Como montar o melhor processo de contratação do setor

Roma não foi construída em um dia, e a sua equipe também não. Contratar ótimas pessoas leva tempo, mas vale a pena porque os membros da equipe são a força motriz por trás de tudo o que você realiza. Para atingir grandes metas, você precisa de uma equipe sólida. E, para montar a sua equipe, você precisa de um processo de contratação bem planejado. 

O que é um processo de contratação?

Um processo de contratação é uma abordagem estruturada para encontrar, avaliar e contratar novos membros para a equipe. É um conjunto padronizado de etapas que você segue sempre que deseja contratar um novo funcionário, seja para preencher uma vaga existente ou adicionar uma nova função à equipe. E, embora a contratação muitas vezes possa parecer urgente (especialmente quando você está com falta de pessoal ou precisa preencher uma vaga), vale a pena definir um processo de contratação antes de iniciar as atividades. Com um pouco de tempo extra no início, você pode economizar ainda mais tempo e evitar problemas no futuro.

A contratação é geralmente um processo interdisciplinar. Ela envolve trabalhar com partes interessadas, como recrutadores e a equipe de recursos humanos, além de quaisquer colegas de trabalho que ajudarão a entrevistar possíveis candidatos. A contratação também é personalizável, dependendo de quem você está contratando e dos recursos disponíveis. Por exemplo, a contratação de um engenheiro de software requer etapas diferentes da contratação de um terapeuta clínico. Além disso, as responsabilidades de contratação podem ser diferentes em empresas menores, sem equipe de RH.

Mas, se você não sabe por onde começar ou se não gosta de lidar com as partes interessadas, não se preocupe. Um processo de contratação padronizado facilita a colaboração. Depois de descobrir o que funciona para você e documentar cada etapa, você terá um roteiro a seguir, para saber exatamente o que fazer e com quem conversar sempre que quiser contratar alguém novo. 

Processo de contratação vs. processo de integração

Os processos de contratação e integração são igualmente importantes quando você está adicionando novos membros à equipe. No entanto, são duas etapas separadas que precisam ser concluídas. 

Antes de integrar novos membros à equipe, é preciso contratá-los. Isso significa que o seu processo de contratação inclui a identificação dos requisitos do trabalho, a busca por candidatos qualificados, a entrevista e a apresentação de uma oferta final. Juntamente com essas etapas maiores, o processo de contratação também inclui detalhes como quem se comunica com os candidatos e como você deve avaliar cada candidato. Em termos simples, a contratação inclui tudo até que um candidato aceite a sua oferta. 

A integração começa depois que um candidato assina a carta de oferta. É quando você começa a receber o novo funcionário e a deixá-lo a par de tudo. Surpreendentemente, algumas etapas críticas da integração geralmente acontecem antes do primeiro dia do funcionário, como garantir que ele tenha um notebook e um crachá de acesso ao escritório, ou enviar um e-mail no primeiro dia para que saiba o que esperar. Depois que um funcionário começa oficialmente, a integração continua à medida que ele aprende sobre a cultura organizacional, conhece os colegas de equipe e aprende sobre as ferramentas e os processos necessários para a sua função. 

Por que o processo de contratação é importante? 

Um processo de contratação estruturado não apenas facilita a sua vida, mas também ajuda as partes interessadas e os possíveis candidatos. Veja como: 

Crie uma experiência positiva para o candidato

A experiência do candidato é um componente essencial da cultura da sua empresa. De acordo com um estudo, 78 % dos candidatos dizem que a experiência de entrevista e contratação indica como uma empresa valoriza o seu pessoal. Isso significa que é essencial dar o seu melhor durante o processo de contratação, porque é quando os potenciais funcionários formam as primeiras impressões.  

