As 9 melhores ferramentas de software de planejamento de projetos

O planejamento de projetos é essencial para todas as iniciativas de Business, desde pequenos projetos de equipe até programas abrangentes para toda a empresa. Sem uma maneira eficaz de planejar o trabalho, as coisas ficam confusas. Os funcionários não sabem quem deve fazer o quê e para quando. Os cronogramas são adiados. Os recursos ficam sobrecarregados. Os escopos do projeto ultrapassam o ponto de viabilidade. 

Mas, com um software de planejamento de projetos, não precisa ser assim. A ferramenta certa pode ajudar os funcionários a orquestrar o trabalho desde a fase inicial de um projeto até a sua entrega final, independentemente de quantas partes interessadas e equipes interdisciplinares precisem colaborar.

O que é um software de planejamento de projetos?

O software de planejamento de projetos é uma ferramenta que ajuda as equipes a coordenar e executar iniciativas. Ele permite que os funcionários organizem o trabalho, para que possam planejar o que fazer e quando. Idealmente, o software de planejamento de projetos deve ir além da organização simples e de projeto único. Ele também deve ajudar a preencher a lacuna entre as equipes, facilitando a colaboração entre as partes interessadas interdisciplinares em iniciativas cruciais para os negócios. 

Benefícios do software de planejamento de projetos

O software de planejamento de projetos certo pode ajudar as empresas a fazer mais em menos tempo. Veja como: 

Crie um sistema de registros unificado

Mantenha as partes interessadas em sintonia desde o início. Os aplicativos de planejamento de projetos ajudam as equipes a organizar todas as informações do projeto em uma plataforma central, para que todos os participantes possam encontrar as informações de que precisam. As melhores soluções promovem clareza com recursos como: 

• Metas claras que vinculam cada projeto aos objetivos gerais do negócio. 

• Integrações que conectam informações entre diferentes aplicativos para que os membros da equipe possam acessar as informações do projeto em um só lugar. 

• Tarefas com responsáveis e datas de conclusão, para que todos saibam quais são as suas responsabilidades e prazos.

• Dependências que conectam tarefas relacionadas para que as equipes possam concluir o trabalho na ordem certa.  

• Diferentes maneiras de visualizar projetos e organizar informações, como quadros Kanban, diagramas de Gantt, calendários ou listas de tarefas. 

Agilize os processos

O software de planejamento de projetos ajuda as equipes a gastar menos tempo com tarefas administrativas repetitivas e com a comunicação de ida e volta. As melhores opções economizam tempo com recursos como: 

• Automatizações que atribuem, programam e fazem a triagem do trabalho automaticamente. 

• Modelos de projeto para ajudar as equipes a começar rapidamente e padronizar os processos em toda a organização. 

• Aprovações de tarefas e funcionalidade de revisão simplificadas, para que os participantes possam visualizar, aprovar e fornecer feedback sobre o trabalho rapidamente. 

Adapte-se em tempo real

Os projetos nem sempre saem conforme o planejado. Um bom software de planejamento de projetos tem recursos que ajudam as equipes a antecipar obstáculos e ajustar a abordagem em tempo real. Por exemplo: 

• Painéis que monitoram o progresso do projeto em tempo real, permitindo ver quando uma iniciativa está atrasada e corrigir o curso conforme necessário. 

• Ferramentas de gestão de recursos para ajudar os gerentes a visualizar e ajustar a capacidade da equipe. 

• Marcos do projeto para identificar as principais metas ao longo do cronograma do projeto. 

• Funcionalidade de atualização de status, para que as equipes possam comunicar facilmente as alterações do projeto. 

O melhor software de planejamento de projetos

Quer começar? Reunimos as nove melhores plataformas de planejamento de projetos para você e a sua equipe.

Asana: a melhor para empresas de grande porte

A colaboração entre equipes é essencial para as empresas modernas, especialmente se os líderes quiserem resolver problemas de forma rápida e eficaz. De fato, de acordo com a Deloitte, 83 % das empresas estão aproveitando as equipes interdisciplinares. 

Mas, embora o planejamento interdisciplinar de projetos seja importante para todas as empresas, ele é particularmente complicado em organizações maiores, onde as equipes tendem a ficar em silos dentro de diferentes departamentos e hierarquias. É por isso que as empresas precisam de uma ferramenta de gestão de projetos que vá além do simples planejamento. As grandes empresas devem procurar um software que funcione em todas as equipes e facilite a colaboração interdisciplinar, independentemente de quantas partes interessadas estão envolvidas em cada iniciativa.

Com um conjunto de ofertas empresariais, a Asana ajuda grandes organizações (e pequenas) a executar o trabalho mais importante. Com recursos como metas, automatizações e fluxos de trabalho, você pode facilmente preencher a lacuna entre as equipes, reduzir o trabalho repetitivo e manter os funcionários focados no que mais importa para o seu negócio. Além disso, a Asana inclui recursos essenciais de segurança, privacidade e conformidade para manter os seus dados seguros. 

