6 técnicas para fazer uma estimativa correta do projeto

Quando você está preparando o jantar para a sua família, há um pequeno grupo de pessoas famintas esperando para comer. Você sabe que precisa preparar os legumes, pré-aquecer o forno e pôr a mesa. Quando você diz à sua família, como você diz com precisão o tempo certo para esperar?

Estimar quanto tempo levará para concluir as coisas é uma parte essencial tanto da preparação do jantar quanto da gestão de projetos. Ambos exigem informações precisas e comunicação com as partes interessadas: quanto mais precisa for a estimativa, mais satisfeitas ficarão as partes interessadas.

O que é estimativa de projeto?

Uma estimativa de projeto é uma previsão informada do tempo, do custo e dos recursos que um projeto precisará do início ao fim. A maioria das estimativas de projeto usa informações anteriores para fazer uma previsão fundamentada. Por exemplo, essas informações podem incluir cronogramas e orçamentos de projetos semelhantes, experiência anterior em estimativas de projetos e requisitos anteriores das partes interessadas.

A gestão das partes interessadas e a coleta de requisitos são partes incrivelmente importantes da estimativa do projeto, pois você precisará saber exatamente quais requisitos são necessários para concluir um projeto. Por exemplo, as partes interessadas precisam do resultado final até uma data específica? Há alguma restrição ou requisito necessário para garantir o sucesso do projeto? Todas essas informações podem ajudar a criar uma estimativa precisa do projeto. 

A estimativa de projetos é importante para os gestores de projetos porque ajuda a estabelecer o escopo do projeto. O escopo do projeto ajuda os membros da equipe a entender quais entregáveis devem ser concluídos, quem está trabalhando em quais tarefas e quais são os prazos necessários. 

Como estimar um projeto de maneira precisa

O processo de estimativa começa com a mesma ferramenta: o triângulo da gestão de projetos. O triângulo da gestão de projetos consiste em três variáveis principais:

• Custo

• Escopo

• Tempo

A ideia é que cada projeto exija um equilíbrio perfeito entre as três variáveis. Se você tiver que aumentar uma parte do triângulo, algo mais terá que mudar para que o projeto permaneça equilibrado. Por exemplo, se o escopo do projeto aumentar, muitas vezes o custo ou o tempo também devem aumentar. Se o tempo de um projeto diminuir, o escopo ou o custo deve aumentar para equilibrá-lo.

O triângulo da gestão de projetos é uma parte importante do processo de estimativa do projeto. Devido à relação entre essas três variáveis, é possível estimar com precisão a terceira variável se houver informações suficientes sobre as outras duas. 

Seis métodos comuns de estimativa de projeto

Se não for possível estimar um projeto com o triângulo da gestão de projetos, experimente estas seis técnicas de estimativa adicionais. Elas ajudarão a descobrir informações suficientes para fazer uma estimativa precisa. 

1. Estimativa de cima para baixo

A estratégia de estimativa top-down (de cima para baixo) estima um tempo geral para um projeto e, em seguida, divide esse projeto em fases e tarefas menores com base nesse tempo final estimado. Essa técnica de estimativa costuma ser associada à estratégia de gestão de projetos da estrutura analítica do projeto (EAP). A estratégia da EAP ajuda a dividir os entregáveis maiores em subtarefas menores. 

Estimativa descendente na prática

Se você pensar em um projeto como uma pizza, a estimativa top-down é como dividir essa pizza em fatias menores.

Se a sua equipe tiver um prazo para concluir um projeto dentro de um ano civil, você pegará o cronograma de um ano e dividirá o projeto em diferentes partes com os principais marcos entre elas. Por exemplo, uma equipe de desenvolvimento de produto está programada para lançar um novo produto dentro de um ano civil. O gestor do projeto definirá os principais marcos, como a conclusão do wireframe do produto, a compilação alfa, o teste do produto e a data de lançamento final dentro desse ano civil. 

Usando a analogia da pizza, cada seção do projeto é uma “fatia” e todo o projeto, do início ao fim, é a pizza inteira.

2. Estimativa bottom-up

A estimativa de baixo para cima é o oposto da estimativa de cima para baixo. Em vez de saber quanto tempo o projeto levará e depois dividi-lo em tarefas menores, a estimativa bottom-up analisa quanto tempo cada tarefa menor levará e as soma para estimar o prazo final do projeto. 

Esta técnica é semelhante ao método do caminho crítico. No entanto, a principal diferença entre os dois é que a estimativa bottom-up leva em conta todas as tarefas que um projeto exige, enquanto o método do caminho crítico considera apenas as tarefas essenciais que precisam ser concluídas.

Estimativa ascendente na prática

Voltando à analogia anterior da pizza, a estimativa bottom-up é pegar todas as fatias da pizza inteira para descobrir o tamanho da pizza final. 

Você tem a tarefa de desenvolver um site de marketing de e-commerce, e o cliente quer saber aproximadamente quanto tempo levará. Como gestor do projeto, você lista todas as tarefas necessárias para concluir o projeto e, em seguida, soma o tempo estimado de cada tarefa para chegar ao cronograma final estimado para o cliente.

