A Viessmann está conduzindo a transformação de seu ambiente de trabalho digital com a Asana

Colegas de trabalho na Viessmann
  • Logotipo da Viessmann
  • Sede
    • Allendorf, Alemanha
  • Ano de fundação
    • 1917
  • Número de funcionários
    • Mais de 12.100

Impacto da Asana

  • A equipe executiva da Viessmann intensifica a sua estratégia de comunicação corporativa com a Asana. Ao centralizar os comunicados de toda a empresa, a Viessmann consegue oferecer aos funcionários atualizações em tempo real e de fácil acesso sobre as principais iniciativas.
  • As equipes usam a Asana para agilizar os projetos interdisciplinares e aumentar a eficiência por meio da criação de processos padronizados que melhoram a coordenação e o compartilhamento de dados.
  • A Asana possibilita que uma força de trabalho global colabore em diferentes locais e fusos horários.

Cem anos atrás, sistemas de aquecimento e resfriamento eram novidade no mundo industrial, e um luxo para aqueles que os quisessem em suas residências. Hoje em dia, os consumidores podem controlar seus termostatos quando viajam e de qualquer lugar do mundo. Os edifícios residenciais e industriais podem regular suas próprias temperaturas com base nos padrões meteorológicos. Na vanguarda da transformação digital dos sistemas de aquecimento, resfriamento e sistemas industriais está a Viessmann, uma empresa alemã centenária sediada em Allendorf (Eder).

Fundada em 1917, a Viessmann produz sistemas de aquecimento e resfriamento, incluindo boilers a gás e a óleo de elevada eficiência, controles, reservatórios domésticos de água quente, sistemas solares, aquecedores de ar hidrônicos, redes de aquecimento para bairros e outros produtos. Sua força de trabalho, com mais de 12.100 funcionários, está sediada em Allendorf, cidade rural ao norte de Hesse, e traz um faturamento anual de 2,37 bilhões de euros (dados de 2017).

Há alguns anos, o professor Dr. Martin Viessmann e seu filho Max (agora co-diretor), aperceberam-se da importância de levar a empresa até a era dos eletrodomésticos inteligentes, da Internet das Coisas e, além isso, ao que ele chama de a era da colaboração eficaz para toda a Viessmann e suas equipes operacionais. Como fator externo, a tendência dos consumidores para os sistemas de aquecimento e resfriamento vai na direção de uma maior eficiência e acessibilidade, seja como sistemas inteligentes que se ajustam com base nas tendências meteorológicas, ou um sistema de termostato controlado remotamente.

Todas estas mudanças exigiram a digitalização dos produtos da Viessmann. Como fator interno, com cada vez mais funcionários usando tecnologia móvel, trabalhando de forma remota e progredindo em suas carreiras, é importante que estejam disponíveis sistemas e ferramentas que facilitem a colaboração de qualquer lugar, a transferência de conhecimento, e as crescentes responsabilidades. Para Max, “a transformação digital é crucial para os próximos cem anos da empresa”.

Como responsável pelo planejamento e a implementação do espaço de trabalho futuro da Viessmann está Alexander Pöllmann, gerente de escritório inteligente e de colaboração, e toda a sua equipe. O seu papel, criado há três anos, é assegurar uma transformação digital adequada da forma como os funcionários da Viessmann trabalham em conjunto por toda a organização.

Alex, que não tem experiência prévia no setor e se auto denomina adepto da produtividade e das novas tecnologias, traz uma nova perspectiva sobre como introduzir novas tecnologias em uma indústria tradicional e criar um ambiente onde os funcionários podem facilmente se conectar, colaborar e juntos fazer mais coisas. Alex e seus colegas de equipe trabalham próximo à equipe executiva, assim como com o restante da empresa, para entender como ocorre a colaboração na Viessmann e conduzir o processo de escolha das novas tecnologias que serão usadas pela organização nesta nova era digital.

Transformação digital: o elemento comum entre aquecedores de água e fluxos de trabalho

O foco da Viessmann na transformação digital é um processo corrente e contínuo que se aplica tanto aos produtos como à própria empresa. Para os produtos, significa incorporar tecnologia inteligente e a Internet das Coisas no seu roteiro de desenvolvimento. Para ficar à frente da concorrência e orientar seus parceiros estratégicos, a empresa tem desenvolvido integrações, aplicativos móveis e soluções de elevada eficiência energética.

Os seus boilers, por exemplo, integram agora sistemas de gerenciamento do edifício para facilitar os ajustes de temperatura, e avançam na direção de energias alternativas, como a solar, para apostar nos recursos renováveis e manter o apelo ecológico.

A transformação digital de seus produtos gerou internamente uma forte mudança cultural na forma como as equipes trabalham em conjunto. À medida que crescia ao longo dos anos, a empresa ficava cada vez mais dispersa, e com isso suas informações estavam cada vez mais descentralizadas. A equipe de desenvolvimento, que prepara o hardware e software para conectar os boilers aos aplicativos, está distribuída por diversos países. Conforme expandia, a equipe deixou de contar com uma única fonte de conhecimento.

Além disso, conforme avançavam para novos lugares, precisavam de uma maneira de concentrar a informação e poder colaborar entre os diversos fusos horários. Sem um sistema de colaboração e uma base única de conhecimento compartilhados para trabalhar desde as distintas regiões, a equipe tinha dificuldade para obter a informação necessária, o que acabava atrasava os seus ciclos de desenvolvimento.

