A Viessmann está conduzindo a transformação de seu ambiente de trabalho digital com a Asana

Colegas de trabalho na Viessmann
  • Logotipo da Viessmann
  • Sede
    • Allendorf, Alemanha
  • Ano de fundação
    • 1917
  • Número de funcionários
    • Mais de 12.100

Cem anos atrás, sistemas de aquecimento e resfriamento eram novidade no mundo industrial, e um luxo para aqueles que os quisessem em suas residências. Hoje em dia os consumidores podem controlar seus termostatos quando viajam e de qualquer lugar do mundo. Os edifícios residenciais e industriais podem regular suas próprias temperaturas com base nos padrões meteorológicos. Na vanguarda da transformação digital dos sistemas de aquecimento, resfriamento e sistemas industriais está a Viessmann, uma empresa alemã centenária sediada em Allendorf (Eder).

Fundada em 1917, a Viessmann produz sistemas de aquecimento e resfriamento, incluindo boilers a gás e a óleo de elevada eficiência, controles, reservatórios domésticos de água quente, sistemas solares, aquecedores de ar hidrônicos, redes de aquecimento para bairros e outros produtos. Sua força de trabalho, com mais de 12.100 funcionários, está sediada em Allendorf, cidade rural ao norte de Hesse, e traz um faturamento anual de 2,37 bilhões de Euros (dados de 2017).

Há alguns anos, o professor Dr. Martin Viessmann e seu filho Max (agora co-diretor), aperceberam-se da importância de levar a empresa até a era dos eletrodomésticos inteligentes, da Internet das Coisas e, além isso, ao que ele chama de a era da colaboração eficaz para toda a Viessmann e suas equipes operacionais. Como fator externo, a tendência dos consumidores para os sistemas de aquecimento e resfriamento vai na direção de uma maior eficiência e acessibilidade, seja como sistemas inteligentes que se ajustam com base nas tendências meteorológicas, ou um sistema de termostato controlado remotamente.

Todas estas mudanças exigiram a digitalização dos produtos da Viessmann. Como fator interno, com cada vez mais funcionários usando tecnologia móvel, trabalhando de forma remota e progredindo em suas carreiras, é importante que estejam disponíveis sistemas e ferramentas que facilitem a colaboração de qualquer lugar, a transferência de conhecimento, e as crescentes responsabilidades. Para Max, “a transformação digital é crucial para os próximos cem anos da empresa”.

Como responsável pelo planejamento e a implementação do espaço de trabalho futuro da Viessmann está Alexander Pöllmann, gerente de escritório inteligente e de colaboração, e toda a sua equipe. O seu papel, criado há três anos, é assegurar uma transformação digital adequada da forma como os funcionários da Viessmann trabalham em conjunto por toda a organização.

Alex, que não tem experiência prévia no setor e se auto denomina adepto da produtividade e das novas tecnologias, traz uma nova perspectiva sobre como introduzir novas tecnologias em uma indústria tradicional e criar um ambiente onde os funcionários podem facilmente se conectar, colaborar e juntos fazer mais coisas. Alex e seus colegas de equipe trabalham próximo à equipe executiva, assim como com o restante da empresa, para entender como ocorre a colaboração na Viessmann e conduzir o processo de escolha das novas tecnologias que serão usadas pela organização nesta nova era digital.

Transformação digital: o elemento comum entre aquecedores de água e fluxos de trabalho

O foco da Viessmann na transformação digital é um processo corrente e contínuo que se aplica tanto aos produtos como à própria empresa. Para os produtos, significa incorporar tecnologia inteligente e a Internet das Coisas no seu roteiro de desenvolvimento. Para ficar à frente da concorrência e orientar seus parceiros estratégicos, a empresa tem desenvolvido integrações, aplicativos móveis e soluções de elevada eficiência energética.

Os seus boilers, por exemplo, integram agora sistemas de gerenciamento do edifício para facilitar os ajustes de temperatura, e avançam na direção de energias alternativas, como a solar, para apostar nos recursos renováveis e manter o apelo ecológico.

A transformação digital de seus produtos gerou internamente uma forte mudança cultural na forma como as equipes trabalham em conjunto. À medida que crescia ao longo dos anos, a empresa ficava cada vez mais dispersa, e com isso suas informações estavam cada vez mais descentralizadas. A equipe de desenvolvimento, que prepara o hardware e software para conectar os boilers aos aplicativos, está distribuída por diversos países. Conforme expandia, a equipe deixou de contar com uma única fonte de conhecimento.

