A Discovery Digital Studios produz milhares de vídeos com a Asana todos os meses

A Discovery Inc. é o gigante de mídia por trás de canais de entretenimento muito famosos, como o TLC, o Animal Planet e o Food Network. Embora seja, essencialmente, uma empresa do ramo televisivo, a Discovery Inc. ocupa uma gigantesca fatia do mercado digital. As equipes de conteúdo dos estúdios digitais criam milhares de vídeos por mês para plataformas de mídias sociais e aplicativos de consumidor, possibilitando ao espectador assistir a um masterchef preparando suflê na televisão e, também, acompanhar uma aula de culinária ao vivo pelo iPad ou pelo aplicativo Food Network Kitchen, esclarecendo as suas dúvidas enquanto cozinha.

Diretor de operações de conteúdo, Mike Singer ajuda as equipes desses canais a conceber, produzir e distribuir os vídeos, que, não raro, acabam chegando a ter até seis versões, cada uma das quais sendo formatada à perfeição para ser veiculada nos respectivos sites, contas de Facebook, Instagram, YouTube e demais plataformas.

Antes de o Mike e a Discovery Digital Studios adotarem a Asana em 2014, eles tentavam monitorar a produção de conteúdos por meio de planilhas e sequências de e-mail, sem um processo padronizado de produção de conteúdo, o que deixava a organização longe do ideal:

A falta de um processo definido não somente atrasava o progresso das equipes, mas, também, acabava resultando em ocasionais despesas extras, já que era preciso contratar até seis funcionários terceirizados para organizar semestralmente os formatos arquivados.

Então, Mike começou a procurar uma nova ferramenta de gestão da produção de conteúdo, e, atualmente, a Discovery Digital Studios tem mais de 400 participantes trabalhando em colaboração na Asana.

Antes da Asana, não tínhamos um processo transparente e consistente, e os projetos não eram atualizados nas planilhas à medida que progrediam. Às vezes, perdiam-se pelo caminho e acabavam por desaparecer. Precisávamos contratar funcionários terceirizados para realizar enormes projetos de organização semestral. ”

Escolha da ferramenta correta para manter o fluxo da produção de vídeos

Mike precisava de uma plataforma compartilhada que pudesse fornecer uma visualização única e de alto nível de todo o conteúdo em desenvolvimento, e que também reunisse as informações mais atuais sobre o processo de produção e o status de cada vídeo. Além disso, também precisava ter acesso a notificações automatizadas que ajudassem com as muitas transferências de trabalho entre os colegas de equipe e as próprias equipes, já que, com as planilhas, ficava difícil saber quando uma tarefa havida sido concluída e quando a próxima tarefa estava pronta para ser iniciada.

Os fluxos de trabalho personalizáveis da Asana permitiriam que eles estabelecessem complexos processos de conteúdo e proporcionassem aos participantes uma visualização simples do que toda a equipe estivesse produzindo, além de manter os colaboradores individuais e as equipes externas conectados e informados.

Tínhamos meia dúzia de fluxos de trabalho que eram monitorados separadamente. Foi excelente poder agregá-los na Asana, ver como se interconectavam e visualizar as dependências que não conseguíamos identificar com as planilhas. ”

Adoção da Asana paulatinamente

A equipe de conteúdo do canal Food Network foi a primeira à qual Mike apresentou a Asana, incentivando seus membros a usar a plataforma para organizar as listas de pendências individuais. À medida que as pessoas ficavam cada vez mais confortáveis com o uso da ferramenta, os projetos colaborativos da equipe começaram a ser monitorados na Asana.

Mike desenvolveu uma fórmula replicável para ajudar as equipes a adotar a Asana e, então, levou a plataforma até as outras equipes da Discovery Digital Studios, ajudando-as a avaliar os seus fluxos de trabalho e a desenvolver os respectivos projetos. Atualmente, cada equipe de conteúdo da marca utiliza modelos da Asana para seus fluxos de trabalho específicos, com iterações para cada canal e tipo de conteúdo.

A frustração de não conseguir encontrar as informações simplesmente desapareceu. Houve uma mudança cultural para a redução do estresse, e ficou evidente que as coisas estavam fluindo com mais facilidade. ”

Como os ingredientes se transformaram no prato final

As equipes de conteúdo passaram a gerir toda a produção de vídeos na Asana, até mesmo durante o período de quarentena da COVID-19. Essas equipes têm conseguido gravar os vídeos em suas casas, manter-se organizadas e continuar com o mesmo nível de produção que existia antes. Mas, a Discovery Digital Studios não é a única empresa a conseguir esse feito: de acordo com a pesquisa Anatomia do trabalho: Equipes remotas, 55% dos profissionais do conhecimento que utilizavam software de gestão do trabalho se sentiram até mais produtivos do que antes ao trabalharem remotamente.

