Hudl reescreve o manual sobre marketing de sucesso com a Asana

A Hudl fornece software de análise de desempenho a mais de 4,3 milhões de técnicos, atletas, treinadores e analistas esportivos de todo o mundo. Para atender melhor as necessidades específicas dos clientes em diversas modalidades esportivas, a organização concentra-se em vários tipos de esportes (por exemplo: futebol, basquetebol, futebol americano). No epicentro destes mercados está a enorme equipe de marketing e design da Hudl, que colabora em toda a organização para produzir campanhas de e-mail, projetos na Web e muito mais.

No início, a Hudl contava com uma equipe de gerentes de projetos em tempo integral para fazer a triagem e atribuir profissionais aos projetos de marketing e de desenvolvimento na Web, como campanhas de e-mail, produção de materiais para eventos e criação de novas páginas de aterrissagem. A equipe gerenciou este trabalho através de uma combinação fragmentada de planilhas eletrônicas, ferramentas de gerenciamento de projetos ultrapassadas e a intranet da empresa. Este processo tornava o planejamento de recursos demorado e proporcionava pouca visibilidade aos membros da equipe em relação à sua própria carga de trabalho e prioridades.

À medida que o número de projetos da equipe aumentava, a falta de comunicação e a má gestão das necessidades tornavam-se mais frequentes. Não havia uma forma fácil de coordenar e acompanhar cada tarefa e faltava uma visão clara dos projetos que eram realizados em todo o departamento. Assim, a equipe começou a procurar uma ferramenta de gerenciamento de trabalhos que desse mais visibilidade a todos, mais controle e responsabilidade em cada tarefa.

Em busca da solução ideal

Depois de ter se decepcionado com o software de gestão de projetos usado no passado, a equipe não queria mais errar e concentrou sua busca em torno de três critérios principais:

• Solução completa: o software deveria atuar como ponto de referência central que permitisse aos profissionais de marketing visualizar todas as prioridades e tarefas dos projetos e mercados esportivos.

• Visibilidade em tempo real dos recursos da equipe: também era necessário que a solução possibilitasse aos gerentes de projetos visualizar facilmente a capacidade de trabalho das equipes em tempo real para que eles pudessem tomar decisões mais acertadas de atribuição de funcionários.

• Relatórios de progresso: por fim, a solução tinha que permitir aos gestores mensurar o que era entregue durante um determinado sprint e descobrir em que aspectos as equipes estavam paralisadas ou não cumpriam os prazos estabelecidos.

Quando se depararam com a Asana e descobriram se tratar de uma plataforma poderosa e fácil de usar, os membros da equipe perceberam imediatamente que tinham encontrado a solução perfeita.

Foi tão fácil personalizar a Asana que quase não tivemos que mudar nossos processos para perceber os benefícios imediatos de uma fonte única e robusta de informação para a gestão de recursos e projetos. ”

Recursos como a Gestão de recursos e as dependências de tarefas eram perfeitas para dar aos funcionários mais visibilidade sobre os próprios fluxos de trabalho, e funcionalidades como criar aprovações e acompanhar tarefas hospedadas em vários projetos permitiram aos colaboradores entregar o trabalho na hora certa à pessoa certa sem nenhum problema. Com a Asana, a Hudl descobriu uma melhor forma de trabalhar, na qual atender às mudanças nas necessidades e prioridades dos negócios tornou-se tão fácil como arrastar e soltar tarefas em um novo quadro ou colaborador.

A fórmula do sucesso

Com a decisão tomada, a Hudl associou-se à equipe de Sucesso do cliente da Asana para desenvolver planos de 30, 60, e 90 dias para a implantação da plataforma em todos os departamentos, incluindo as metas gerais para cada etapa do processo. Algumas dessas metas incluíam o alinhamento com as novas convenções de gerenciamento de projetos, de modo a realizar a transição para a Asana da forma mais ininterrupta possível. O Gerente de sucesso de clientes da Asana ajudou a equipe de marketing da Hudl a conduzir este processo para que pudessem organizar as mudanças para os demais membros da equipe com confiança.

A equipe de Sucesso do cliente da Asana foi imprescindível no processo de implementação. Eles se empenharam para entender as características do nosso negócio e mostraram como criar processos e fluxos de trabalho práticos que exploram todo o potencial da Asana. Sem essa ajuda, não teríamos conseguido. ”

A partir daí, a Hudl contou com a ajuda de todos para começar a desenvolver os novos fluxos de trabalho na Asana. A fase inicial foi gradual, começando pelos processos de teste de admissão de trabalho e sprints da Web com a Asana para entender como funcionariam os fluxos de trabalho de ponta a ponta. Em seguida, os fluxos foram codificados com Regras e Modelos. Essa abordagem de “aprender fazendo” provou ser muito valiosa para a adoção da equipe e também lhes deu a oportunidade de testar e implementar novas funcionalidades e atualizações.

Aumento da produtividade com a Asana: um verdadeiro gol de placa

Atualmente, a Hudl utiliza a Asana para realizar todos os trabalhos de marketing e criação, incluindo o desenvolvimento web e projetos de Sprint relacionados. A Hudl usa a Asana para gerenciar tudo, desde o planejamento de campanhas até a construção de novas páginas de aterrissagem, alcançando enormes ganhos de produtividade em toda a equipe de marketing.

Antes de trabalharmos com a Asana, nunca conseguíamos acompanhar todos os trabalhos que eram realizados nos diferentes projetos pelas diversas disciplinas. Hoje em dia, podemos visualizar tudo com muita precisão, e os nossos compromissos com Sprints são perfeitamente claros. ”

A Asana trouxe muita clareza e previsibilidade onde antes havia confusão na colaboração entre diferentes departamentos.

• Agora a equipe já pode visualizar como o trabalho está integrado e quando os ativos estão prontos para serem entregues com o Cronograma e as dependências.

• Eles introduziram ciclos de feedback e revisão para diversos participantes no fluxo de trabalho dos projetos com as Aprovações.

• A Hudl conseguiu dar maior abrangência aos projetos e administrar melhor o tempo com as subtarefas e campos personalizados para monitorar esforços. E quando os projetos são concluídos e ficam prontos para fazer o controle de qualidade, a equipe usa modelos para garantir que seus membros conferem os detalhes necessários.

Além disso, a equipe consegue acompanhar melhor os sprints e coletar dados sobre os compromissos realizados com os Portfólios para aperfeiçoar o planejamento e otimizar sprints futuros. E quando os membros da equipe sentem que começa a faltar tempo, podem facilmente reavaliar a capacidade da equipe e reatribuir tarefas com a Gestão de recursos antes que algum funcionário fique sobrecarregado.

Abraçando um futuro com mais confiança e colaboração

Além do aumento na produtividade, uma das maiores vantagens da utilização da Asana tem sido o aumento dos níveis de confiança e comprometimento da equipe. As cargas de trabalho estão melhor distribuídas, os membros da equipe sentem-se em condições de ajustar novos pedidos de trabalho quando têm outras prioridades, e a maior visibilidade abriu novos canais de comunicação e empatia em toda a equipe.

À medida que a Hudl avança com passos firmes como líder no segmento de análise de desempenho esportivo, suas equipes se sentem cada vez mais entusiasmadas com a ideia de desenvolver esta nova conquista. Seja usando a Asana para estabelecer um paralelo entre os projetos individuais e as metas gerais da empresa ou acompanhando o desenvolvimento dos colaboradores e os principais resultados alcançados, elas sabem que a Asana é a ferramenta certa para suas equipes de campeões.