Um guia de 6 etapas para reunir os requisitos para o sucesso do projeto

A coleta de requisitos pode parecer autoexplicativa, mas raramente recebe toda a atenção que merece. Como alongar-se antes de se exercitar ou escovar os dentes antes de dormir, é uma tarefa simples que muitas vezes é ignorada. 

Mas ignorar essas coisas aparentemente simples pode levar a lesões, cáries ou, no caso da gestão de projetos, a riscos no projeto. 

Neste artigo, descreveremos o processo de levantamento de requisitos e explicaremos como dedicar tempo a ele pode levar a resultados bem-sucedidos no projeto.

O que é a coleta de requisitos na gestão de projetos?

A coleta de requisitos é o processo de identificar os requisitos exatos do seu projeto do início ao fim. Esse processo ocorre durante a fase de início do projeto, mas você continuará a gerir os requisitos do projeto durante todo o cronograma. 

A coleta de requisitos geralmente ocorre durante o brief do projeto ou na reunião inicial.

Algumas perguntas incluem:

• Qual será a duração do cronograma do projeto?

• Quem participará do projeto?

• Quais riscos podemos enfrentar neste projeto?

A coleta de requisitos não deve ser complexa, mas é um componente importante do processo de início do projeto.

O processo de coleta de requisitos em seis etapas

Para reunir os requisitos, use o seguinte processo de seis etapas. Ao terminar, você deve ter um documento de requisitos abrangente descrevendo os recursos necessários para avançar nas fases do projeto.

Etapa 1: atribuir funções

O primeiro passo na coleta de requisitos é atribuir funções no seu projeto. É quando você identifica as partes interessadas do projeto.

Uma parte interessada é qualquer pessoa que tenha interesse no projeto, sejam parceiros internos ou externos. Por exemplo, um cliente é uma parte interessada externa, enquanto um gerente de departamento ou membro do quadro é uma parte interessada interna. Identificar essas funções primeiro ajudará a determinar quem deve analisar o escopo do projeto posteriormente. 

Outras funções incluem o gestor do projeto, o administrador do projeto, designers, testadores de produtos e desenvolvedores. Essas pessoas podem ajudar a identificar os requisitos e recursos necessários para atingir as metas do projeto. 

Embora você possa se sentir tentado a mergulhar de cabeça no projeto e começar a listar todas as coisas que sabe que vai precisar, isso pode ser um erro. Vá com calma e siga o processo para ter mais chances de evitar riscos no projeto. 

Etapa 2: reúna-se com as partes interessadas

Depois de identificar as partes interessadas do projeto, reúna-se com elas para ter uma ideia do que esperam obter do projeto. Entender o que as partes interessadas querem é importante porque, em última análise, é para elas que você está criando os seus entregáveis. 

Algumas perguntas que você pode fazer são:

• Qual é a sua Meta para este projeto?

• O que você acha que tornaria este projeto bem-sucedido?

• Quais são as suas preocupações com este projeto?

• O que você gostaria que este produto ou serviço fizesse que ainda não faz?

• Quais mudanças você recomendaria para este projeto?

As partes interessadas são as pessoas para quem você está desenvolvendo o projeto, portanto, você deve fazer perguntas que possam ajudar a criar a sua lista de requisitos.

Etapa 3: reunir e documentar

A terceira etapa do processo ocorre simultaneamente com a segunda. Você coletará informações à medida que fizer perguntas às partes interessadas. A meta é documentar tudo o que for possível, para que você tenha todas as respostas necessárias para iniciar o seu projeto.

Use uma ferramenta de gestão de projetos para coletar e documentar essas informações. Dessa forma, você pode manter o plano, os requisitos e a comunicação do projeto em um só lugar. Alguns exemplos do que você pode documentar incluem:

• Respostas das partes interessadas às perguntas da entrevista

• Perguntas das partes interessadas

• Solicitações das partes interessadas

• Comentários das partes interessadas

• Perguntas e comentários que surgem durante as entrevistas

Você não precisa usar todas as respostas que receber, mas ter tudo documentado pode ajudar a ver todas as perspectivas das partes interessadas, o que ajudará na gestão dos requisitos.

A documentação faz parte da coleta de requisitos. Um modelo de documentação técnica ajuda a equipe a registrar requisitos, definições e materiais em um local centralizado, para que todos trabalhem a partir da mesma fonte.

Etapa 4: liste as suposições e os requisitos

Agora que você concluiu o processo de recebimento, crie o seu plano de gestão de requisitos com base nas informações coletadas. 

Considere as perguntas que você inicialmente se propôs a responder durante o processo de coleta de requisitos. Em seguida, use-as para criar as metas dos requisitos, incluindo: 

• Duração do cronograma do projeto: você pode mapear o cronograma do projeto usando um diagrama de Gantt e usá-lo para visualizar quaisquer requisitos que dependam dos marcos do projeto. Alguns requisitos serão aplicáveis durante toda a duração do projeto, enquanto outros podem ser aplicáveis apenas durante fases distintas do projeto. Por exemplo, você precisará de um orçamento específico para os salários dos membros da equipe durante todo o projeto, mas talvez só precise de um material específico durante a última etapa do cronograma do projeto.  

• Pessoas envolvidas no projeto: identifique exatamente quais membros da equipe estarão envolvidos no seu projeto, incluindo quantos designers, desenvolvedores ou gerentes você precisará para executar cada etapa. As pessoas fazem parte dos requisitos do seu projeto porque, se você não tiver os membros da equipe de que precisa, não poderá concluir o projeto a tempo. 

