Análise de custo-benefício: cinco passos para fazer melhores escolhas

Em 1848, um engenheiro francês chamado Jules Dupuit estava trabalhando em uma ponte. Como economista amador, ele decidiu realizar um experimento para responder a esta pergunta: quanto o governo deveria cobrar pelos pedágios para cobrir os custos de construção e manutenção? Isso pode parecer simples, mas Dupuit fez uma jogada inesperada: ao considerar os custos líquidos, ele subtraiu o benefício social que a ponte traria. 

Calcular o benefício social de uma ponte parece um enigma, mas não para Dupuit. Ele apenas mediu quanto as pessoas estavam dispostas a pagar para usá-la. Então, com alguns cálculos sofisticados, ele conseguiu recomendar um valor de pedágio que levava em conta os custos e benefícios da ponte.

E assim nasceu a análise de custo-benefício. O processo foi refinado desde os dias de Dupuit, e agora é menos usado para calcular pedágios de pontes e mais para descobrir se as decisões são economicamente viáveis. Mas o quadro geral permanece o mesmo: quando se trata de tomada de decisões, os custos e benefícios são fundamentais. 

O que é uma análise de custo-benefício? 

A análise de custo-benefício é uma ferramenta de tomada de decisão que ajuda a escolher quais ações valem a pena realizar. Ela fornece uma visão quantitativa de um problema, para que você possa tomar decisões com base em evidências, em vez de opiniões ou preconceitos.

A análise de custo-benefício é particularmente útil no planejamento de projetos, pois compara a viabilidade financeira de novos projetos com os seus potenciais retornos.

Durante o processo de análise, você atribui valores monetários aos custos e benefícios de uma decisão e, em seguida, subtrai os custos dos benefícios para determinar os ganhos líquidos. A relação custo-benefício resultante ajuda a estimar o benefício econômico total (ou a falta dele) da sua escolha, para que você possa decidir se é uma boa ideia prosseguir.

Quando usar uma análise de custo-benefício? 

Uma análise de custo-benefício funciona melhor quando você quer decidir se deve seguir um curso de ação específico. Também ajuda quando a decisão tem custos e benefícios econômicos claros. Por exemplo, é mais fácil criar uma análise de custo-benefício para determinar a viabilidade de um novo projeto do que avaliar se um novo contratado seria adequado para a equipe. Isso porque é difícil atribuir custos e benefícios financeiros concretos à experiência e ao potencial de trabalho de alguém. 

Esse tipo de análise econômica também leva algum tempo para ser concluída, por isso é melhor usá-la quando você se depara com uma grande decisão que afetará o sucesso da sua equipe ou do projeto. Para decisões menores ou menos complexas, tente usar um processo mais simples, como uma matriz de decisões. 

Veja alguns exemplos de quando usar uma análise de custo-benefício: 

• Desenvolver uma nova estratégia de negócios

• Tomar decisões de alocação de recursos ou de compra

• Decidir se deve prosseguir com um novo projeto

• Comparar oportunidades de investimento

• Medir o impacto potencial ou a conveniência de novas políticas da empresa

• Avaliar as mudanças propostas na estrutura ou nos processos da empresa

Como fazer uma análise de custo-benefício

Criar uma análise de custo-benefício pode parecer assustador no início, mas simplificamos a metodologia em cinco etapas concretas. Depois de passar por esse processo uma vez, você pode adaptar essas etapas às necessidades específicas do seu projeto ou equipe. 

1. Crie uma estrutura

Primeiro, crie uma estrutura que estabeleça as metas da sua análise, a sua situação atual e o escopo do que a sua análise incluirá. 

A estrutura deve incluir estes componentes: 

A pergunta que a sua análise responderá

Uma boa pergunta é o ponto de partida para uma boa análise de custo-benefício. É útil ser o mais específico possível. Por exemplo, é mais fácil responder à pergunta “Devemos melhorar o nosso aplicativo móvel?” do que uma pergunta mais ampla como “Quais produtos devemos melhorar para impulsionar a adoção?” 

Uma visão geral da situação atual

Uma visão geral fornece contexto para a sua análise. Ela oferece um ponto de partida para o trabalho, para que todos entendam o contexto e por que você está considerando uma mudança. Veja o que incluir na sua visão geral: 

• Contexto: uma breve descrição da situação atual. 

• Desempenho atual: dados quantitativos para demonstrar como as coisas estão indo na situação atual.  

