitorar a carga de trabalho da equipe e agilizar a comunicação, tudo em uma única plataforma. Veja a equipe da Hudl, por exemplo. Ela monitora regularmente a carga de trabalho na Asana para poder reavaliar facilmente a capacidade da equipe e reatribuir o trabalho antes que alguém se esgote. 

Como podem visualizar o trabalho em um espaço compartilhado, ninguém fica sobrecarregado.