3. Estimativa de três pontos

A estimativa de três pontos pode tornar uma estimativa ascendente mais precisa. Esta técnica considera a média de três variações diferentes de uma estimativa bottom-up: o cronograma mais otimista, o cronograma mais pessimista e o cronograma mais provável para chegar à estimativa de tempo final para o projeto. Você pode encontrar essas três estimativas usando um diagrama PERT.

Por exemplo, uma equipe pode ter três estimativas para o seu projeto: 10 dias para o cronograma mais otimista, 14 dias para o resultado provável e 30 dias para o resultado mais pessimista. Ao calcular a média desses cronogramas, o resultado é de aproximadamente 21 dias. 

4. Estimativa análoga

As estimativas análogas analisam projetos anteriores e identificam detalhes específicos que são semelhantes ao projeto atual. As informações de projetos anteriores são então aplicadas ao projeto atual. Então, com base nas semelhanças e diferenças, o gestor do projeto estima o custo, o escopo e o tempo do projeto atual. 

Por exemplo, uma equipe de desenvolvimento de sites pode ter a tarefa de atualizar o site para o seu novo produto. Ela pode consultar a última vez que atualizou o site com um produto e usar essa informação para estimar o cronograma deste projeto.

5. Estimativa paramétrica

A estimativa paramétrica usa dados históricos de projetos anteriores para estimar qualquer parte de um projeto, incluindo recursos, orçamento, equipamentos e cronograma. A estimativa paramétrica é frequentemente usada em combinação com a estimativa análoga para chegar a uma estimativa mais precisa. Isso ocorre porque ela leva em consideração tanto os dados históricos quanto a experiência para criar uma estimativa mais precisa. 

Por exemplo, imagine que você é um gerente de projetos de TI e suas tarefas incluem a instalação de um software específico em 150 dispositivos diferentes. Como você sabe que o processo de instalação leva cerca de 10 minutos em um dispositivo, use essa estimativa e multiplique-a por 150 para obter uma estimativa de quanto tempo esse processo levaria. 

6. Estimativa baseada em experiência

Este método de estimativa é inteiramente baseado na experiência do gestor de projetos. Gestores de projeto muito experientes podem saber quanto tempo um tipo específico de projeto levará porque já concluíram um projeto semelhante muitas vezes. Se você está pensando em usar uma estimativa baseada em experiência, é melhor discutir isso com alguém que seja especialista na área. Caso contrário, é melhor usar esta técnica em combinação com outros métodos de estimativa.

Por exemplo, um desenvolvedor web pode ter começado a criar sites no início dos anos 2000. Com mais de 20 anos de experiência, esse desenvolvedor saberia exatamente quanto tempo levaria para construir um site simples, com base em todos os sites que já criou. 

Por que a estimativa é importante para a gestão de projetos

As estimativas são uma parte necessária do processo de planejamento do projeto. Quase todos os tipos de projeto, desde projetos Agile até projetos em cascata mais lineares, podem se beneficiar da estimativa de projeto. Veja por quê.

As estimativas mantêm a equipe no caminho certo

Uma maneira comum de os gestores de projeto manterem os projetos funcionando sem problemas é garantir que as suas equipes correspondam às estimativas o mais próximo possível. Por saberem exatamente quanto tempo, orçamento e recursos estão disponíveis para uma determinada fase de um projeto, eles podem ajudar a equipe a permanecer dentro desses limites.

Quando os gestores de projeto, os membros da equipe e as partes interessadas estão cientes da estimativa do projeto, todos podem responsabilizar uns aos outros. Para que isso aconteça, compartilhe a estimativa do projeto em um local central, como um software de gestão de projetos. 

Requer um plano de projeto antes do início do projeto

Para fazer uma estimativa precisa do projeto, o gestor deve primeiro identificar as principais tarefas que precisam ser concluídas antes do início do projeto. Isso significa que os gestores de projeto identificarão claramente o caminho crítico e as principais dependências antes do início do projeto. Estabelecer o caminho crítico também oferece uma visão geral de alto nível das tarefas que precisam ser concluídas e dos recursos necessários para concluí-las.

Ter todas essas informações antes do início do projeto pode ajudar a evitar qualquer confusão. Se um membro do projeto tiver dúvidas ou não tiver certeza do que vem a seguir, ele pode consultar o plano do projeto que foi estabelecido durante a fase de estimativa. 

Ajuda a mitigar riscos

As estimativas de projeto podem ajudar os gestores a reduzir os riscos à medida que o projeto avança. Estabelecer um cronograma claro antes do início do projeto é uma boa maneira de a equipe consultar o cronograma e o orçamento do projeto. Para mitigar o risco, adicione um pouco de tempo, orçamento e recursos extras ao seu plano de projeto para evitar que o risco ultrapasse o prazo ou exceda as restrições orçamentárias.

Se a sua equipe se deparar com problemas, registre-os rapidamente com as respectivas resoluções em um registro de problemas e ajude a equipe a retomar o plano criado durante o processo de estimativa. A estimativa do projeto e o caminho crítico podem ser usados em conjunto como ponto de referência para que a equipe do projeto entenda em que ponto do processo se encontra.