• Riscos do projeto: entender os riscos do projeto é uma parte importante da identificação dos requisitos do projeto. Use um registro de riscos para determinar quais riscos são de maior prioridade, como feedback das partes interessadas, atrasos no cronograma e falta de orçamento. Em seguida, agende uma sessão de brainstorming com a equipe para descobrir como evitar esses riscos.

Assim como as metas inteligentes, os requisitos do seu projeto devem ser acionáveis, mensuráveis e quantificáveis. Tente entrar em tantos detalhes quanto possível ao listar o orçamento, o cronograma, os recursos necessários e a equipe do projeto. 

Etapa 5: obtenha as aprovações

Depois de formalizar os requisitos do projeto, você precisará das aprovações das partes interessadas para garantir que está atendendo às necessidades dos usuários. Incentivar uma comunicação clara também pode evitar desvios de escopo, garantindo que as partes interessadas estejam cientes dos limites do projeto desde o início. Você pode então prosseguir com o seu plano de implementação, que pode incluir a aquisição de recursos e a montagem de uma equipe. 

Etapa 6: monitorar o progresso

A última parte do processo é monitorar o progresso do seu projeto. Você pode usar um software de gestão de projetos para acompanhar o orçamento do projeto e outros requisitos à medida que avança na execução do projeto. A vantagem do software de gestão de projetos é que você pode ver as mudanças no seu projeto em tempo real e tomar medidas imediatas quando as coisas derem errado. 

Técnicas de levantamento de requisitos

Embora o processo básico de levantamento de requisitos envolva pedir a opinião das partes interessadas, às vezes elas não sabem o que é melhor para um projeto. Nesses casos, você é responsável por reunir as informações necessárias para entender quais devem ser os requisitos do seu projeto. Quando a informação estiver incompleta, use um modelo de documento de requisitos de business para organizar o que você sabe e ajudar a identificar as lacunas restantes.

Para ter certeza de que você está totalmente pronto para o ciclo de vida do projeto, experimente estas técnicas de pesquisa.

• Questionários: podem ser úteis se você precisar fazer a mesma pergunta a todas as partes interessadas. Compartilhe o questionário com as partes interessadas com antecedência e dê-lhes tempo para responder às perguntas sobre os requisitos do projeto, para garantir que ninguém deixe nada de fora. Embora os questionários possam ser formas valiosas de reunir requisitos, eles não são muito eficazes para os participantes de nível executivo, que podem estar ocupados demais para preenchê-los.

• Cenários de caso de uso: um cenário de caso de uso é uma descrição escrita de como você acha que os membros da sua equipe executarão o projeto. Esses cenários podem incluir quem está envolvido no projeto, o que você espera que façam e as etapas que seguirão para atingir a Meta do projeto. Compartilhar um cenário de caso de uso dá às partes interessadas uma visão clara do roteiro do projeto e dos entregáveis planejados. As partes interessadas terão algo a que se referir se o caso de uso não atender às suas expectativas.

• Mapas mentais: o mapa mental é uma forma visual de brainstorming particularmente útil para avaliar quais requisitos do projeto você precisa. No centro do seu mapa mental, coloque o objetivo principal do projeto. Em bolhas que se ramificam a partir do objetivo principal, liste as categorias de coisas que você precisa. À medida que o mapa se ramifica, você pode incluir mais detalhes sobre os requisitos até que todos os requisitos do projeto tenham sido capturados. 

• Prototipagem: entrevistar as partes interessadas pode não ser bem-sucedido se elas não souberem exatamente o que querem do projeto. Nesse caso, tente criar protótipos para mostrar às partes interessadas como poderia ser o possível entregável. Isso pode ajudar as partes interessadas a definir o que elas gostam ou não, para que você possa identificar os requisitos exatos necessários para lançar o projeto. 

Se nenhuma dessas técnicas parecer adequada, confira outras ferramentas on-line para ajudar a coletar informações, como um quadro de ideias, um grupo focal, histórias de usuários ou um modelo de matriz de decisões.

Por que a reunião de requisitos é importante?

A coleta de requisitos é mais do que benéfica para o seu projeto: é essencial. Você consegue se lembrar por que o último projeto malsucedido que você realizou não deu certo? Você ficou sem recursos ou ultrapassou o orçamento? Você subestimou o tempo necessário para concluir o projeto? Esses são riscos de projeto que você pode evitar ao seguir o processo de levantamento de requisitos.

A coleta de requisitos traz muitos benefícios, como:

• Melhora a satisfação das partes interessadas: quando você segue um processo eficaz de levantamento de requisitos, melhora a satisfação das partes interessadas ao fornecer mais entregáveis de projeto dentro do prazo. As partes interessadas ficarão satisfeitas quando souberem o que esperar do seu projeto.

• Aumenta a taxa de sucesso do projeto: a coleta de requisitos também aumenta a taxa de sucesso do seu projeto, porque quanto mais preparado você estiver para o seu próximo projeto, menor será a probabilidade de encontrar riscos no projeto. 

• Reduz os custos do projeto: enfrentar riscos no projeto pode levar ao aumento dos custos. Ao evitar esses riscos, você pode reduzir os custos e permanecer dentro do orçamento. É compreensível que você não queira gastar mais dinheiro do que o necessário em um projeto, portanto, esse é um grande benefício da coleta de requisitos. 

Simplifique a reunião de requisitos com um software de gestão de projetos

A reunião de requisitos é uma parte importante do planejamento do projeto. Seja entrevistando as partes interessadas ou realizando outros tipos de pesquisa para compilar a sua lista de requisitos do projeto, ter um software de gestão de projetos que possa armazenar todas as suas informações e movê-las perfeitamente para a próxima fase ajudará muito. 

Quando as partes interessadas e os membros da equipe compartilham o acesso, é possível se comunicar e colaborar do início ao fim do projeto e reduzir a possibilidade de contratempos.