Além disso, conforme avançavam para novos lugares, precisavam de uma maneira de concentrar a informação e poder colaborar entre os diversos fusos horários. Sem um sistema de colaboração e uma base única de conhecimento compartilhados para trabalhar desde as distintas regiões, a equipe tinha dificuldade para obter a informação necessária, o que acabava atrasava os seus ciclos de desenvolvimento.

“Com a Asana, o conhecimento pertence à nossa organização, não apenas às pessoas que o criam”

Além de uma crescente falta de acesso à informação, o software do qual dependia a Viessmann não era simples de usar. Os programas por vezes levavam vários minutos para abrir e, com isso, os gerentes perdiam tempo precioso enquanto esperavam que a tecnologia ficasse disponível. Os funcionários tinham dificuldade em adotar e efetivamente utilizar as ferramentas existentes. A ausência de um software amigável levava por sua vez a perdas de eficiência.

A mobilidade também era um desafio: ter acesso ao trabalho em qualquer lugar e comunicar com seus colegas, onde quer que eles estivessem, passou a ter mais importância à medida que o negócio crescia. A equipe de desenvolvimento, por exemplo, precisava de tecnologia que pudesse ter com ela em qualquer lugar. As outras equipes por toda a empresa precisavam também de tecnologia que, não apenas estivesse disponível em qualquer lugar, mas que também pudesse ser acessada por seus parceiros e subsidiárias através de uma simples conexão à Internet.

Todos esses desafios apontavam para a necessidade de uma transformação digital da forma de trabalhar da Viessmann para poder modernizar os seus produtos.

Fazendo acontecer: lançando os melhores aplicativos de colaboração do mercado

Reconhecer que era necessária uma transformação digital foi o primeiro passo para concretizá-la. Quando começou a trabalhar nas novas mudanças, a primeira iniciativa de Alex foi procurar entender quais eram as necessidades da organização, para então escolher o melhor software que pudesse atendê-las.

Ele analisou as maiores dificuldades que enfrentavam as pessoas por toda a organização: falta de mobilidade, software pouco amigável, tempo gasto em procurar informação, possibilidades de colaboração restritas, e grande dificuldade de acesso para parceiros e subsidiárias. Em seguida, estudou as soluções, optando por hardware e software que, não apenas permitisse aos funcionários trabalhar melhor em conjunto, mas que também ajudasse a Viessmann a desenvolver produtos melhores em menos tempo.

Devido à diversidade do trabalho das equipes na Viessmann, foi um grande desafio escolher soluções que fossem adequadas para as pessoas de toda a empresa. A Viessmann escolheu a integração da G Suite com a Asana como eixo central dos seus softwares operacionais. A G Suite age como um pólo central para os arquivos (Documentos, Planilhas e Apresentações do Google Docs), para a comunicação (Gmail, Hangouts, Hangouts Meet), e para o agendamento (Google Agenda), e as equipes contam com a Asana para manter tudo em um só lugar. Para o Alex, a Asana atende a três necessidades fundamentais da crescente organização:

  • Centraliza a informação e proporciona transparência e acessibilidade
  • É simples de adotar e começar a usar
  • Proporciona mobilidade: os funcionários podem acessar a Asana em todos os lugares e sempre que precisarem.

Por último, o software não está limitado ao uso em dispositivos corporativos ou não corporativos, o que permite aos funcionários acessar tanto a G Suite como a Asana de qualquer lugar, com qualquer dispositivo e a qualquer momento. Em vez de ter que esperar vários minutos enquanto um software inicializa, todos os funcionários podem agora acessar a informação pela Internet com rapidez, e dedicar mais tempo a fazer o trabalho que realmente importa para o faturamento da empresa, como preparar os relatórios ou testar hardware e software. Utilizar um software que funciona em múltiplos dispositivos facilitou muito a transferência de conhecimento para a equipe, tanto entre os dispositivos como entre as pessoas.

“Uma das maiores vantagens para a nossa empresa foi poder contar com um software simples de usar que pode ser usado em qualquer lugar, a qualquer momento e de qualquer dispositivo.”