Um processo de contratação oferece a cada candidato uma experiência consistente e ajuda você a fornecer as informações certas no momento certo. Quando você tem um processo de contratação predefinido, pode dizer aos candidatos como são os próximos passos e quanto tempo cada etapa pode levar, para que eles não fiquem se perguntando em que ponto estão ou o que fazer durante o tempo de inatividade. Você também pode incorporar comunicações essenciais ao seu processo de contratação para garantir que não esteja perdendo nenhuma etapa, como enviar aos candidatos as informações necessárias para se preparar para as entrevistas ou enviar e-mails de acompanhamento para informar as pessoas quando você tiver contratado um candidato diferente.

Evite o viés inconsciente

Vieses inconscientes são pressupostos, crenças ou atitudes aprendidos dos quais não estamos necessariamente cientes. Eles também são uma parte normal do ser humano: nossos cérebros processam uma enorme quantidade de informações diariamente, então às vezes tomamos atalhos. Por exemplo, presumimos que a geada no nosso para-brisa significa que está frio lá fora, que a hora do rush significa muito trânsito e que o leite que acabamos de comprar é seguro para beber.

Os exemplos acima são bastante inofensivos, mas nossos preconceitos também podem se infiltrar no processo de contratação e influenciar quem escolhemos para uma função específica. Por exemplo, um estudo da Universidade de Princeton mostrou que, quando as orquestras começaram a realizar audições às cegas, as mulheres tiveram imediatamente 50% mais chances de chegar à próxima rodada do processo de audição. Isso significa que, quando os jurados podiam ver o gênero dos candidatos, eles eram inconscientemente tendenciosos em relação aos músicos do sexo masculino.

Felizmente, aprender sobre o viés inconsciente pode ajudar a reconhecer quando ele está acontecendo e a implementar medidas ativas para combatê-lo. Um processo de contratação estruturado ajuda a evitar vieses inconscientes, fazendo com que você siga as mesmas etapas para cada candidato. Ele permite coletar o mesmo tipo de informação para cada candidato e tomar decisões com base em dados, em vez da ideia indefinida de “adequação à cultura”. Por exemplo, você pode incluir um conjunto padrão de perguntas de entrevista no seu processo de contratação para garantir que os candidatos sejam avaliados igualmente nas mesmas áreas. 

Contrate os candidatos certos

O processo seletivo é um pouco como o namoro rápido. Você e o candidato estão tentando decidir se querem buscar um relacionamento de longo prazo: você está tentando decidir se o candidato é uma boa opção para a sua equipe, enquanto ele está tentando descobrir se quer trabalhar na sua empresa. É fácil apressar esse processo e deixar de fora informações importantes que ajudariam ambos a tomar a melhor decisão. Quando isso acontece, pode ser difícil reter os funcionários se os novos contratados não forem qualificados para a função. 

Mas, quando você segue um processo de contratação predefinido, pode garantir que você e os candidatos tenham todas as informações necessárias antes de tomar uma decisão. Um processo de contratação ajuda a incorporar etapas importantes, como uma chamada de triagem inicial, uma avaliação prática para fazer em casa e entrevistas estruturadas com tempo suficiente para perguntas. Isso lhe dá um conjunto robusto de informações a considerar para a sua decisão final. E, igualmente importante, dá aos candidatos uma visão clara das responsabilidades diárias da função e de como seria realmente trabalhar na sua empresa. 

Colabore de forma eficiente com os participantes

O processo seletivo geralmente envolve o trabalho com várias partes interessadas, incluindo recrutadores, o setor de recursos humanos e quaisquer colegas de trabalho no seu painel de entrevistadores. Com tantas partes interessadas que precisam ficar a par das diversas etapas do processo seletivo, pode ser difícil coordenar os inúmeros aspectos dinâmicos. Por exemplo, a equipe de recrutamento pode lidar com anúncios de emprego e triagem de currículos, o gerente de contratação pode ser responsável por agendar entrevistas presenciais e os membros do seu painel de entrevistas podem ser responsáveis por coletar e compartilhar o feedback de cada candidato.

