Modelo de planejamento de capacidade

Evite atrasos antes mesmo que ocorram. Saiba como criar um modelo de planejamento de capacidade na Asana para se assegurar de que a sua equipe tenha capacidade produtiva suficiente a fim de concluir as tarefas a tempo.

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A sua equipe é a força motriz de todo projeto bem-sucedido. Você precisa do tempo e know-how dessas pessoas para fazer as coisas acontecerem, mas nem sempre é fácil prever a disponibilidade de cada um. Com tantos projetos diferentes e prioridades dinâmicas, é necessário ter formas de mensurar a capacidade produtiva da sua equipe, definir prazos realistas e fazer ajustes conforme forem ocorrendo mudanças nos recursos e nas demandas do projeto. 

É nisso que o modelo de planejamento de capacidade pode ajudar. 

[Interface do produto] Administre a carga de trabalho da equipe na Asana (Gestão de recursos)

O que é um modelo de planejamento de capacidade? 

É um guia reutilizável que ajuda a mensurar a capacidade produtiva da equipe para um projeto específico. Ele apresenta todas as etapas necessárias para se certificar de que a equipe tenha disponibilidade suficiente para concluir a tempo as tarefas do projeto. Com o nosso modelo, você terá a segurança de não esquecer de informações essenciais que poderiam causar atrasos no projeto. Você poderá verificar se possui os recursos necessários com antecedência, e ainda terá um plano para fazer adaptações em caso de mudanças no escopo do projeto ou na disponibilidade de um membro da equipe.

Criar um modelo de planejamento de capacidade pode ser um pouco trabalhoso no começo, mas isso lhe poupará tempo e esforço a longo prazo. Quando um novo projeto for começar, você poderá copiar o modelo e preenchê-lo com informações específicas do projeto, como tarefas, horas de trabalho e disponibilidade da equipe. Em vez de começar do zero a cada nova iniciativa, você terá um modelo que esboça todos os detalhes que ajudarão no seu planejamento e na adaptação a mudanças.

Leia: O que é um planejamento de capacidade e como fazê-lo?

Os benefícios de um modelo digital de planejamento de capacidade

O planejamento de capacidade não é um esforço único, e você precisará monitorar a produtividade da sua equipe durante todo o projeto para fazer ajustes conforme os requisitos e as circunstâncias mudarem. É aqui que um modelo pode lhe ser útil.

Em vez de registrar as demandas do projeto e a capacidade produtiva da equipe em um documento estático ou um modelo do Microsoft Excel, o modelo digital permite efetuar alterações em tempo real. Dessa forma, é possível adaptar-se a mudanças no projeto adicionando mais pessoas, ajustando o escopo ou prorrogando o cronograma

Com um modelo digital de planejamento de capacidade, você pode: 

  • Comparar os recursos disponíveis com os necessários.

  • Atualizar em tempo real os requisitos de produtividade, a disponibilidade da equipe e os prazos.

  • Visualizar como os recursos e a carga de trabalho da equipe mudam com o tempo. 

  • Compartilhar, de forma fácil, a capacidade produtiva da equipe com partes interessadas e com outros membros.

  • Planejar a produtividade da equipe no mesmo lugar em que o trabalho é realizado, evitando constantes alternâncias entre aplicativos.

  • Ver instantaneamente se a sua capacidade produtiva está acima, abaixo ou dentro do esperado. 

  • Calcular automaticamente o total de horas do seu projeto. 

O que incluir no modelo de planejamento de capacidade

Esse modelo precisa conter um espaço para fazer estimativas dos requisitos do projeto, calcular a capacidade da equipe e comparar a capacidade disponível com a necessária. O jeito mais fácil de conseguir isso é dividindo o modelo em duas seções: uma para os membros da equipe e outra para as tarefas do projeto. 

Na seção de tarefas, deixe um espaço para listar todos os entregáveis a concluir, com os seus prazos e horas de trabalho necessárias. Também é possível criar campos personalizados para especificar qual função é responsável por cada tarefa (gestor de projetos, redator ou designer, por exemplo). Posteriormente, você poderá usar essas informações para designar os membros adequados a cada tarefa, com base no conjunto de habilidades de cada um. 

Na seção de membros, elenque todos os que trabalharão no projeto. Crie colunas para especificar as horas disponíveis de cada um, e as horas de trabalho necessárias. Para ficar claro quando um membro estiver acima ou abaixo da capacidade esperada, crie campos personalizados que especifiquem o status da capacidade produtividade de cada pessoa. 

Administre a capacidade da equipe com a Gestão de recursos

O modelo de planejamento de capacidade é uma ótima forma de administrar os recursos para projetos específicos. Porém, se você tiver uma equipe grande ou quiser gerir a capacidade produtiva em vários projetos ao mesmo tempo, talvez seja necessário utilizar uma ferramenta de gestão mais especializada. Nesse caso, a funcionalidade de Gestão de recursos da Asana pode ajudar fornecendo imagens instantâneas da capacidade produtiva da sua equipe, o que permite visualizar que trabalhos as pessoas estão realizando em diferentes iniciativas. 