• Oportunidades: quaisquer áreas de melhoria da situação atual. 

• Desempenho futuro projetado com o status quo: dados quantitativos para prever como as coisas estarão no futuro se nada mudar. 

• Riscos do status quo: o que pode dar errado se você não mudar nada. 

Por exemplo, imagine que você está tentando decidir se deve reformular o seu aplicativo móvel. A visão geral pode ser mais ou menos assim: 

• Contexto: temos um aplicativo móvel e um aplicativo Web. 

• Desempenho atual: o nosso aplicativo móvel tem 100 mil usuários e o nosso aplicativo web tem 400 mil usuários.

• Oportunidades: temos 300 mil usuários que usam o aplicativo Web, mas não o aplicativo móvel. 

• Desempenho futuro projetado com o status quo: a adoção do nosso aplicativo Web cresceu 50 % em relação ao ano anterior. Prevemos que isso continuará e haverá 600 mil usuários daqui a um ano. Enquanto isso, a adoção do nosso aplicativo para dispositivos móveis cresceu 10% em relação ao ano anterior. Projetamos que isso continuará e haverá 110 mil usuários daqui a um ano. 

• Riscos do status quo: a falta de adoção de dispositivos móveis significa que os usuários têm menos flexibilidade. Concorrentes com aplicativos móveis melhores podem ganhar a categoria, enquanto a nossa marca pode se tornar conhecida por ter uma experiência móvel ruim. Sem um aplicativo móvel eficaz, estamos perdendo um grande número de usuários em potencial. 

Ao criar uma estrutura de análise de custo-benefício, é importante estimar com precisão os custos esperados associados à sua decisão, incluindo despesas diretas e indiretas.

O escopo da sua análise

Por fim, a estrutura deve incluir o escopo da análise de custo-benefício. Como um escopo do projeto, isso cria limites para a sua análise e define que tipo de informação você considerará nos seus cálculos (e o que não será considerado). Normalmente, o escopo inclui: 

• O período durante o qual você estimará os custos potenciais e os benefícios esperados. Por exemplo, você pode decidir limitar as projeções a um ano a partir de agora. 

• Os tipos de custos e benefícios que você incluirá (ou excluirá). Por exemplo, você pode decidir incluir custos e recursos de mão de obra, mas não custos de oportunidade. 

• Como você medirá os custos e benefícios. Por exemplo, você pode atribuir valores em dólares para medir custos tangíveis, como mão de obra e recursos, e atribuir indicadores-chave de desempenho (KPIs) para medir custos ou benefícios intangíveis, como o reconhecimento da marca. 

2. Liste e categorize os custos e benefícios

Em seguida, é hora de listar todos os custos e benefícios da sua decisão. Para esta etapa, é útil colaborar com as partes interessadas para que você possa se beneficiar da experiência específica delas (por exemplo, a equipe de TI pode estimar quanto custaria um novo software). Pense na sua decisão como um projeto que você concluirá para alcançar o curso de ação proposto. Pergunte a si mesmo quais recursos você precisa (como materiais ou mão de obra) e quais serão os resultados da sua decisão (como receita adicional). 

Ao listar os custos e benefícios, classifique-os nas seguintes categorias. Na próxima etapa, você estimará os valores em dólares de cada um desses itens.  

Tipos de custos

• Custos diretos: custos associados à produção do seu produto, serviço ou projeto. Normalmente, são os materiais, equipamentos ou mão de obra necessários para seguir o curso de ação proposto. Por exemplo, estes podem ser os custos diretos da renovação do seu aplicativo móvel: horas da equipe de produto, um contrato com uma empresa de testes de usuários e um novo software de desenvolvimento. 

• Custos indiretos: custos fixos que não estão diretamente associados à produção. Normalmente, são custos indiretos contínuos necessários para operar o seu negócio, como aluguel, serviços públicos ou taxas de transporte. Por exemplo, estes podem ser os custos indiretos para criar um novo aplicativo móvel: Internet para a equipe de desenvolvimento remoto, além de assinaturas de novos softwares de desenvolvimento e colaboração.

• Custos intangíveis: custos aos quais você não pode atribuir um valor monetário, como impactos na percepção da marca ou na satisfação do cliente. Isso também pode incluir custos de oportunidade, que são oportunidades perdidas quando você toma uma decisão em vez de outra. Por exemplo, você pode incluir este custo intangível no seu projeto de criação de aplicativo: diminuição da satisfação para possíveis usuários da versão Web. Este é um custo de oportunidade, já que você está optando por atualizar o seu aplicativo móvel em vez de criar um aplicativo Web. 

