Como criar o melhor processo de recebimento de projetos

Está sobrecarregado com solicitações de projetos? Sobrecarregado com pedidos de última hora? Nesse caso, você não está só, e temos uma solução para você. 

Apresentamos o processo de recebimento de projetos, um método comprovado para priorizar o trabalho certo no momento certo. Aqui está tudo o que você precisa saber para criar um fluxo de trabalho de recebimento de primeira linha para a sua equipe. 

O que é um processo de recebimento de projetos? 

Um processo de recebimento de projetos é um fluxo de trabalho padronizado para ajudar as equipes a registrar, priorizar e dar continuidade às novas solicitações. Na sua forma mais simples, o processo inclui estes três componentes: 

1. Um formulário para registrar novas solicitações de projeto, incluindo todos os detalhes de que as equipes precisam para começar. 

2. Um método de priorização para identificar e agendar o trabalho mais importante. 

3. Próximas etapas claras para iniciar o trabalho de cada solicitação. 

Juntos, esse fluxo de trabalho facilita que as equipes acompanhem rapidamente as solicitações de trabalho e lidem com os projetos de alta prioridade primeiro. 

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Por que um processo de recebimento é importante para a gestão de projetos? 

Na gestão de projetos, a padronização é a chave para ajudar as iniciativas a fluir sem problemas. Um processo de recebimento de trabalhos não é diferente. Ele transforma o processo de priorização de solicitações (que muitas vezes é demorado e confuso) em um fluxo de trabalho claro com etapas predefinidas. Em vez de perder tempo com idas e vindas, as equipes podem passar rapidamente por cada etapa do processo. Isso não apenas acelera os tempos de finalização, mas também garante que o trabalho seja priorizado e abordado de forma consistente em toda a organização. 

Os desafios da gestão de solicitações de projetos

A gestão de solicitações é complicada. As equipes fazem pedidos de última hora, as solicitações vêm de muitos lugares diferentes e todos parecem pensar que o seu projeto é a maior prioridade. Aqui estão alguns desafios comuns quando se trata de gestão de solicitações, todos os quais podem ser resolvidos com um processo de recebimento eficaz. 

Alto volume de solicitações

Um desafio comum para as empresas de grande porte é que muitas solicitações podem fazer com que as equipes se sintam sobrecarregadas, levando ao burnout e a tempos de finalização mais lentos. Um processo de recebimento resolve isso com um método de priorização claro, para que as equipes possam se concentrar nas tarefas com maior impacto nos negócios. 

As solicitações estão espalhadas por diferentes lugares

Quando as solicitações chegam por e-mail, mensagens instantâneas e reuniões, as equipes precisam gastar mais tempo documentando novos projetos. Isso na melhor das hipóteses. Na pior das hipóteses, as solicitações acabam ficando esquecidas e nunca são concluídas. Um processo de recebimento claro resolve isso ao centralizar todas as solicitações em um só lugar. 

As solicitações não incluem contexto suficiente

É difícil para as equipes começarem a trabalhar quando dispõem apenas do mínimo de informações. Isso geralmente acontece quando as empresas não têm um formulário de solicitação padronizado, que especifica todos os detalhes necessários para cada projeto proposto. 

Pedidos ad hoc atrasam os cronogramas

Todos já passamos por isso. Os projetos estão progredindo sem problemas até que chega uma solicitação de alta prioridade de última hora, monopolizando os recursos e exigindo que as equipes atrasem os seus cronogramas. Embora as solicitações pontuais sempre aconteçam, um processo eficaz de recebimento de projetos pode evitá-las, esclarecendo antecipadamente quanto tempo leva para concluir uma solicitação. E, se necessário, inclui um método predefinido para priorizar e reagendar o trabalho do projeto. 

Características de um processo eficaz de recebimento de projetos

Os processos de recebimento de projetos variam de acordo com as necessidades específicas da sua organização. Dito isso, aqui estão três recursos principais que todo processo deve incluir:  

1. Um formulário de recebimento de projetos

Os formulários são o padrão ouro para a entrada de trabalhos. Eles oferecem às partes interessadas um método centralizado para enviar solicitações, permitindo que você reúna novos trabalhos em um só lugar, em vez de em ferramentas de comunicação dispersas. Os formulários também padronizam as informações que as partes interessadas incluem ao enviar uma solicitação. Isso ajuda as equipes a agir rapidamente, porque elas têm todo o contexto necessário para começar imediatamente. 

