O que é um método de estimativa? Seis técnicas para o planejamento de projetos

Assim como saber se a sua viagem será de sol ou de neve, calcular os requisitos de um projeto antes de implementá-lo pode evitar que você cometa alguns erros desconfortáveis. Se você achou que usar biquíni em uma tempestade de neve foi estranho, tente dizer ao seu chefe que precisará de uma extensão de prazo para um entregável crítico ou pedir alguns milhares de dólares extras para concluir o seu projeto. 

Os métodos de estimativa de projeto podem evitar que você seja pego de surpresa ao planejar os seus projetos. Embora seja impossível considerar todos os cenários possíveis que possam surgir, você e as partes interessadas podem ter certeza de que têm o que é necessário para que o projeto seja bem-sucedido. 

O que são métodos de estimativa de projeto?

Os métodos de estimativa de projetos são técnicas que ajudam a estimar com precisão o tempo, os custos e os recursos necessários para concluir o projeto. Embora uma estimativa precisa possa parecer um paradoxo, esses cálculos são necessários para garantir que você, a sua equipe e as partes interessadas do projeto estejam de acordo sobre o que é necessário antes do início do projeto.

Como usar métodos de estimativa na gestão de projetos

Estimativas precisas são fundamentais para um planejamento de projeto sólido. No entanto, durante as fases iniciais do ciclo de vida de um projeto, talvez você não tenha uma noção exata de todos os requisitos do projeto. 

Use métodos de estimativa para criar cálculos aproximados do que é necessário para concluir um projeto com sucesso. Tradicionalmente, um gestor de projetos implementa esses métodos logo após a fase de início do projeto para documentar as restrições projetadas. No entanto, se as coisas não correrem conforme o planejado, você sempre pode consultar esses métodos para atualizar as suas estimativas. 

Métodos de estimativa para a gestão de projetos ágil

Ao contrário do planejamento tradicional de projetos, os projetos ágeis usam uma abordagem iterativa para entregar um projeto em sprints curtos. Devido a essa estrutura, o seu projeto passará por uma fase inicial de projeção para definir os recursos e requisitos do projeto e, em seguida, será refeito durante cada sprint. Para incorporar a estimativa de projetos ao seu fluxo de trabalho ágil, use essas técnicas de estimativa durante a retrospectiva de sprint para atualizar os requisitos do projeto com base nos resultados do último sprint. 

As restrições triplas da gestão de projetos

Com as técnicas de estimativa de projetos, você pode construir uma estimativa aproximada que se alinha às três principais restrições do projeto: custo, escopo e tempo. 

Você precisará equilibrar esses três elementos em cada projeto, e isso pode ser desafiador porque todos eles se afetam mutuamente. Por exemplo, o seu projeto só pode permanecer dentro do escopo se o seu orçamento e a sua alocação de tempo permanecerem estáveis. Se você quiser adicionar outra funcionalidade do produto ou campanha publicitária que não foi discutida na fase de planejamento, aumente o tempo e o orçamento para contemplar o escopo mais amplo. 

Custo

As restrições de custo incluem o orçamento geral do projeto e quaisquer outros recursos financeiros necessários para concluir o trabalho. Simplificando, se você não tiver dinheiro suficiente para concluir o seu projeto, ele falhará. Por isso, é crucial estimar com precisão o custo do seu projeto desde o início. Muitas equipes também usam um modelo de comparação de custos para avaliar fornecedores, preços de produtos ou cenários de orçamento lado a lado antes de finalizar as estimativas.

Os itens que podem afetar o custo geral incluem:

• Equipamentos

• Salários

• Instalações

• Reparos

• Materiais

A gestão de custos não é uma tarefa pontual. Ao longo do projeto, você deve ficar de olho no quanto está se mantendo dentro do orçamento proposto. Também é importante manter a flexibilidade em relação às mudanças que podem afetar o custo. 

Escopo

O escopo do projeto refere-se aos resultados, metas e entregáveis exatos que estão incluídos no seu projeto. O escopo não é tecnicamente uma estimativa, mas as partes interessadas podem esperar ver os riscos e as faixas de tolerância do escopo ao planejar o projeto. 

