Um guia de seis etapas para a coleta de requisitos para o sucesso do projeto

A coleta de requisitos pode parecer autoexplicativa, mas raramente recebe a atenção total que merece. Assim como alongar-se antes de se exercitar ou escovar os dentes antes de dormir, é uma tarefa simples que muitas vezes é negligenciada. 

Mas as consequências de ignorar essas coisas aparentemente simples podem levar a lesões, cáries ou, no caso da gestão de projetos, riscos no projeto. 

Neste artigo, descreveremos o processo de levantamento de requisitos e explicaremos como dedicar um tempo para se concentrar nessa etapa pode levar a resultados de sucesso nos projetos.

O que é a coleta de requisitos na gestão de projetos?

A coleta de requisitos é o processo de identificar os requisitos exatos do projeto do início ao fim. Esse processo ocorre durante a fase de início do projeto, mas você continuará a gerir os requisitos do projeto durante todo o seu cronograma. 

A coleta de requisitos geralmente ocorre durante o brief do projeto ou a reunião inicial.

Algumas perguntas incluem:

• Qual será a duração do cronograma do projeto?

• Quem participará do projeto?

• Quais riscos podemos enfrentar neste projeto?

A compilação de requisitos não deve ser complexa, mas é um componente importante do processo de início do projeto.

O processo de compilação de requisitos em seis etapas

Para reunir os seus requisitos, use o processo de seis etapas a seguir. Ao terminar, você deverá ter um documento de requisitos abrangente descrevendo os recursos necessários para avançar nas fases do projeto.

Etapa 1: atribuir funções

O primeiro passo na compilação de requisitos é atribuir funções no seu projeto. É aqui que você identifica os participantes do projeto.

Uma parte interessada é qualquer pessoa que tenha interesse no projeto, sejam parceiros internos ou externos. Por exemplo, um cliente é um participante externo, enquanto um gerente de departamento ou membro do quadro é um participante interno. Identificar essas funções primeiro ajudará a determinar quem deve analisar o escopo do projeto mais tarde. 

Outras funções incluem o gestor de projetos, o administrador de projetos, os designers, os testadores de produto e os desenvolvedores. Essas pessoas podem ajudar a identificar os requisitos e recursos necessários para atingir as metas do projeto. 

Embora você se sentir tentado a mergulhar de cabeça no projeto e começar a listar todas as coisas que sabe que precisará, mas isso pode ser um erro. Vá com calma e siga o processo para ter mais chances de evitar riscos no projeto. 

Etapa 2: reunir-se com os participantes

Depois de identificar os participantes do projeto, reúna-se com eles para ter uma ideia do que esperam obter do projeto. Entender o que as partes interessadas querem é importante porque, em última análise, são para elas que você está criando os seus entregáveis. 

Algumas perguntas que você pode fazer incluem:

• Qual é a sua meta para este projeto?

• O que você acha que tornaria este projeto bem-sucedido?

• Quais são as suas preocupações sobre este projeto?

• O que você gostaria que este produto ou serviço fizesse que ainda não faz?

• Que mudanças você recomendaria para este projeto?

Os participantes são as pessoas para quem você está desenvolvendo o projeto, portanto, você deve fazer perguntas que possam ajudar a criar a sua lista de requisitos.

Etapa 3: reunir e documentar

A terceira etapa do processo ocorre simultaneamente com a segunda etapa. Você reunirá informações à medida que fizer perguntas aos seus principais interessados. A meta é documentar tudo o que for possível, para que você tenha todas as informações necessárias para iniciar o projeto.

Use uma ferramenta de gestão de projetos para coletar e documentar essas informações. Dessa forma, você pode manter o planejamento, os requisitos e a comunicação do projeto em um só lugar. Alguns exemplos do que você pode documentar:

• respostas das partes interessadas às perguntas da entrevista;

• Perguntas das partes interessadas;

• Solicitações das partes interessadas;

• comentários das partes interessadas;

• perguntas e comentários que surgem durante as entrevistas.

Você não precisa usar todas as respostas que receber, mas ter tudo documentado pode ajudar a ver todas as perspectivas dos seus participantes, o que ajudará na gestão de requisitos.

A documentação faz parte da coleta de requisitos. Um modelo de documentação técnica ajuda a equipe a registrar os requisitos, definições e materiais em um local centralizado, para que todos trabalhem a partir da mesma fonte.

Etapa 4: liste as suposições e os requisitos

Agora que você concluiu o processo de recebimento, crie o seu plano de gestão de requisitos com base nas informações coletadas. 

Considere as perguntas que você inicialmente se propôs a responder durante o processo de coleta de requisitos. Em seguida, use-as para criar as metas de requisitos, incluindo: 

• Duração do cronograma do projeto: você pode mapear o cronograma do projeto usando um diagrama de Gantt e usá-lo para visualizar quaisquer requisitos do projeto que dependam de marcos do projeto. Alguns requisitos se aplicarão a toda a duração do projeto, enquanto outros podem se aplicar apenas durante fases específicas do projeto. Por exemplo, você precisará de um orçamento específico para os salários dos membros da equipe durante todo o projeto, mas talvez só precise de um material específico durante a última etapa do cronograma do projeto.  

• Participantes do projeto: identifique exatamente quais membros da equipe estarão envolvidos no seu projeto, incluindo quantos designers, desenvolvedores ou gerentes você precisará para executar cada etapa. As pessoas fazem parte dos requisitos do projeto, porque, se você não tiver os membros da equipe de que precisa, não poderá concluir o projeto a tempo. 

