O que é um épico ágil? Você precisa de um?

Não existe uma solução única para a gestão de projetos. Métodos lineares, como a gestão de projetos em cascata, conduzem os projetos por diferentes fases em uma ordem sequencial. As metodologias ágeis de gestão de projetos, como Kanban e Scrum, usam um processo iterativo, permitindo que as equipes se adaptem e ajustem o projeto à medida que trabalham.

Se você já usou a metodologia ágil, sabe que os projetos ágeis são divididos em sprints, que são blocos de trabalho de duas a quatro semanas. Antes de cada sprint, os membros da equipe extraem as tarefas de um backlog do produto, e cada tarefa individual é chamada de história de usuário.

Dentro desse sistema, uma de duas coisas pode acontecer:

1. A história de usuário é muito grande para uma pessoa lidar e precisa ser dividida em componentes menores.

2. As histórias de usuário estão relacionadas e contribuem para uma Meta maior. 

Em ambos os casos, você pode usar épicos para organizar histórias de usuário e trabalhar em componentes mais gerenciáveis para cada sprint. 

O que é um épico Agile?

Um épico é um grande conjunto de trabalho, composto por tarefas e histórias de usuário menores, que a sua equipe conclui em vários sprints. Os épicos criam uma hierarquia de trabalho, conectando as histórias de usuário às metas de longo prazo do projeto e facilitando a compreensão do impacto de cada sprint pela equipe. 

Como um épico se encaixa na gestão ágil?

Como todo trabalho, os seus épicos acabam se conectando às suas metas gerais de negócios. Vamos analisar passo a passo para ver exatamente como fazer isso: 

1. A sua equipe define metas anuais.

2. Essas metas anuais são divididas em grandes iniciativas (dependendo do tamanho da sua equipe, você pode ter de 1 a 3 iniciativas por trimestre).

3. Cada iniciativa é composta por uma variedade de épicos, que são os grandes conjuntos de trabalho dentro da iniciativa.

4. Cada épico é dividido em uma história de usuário.

5. As histórias de usuário são armazenadas como itens do backlog do produto.

Ao usar épicos e iniciativas, é possível conectar claramente metas maiores a histórias de usuário individuais para que a equipe sempre saiba por que o seu trabalho é importante, de forma semelhante ao formato da Pirâmide da clareza.

Vejamos o lançamento de uma atualização de produto como exemplo. O resultado geral é o lançamento, mas isso não fornece muitas informações para quem trabalha no projeto. Os membros da equipe que veem essa meta não sabem como alcançá-la, o que é muito frustrante. Ao dividir o projeto em um roteiro de produto e, mais tarde, em épicos, você pode reduzir essa sensação de sobrecarga, aumentando a produtividade e elevando o moral.

Benefícios do uso de épicos ágeis

Os épicos ágeis impulsionam os projetos ao transformar grandes volumes de trabalho em tarefas tangíveis. Sem eles, os projetos correm o risco de ficar estagnados e as equipes podem sofrer burnout por trabalhar sem um fim à vista. 

Divida grandes volumes de trabalho em tarefas

As grandes metas que você cria como temas ágeis são ótimos guias de projeto, mas não ajudarão a realizar o trabalho. Você precisará de tarefas mais detalhadas para isso. Em projetos Agile, essas tarefas detalhadas, conhecidas como histórias de usuário, são agrupadas em épicos. Ao usar épicos, você pode acompanhar o progresso em direção às suas metas à medida que os membros da equipe concluem as histórias atribuídas a eles.  

Defina quem, o quê e quando dos projetos

Dividir as iniciativas em épicos mostra como o trabalho será feito. Para cada épico, você também listará o responsável pelo produto, quem é responsável pela finalização, quais tarefas estão envolvidas e um prazo. 

Forneça uma visão geral rápida para as partes interessadas

Os épicos agrupam histórias de usuário sob um mesmo teto. Quando as partes interessadas externas e internas precisam de acesso a informações, seja um prazo ou um relatório de progresso, elas podem simplesmente verificar o progresso dos seus épicos ágeis. Isso elimina a necessidade de reuniões de status desnecessárias e interrupções diárias. 

Facilite o acompanhamento do trabalho

Os épicos têm um limite de tempo, ou seja, uma data de início e de término da meta. Por meio de gráficos de burndown e relatórios visuais, você pode usar um épico para acompanhar o progresso geral do projeto. 

Reduza o desvio de escopo

Ao desenvolver o seu plano de projeto, você determinará o escopo do trabalho e quaisquer entregáveis. Mas os projetos ágeis são flexíveis, e essa é uma das suas principais vantagens. Isso é ótimo para inspirar a criatividade, mas não tão bom para manter o escopo inicial. Os épicos ajudam a evitar desvios de escopo e excesso de trabalho ao definir tarefas específicas.   

Aumente a produtividade

Metas grandes e gerais podem parecer inatingíveis. É difícil trabalhar em algo que ainda é apenas um conceito. Para progredir nesse tipo de meta, é necessário transformar o trabalho em algo alcançável. As equipes ficarão mais motivadas a concluir épicos do que se estivessem apenas perseguindo iniciativas maiores.

Exemplo de épico ágil

Para entender melhor como os épicos funcionam, vamos descrever um exemplo. 