Cada formato de vídeo é representado por um projeto Asana. Eles usam modelos para iniciar um projeto facilmente e para se certificar de que nenhuma tarefa seja esquecida. Os campos personalizados indicam o status dos projetos, enquanto os anexos e os comentários mantêm os respectivos documentos e conversas dentro da própria tarefa, acelerando a identificação das informações e a realização das atividades.

Os membros das equipes adicionam tarefas a múltiplos projetos para que todos possam ter acesso às mesmas informações e visualizar todas as iniciativas para as quais uma tarefa contribui. Por exemplo, a tarefa “publicar vídeo” pode ser armazenada tanto no processo de produção de um vídeo específico quanto no projeto de calendário de conteúdos para o Instagram. Quando a tarefa for atualizada, comentada ou concluída, essas alterações serão aplicadas a cada projeto ao qual a tarefa esteja relacionada, mantendo, assim, o calendário de conteúdos atualizado.

Com a Asana, mantivemos o mesmo nível de produção de conteúdo durante o período de quarentena da COVID-19. As pessoas passaram a gravar os vídeos em suas casas, e o engajamento aumentou, já que os espectadores estão com mais tempo para assistir. ”

As equipes de conteúdo da Discovery também usam portfólios para obter uma visão abrangente de um grupo específico de produções ativas. Por exemplo, eles podem criar um novo portfólio para monitorar um grupo de aulas de culinária para o aplicativo Kitchen do Food Network, bem como supervisionar o status e as datas de lançamento de campanhas de conteúdo conectados.

As equipes também utilizam integrações para conectar a Asana às suas outras ferramentas. Com a integração entre Asana e Outlook, elas podem transformar os itens a fazer que estão nos e-mails em tarefas da Asana, ali mesmo, na caixa de entrada. Elas também podem adicionar qualquer e-mail a uma tarefa na forma de um comentário, reduzindo o acúmulo de mensagens na caixa de entrada e, ao mesmo tempo, armazenando informações importantes. A integração entre Asana e Slack permite-lhes ver as atualizações dos projetos, adicionar comentários e criar novas tarefas sem sair da plataforma Slack. E, graças à integração Zapier + Asana, a equipe poupa tempo com a automatização de uma quantidade maior de processos.

Agora, as diferentes equipes da Discovery Digital Studio trabalham melhor em conjunto porque conseguem visualizar as dependências. Por exemplo, existe uma equipe de receitas que desenvolve e testa os pratos antes do início das filmagens. Anteriormente, para poder planejar as gravações, a equipe de produção de vídeo precisava ficar importunando a equipe de receitas para pedir atualizações de status. Agora, basta que a equipe de receitas insira o status e os marcos importantes na Asana para que a equipe de conteúdo saiba exatamente como está o andamento das coisas, sem precisar sequer perguntar.

Antes da Asana, as dependências eram um buraco negro. ”

Essa visibilidade permite que as equipes tenham uma previsão concreta quanto à duração do trabalho. Além disso, também ajuda na identificação de atrasos num projeto, no diagnóstico dos pontos críticos e no restabelecimento do controle. Toda a equipe trabalha de forma mais eficiente, pois tudo fica centralizado, simplificado e visível.

Quando estamos trabalhando com produção, muitas coisas podem dar errado. Com a Asana, se alguma tarefa estiver atrasada, não é preciso mandar e-mails para 15 pessoas até descobrir quem pode explicar a situação, pois sabemos exatamente qual é a origem do problema e quem é o responsável. Muitas vezes, basta ler a justificativa para o atraso nos comentários, e não é preciso questionar ninguém. Isso economiza muito tempo. ”

Gerar relatórios também ficou mais fácil. Digamos que uma equipe esteja se preparando para responder a um pedido de proposta feito por uma marca que precise de um vídeo com a temática “verão”. A equipe de conteúdo poderá facilmente pesquisar na Asana todos os vídeos que tenham a tag “verão” e buscar exemplos anteriores. A organização ajuda a conquistar mais trabalho.

A mesma equipe, mais vídeos

Ter uma conduta organizada também ajudou a empresa a economizar dinheiro, já que deixou de ser necessário contratar pessoas para realizar grandes tarefas de organização. O conteúdo já fica organizado na Asana à medida que vai sendo criado. A Discovery Digital Studios pode empregar esse orçamento e energia para a criação de valor por meio dos seus aplicativos direto ao consumidor, novos conteúdos de estilo de vida e, se tivermos sorte, mais vídeos de suflês.