Um processo de contratação estruturado oferece a você e à sua equipe um roteiro claro a seguir. Ele informa quais partes interessadas devem ser incluídas em cada etapa, quem é responsável por cada tarefa e quanto tempo levará cada etapa do processo de contratação. Para facilitar ainda mais as coisas, você pode usar uma ferramenta de gestão de projetos para planejar e executar o seu processo de contratação. Por exemplo, a Asana permite criar modelos reutilizáveis que definem cada tarefa dentro de um processo, incluindo o responsável pela tarefa, a data de conclusão e quaisquer dependências.

11 etapas para montar o melhor processo de contratação do setor

A contratação pode parecer assustadora, especialmente com todas as complexidades de anúncios de emprego, entrevistas, verificações de antecedentes e muito mais. Mas, como muitas coisas, você pode simplificar o processo de contratação dividindo-o em uma série de etapas menores. Para começar, listamos 11 etapas do processo de contratação que a maioria das empresas compartilha. Depois de executar essas etapas algumas vezes, você pode adaptá-las às suas necessidades e recursos específicos. 

1. Defina a sua meta de contratação

Antes de iniciar o processo de contratação, é preciso definir objetivos claros que descrevam o que você está procurando. Definir metas lhe dá uma estrela-guia para recrutar e avaliar os candidatos. Isso ajuda a escrever uma descrição de vaga que aborde a lacuna que você está tentando preencher, avaliar os candidatos em relação aos seus objetivos e gerir o cronograma do seu processo de contratação. Ao definir a sua meta, certifique-se de que ela seja SMART: específica, mensurável, atingível, realista e com prazo determinado.

Para formular a sua Meta de contratação, faça as seguintes perguntas: 

• Quem é o seu candidato ideal? 

• Quais habilidades específicas ele tem? 

• Que nível de experiência anterior ele tem?

• Quais necessidades ou lacunas de contratação você está tentando preencher com esta função? Por exemplo, você está preenchendo uma vaga aberta, aumentando a capacidade da equipe ou adicionando uma nova área de responsabilidade? 

• Quando você precisa preencher essa função? Quanto tempo deve levar o processo de contratação? 

2. Identifique as partes interessadas

Em seguida, é hora de identificar as partes interessadas com as quais você colaborará durante o processo de contratação. Isso pode variar de empresa para empresa, mas estas são as partes interessadas mais comuns a serem observadas: 

• Gerente de contratação: a pessoa que gerenciará o novo funcionário. O gestor de contratação geralmente conduz o processo de contratação e tem a palavra final sobre qual candidato será selecionado.

• Equipe de recursos humanos e recrutamento: dependendo do tamanho da sua empresa, os recrutadores podem ser responsáveis pela publicação de vagas, divulgação, triagens iniciais, agendamento de entrevistas e negociação de ofertas. Em empresas maiores, um recrutador pode ser o principal ponto de contato do candidato durante todo o processo de contratação. Em empresas menores, o gerente de contratação pode ser responsável por parte ou pela totalidade desse trabalho. Se a sua empresa não tiver uma equipe interna de recrutamento, você pode até terceirizar algumas etapas para uma agência de recrutamento. 

• Painel de entrevista: são as pessoas que entrevistarão cada candidato. Podem ser colegas de equipe em potencial, parceiros interdisciplinares ou pessoas com áreas específicas de especialização. Por exemplo, se você está contratando alguém que precisa ter experiência em design, pode ser interessante incluir um designer de produto no seu painel de entrevistas. Certifique-se de dar a cada membro do painel orientações sobre o tipo de perguntas que devem fazer. Por exemplo, especifique que o designer de produto deve perguntar especificamente sobre a experiência de design do candidato. 

Ao identificar as partes interessadas, pode ser útil criar um gráfico RACI para descrever quem é responsável, prestador decontas,consultado e informado em cada etapa do processo de contratação. 