Recursos integrados

  • Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

  • Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmo campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

  • Datas de início. Às vezes, além da data de conclusão de uma tarefa, é preciso monitorar também quando começar a trabalhar nela. Datas e horários de início dão aos membros da sua equipe uma noção de quanto tempo uma tarefa deve levar até ser concluída. Use estes elementos para definir, acompanhar e gerir o trabalho, de forma a alinhar os objetivos da sua equipe e evitar que as dependências se percam pelo caminho. 

  • Inclusão de tarefas em vários projetos. A natureza do trabalho é multissetorial por natureza. Logo, as equipes precisam de soluções eficazes para coordená-lo entre diferentes departamentos. Contudo, se cada setor tiver um sistema de arquivos independente, o trabalho pode acabar estagnado e compartimentalizado. Com a Asana, é mais fácil monitorar e fazer a gestão de tarefas em múltiplos projetos. Além de reduzir trabalhos repetidos e melhorar a visibilidade entre equipes, a Asana ajuda a sua equipe a visualizar o contexto das tarefas, entender quem está fazendo o quê, e manter a conexão entre a sua equipe e as suas respectivas tarefas.

Aplicativos recomendados

  • Jira. Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real e sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e a atribuição de tarefas. Crie tíquetes Jira com rapidez a partir da Asana, para que o trabalho avance com tranquilidade entre as equipes comerciais e técnicas, no momento certo. 

  • Clockwise. Com a integração Clockwise + Asana, você pode adicionar tarefas Asana como blocos temporais ao seu Google Agenda. A integração permite especificar a duração das tarefas, quando elas serão realizadas e se o Clockwise pode ou não reagendá-las automaticamente. Adicione tarefas ao seu calendário e encontre um tempo para realizar o trabalho.

  • Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que não fiquem perdidos no Slack. 

  • Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração Zoom + Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser colocadas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não se percam. E, assim que a reunião termina, a integração Zoom + Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.

Como usar o modelo de planejamento de capacidade?

Uma vez que o modelo foi criado, usá-lo é simples. Veja como proceder: 

  1. Adicione todas as tarefas do projeto ao modelo. 

  2. Faça uma estimativa do tempo necessário para realizar cada tarefa. Caso queira um cálculo mais preciso, considere as tarefas semelhantes que possam ter sido realizadas anteriormente e quanto tempo elas levaram para ser concluídas. 

  3. Decida quais membros da equipe serão responsáveis por cada tarefa. 

  4. Peça à sua equipe que analise as suas próprias agendas para determinar o total de horas disponíveis. Para calcular isso, identifique o número de dias úteis no decorrer do projeto. Em seguida, subtraia o tempo gasto com reuniões, tarefas administrativas, comunicação, intervalos e outros projetos. 

  5. Preencha o modelo com as horas de trabalho disponíveis de cada membro e compare-as com as horas necessárias para cada tarefa. 

  6. Conforme o trabalho avançar, realize os ajustes necessários de modo que a equipe tenha recursos suficientes para concluir a iniciativa com sucesso. Por exemplo: reduza a prioridade de outros projetos, ajuste o escopo do projeto, prolongue o cronograma ou recrute mais pessoas para trabalhar no projeto. 

Leia: Guia de primeiros passos para a gestão de recursos

Perguntas frequentes

O modelo de planejamento de capacidade é útil para mim?

Se a gestão de projetos e das partes interessadas faz parte da sua rotina, esse modelo pode lhe poupar tempo sempre que uma nova iniciativa estiver prestes a começar. Ele também ajuda a dar mais atenção à gestão de recursos e capacidade produtiva logo no início do projeto, para que você comece o planejamento com antecedência e evite atrasos mais tarde.

Quando usar o modelo de planejamento de capacidade?

Crie o modelo de planejamento de capacidade previamente ao início do projeto, de preferência antes que o cronograma seja finalizado. Assim, você poderá levar em conta a disponibilidade dos membros da equipe para fazer projeções de duração da iniciativa.

Com quem devo compartilhar o meu modelo de planejamento de capacidade?

Para ter o máximo possível de transparência, compartilhe o modelo com toda a equipe do projeto. Desse modo, as pessoas saberão o que se espera delas e como o trabalho de cada indivíduo afeta o cronograma do projeto. Também é possível compartilhar o modelo com as partes interessadas para que entendam o cálculo de horas por trás de cada entregável. Com acesso ao planejamento minucioso da capacidade produtiva da sua equipe, os interessados podem pensar duas vezes antes de fazer solicitações de última hora ou pedir mais entregáveis.

Qual é a diferença entre o modelo de planejamento de capacidade e o de gestão de recursos?

O modelo de planejamento de capacidade é mais específico que o de gestão de recursos. O primeiro detalha, com exatidão, as horas necessárias para cada entregável do projeto e compara-as às horas disponíveis da sua equipe. Dessa forma, você fica sabendo quando está acima, abaixo ou dentro da capacidade esperada. 

O modelo de gestão de recursos, por outro lado, fornece uma visão de alto nível de todas as tarefas que a sua equipe tem em mãos. O maior foco desse modelo é equilibrar o volume de trabalho dos membros e evitar sobrecargas, em vez de ajudar a garantir que você tenha recursos humanos e capacidade produtiva suficientes para realizar um projeto.

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