O que deve constar no formulário de recebimento de projetos? 

Como ponto de partida, um formulário básico de recebimento de projetos deve incluir os seguintes componentes. A partir daí, você pode personalizar o formulário com perguntas adicionais, dependendo das necessidades da sua organização. 

• Solicitante: quem está propondo o projeto? 

• Equipe solicitante: qual equipe será apoiada por este trabalho? É um projeto externo ou interno? 

• Tipo de projeto: que tipo de trabalho é esse? Por exemplo, pode ser uma nova imagem, um texto para uma página da Web ou um vídeo. 

• Resumo da solicitação: em poucas frases, o que você quer que seja feito? 

• Prazo: quando esta solicitação de recebimento precisa ser concluída? 

• Prioridade: é algo essencial para o negócio ou apenas desejável? Muitas vezes, é útil incluir uma classificação de prioridade numérica, como P1, P2, P3 e assim por diante. 

• Meta de negócios associada: se esta solicitação se alinha a uma prioridade da empresa, a qual seria? 

• Informações contextuais: que capturas de tela, documentos ou outros anexos podem ser fornecidos para dar mais contexto? Por exemplo, um formulário de solicitação de bug pode exigir uma captura de tela ou vídeo do bug. 

2. Um método de priorização

Graças ao formulário, você tem um conjunto de solicitações limpas e padronizadas. Agora você precisa de uma maneira de priorizar e agendar essas tarefas para que o trabalho mais importante seja feito primeiro. 

Veja como estabelecer um método de priorização eficaz: 

• Peça aos solicitantes que forneçam informações de priorização por meio do formulário. Você precisa de dados para avaliar a importância de cada solicitação, e o formulário é a melhor maneira de obter esses dados. Em vez de apenas pedir aos solicitantes que escolham uma prioridade (e fazer com que escolham P0 todas as vezes), você também pode perguntar qual é a meta de negócios que a solicitação apoia. Dessa forma, você pode ver claramente quais tarefas contribuem para as prioridades de negócios e quais não contribuem.

• Crie uma pontuação de priorização: use as informações do formulário para criar uma pontuação numérica que avalie a prioridade das tarefas, as metas estratégicas associadas, a equipe solicitante e assim por diante. Isso ajuda a reduzir qualquer subjetividade no processo de priorização. 

• Colete as solicitações em uma plataforma central. Para priorizar de forma eficaz, você precisa ver todas as solicitações de relance, incluindo detalhes como a pontuação de priorização e o momento. Isso ajuda a identificar rapidamente quais são as mais urgentes, para que você possa encaminhá-las à sua equipe imediatamente. 

• Monitore a carga de trabalho da equipe. Documente as solicitações em que a equipe está trabalhando para ver claramente o que cada um está fazendo. Isso permite atribuir tarefas prioritárias sem sobrecarregar ninguém. Um software de gestão do trabalho pode ser útil aqui, especialmente se tiver recursos que permitam ver e ajustar as cargas de trabalho da equipe em tempo real. 

• Agende o trabalho de acordo com a pontuação de priorização. Agora que você tem uma visão completa da prioridade de cada tarefa, além de uma compreensão da capacidade da sua equipe, pode programar o trabalho. Ao fazer isso, é útil usar um software de gestão do trabalho que permita visualizar as tarefas em um cronograma ou calendário. 

3. Próximas etapas claras

Para iniciar o trabalho rapidamente, as equipes precisam de um plano de ação claro. É por isso que as próximas etapas predefinidas são uma parte essencial de qualquer processo de recebimento de projetos. Elas dão aos funcionários uma abordagem padronizada para lidar com qualquer tipo de solicitação, desde publicações em blogs até funcionalidades de produtos. 

Para definir as próximas etapas, considere cada tipo de solicitação que a sua equipe lida. Para cada um, faça a si mesmo as seguintes perguntas: 

• Quais tarefas precisam ser realizadas para concluir esta solicitação? 

• Em que ordem essas tarefas devem ocorrer? 