• Custos de riscos potenciais: custos associados a obstáculos inesperados. Em outras palavras, aquilo em que você precisará gastar dinheiro se um evento imprevisto tirar o seu projeto do rumo. Pense nos contratempos que você incluiria em um registro de riscos do projeto, como violações de segurança de dados, atrasos no cronograma ou trabalho não planejado. Por exemplo, você pode listar estes custos potenciais para o seu projeto de aplicativo móvel: pagamento de horas extras por trabalho não planejado, horas da equipe de segurança de dados para resolver problemas imprevistos de privacidade do aplicativo e taxas de urgência para acomodar atrasos no cronograma. 

Ao listar os custos tangíveis (como custos diretos e indiretos), siga o mesmo processo que você usaria ao criar um orçamento de projeto. Pense em todas as tarefas que você precisa concluir para cumprir a sua decisão e, em seguida, liste os recursos necessários para cada entregável. Para os custos intangíveis, será necessário usar um pouco mais de criatividade. Se você não souber como fazer isso, tente analisar projetos semelhantes que foram concluídos no passado para ver que tipo de impacto eles tiveram. 

Tipos de benefícios

• Benefícios diretos: benefícios que podem ser mensurados em dinheiro, como a receita que você obterá com um projeto. Por exemplo, isso pode incluir a receita de novas assinaturas de aplicativos móveis. 

• Benefícios indiretos: benefícios que você pode perceber, mas não pode mensurar com valores monetários. Por exemplo, o aumento da satisfação do cliente e o aprimoramento do reconhecimento da marca.

3. Estime os valores

Agora é hora de estimar o valor de cada custo e benefício que você listou. Isso é mais simples para categorias tangíveis às quais você pode atribuir um valor específico em dinheiro, como custos diretos, custos indiretos e benefícios diretos. Para categorias intangíveis, como custos intangíveis e benefícios indiretos, atribua indicadores-chave de desempenho em vez de unidades monetárias. Por exemplo, você pode medir a satisfação do cliente monitorando a taxa de rotatividade de clientes (a taxa na qual os clientes param de usar o seu serviço). Se possível, use os mesmos indicadores-chave de desempenho para custos e benefícios, para que você possa compará-los facilmente mais tarde. 

Não podemos prever o futuro, portanto, em última análise, são apenas estimativas. Para tornar os seus cálculos o mais precisos possível, tente comparar os custos e benefícios de projetos semelhantes que você já realizou no passado. Os projetos antigos são uma mina de ouro de dados históricos e lições aprendidas. Eles podem ajudar a ver o valor econômico real dos custos e benefícios passados, além de quaisquer itens ou circunstâncias que você possa ter ignorado. Usar uma ferramenta de gestão de projetos pode facilitar essa etapa, pois todas as informações e comunicações do projeto estão armazenadas em um só lugar, e você pode facilmente consultar as iniciativas anteriores. 

4. Analise os custos em relação aos benefícios

Agora vem a parte divertida: a análise real dos custos e benefícios. Antes de começar, aqui estão alguns termos-chave a ter em mente: 

• Custos totais: a soma de todos os custos.

• Benefícios totais: a soma de todos os benefícios.

• Custo-benefício líquido: benefícios totais menos custos totais. Isso também é chamado de benefícios líquidos. 

• Valor presente líquido (VPL): a diferença entre o valor presente das entradas de caixa e o valor presente das saídas de caixa ao longo de um período. Em termos mais simples, o valor presente líquido é uma maneira mais dinâmica de medir o custo-benefício líquido, porque inclui como o custo-benefício líquido mudará ao longo de um período de tempo. 

• Taxa interna de retorno (TIR): calcula a rentabilidade de um investimento determinando a taxa de retorno anualizada que faz com que o valor total de todos os fluxos de caixa (positivos e negativos) do saldo do investimento seja zero. 

• Relação custo-benefício: representa a relação geral entre custos e benefícios ao longo de um período de tempo. É essencialmente o benefício de caixa total proposto dividido pelos custos de caixa totais propostos. Contudo, para tornar o cálculo mais dinâmico, você calcula o valor presente líquido dos seus custos e benefícios ao longo da vida útil proposta do seu projeto. Se a relação custo-benefício for maior que um, isso significa que os benefícios superam os custos. 