3. Escreva uma descrição da vaga

Uma boa descrição de cargo é fundamental para atrair candidatos de qualidade. Em última análise, a meta da sua descrição de cargo é ajudar os candidatos em potencial a entender o que uma pessoa nessa função realmente faz no dia a dia, para que possam decidir se querem se candidatar. Isso significa que é importante que a descrição reflita com precisão os deveres e responsabilidades do cargo. 

Embora as descrições de cargos possam variar, aqui estão alguns dos principais componentes a incluir: 

• Cargo

• Finalidade do cargo

• Deveres e responsabilidades

• Qualificações necessárias (como educação, experiência ou habilidades)

• Qualificações preferenciais

• Condições de trabalho (por exemplo, se a função é remota ou presencial e em que horários o candidato deve trabalhar)

• Uma faixa salarial e uma lista de benefícios

Você também pode descrever os principais aspectos da cultura da sua empresa na descrição de cargos. Por exemplo, na Asana, incluímos um parágrafo no final de cada descrição de cargo para enfatizar como valorizamos a inclusividade e acolhemos candidatos de todas as origens. 

4. Divulgue e recrute para o cargo

Agora é hora de colocar a descrição da vaga em prática. Encontrar ótimos candidatos pode ser difícil, então as empresas geralmente usam uma combinação de publicidade e recrutamento ativo. Se a sua empresa tem uma equipe de recrutamento, ela normalmente lida com ambos. 

• Para divulgar o cargo, primeiro decida se deseja recrutar internamente, externamente ou uma combinação dos dois. Por exemplo, você pode anunciar o cargo internamente primeiro e, em seguida, abri-lo para candidatos externos. Quadros de empregos e sites de publicação como o LinkedIn são ótimos lugares para começar a anunciar externamente, juntamente com feiras de empregos e o site da sua empresa. Você também pode contar com os seus funcionários atuais para ajudar a divulgar a vaga, oferecendo bônus por indicação. 

• Para recrutar para o cargo, você precisa entrar em contato ativamente com candidatos qualificados por meio do LinkedIn, e-mail, mídias sociais ou feiras de emprego. O processo de recrutamento ajuda a gerar candidaturas de potenciais candidatos que não estão procurando ativamente, mas podem ser uma boa opção.

5. Analise as candidaturas

Neste ponto, você deve ter um lote sólido de currículos e cartas de apresentação para analisar. Dedique algum tempo para analisar cada candidatura e decidir quais candidatos atendem às qualificações necessárias listadas na descrição da vaga. Tente se ater às habilidades profissionais e à experiência concreta nesta fase, pois é difícil ter uma ideia das habilidades sociocomportamentais a partir de um currículo. Você também pode criar diretrizes para ajudar a combater o viés inconsciente durante a análise. Por exemplo, você pode ocultar o nome do candidato para reduzir o preconceito de gênero ou racial, ou se concentrar na experiência relevante em vez de anos de trabalho para evitar a discriminação de idade. 

Em algumas empresas com altos volumes de candidaturas, os recrutadores da equipe de recursos humanos prepararão um lote de currículos pré-selecionados para você examinar. A sua empresa também pode usar um sistema de monitoramento de processos seletivos, como Greenhouse, Workday ou ADP, para armazenar e organizar candidaturas e informações de contato. 

6. Realize uma triagem por telefone

Uma triagem por telefone é o seu contato inicial com um candidato, normalmente feito pelo telefone. A meta de uma entrevista por telefone é dupla. Primeiro, você quer determinar se o candidato tem as qualificações necessárias e se alinha à sua cultura organizacional e aos valores da empresa. Em segundo lugar, você quer dar ao candidato tempo para fazer perguntas. Lembre-se de que ele também está decidindo se quer trabalhar na sua equipe. 

Se você estiver em parceria com uma equipe de recrutamento, ela pode realizar uma triagem inicial por telefone para verificar a elegibilidade do candidato e se certificar de que ele está realmente interessado na função antes de passar as coisas para você para uma conversa mais aprofundada. 

Se você não sabe por onde começar, aqui estão alguns exemplos de perguntas para entrevistas por telefone: 

• Fale um pouco sobre você. Quem é você? O que motiva você? O que você comeu no café da manhã? 