Melhoria de eficiência: transformação digital dos processos com a Asana

A Viessmann implementará a Asana por toda a empresa ao longo dos próximos meses para mais de 2.500 funcionários. Até este momento já foi possível observar resultados em três setores: TI, P&D e Relatórios.

  • A equipe de TI da Viessmann usa a Asana para acompanhar os sprints: por meio dos quadros, a equipe de TI monitora o desenvolvimento de suas migrações. Eles mapeiam o trabalho que deverá ser feito durante um sprint, atribuem-no a cada um dos funcionários, e fazem um acompanhamento semanal.

  • A equipe de P&D da Viessmann usa a Asana para gerenciar o processo de desenvolvimento de produtos. Para monitorar o fluxo dos serviços de teste, a equipe acompanha o estágio de cada produto durante os testes através da Asana. Como exemplo, uma vez concluídos os testes de um dispositivo, a tarefa que o representa passa para o estágio seguinte, depois para novos testes, e assim sucessivamente.

  • A equipe executiva da Viessmann depende dos relatórios para ter uma visão geral do que acontece por toda a empresa. Quando é necessário conhecer detalhes específicos sobre um projeto, eles atribuem uma tarefa ao encarregado principal. Este, através da visualização de Progresso, pode facilmente compartilhar uma atualização sobre a informação requerida.

Transformação digital: não é um luxo, mas uma necessidade

Assim como os sistemas de aquecimento e resfriamento passaram de um luxo a uma necessidade nas nossas vidas, o mesmo ocorreu com a transformação digital para empresas como a Viessmann. Manter os produtos e as pessoas conectadas no meio digital é fundamental para o sucesso da organização na sua expansão. É essa a razão pela qual a transformação digital desempenha um papel tão crucial para o sucesso da Viessmann, e é também por isso que ferramentas como a Asana e a G Suite podem ajudar a catapultá-la para a próxima era de produtos e de colaboração digitais.

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Explorar a Asana

A maneira mais fácil para equipes acompanharem seus projetos e tarefas e alcançarem resultados.

Campanha de Marketing

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Lançamento de produto

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Objetivos da empresa

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Missão para a Lua

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Organize o seu trabalho

Defina tarefas e marcos claros para transmitir claramente à equipe o que precisa ser feito.

Organize o seu trabalho

Ajude a sua equipe a cumprir os prazos

Permita a cada profissional de marketing saber exatamente o trabalho que lhe foi atribuído ao dar total transparência sobre responsáveis e datas de conclusão.

Ajude a sua equipe a cumprir os prazos

Cumpra os seus prazos

Mapeie o plano da sua campanha para ver como se encaixam as peças do seu projeto, identificar problemas potenciais e manter o trabalho na direção certa.

Cumpra os seus prazos

Tenha conversas produtivas

Faça perguntas ou forneça atualizações sobre o trabalho em andamento para transformar conversas em ações.

Tenha conversas produtivas

Anexe arquivos para o seu trabalho

Vincule documentos compartilhados, arquivos de design e planilhas de orçamento para que a sua equipe não precise procurar tais informações.

Anexe arquivos para o seu trabalho

Veja rapidamente todos os trabalhos

Veja o trabalho em um calendário para ter claros todos os tempos e trabalhar em função das datas mais importantes

Veja rapidamente todos os trabalhos

Acompanhe o seu progresso

Mantenha-se a par do progresso do projeto e identifique rapidamente quando as coisas saírem do rumo.

Acompanhe o seu progresso

Trabalhe de qualquer lugar

Quer esteja em reunião com um fornecedor, em uma conferência, ou fora do escritório, use Asana para dispositivos móveis para permanecer conectado.

Trabalhe de qualquer lugar

Realize programas bem sucedidos todas as vezes

Asana auxilia as equipes de marketing a planejar, monitorar e lançar iniciativas envolventes para o seu público.

Realize programas bem sucedidos todas as vezes

Mapeie cada um dos passos

Mapeie as etapas críticas, desde o desenvolvimento até o lançamento, para que todos tenham o roteiro bem claro.

Mapeie cada um dos passos

Saiba com quem está a bola

Atribua proprietários e datas de validade claros a cada estágio do lançamento para realizá-lo dentro do prazo.