• Taxas de desconto: usadas para estimar como os valores dos seus custos e benefícios mudarão ao longo de um longo período de tempo, por exemplo, como eles podem ser influenciados pela inflação. Em outras palavras, as taxas de desconto são essencialmente uma taxa de juros que você aplica aos custos e benefícios que ocorrerão no futuro, para que possa convertê-los em seu valor presente. Dessa forma, você pode estimar com mais precisão o valor atual dos custos e benefícios futuros. 

• Análise de sensibilidade: determina como a incerteza afeta as suas decisões, custos e lucros. Por exemplo, você pode usar uma análise de sensibilidade para comparar os piores e melhores cenários para a sua decisão. Se o pior cenário tiver mais custos do que benefícios, você pode procurar estratégias para mitigar alguns desses riscos. 

São muitos termos sofisticados, mas não deixe que isso assuste você. Se não quiser incluir cálculos mais complexos, como valor presente líquido, relação custo-benefício, taxas de desconto e análise de sensibilidade, você não precisa fazê-lo. Para simplificar, basta calcular o custo-benefício líquido. 

Se você usou indicadores-chave de desempenho para medir custos e benefícios intangíveis, pode compará-los separadamente. Para analisar os indicadores-chave de desempenho, existem algumas abordagens diferentes: 

• Se você tiver os mesmos indicadores-chave de desempenho para custos e benefícios, poderá subtrair os custos dos benefícios para calcular os ganhos líquidos. Por exemplo, se você estimar um aumento de 5 % na taxa de rotatividade devido à sua decisão de não usar um aplicativo Web e uma diminuição de 20 % na taxa de rotatividade devido ao seu novo aplicativo móvel, você terá uma redução líquida de 15 % na taxa de rotatividade. 

• Se você tiver indicadores-chave de desempenho diferentes para custos e benefícios, poderá comparar cada um deles com o status quo. Por exemplo, você pode comparar a taxa de rotatividade prevista com a taxa de rotatividade atual e as taxas de adoção previstas com as taxas de adoção atuais. Isso lhe dá uma ideia melhor da magnitude desses custos e benefícios, mas, no fim das contas, você precisará tomar uma decisão subjetiva sobre o quanto valoriza cada KPI diferente. Portanto, é melhor usar as mesmas métricas para custos e benefícios, para que você possa compará-los com mais precisão. 

5. Faça recomendações

Agora que você concluiu a análise de custo-benefício (viva!), pode fazer uma recomendação. Aqui estão alguns fatores a considerar para a sua decisão: 

• Se o seu custo-benefício líquido for positivo, isso significa que os benefícios do projeto superam os custos. No entanto, é importante considerar o tamanho do seu custo-benefício líquido: se for muito pequeno, você pode não estar obtendo muito benefício de todo o esforço que dedicou. Nesse caso, talvez seja melhor considerar uma decisão alternativa. 

• Se o custo-benefício líquido for negativo, isso significa que os custos do projeto superam os benefícios. Nesse caso, é útil considerar quais são os maiores custos. Existe uma abordagem diferente que poderia ser adotada para mitigar alguns desses custos adicionais? 

• Se você usou indicadores-chave de desempenho para medir custos e benefícios intangíveis, deve considerá-los além do custo-benefício líquido. Por exemplo, se o seu custo-benefício líquido foi relativamente pequeno, mas você calculou uma grande diminuição na taxa de rotatividade, pode valer a pena prosseguir com o seu projeto de aplicativo móvel. 

Exemplos de análise de custo-benefício

A análise de custo-benefício oferece insights valiosos ao quantificar e comparar as vantagens e desvantagens de diferentes escolhas. Aqui estão três exemplos práticos que demonstram como a análise de custo-benefício pode ser aplicada em três cenários diferentes.

Exemplo de análise de custo-benefício 1: implementação de um novo software em uma pequena empresa

A decisão de atualizar os sistemas de software em uma pequena empresa é um caso clássico de análise de custo-benefício.

• De um lado, há o desembolso financeiro inicial e os custos de treinamento dos funcionários.

• Por outro lado, os benefícios incluem maior eficiência, atendimento ao cliente mais rápido e economia a longo prazo.