• Por que este trabalho é interessante para você? 

• Explique o seu currículo. Conte-me sobre as conquistas das quais mais se orgulha em cada uma das suas funções. 

• Como seria a equipe ideal para você?

• Que tipo de colaboração você prefere? 

• O que você precisa do seu gerente e da sua equipe para se sentir bem-sucedido? 

• Você tem alguma pergunta para mim? 

7. Avalie as habilidades

É difícil demonstrar habilidades profissionais durante uma entrevista. É por isso que uma avaliação de habilidades é importante para funções que se concentram fortemente em habilidades profissionais, como escrita, análise de dados ou programação. Para funções que enfatizam habilidades sociocomportamentais (como atendimento ao cliente), talvez você não precise dessa etapa. 

A avaliação de habilidades pode ser uma tarefa para fazer em casa, uma avaliação on-line cronometrada ou até mesmo um teste presencial. Por exemplo, você pode criar uma tarefa de redação para um candidato a redator ou um exercício de programação on-line cronometrado para um candidato a desenvolvedor. Para cargos seniores ou funções que envolvem muita colaboração interdisciplinar, a avaliação geralmente é uma apresentação. Nesse caso, você pode pedir ao candidato que apresente um projeto em que trabalhou, deixando tempo no final para um painel de partes interessadas fazer perguntas. 

Independentemente do formato escolhido, uma avaliação de habilidades é a melhor maneira de ver a experiência e as habilidades de um candidato em ação. 

8. Realize entrevistas presenciais

Entrevistas presenciais envolvem muitos aspectos dinâmicos. Mas, se você resolver alguns detalhes importantes primeiro, poderá organizar cada parte móvel e tornar o processo de entrevista o mais tranquilo possível para todos.

Aqui estão algumas perguntas importantes a serem feitas ao planejar entrevistas de emprego presenciais: 

Como você estruturará as entrevistas?

As entrevistas presenciais de um candidato são frequentemente formatadas como reuniões a dois com cada membro do painel de entrevistas. Dito isso, você também pode agendar entrevistas em grupo com membros do painel que tenham conhecimentos semelhantes. Você pode até realizar entrevistas maiores com uma equipe inteira, mas, como esse formato pode ser intimidante, é melhor usá-lo quando você está tentando contratar para cargos de gerência. 

Você também precisa decidir se as entrevistas presenciais serão virtuais ou presenciais. Se você optar pelo formato virtual, certifique-se de escolher uma plataforma de videoconferência que seja facilmente acessível a pessoas de fora da sua empresa. 

Quanto tempo devem durar as entrevistas?

Isso depende se as suas entrevistas são virtuais ou presenciais. Pesquisas mostram que a fadiga causada pelo vídeo começa a acontecer aos 30 minutos das reuniões virtuais, ficando muito mais difícil se concentrar após esse período. Por outro lado, normalmente conseguimos manter o foco por 45 a 60 minutos ao conversar pessoalmente. 

Quando agendar as entrevistas?

Geralmente, é mais conveniente agendar as entrevistas de um candidato em blocos consecutivos. Isso significa que o candidato só precisa visitar o seu escritório uma vez se as entrevistas forem presenciais. Por outro lado, talvez seja melhor dividir as entrevistas em dois dias para evitar a fadiga causada pelo vídeo. Por exemplo, você pode agendar dois blocos de entrevista de 90 minutos durante a mesma semana. Se você agendar entrevistas consecutivas, certifique-se de criar intervalos de cinco minutos entre as reuniões para que o candidato possa se levantar, alongar ou usar o banheiro. 

Como os entrevistadores devem se preparar?

Estar bem preparado mostra que você valoriza o tempo do seu candidato e ajuda você a coletar um feedback melhor. Veja como ajudar o seu painel de entrevistas a se preparar e a ter sucesso:

• Primeiro, certifique-se de que cada entrevistador entenda quais competências está avaliando. Por exemplo, um designer entrevistando um candidato a designer deve fazer perguntas mais técnicas, enquanto um participante interdisciplinar deve perguntar sobre colaboração e como o candidato trabalha com membros da equipe que não são designers. 