Por exemplo, se você tiver dinheiro ou tempo sobrando após a conclusão dos entregáveis obrigatórios, poderá incorporar alguns entregáveis adicionais antes do término do projeto. O mesmo vale para o cenário oposto: se você estiver ficando sem tempo ou dinheiro, é importante saber quais entregas não são necessárias para concluir antes do prazo.

O escopo do projeto depende inteiramente do tempo e do custo, o que significa que você precisará de mais de ambos à medida que o escopo crescer. Por isso, você precisará estar ciente do desvio de escopo e criar planos de projeto detalhados com antecedência para evitá-lo. 

Tempo

A gestão do tempo desempenha um papel importante no planejamento de projetos. As restrições de tempo referem-se ao conjunto de tempos de processamento necessários para concluir cada tarefa em um projeto. Durante a fase de planejamento, você deve ser capaz de estimar a duração do projeto e as tarefas individuais necessárias para concluir o escopo do projeto. 

Você também deve levar em conta possíveis atrasos, riscos e incertezas para dar às partes interessadas o intervalo de tempo mais preciso. Reserve um tempo para respirar quando as coisas não saírem como planejado, e saiba que o seu projeto não falhará se você tiver que reagendar. 

Outras restrições do projeto

Embora não estejam incluídas nas restrições triplas da gestão de projetos, as restrições de risco, recursos e qualidade podem surgir ao longo do ciclo de vida do projeto. 

Risco

Os riscos do projeto são quaisquer ocorrências inesperadas que possam afetar o seu projeto. Erros de cronograma, atrasos de contratados, falta de comunicação e desvio de escopo são exemplos de riscos de projeto a serem considerados na fase de planejamento. 

Mas “inesperado” nem sempre é ruim. Alguns riscos podem ter um efeito positivo nos seus projetos, como aprovações para uma concessão ou o desenvolvimento de uma nova tecnologia que economizará um tempo valioso.  

Recursos

Os recursos do projeto são os elementos necessários para a sua realização, como pessoas, materiais, software, terceirizados e muito mais. 

As restrições de recursos e custos andam de mãos dadas porque, em termos simples, os recursos custam dinheiro. Sem a gestão adequada de recursos, o seu projeto pode sofrer atrasos no cronograma, diminuição da qualidade e excesso de recursos, o que acaba levando a custos mais altos. 

Qualidade

A qualidade do projeto é a medida em que os entregáveis do projeto atendem às expectativas. Projetos que devem atender a padrões de qualidade, como regulamentos de segurança exigidos, podem precisar de mais dinheiro, tempo e recursos do que aqueles com menos requisitos. 

No entanto, há aspectos de um projeto não relacionados às restrições acima que podem afetar a qualidade. Isso pode incluir falta de comunicação, muitas mudanças no projeto, falta de habilidades necessárias e muito mais. 

Tipos de métodos de estimativa

Dependendo do seu cenário, um método de estimativa pode ser mais útil do que outro. Continue lendo para saber como cada tipo de técnica pode ajudar a planejar o sucesso do seu projeto.

1. Estimativa de cima para baixo

Depois que o escopo do projeto é identificado, o método de estimativa top-down divide o projeto em fases, trabalho e tarefas distintos, dependendo da estrutura analítica do projeto (EAP). 

Com esta técnica de estimativa, as principais partes interessadas com visões ambiciosas podem criar um cronograma ou orçamento geral para um projeto sem conhecer todos os detalhes. Esse plano pode então ser dividido em partes menores, deixando os detalhes para outras pessoas com mais conhecimento sobre as especificidades do projeto. 

Por exemplo, digamos que a sua empresa planeje lançar um novo produto nos próximos seis meses. Isso envolveria quase todos os membros da equipe, de desenvolvedores a profissionais de marketing. Como você conhece o cronograma geral, pode dividir o projeto em fases menores com cronogramas discretos atribuídos a equipes individuais. 

2. Estimativa bottom-up

Ao contrário da estimativa top-down, o método de estimativa bottom-up analisa as fases individuais do projeto primeiro para definir o cronograma ou o custo geral. 

A estimativa bottom-up costuma ser preferida à estimativa top-down, pois as pessoas que realizam o trabalho são as mesmas que definem o cronograma e o orçamento. Também é provável que resulte em estimativas mais precisas. 