Monday: ideal para pequenas empresas

As empresas menores não precisam necessariamente de recursos mais Advanced de colaboração e segurança. Muitas pequenas empresas apreciam a interface amigável do Monday.com, que facilita o início do trabalho. Dito isto, você pode encontrar barreiras à medida que a equipe cresce. 

ClickUp: a melhor para startups

Preferida por equipes menores e startups com orçamentos apertados, a interface colorida do Clickup é divertida de adotar. Embora seja fácil começar a trabalhar, alguns usuários relatam encontrar barreiras à medida que suas equipes se expandem e a colaboração interdisciplinar se torna uma prioridade.

Basecamp: a melhor para a gestão de projetos tradicional

Fundada em 1999, a Basecamp foi uma das primeiras ferramentas de planejamento de projetos baseadas na Web no mercado. Os gestores de projetos gostam da sua plataforma de mensagens robusta, mas o Basecamp pode parecer limitado se a adaptabilidade for a sua prioridade. 

Zoho Projects: a melhor para projetos que exigem atenção aos detalhes

Este software de gestão de tarefas se aprofunda em detalhes como orçamentos, planilhas de horas e monitoramento de tempo. É ótimo para o planejamento de projetos específicos, mas as organizações maiores podem atingir um limite para o que é possível à medida que expandem a colaboração entre equipes. 

Jira: o melhor para desenvolvedores

Esta ferramenta foi projetada especificamente para o desenvolvimento de software, com recursos específicos da metodologia Agile, como épicos, histórias de usuários e sprints. Embora o Jira se destaque em metodologias ágeis como o Scrum, ele pode não ser flexível o suficiente para as diversas equipes da sua empresa. 

Wrike: ideal para equipes voltadas ao cliente

Com recursos e permissões de segurança fáceis de usar, o Wrike ajuda clientes e equipes internas a acessar informações com segurança. Isso significa que é útil para equipes que priorizam o trabalho com parceiros externos, mas pode ser menos eficaz para gerir o trabalho entre equipes.

Trello: ideal para quem gosta de Kanban

Você pode reconhecer o Trello pelos seus distintos quadros Kanban, que as equipes menores podem usar para arrastar e soltar tarefas em diferentes estágios. Mas, se você tem uma equipe em crescimento e precisa de uma variedade de visualizações de planejamento de projetos, há um risco de que o Trello deixe de ser vantajoso em pouco tempo.

Smartsheet: ideal para quem adora planilhas

O Smartsheet é ideal para equipes que vivem e respiram planilhas. Ele oferece mais recursos do que o Microsoft Excel, como monitoramento de tempo e recursos de colaboração. Como nem todas as equipes preferem trabalhar em planilhas, esta ferramenta pode não ser a melhor opção para a sua organização. 

Integrações para aumentar a eficiência

Algumas ferramentas funcionam melhor quando combinadas com uma opção de planejamento de projetos mais robusta. Por exemplo, as equipes costumam usar diversos aplicativos para lidar com diferentes aspectos do planejamento de projetos, como mensagens instantâneas, armazenamento de dados e muito mais. Ao integrar esses aplicativos com o software de planejamento de projetos escolhido, você pode ajudar as equipes a colaborar de forma mais eficaz.

As integrações permitem centralizar as informações do projeto em um só lugar. Isso significa que as equipes interdisciplinares ainda têm um núcleo de referência, mesmo quando usam ferramentas diferentes para realizar o trabalho. 

Essas ferramentas funcionam bem com o software de planejamento de projetos. Ao integrá-las ao aplicativo escolhido, você pode aumentar a eficiência e ajudar as equipes interdisciplinares a trabalhar em conjunto. 

Slack: mantenha a conexão

As mensagens instantâneas podem ajudar a aproximar as equipes, especialmente se você trabalha remotamente. Procure uma ferramenta de planejamento de projetos que se integre ao Slack, para que você possa capturar detalhes e ações a partir de mensagens, garantindo que nada se perca na confusão. 

Além do Slack, ferramentas como o Zoom e o Microsoft Teams também podem promover a conexão entre a equipe. Escolher um software de planejamento de projetos que se integre a esses aplicativos pode ajudar a tornar as reuniões acionáveis, com tarefas, ações a realizar e transcrições pesquisáveis.  

Google Drive: colabore em documentos

O Google Drive permite armazenar, compartilhar e colaborar de forma segura em arquivos. Com recursos como comentários e sugestões, as equipes podem trabalhar facilmente juntas em um único documento, planilha ou apresentação do Google. Para garantir que os arquivos não se percam e que você seja notificado quando as partes interessadas deixarem comentários, procure um aplicativo de planejamento de projetos que se integre efetivamente ao Google Drive. 