Este ano, você definiu um OKR para aumentar a satisfação do cliente. Você recebe feedback de que alguns dos seus clientes corporativos não estão satisfeitos com os relatórios visuais do seu produto. Em vez de apenas ver porcentagens, eles querem uma aparência mais impressionante e profissional que possam ter orgulho de compartilhar. Esta é uma informação útil, mas é muito ampla para ser trabalhada como está. 

Meta: aumentar a satisfação do cliente em 10 % este ano.

Iniciativa: melhorias no produto no 1º trimestre

Épico: criar um painel de relatórios melhor para o usuário final acompanhar o progresso no aplicativo.

Histórias de usuários: 

• Quero ter um painel para relatórios, para que eu possa ver rapidamente os dados.

• Quero baixar relatórios para poder compartilhá-los com as partes interessadas.

• Quero ter gráficos para apresentar o trabalho visualmente, para poder incluí-los em relatórios e apresentações formais.

• Quero adicionar todas as partes interessadas ao meu painel, para que todos tenham acesso ao progresso do projeto.

Como criar um épico Agile

Ao criar um épico ágil, aborde-o por meio de uma lente estratégica. O épico orientará o seu trabalho e as tarefas diárias. Ele deve ser pequeno o suficiente para ser concluído — esta não é a fase de idealização — e específico o suficiente para que você possa medir o seu sucesso. 

Passo 1: definir o épico

Para maximizar os benefícios dos seus épicos, siga estas boas práticas.  

1. Siga os parâmetros das metas inteligentes. Torne cada épico SMART: específico, mensurável, alcançável, realista e com prazos definidos. Ao criar um épico, você quer remover ambiguidades e generalizações. As metas inteligentes tornam os épicos focados e detalhados, para que todos saibam exatamente o que esperar. 

2. Defina como você vai mensurá-lo. Ou, dito de outra forma: como você saberá quando o projeto estiver concluído? É aqui que você decide sobre resultados específicos, tanto quantitativos quanto qualitativos. 

3. Use um sistema para monitorar e relatar o progresso. Certifique-se de criar épicos em um sistema onde seja possível acompanhar e relatar adequadamente o progresso e monitorar os backlogs. Ao decidir o que usar, considere as partes interessadas, as suas prioridades e a capacidade da equipe. Se preferir ter uma fonte centralizada de informações onde todos tenham acesso ao trabalho, por exemplo, procure uma ferramenta ou estrutura que ofereça esse recurso. 

4. Defina um período de tempo. Os épicos não devem ser muito longos nem muito curtos. O prazo pode mudar, mas, para incluir vários sprints, você deve ter como objetivo de 1 a 4 meses para cada épico. 

Etapa 2: divida o épico em histórias de usuário individuais

Em última análise, a meta de um épico é fazer a ponte entre as metas maiores e as histórias de usuário menores. Lembre-se: uma história de usuário é o resultado desejado do épico enquadrado a partir da perspectiva do usuário final.

Por exemplo, digamos que a grande história de usuário que orienta o seu épico ágil seja: “Como cliente, quero diminuir o tempo que levo para fazer o que preciso no produto”. Uma pequena história de usuário poderia ser: “Como cliente, quero diminuir a quantidade de cliques necessários para chegar ao meu painel personal”.

Etapa 3: decida como priorizar o seu épico

A maioria das equipes escolhe uma estrutura Agile por causa da sua flexibilidade. Ao dividir os seus épicos ágeis em histórias de usuário menores, lembre-se de que isso deve funcionar para a sua equipe. Essas divisões são sugestões, não regras. Para determinar qual divisão usar, considere o tamanho do épico, o seu nível de prioridade e se ele tem alguma dependência.

Por fluxo de trabalho

Para usar fluxos de trabalho nos seus épicos, será necessário dividi-los em tarefas. Essas tarefas são então usadas para criar um fluxo de trabalho, onde você pode adicionar membros da equipe, prazos e dependências, conforme necessário. O principal benefício de um fluxo de trabalho é a funcionalidade, permitindo que um gestor de projeto delegue, distribua e priorize tarefas. Se você estiver usando uma ferramenta de gestão de projetos, também poderá automatizar essas tarefas do fluxo de trabalho e conectar aplicativos que melhor suportem o seu trabalho.

Por cronograma

O tempo é uma maneira simples de priorizar o trabalho. Ele permite que você veja o épico como um todo e decida se ele pode se encaixar em um sprint ou se você deve dividi-lo em vários sprints. Use este sistema quando precisar usar prazos para priorizar o trabalho. Para melhorar a usabilidade, você também pode estruturar visualmente o cronograma como um diagrama de Gantt. 

Por função

Alguns épicos são mais definidos pelas funções da equipe do que pelas próprias tarefas. Neste caso, o épico ágil será dividido por função e equipe. Você estruturará o épico em torno da equipe de que precisa. Se você estiver trabalhando no lançamento de uma funcionalidade, o detalhamento da função pode ser:

Épico ágil: lançamento de nova funcionalidade

• Função: engenheiro

  • Tarefas

• Função: Profissional de marketing de produto

  • Tarefas

• Função: designer

  • Tarefas

Torne o seu próximo projeto épico

A gestão de projetos com metodologia Agile é uma maneira mais flexível e adaptável de planejar o trabalho, e os épicos Agile ajudam a realizar esse trabalho. Eles ajudam a desmistificar o trabalho e esclarecer todos os aspectos do projeto, melhorando o fluxo de trabalho a cada iteração do sprint. Com essa clareza e direção, a equipe pode fazer o trabalho que faz melhor, avançando nos projetos com menos esforço e mais foco.