• Riscos do projeto: compreender os riscos do projeto é uma parte importante da identificação dos requisitos do projeto. Use um registro de riscos para determinar quais riscos são de maior prioridade, como feedback das partes interessadas, atrasos no cronograma e falta de orçamento. Em seguida, agende uma sessão de debate de ideias com a equipe para descobrir como evitar esses riscos.

Assim como as metas inteligentes, os requisitos do projeto devem ser específicos, mensuráveis e quantificáveis. Tente entrar em tantos detalhes quanto possível ao listar o orçamento, o cronograma, os recursos necessários e a equipe do projeto. 

Etapa 5: obtenha as aprovações

Depois de formalizar os requisitos do projeto, você precisará da aprovação dos participantes para garantir que está atendendo às necessidades dos usuários. Incentivar uma comunicação clara também pode evitar o desvio de escopo, pois garante que os participantes estejam cientes dos limites do projeto desde o início. Você pode então prosseguir com o seu plano de implementação, que pode incluir a aquisição de recursos e a montagem de uma equipe. 

Etapa 6: monitorar o progresso

A última parte do processo é monitorar o progresso do seu projeto. Você pode usar um software de gestão de projetos para acompanhar o orçamento do projeto e outros requisitos à medida que avança na execução do projeto. A vantagem do software de gestão de projetos é que você pode ver as mudanças no seu projeto em tempo real e tomar medidas imediatas quando as coisas derem errado. 

Técnicas de levantamento de requisitos

Embora o processo básico de levantamento de requisitos envolva pedir a opinião dos participantes, às vezes eles não sabem o que é melhor para um projeto. Nesses casos, você é responsável por reunir as informações necessárias para entender quais devem ser os requisitos do projeto. 

Para garantir que você esteja totalmente preparado para o ciclo de vida do projeto, você pode usar as seguintes técnicas de pesquisa.

• Questionários: os questionários podem ser benéficos se você precisar fazer a mesma pergunta a todos os participantes. Compartilhe o questionário com os participantes com antecedência e dê a eles tempo para responder às perguntas sobre os requisitos do projeto, para garantir que ninguém deixe nada de fora. Embora os questionários possam ser uma maneira valiosa de reunir os requisitos, eles não são muito eficazes para os participantes de nível executivo, que podem estar ocupados demais para preenchê-los.

• Casos de uso: um caso de uso é uma descrição escrita de como você acha que os membros da sua equipe executarão o projeto. Esses cenários podem incluir quem está envolvido nos projetos, o que você espera que façam e as etapas que seguirão para atingir a meta do projeto. Compartilhar um cenário de caso de uso dá aos participantes uma visão clara do roteiro do projeto e dos entregáveis planejados. Assim, os participantes têm algo a que se referir se o caso de uso não atender às suas expectativas.

• Mapa mental: é uma forma visual de debate de ideias que é particularmente útil para avaliar quais requisitos de projeto você precisa. No centro do mapa mental, coloque o objetivo principal do projeto. Em bolhas de ramificação do objetivo principal, liste as categorias de coisas que você precisa. À medida que o mapa se ramifica, você pode incluir mais detalhes sobre os requisitos até que todos os requisitos do projeto tenham sido capturados. 

• Prototipagem: entrevistar os seus participantes pode não ser bem-sucedido se eles não souberem exatamente o que querem do projeto. Nesse caso, tente criar protótipos para mostrar aos participantes como poderia ser o possível entregável. Isso pode ajudar os seus participantes a definir o que gostam e o que não gostam, para que você possa identificar os requisitos exatos necessários para lançar o projeto. 

Se nenhuma dessas técnicas parecer adequada, confira outras ferramentas on-line que também podem ajudar a reunir informações, como um quadro de ideias, um grupo de foco, histórias de usuários ou um modelo de matriz de decisões.

Por que a coleta de requisitos é importante?

A compilação de requisitos é mais do que benéfica para o seu projeto: ela é essencial. Você consegue se lembrar por que o último projeto malsucedido que você realizou não deu certo? Você ficou sem recursos ou excedeu o orçamento? Você subestimou o tempo necessário para concluir o projeto? Esses são riscos de projeto que você pode evitar ao seguir o processo de levantamento de requisitos.

Há muitos benefícios na coleta de requisitos, que incluem:

• Melhora a satisfação das partes interessadas: quando você segue um processo eficaz de levantamento de requisitos, melhora a satisfação das partes interessadas ao fornecer mais entregáveis de projeto dentro do prazo. Os participantes ficarão satisfeitos quando souberem o que esperar do seu projeto.

• Aumenta a taxa de sucesso do projeto: a coleta de requisitos também aumenta a taxa de sucesso do projeto, porque quanto mais preparado você estiver para o próximo projeto, menor será a probabilidade de encontrar riscos no projeto. 

• Reduz os custos do projeto: enfrentar riscos no projeto pode levar ao aumento dos custos do projeto. Ao evitar esses riscos, você pode reduzir os custos e permanecer dentro do orçamento. É compreensível que você não queira gastar mais dinheiro do que o necessário em um projeto, portanto, esse é um grande benefício da coleta de requisitos. 

Simplifique a compilação de requisitos com um software de gestão de projetos

A compilação de requisitos é uma parte importante do planejamento de projetos. Quer você esteja entrevistando as partes interessadas ou realizando outros tipos de pesquisa para compilar a sua lista de requisitos do projeto, ter um software de gestão de projetos que possa armazenar todas as suas informações e movê-las perfeitamente para a próxima fase será de grande ajuda. 

Quando os participantes e os membros da equipe compartilham o acesso, você pode se comunicar e colaborar do início ao fim do projeto e reduzir qualquer chance de contratempos.