Saiba com quem está a bola

Faça os lançamentos em dia

Veja como todas as peças do seu projeto se encaixam para fazer os ajustes necessários e manter o trabalho na direção certa.

Faça os lançamentos em dia

Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Assegure-se que as atualizações e conversas importantes não ficam perdidas nas correntes de e-mails vinculando-as ao seu trabalho.

Mantenha todos os envolvidos a par dos acontecimentos

Mantenha o trabalho em um só lugar

Anexe arquivos ao seu projeto para que todos saibam onde encontrar as informações corretas.

Mantenha o trabalho em um só lugar

Monitore datas e marcos

Fique de olho nas datas importantes visualizando em um calendário os planos para o lançamento.

Monitore datas e marcos

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Veja como o trabalho progride para se assegurar que tem tudo sob controle para alcançar as metas e acertar os prazos.

Veja o que está e o que não está no caminho certo

Permaneça conectado em qualquer lugar

Fique por dentro do progresso do seu lançamento onde quer que esteja com o aplicativo Asana para dispositivos móveis.

Permaneça conectado em qualquer lugar

Preparar, apontar e… Lançar!

Asana ajuda as equipes de produtos a cumprirem os prazos para que possam lançar ótimos produtos.

Preparar, apontar e... Lançar!

Mapeie as prioridades

Crie tarefas para cada objetivo para que todos tenham visibilidade sobre os objetivos gerais da empresa.

Mapeie as prioridades

Determine a pessoa certa

Atribua cada objetivo à pessoa apropriada, para que todos saibam quem está responsável e quem devem consultar para esclarecer as dúvidas.

Determine a pessoa certa

Trace um plano para alcançar as suas metas

Veja como cada marco conquistado aproxima os seus objetivos para sentir confiança de que alcançará suas metas.

Trace um plano para alcançar as suas metas

Compartilhe informações e forneça atualizações

Mantenha todos os envolvidos a par do progresso e das informações mais recentes com atualizações e comentários diretamente vinculados aos seus objetivos.

Compartilhe informações e forneça atualizações

Anexe arquivos importantes

Integre a Asana com as suas ferramentas de compartilhamento de arquivos para manter todos os seus documentos importantes em um só lugar.

Anexe arquivos importantes

Fique de olho nas datas importantes

Veja os prazos e marcos da sua iniciativa em um calendário para ter o tempo sob controle.

Fique de olho nas datas importantes

Acompanhe o progresso da empresa

Saiba quais objetivos estão em dia e quais requerem a sua atenção para poder alcançar as suas metas.

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Fique por dentro

Receba atualizações e pondere decisões importantes onde quer que esteja através do aplicativo Asana para dispositivos móveis.

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Alcance as suas metas

A Asana proporciona à sua equipe visibilidade sobre as metas empresariais, para que todos mantenham o foco no que mais importa.

Alcance as suas metas

Prepare-se para a missão

Mapeie cada passo da sua missão para não esquecer nada na sua jornada rumo às estrelas.

Prepare-se para a missão

Saiba quem está encarregado

Atribua responsáveis claros para cada tarefa para que o seu piloto, comandante e engenheiro de voo saibam o que precisa ser feito.

Saiba quem está encarregado

Mapeie cada um dos passos

Crie um plano de lançamento para traçar o seu curso do início ao fim, compartilhá-lo com sua equipe e modificá-lo à medida que as circunstâncias o exigem.

Mapeie cada um dos passos

Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Faça perguntas importantes, tenha conversas e forneça atualizações de status para deixar a sua equipe a postos para o dia do lançamento.

Certifique-se que todos os sistemas estão operacionais

Deixe tudo integrado

Conecte a Asana com as outras ferramentas necessárias para a sua missão para que toda a informação resida num único lugar.

Deixe tudo integrado

Mantenha os olhos na meta

Veja cada um dos marcos no calendário para poder acompanhar as datas de importância que levam até à decolagem.

Mantenha os olhos na meta

Acompanhe o seu progresso

Veja o que está e o que não está no caminho certo para ter certeza que está preparado para o dia do lançamento.

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Trabalhe de qualquer lugar

Esteja sempre atualizado, seja no seu escritório ou a caminho da lua. Mas assegure-se de que há Internet.

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3, 2, 1… ignição!

Com Asana, a sua equipe pode sonhar alto e chegar lá. Basta dar um pequeno passo…

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