“Com a Asana, o conhecimento pertence à nossa organização, não apenas às pessoas que o criam”

Além de uma crescente falta de acesso à informação, o software do qual dependia a Viessmann não era simples de usar. Os programas por vezes levavam vários minutos para abrir e, com isso, os gerentes perdiam tempo precioso enquanto esperavam que a tecnologia ficasse disponível. Os funcionários tinham dificuldade em adotar e efetivamente utilizar as ferramentas existentes. A ausência de um software amigável levava por sua vez a perdas de eficiência.

A mobilidade também era um desafio: ter acesso ao trabalho em qualquer lugar e comunicar com seus colegas, onde quer que eles estivessem, passou a ter mais importância à medida que o negócio crescia. A equipe de desenvolvimento, por exemplo, precisava de tecnologia que pudesse ter com ela em qualquer lugar. As outras equipes por toda a empresa precisavam também de tecnologia que, não apenas estivesse disponível em qualquer lugar, mas que também pudesse ser acessada por seus parceiros e subsidiárias através de uma simples conexão à Internet.

Todos esses desafios apontavam para a necessidade de uma transformação digital da forma de trabalhar da Viessmann para poder modernizar os seus produtos.

Fazendo acontecer: lançando os melhores aplicativos de colaboração do mercado

Reconhecer que era necessária uma transformação digital foi o primeiro passo para concretizá-la. Quando começou a trabalhar nas novas mudanças, a primeira iniciativa de Alex foi procurar entender quais eram as necessidades da organização, para então escolher o melhor software que pudesse atendê-las.

Ele analisou as maiores dificuldades que enfrentavam as pessoas por toda a organização: falta de mobilidade, software pouco amigável, tempo gasto em procurar informação, possibilidades de colaboração restritas, e grande dificuldade de acesso para parceiros e subsidiárias. Em seguida, estudou as soluções, optando por hardware e software que, não apenas permitisse aos funcionários trabalhar melhor em conjunto, mas que também ajudasse a Viessmann a desenvolver produtos melhores em menos tempo.

Devido à diversidade do trabalho das equipes na Viessmann, foi um grande desafio escolher soluções que fossem adequadas para as pessoas de toda a empresa. A Viessmann escolheu a integração da G Suite com a Asana como eixo central dos seus softwares operacionais. A G Suite age como um polo central para os arquivos (Documentos, Planilhas e Apresentações do Google Docs), para a comunicação (Gmail, Hangouts, Hangouts Meet), e para o agendamento (Google Agenda), e as equipes contam com a Asana para manter tudo em um só lugar. Para o Alex, a Asana atende a três necessidades fundamentais da crescente organização:

  • Centraliza a informação e proporciona transparência e acessibilidade
  • É simples de adotar e começar a usar
  • Proporciona mobilidade: os funcionários podem acessar a Asana em todos os lugares e sempre que precisarem.

Por último, o software não está limitado ao uso em dispositivos corporativos ou não corporativos, o que permite aos funcionários acessar tanto a G Suite como a Asana de qualquer lugar, com qualquer dispositivo e a qualquer momento. Em vez de ter que esperar vários minutos enquanto um software inicializa, todos os funcionários podem agora acessar a informação pela Internet com rapidez, e dedicar mais tempo a fazer o trabalho que realmente importa para o faturamento da empresa, como preparar os relatórios ou testar hardware e software. Utilizar um software que funciona em múltiplos dispositivos facilitou muito a transferência de conhecimento para a equipe, tanto entre os dispositivos como entre as pessoas.

“Uma das maiores vantagens para a nossa empresa foi poder contar com um software simples de usar que pode ser usado em qualquer lugar, a qualquer momento e de qualquer dispositivo.”

Melhoria de eficiência: transformação digital dos processos com a Asana

A Viessmann implementará a Asana por toda a empresa ao longo dos próximos meses para mais de 2.500 funcionários. Até este momento já foi possível observar resultados em três setores: TI, P&D e Relatórios.

  • A equipe de TI da Viessmann usa a Asana para acompanhar os sprints: por meio dos quadros, a equipe de TI monitora o desenvolvimento de suas migrações. Eles mapeiam o trabalho que deverá ser feito durante um sprint, atribuem-no a cada um dos funcionários, e fazem um acompanhamento semanal.

  • A equipe de P&D da Viessmann usa a Asana para gerenciar o processo de desenvolvimento de produtos. Para monitorar o fluxo dos serviços de teste, a equipe acompanha o estágio de cada produto durante os testes através da Asana. Como exemplo, uma vez concluídos os testes de um dispositivo, a tarefa que o representa passa para o estágio seguinte, depois para novos testes, e assim sucessivamente.

  • A equipe executiva da Viessmann depende dos relatórios para ter uma visão geral do que acontece por toda a empresa. Quando é necessário conhecer detalhes específicos sobre um projeto, eles atribuem uma tarefa ao encarregado principal. Este, através da visualização de Progresso, pode facilmente compartilhar uma atualização sobre a informação requerida.

Transformação digital: não é um luxo, mas uma necessidade

Assim como os sistemas de aquecimento e resfriamento passaram de um luxo a uma necessidade nas nossas vidas, o mesmo ocorreu com a transformação digital para empresas como a Viessmann. Manter os produtos e as pessoas conectadas no meio digital é fundamental para o sucesso da organização na sua expansão. É essa a razão pela qual a transformação digital desempenha um papel tão crucial para o sucesso da Viessmann, e é também por isso que ferramentas como a Asana e a G Suite podem ajudar a catapultá-la para a próxima era de produtos e de colaboração digitais.

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