• Considere padronizar o seu processo de avaliação com um modelo de guia de entrevista ou um modelo de quadro de resultados de entrevista. Ambas as opções ajudarão os entrevistadores a coletar feedback de maneira consistente, sem sobreposição ou preconceito.

• Peça a cada entrevistador que faça perguntas com antecedência. Isso não só garante que eles estejam preparados, mas também ajuda a reduzir o viés. 

• Se houver alguém no seu painel que nunca tenha participado de um processo de entrevista, veja se o seu departamento de RH oferece sessões de treinamento para entrevistadores iniciantes.

Como preparar o candidato para as entrevistas? 

É igualmente importante garantir que o candidato se sinta preparado para as entrevistas presenciais. Antes da entrevista presencial, informe o seguinte: 

• A data e o horário de cada entrevista, incluindo quando devem chegar se estiverem visitando seu escritório pessoalmente. 

• Como chegar ao escritório: por exemplo, você vai encontrá-lo no saguão ou ele deve se registrar na recepção? Para entrevistas virtuais, forneça instruções sobre como acessar os links de videoconferência. 

• Com quem ele se reunirá, incluindo o nome e o cargo de cada entrevistador. Também é útil fornecer uma visão geral da área de especialização de cada pessoa para que o candidato possa preparar perguntas com antecedência. 

• Qualquer informação adicional relevante, por exemplo, se o seu escritório for especialmente descontraído, você pode informar que não é necessário usar traje social casual. 

Para entrevistas virtuais, pode ser útil agendar uma reunião rápida de 10 minutos com um recrutador ou alguém de TI antes do início das entrevistas presenciais. Durante esse período, o candidato pode solucionar quaisquer problemas técnicos que possam surgir. 

9. Tome uma decisão

Agora que você entrevistou os melhores candidatos, é hora de tomar uma decisão. Isso envolve analisar todo o feedback do seu painel de entrevistadores, seja de forma assíncrona ou durante uma reunião presencial. Em última análise, o gerente de contratação decide quem levará adiante, mas deve considerar a contribuição de cada membro do painel. 

Se você estiver dividido entre dois ou três candidatos igualmente qualificados, tente criar uma matriz de decisões para estruturar a comparação e fazer uma escolha baseada em evidências. 

10. Verifique os antecedentes e as referências

Finalmente, você decidiu quem contratar! Mas, antes de fazer uma oferta oficial, é importante fazer uma verificação de antecedentes e referências. Veja o que cada um implica: 

• Uma verificação de antecedentes geralmente envolve trabalhar com uma agência de verificação de antecedentes para verificar detalhes sobre a candidatura do candidato, como histórico de emprego, educação e qualquer histórico criminal. 

• Uma verificação de referências envolve ligar para cada uma das referências dos seus candidatos, que geralmente são ex-colegas de trabalho ou gerentes. Normalmente, o gerente de contratação ou recrutador faz essa etapa, e a meta é verificar novamente se o candidato atende aos seus critérios de contratação, além de ver se há algum sinal de alerta que você possa ter deixado passar. 

11. Faça uma oferta de emprego e negocie

Finalmente, é hora de fazer uma oferta de emprego oficial. Se você estiver trabalhando com um recrutador, ele normalmente faz a oferta inicial e lida com as negociações. Mas, independentemente de quem seja o responsável, lembre-se destas orientações:

• Depois de concluir as negociações, envie uma oferta oficial de emprego por escrito. Uma oferta e aceitação verbais não são vinculativas como uma oferta formal por escrito. 

• Informe ao candidato quanto tempo ele tem para tomar uma decisão. 

• Depois que ele aceitar a oferta (dedos cruzados), informe aos outros candidatos que a vaga está fechada.