Se você olhar para o exemplo acima novamente, pode se perguntar como essa equipe de gestão decidiu sobre um cronograma de seis meses para o lançamento de um produto. Se a equipe de gestão tivesse consultado cada departamento individualmente primeiro, poderia ter concluído que oito meses era um prazo mais realista. 

Embora a estimativa bottom-up nem sempre seja uma opção quando há pressão de tempo ou dinheiro, os gestores geralmente a preferem à estimativa top-down. No entanto, embora este método seja mais preciso, ele leva um pouco mais de tempo para ser elaborado. 

3. Estimativa de três pontos

O método de estimativa de três pontos leva em média três números para determinar a quantidade de trabalho necessária para uma tarefa individual:

• O seu melhor palpite

• O seu palpite otimista

• O seu palpite pessimista

Esta técnica é frequentemente combinada com o método bottom-up para criar estimativas ainda mais precisas. 

Por exemplo, digamos que você esteja planejando a fase de desenvolvimento do seu produto. Se tudo correr conforme o planejado, você deve ter uma versão beta em três semanas, o melhor palpite. Se a equipe conseguir obter aprovações para um software melhor, o desenvolvimento pode levar apenas duas semanas, o que seria um palpite otimista. Mas, se a equipe se deparar com várias mensagens de erro ou mau funcionamento, a tarefa pode levar até cinco semanas — o palpite pessimista. 

Ao calcular a média de três, duas e cinco semanas, você pode prever razoavelmente que as tarefas levarão cerca de três semanas e meia.

4. Estimativa análoga

A técnica de estimativa análoga, ou comparativa, compara requisitos de projetos passados semelhantes para criar uma estimativa para o seu projeto atual. Combine este método com a técnica de cima para baixo para dividir o projeto geral em fases distintas.

Vamos retomar o exemplo do lançamento do nosso produto. Se você lançou um produto semelhante no passado que levou oito meses para ser concluído, pode esperar que este projeto leve oito meses. Com um cronograma geral de oito meses, você pode começar a dividir o projeto em tarefas menores.

Use a estimativa análoga quando tiver pouco ou nenhum dado sobre o seu projeto atual. Não há dois projetos iguais, mas a estimativa comparativa ainda pode dar a você e à sua equipe uma ideia aproximada do que é necessário.

5. Estimativa paramétrica

A estimativa paramétrica também usa dados históricos de projetos semelhantes, mas tenta ajustar as diferenças entre projetos passados e presentes. 

Para esta técnica de estimativa, um conjunto de algoritmos calcula a estimativa. Digamos que a sua equipe de marketing levou quatro semanas para desenvolver uma campanha para o último lançamento do produto. Isso foi há um ano, e agora a equipe tem o dobro de membros. Se todas as pessoas da equipe estiverem envolvidas na campanha, você pode supor que levará apenas duas semanas para concluir a mesma tarefa.

6. Parecer de especialistas

Muitas vezes, a técnica mais rápida e fácil, o julgamento especializado confia na opinião de um especialista para fazer uma estimativa dos projetos.

Este método leva em consideração a habilidade, a experiência e o conhecimento especializado ao elaborar uma estimativa. Talvez seja necessário colaborar com outros membros da equipe, partes interessadas do projeto, consultores ou especialistas no assunto para obter as informações necessárias.

O julgamento de especialistas é uma técnica útil se a avaliação da resposta ao risco ou das oportunidades do projeto for uma prioridade para você. No entanto, esteja ciente de vieses, como o excesso de confiança, que podem distorcer os seus dados.

Certifique-se de que todas as suas bases estejam cobertas

Ter uma estimativa precisa do que é necessário para concluir o projeto ajudará a evitar surpresas ao longo do caminho. Embora não seja possível levar tudo em conta, ter estimativas de tempo, escopo e custo antes de desenvolver o plano de implementação é crucial para o sucesso geral do projeto.

Um software de planejamento de projetos pode ajudar a manter o controle ao gerir as restrições e tarefas do projeto. Usar um software on-line para gerir orçamento, prazos, cronogramas e recursos permite que você faça edições em tempo real, o que ajuda a manter a flexibilidade quando as coisas não saem conforme o planejado.