A Hudl fornece software de análise de desempenho a mais de 4,3 milhões de técnicos, atletas, treinadores e analistas esportivos de todo o mundo. Para atender melhor as necessidades específicas dos clientes em diversas modalidades esportivas, a organização concentra-se em vários tipos de esportes (por exemplo: futebol, basquetebol, futebol americano). No epicentro destes mercados está a enorme equipe de marketing e design da Hudl, que colabora em toda a organização para produzir campanhas de e-mail, projetos na Web e muito mais.
No início, a Hudl contava com uma equipe de gerentes de projetos em tempo integral para fazer a triagem e atribuir profissionais aos projetos de marketing e de desenvolvimento na Web, como campanhas de e-mail, produção de materiais para eventos e criação de novas páginas de aterrissagem. A equipe gerenciou este trabalho através de uma combinação fragmentada de planilhas eletrônicas, ferramentas de gerenciamento de projetos ultrapassadas e a intranet da empresa. Este processo tornava o planejamento de recursos demorado e proporcionava pouca visibilidade aos membros da equipe em relação à sua própria carga de trabalho e prioridades.
À medida que o número de projetos da equipe aumentava, a falta de comunicação e a má gestão das necessidades tornavam-se mais frequentes. Não havia uma forma fácil de coordenar e acompanhar cada tarefa e faltava uma visão clara dos projetos que eram realizados em todo o departamento. Assim, a equipe começou a procurar uma ferramenta de gerenciamento de trabalhos que desse mais visibilidade a todos, mais controle e responsabilidade em cada tarefa.
Depois de ter se decepcionado com o software de gerenciamento de projetos usado no passado, a equipe não queria mais errar e concentrou sua busca em torno de três critérios principais:
Quando se depararam com a Asana e descobriram se tratar de uma plataforma poderosa e fácil de usar, os membros da equipe perceberam imediatamente que tinham encontrado a solução perfeita.
“Foi tão fácil personalizar a Asana que quase não tivemos que mudar nossos processos para perceber os benefícios imediatos de uma fonte única e robusta de informação para o gerenciamento de recursos e projetos.”- Eric Brouillette, Gerente sênior de design de marcas
Recursos como a Gestão de recursos e as dependências de tarefas eram perfeitas para dar aos funcionários mais visibilidade sobre os próprios fluxos de trabalho, e funcionalidades como criar aprovações e acompanhar tarefas hospedadas em múltiplos projetos permitiram aos colaboradores entregar o trabalho na hora certa à pessoa certa sem nenhum problema. Com a Asana, a Hudl descobriu uma melhor forma de trabalhar, na qual atender às mudanças nas necessidades e prioridades dos negócios tornou-se tão fácil como arrastar e soltar tarefas em um novo quadro ou colaborador.
Com a decisão tomada, a Hudl associou-se à equipe de Sucesso do cliente da Asana para desenvolver planos de 30, 60, e 90 dias para a implantação da plataforma em todos os departamentos, incluindo as metas gerais para cada etapa do processo. Algumas dessas metas incluíam o alinhamento com as novas convenções de gerenciamento de projetos, de modo a realizar a transição para a Asana da forma mais ininterrupta possível. O Gerente de sucesso de clientes da Asana ajudou a equipe de marketing da Hudl a conduzir este processo para que pudessem organizar as mudanças para os demais membros da equipe com confiança.
“A equipe de Sucesso do cliente da Asana contribuiu de forma inestimável para o nosso processo de implementação. Eles se dispuseram a conhecer bem o nosso negócio e nos mostraram como criar fluxos de trabalho e processos práticos para tirar o máximo proveito da Asana. Não teríamos conseguido sem eles.”- Layne Anderson, Diretor de marketing ágil
A partir daí, a Hudl contou com a ajuda de todos para começar a desenvolver os novos fluxos de trabalho na Asana. A fase inicial foi gradual, começando pelos processos de teste de admissão de trabalho e sprints da Web com a Asana para entender como funcionariam os fluxos de trabalho de ponta a ponta. Em seguida, os fluxos foram codificados com Regras e Modelos. Essa abordagem de “aprender fazendo” provou ser muito valiosa para a adoção da equipe e também lhes deu a oportunidade de testar e implementar novas funcionalidades e atualizações.
Atualmente, a Hudl utiliza a Asana para realizar todos os trabalhos de marketing e criação, incluindo o desenvolvimento web e projetos de Sprint relacionados. A Hudl usa a Asana para gerenciar tudo, desde o planejamento de campanhas até a construção de novas páginas de aterrissagem, alcançando enormes ganhos de produtividade em toda a equipe de marketing.
“Antes de trabalharmos com a Asana, nunca conseguíamos acompanhar todos os trabalhos multidisciplinares que eram realizados pelos diversos projetos. Hoje em dia, podemos visualizar tudo com muita precisão e os nossos compromissos de Sprint são perfeitamente claros.”- Bart Johnston, Gerente sênior de desenvolvimento web
A Asana trouxe muita clareza e previsibilidade onde antes havia confusão na colaboração entre diferentes departamentos.
Além disso, a equipe consegue acompanhar melhor os sprints e coletar dados sobre os compromissos realizados com os Portfólios para aperfeiçoar o planejamento e otimizar sprints futuros. E quando os membros da equipe sentem que começa a faltar tempo, podem facilmente reavaliar a capacidade da equipe e reatribuir tarefas com a Gestão de recursos antes que algum funcionário fique sobrecarregado.
Além do aumento na produtividade, uma das maiores vantagens da utilização da Asana tem sido o aumento dos níveis de confiança e comprometimento da equipe. As cargas de trabalho estão melhor distribuídas, os membros da equipe sentem-se em condições de ajustar novos pedidos de trabalho quando têm outras prioridades, e a maior visibilidade abriu novos canais de comunicação e empatia em toda a equipe.
À medida que a Hudl avança com passos firmes como líder no segmento de análise de desempenho esportivo, suas equipes se sentem cada vez mais entusiasmadas com a ideia de desenvolver esta nova conquista. Seja usando a Asana para estabelecer um paralelo entre os projetos individuais e as metas gerais da empresa ou acompanhando o desenvolvimento dos colaboradores e os principais resultados alcançados, elas sabem que a Asana é a ferramenta certa para suas equipes de campeões.