Dropbox: armazene arquivos grandes na nuvem

Se você lida com arquivos grandes, o Dropbox pode ajudar. O aplicativo oferece armazenamento seguro na nuvem, para que as equipes possam armazenar todo o seu conteúdo em um só lugar e compartilhar arquivos facilmente com qualquer pessoa. A integração do Dropbox com a sua ferramenta de planejamento de projetos é essencial para manter os arquivos acessíveis, de modo que as partes interessadas tenham um núcleo de referência para as informações do projeto. 

Zapier: automatize tarefas repetitivas

O Zapier ajuda a automatizar o trabalho sem ter de escrever código. Esta ferramenta permite conectar a sua plataforma de gestão de projetos a ferramentas de software, para que você possa automatizar o trabalho manual e repetitivo. 

Perguntas frequentes sobre softwares de planejamento de projetos

Qual é o melhor software para o planejamento de projetos?

A Asana é a melhor opção se você trabalha em uma empresa de grande porte, quer expandir a sua equipe ou valoriza o trabalho interdisciplinar. De projetos complexos a iniciativas que abrangem toda a empresa, a Asana pode reduzir o tempo de conclusão de um projeto em até 60 % e reduzir os erros de projeto em até 90 %. Mais de 80 % das empresas da Fortune 100* confiam no software, e clientes corporativos globais — incluindo Amazon, Affirm, Japan Airlines e Sky — contam com a Asana para gerir as suas iniciativas estratégicas. 

A Asana oferece mais do que simples planejamento de projetos e listas de pendências. Ela é flexível e personalizável o suficiente para ser usada em toda a organização, ajuda a agilizar os fluxos de trabalho entre as equipes e fornece um sistema de registro unificado para todo o trabalho. 

Qual é a diferença entre um software de planejamento de projetos e um software de gestão de projetos? 

Fiel ao seu nome, o software de planejamento de projetos ajuda as equipes de projeto a resolver os principais detalhes de uma iniciativa antes do seu início, como criar o roteiro do projeto, identificar dependências, planejar a alocação de recursos e detalhar os entregáveis finais. 

Por outro lado, o software de gestão de projetos não ajuda apenas as equipes a planejar projetos. Ele também oferece aos funcionários uma maneira de monitorar e ajustar a estratégia no decorrer de uma iniciativa. Por exemplo, um software de gestão de projetos eficaz deve ajudar as equipes a monitorar o progresso, comunicar atualizações sobre o status do projeto, identificar obstáculos e ajustar os recursos. 

É melhor escolher um software que possa fazer as duas coisas: planejar novos projetos e executá-los do início ao fim. 

O que devo procurar ao escolher uma ferramenta de colaboração? 

Em vez de investir em um software para um caso de uso específico, procure uma solução de gestão de projetos que seja flexível o suficiente para ser usada em toda a empresa. Além da gestão de tarefas e do acompanhamento de projetos, aplicativos eficazes de gestão de projetos oferecem um espaço de trabalho digital onde toda a equipe e a empresa podem colaborar. 

Ao avaliar um novo software, concentre-se em: 

• Facilidade de adoção: se o software não for intuitivo, as equipes não o adotarão. Assista a demonstrações do produto ou agende uma sessão com a equipe de vendas do produto para se familiarizar com a interface do usuário do software, incluindo o aplicativo para Web, computador e dispositivos móveis. Certifique-se de que o software tenha um guia de usuário fácil de navegar. O ideal é que as equipes consigam começar a usar a ferramenta por conta própria, sem uma curva de aprendizado acentuada. 

• Retorno sobre o investimento (ROI): um novo aplicativo deve melhorar os resultados da sua empresa. Além de pesquisar preços, procure relatórios independentes que quantifiquem a economia de tempo de diferentes ferramentas de gestão do trabalho, como este relatório da Nucleus Research. 

• Segurança: é fundamental garantir que as informações da empresa permaneçam privadas, mesmo quando os funcionários trabalham em diferentes locais e fusos horários. A segurança de dados é um recurso essencial; faça sua pesquisa e certifique-se de que a ferramenta atenda aos padrões de segurança exigidos pela sua equipe de TI. 

• Casos de uso entre equipes: o novo software não deve contribuir para a proliferação de aplicativos. Em vez de escolher uma ferramenta que só pode ser usada de forma restrita por uma equipe específica, procure opções que sejam flexíveis o suficiente para cobrir uma ampla gama de casos de uso. Idealmente, o software de colaboração deve agilizar os fluxos de trabalho entre equipes, como planejamento de campanhas e projetos, acompanhamento de solicitações de trabalho ou planejamento estratégico.

• Monitoramento de informações: é difícil fazer o que precisa ser feito quando as informações estão espalhadas por diferentes aplicativos. Para resolver esse problema, o software de planejamento de projetos deve criar um sistema de registro unificado para todo o trabalho, centralizando as informações para que os funcionários possam encontrar facilmente o que precisam. 

*Dados validados em 7 de setembro de 2022. A Asana não garante a atualização deste número.