Ao quantificar esses fatores, uma empresa pode determinar se um investimento em novas tecnologias produzirá um retorno favorável sobre o investimento.

Exemplo de análise de custo-benefício 2: avaliação do impacto de novas regulamentações ambientais

Uma empresa de manufatura enfrenta novas regulamentações ambientais que exigem mudanças significativas nos seus processos.

A análise de custo-benefício aqui envolve comparar os custos iniciais de alteração de equipamentos e fluxos de trabalho com os benefícios de longo prazo, como:

• Redução do impacto ambiental

• Conformidade com os requisitos legais

• Possíveis melhorias na imagem pública

Essa análise ajuda os tomadores de decisão a entender se os benefícios de aderir a essas novas regulamentações superam os custos associados.

Exemplo de análise de custo-benefício 3: avaliação de uma expansão do transporte público urbano

Uma análise de custo-benefício completa é essencial quando uma cidade está pensando em expandir o seu sistema de transporte público. 

Isso envolve o cálculo dos custos diretos das despesas de construção e operação em relação aos benefícios, incluindo:

• Redução do congestionamento do tráfego

• Níveis mais baixos de poluição

• Melhoria da acessibilidade para os residentes

Ao avaliar esses fatores, a cidade pode decidir se os benefícios de longo prazo do projeto justificam o investimento inicial significativo.

Vantagens e desvantagens da análise de custo-benefício

Compreender as vantagens da análise de custos e as suas limitações é importante para os tomadores de decisão. Vejamos o que torna a análise de custo-benefício uma ferramenta poderosa, mas nem sempre simples.

Vantagens da análise de custos

• Simplificação dos processos de tomada de decisão: a análise de custo-benefício ajuda a simplificar decisões complexas, traduzindo-as em termos quantificáveis. Essa abordagem é particularmente útil em cenários em que o retorno sobre o investimento e a relação custo-benefício são considerações importantes.

• Revelar custos e vantagens negligenciados: alguns benefícios ou despesas não são imediatamente aparentes, mas uma análise de custo-benefício completa os torna claros e garante uma avaliação completa.

• Enfatizar um método centrado em dados: ao se concentrar em dados quantificáveis, como custos estimados e benefícios previstos, a análise de custo-benefício promove a objetividade, reduzindo a influência de vieses subjetivos.

Limitações da análise de custo-benefício

A análise de custo-benefício é uma ferramenta útil para a tomada de decisões baseada em dados. Mas, como qualquer técnica de estimativa, ela não é perfeita. Ao decidir se deve usar uma análise de custo-benefício ou outro processo de tomada de decisão, tenha em mente estas limitações: 

• A receita e o fluxo de caixa podem ser imprevisíveis devido às mudanças nas condições do mercado.

• Em alguns casos, os custos ou benefícios de um projeto ou decisão não podem ser refletidos diretamente por valores em dólares. 

• O valor é subjetivo quando se usam indicadores-chave de desempenho para medir custos e benefícios intangíveis. 

• Pode ser difícil prever com precisão todos os riscos potenciais. 

• Uma análise de custo-benefício requer um compromisso de tempo significativo para ser concluída. 

• A precisão da projeção diminui para projetos que se estendem por um longo período, afetando a confiabilidade da análise.

• A complexidade de prever com precisão todas as variáveis, como custos futuros e benefícios intangíveis, representa um desafio.

• A eficácia da análise de custo-benefício depende da precisão dos dados utilizados. Dados enganosos ou incorretos podem resultar em conclusões equivocadas.

Se você decidir que uma análise de custo-benefício não é a opção certa para a sua situação específica, considere criar uma matriz de decisões ou uma análise de árvore de decisão. 

Tome decisões que valem a pena

Uma análise de custo-benefício ajuda a usar os dados para tomar a melhor decisão possível. Isso significa que você pode dizer adeus ao “cara ou coroa” e escolher as suas opções com confiança. 

Criar uma análise de custo-benefício pode parecer um projeto por si só, especialmente se você estiver trabalhando com várias partes interessadas para realizar o trabalho. Antes de começar, considere usar uma ferramenta de gestão de projetos para coordenar o trabalho. A Asana permite criar e atribuir tarefas, organizar o trabalho e comunicar-se com as partes interessadas diretamente no local onde o trabalho acontece. Você também pode mapear todo o seu projeto de análise de custo-benefício e salvá-lo como um modelo para uso futuro.