• Existem dependências (tarefas que não podem ser iniciadas até que outras sejam concluídas)? 

• Quanto tempo levará cada tarefa? 

• Quem é a pessoa mais adequada para realizar cada tarefa?

Em seguida, crie um cronograma de trabalho para cada tipo de solicitação, incluindo cada tarefa (em ordem), quanto tempo deve levar e a quem deve ser atribuída. Você está essencialmente construindo um cronograma de projeto predefinido para cada tipo de solicitação. Por exemplo, veja como seriam as próximas etapas para um e-book de marketing. 

• Dia 1: o redator responsável define uma data de publicação para o e-book, de acordo com a duração de cada etapa do processo. 

• Dia 2-3: o redator cria um esboço. 

• Dia 4: um editor revisa o esboço e fornece feedback. 

• Dia 5-8: o escritor revisa o esboço e escreve um primeiro rascunho. 

• Dia 9: o editor revisa o primeiro rascunho e fornece feedback. 

• Dia 10: o redator revisa o rascunho. 

• Dia 11: o editor e um parceiro de marketing de produto revisam o rascunho final. 

• 11º dia: um gestor de projetos envia o rascunho final à equipe de design.

• Dia 11-14: a equipe de design cria recursos visuais para o e-book. 

• Dia 11: o gestor de projetos envia uma solicitação à equipe de Web para criar uma página de destino fechada para o e-book. 

• Dia 15: o redator e o editor revisam o design final. 

• Dia 16: a equipe de Web prepara e publica a página de destino. 

Muitas coisas precisam acontecer para publicar este e-book. Algumas tarefas precisam acontecer em uma ordem específica, e outras podem acontecer ao mesmo tempo. Ao definir o fluxo de trabalho do e-book com antecedência, você ajuda a sua equipe a iniciar as solicitações imediatamente, sem perder tempo tentando descobrir quem deve fazer o quê. Isso também ajuda a equipe a seguir o mesmo processo padronizado para cada ebook, garantindo um resultado de alta qualidade em todas as ocasiões. 

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Exemplo de processo de recebimento de projetos

Aqui está um exemplo para ajudar a contextualizar essas ideias. Imagine que você faz parte de uma equipe ágil que lida com solicitações de novas funcionalidades. O processo de recebimento de projetos pode ser mais ou menos assim: 

1. Um iniciador de projeto preenche um formulário de recebimento de projeto, detalhando o que a funcionalidade deve incluir, por que ela precisa ser criada e quando precisa ser concluída. 

2. Um escritório de gestão de projetos (EGP) analisa o formulário de solicitação do projeto e realiza uma avaliação inicial para determinar a conveniência, a viabilidade e a exequibilidade da criação da nova funcionalidade. 

3. Com base na avaliação, o PMO aprova ou nega a solicitação e atribui uma pontuação de priorização. 

4. O PMO adiciona a solicitação ao backlog do produto da equipe de engenharia, agendando-a de acordo com a pontuação de priorização. 

5. É convocada uma reunião inicial. 

6. Um gestor de projetos usa as informações do formulário de recebimento do projeto e da reunião inicial para concluir uma proposta de projeto. Ele baseia essa proposta de projeto em um conjunto de etapas básicas predefinidas para cada lançamento de nova funcionalidade. 

7. Um participante sênior aprova a proposta ou a devolve para que seja aprimorada. 

8. O gestor de projetos cria um plano de projeto mais detalhado a partir da proposta. 

9. O gestor do projeto aloca recursos, atribui tarefas e define uma data de lançamento. 

10. A equipe do projeto começa a trabalhar. 

Como criar um processo de recebimento de projetos

Criar um processo de recebimento bem-sucedido do zero, ou mesmo otimizar o processo existente, pode ser desafiador. Aqui está um guia passo a passo para começar.

1. Determine funções e responsabilidades

O primeiro passo é definir claramente quem está envolvido no processo e quais são as suas funções. Isso inclui identificar o proprietário do processo, que supervisionará todo o processo de recebimento; os indivíduos ou equipes responsáveis por enviar as solicitações; os tomadores de decisão que aprovam essas solicitações; e os proprietários do projeto e membros da equipe encarregados de fazer a triagem do trabalho para garantir que ele esteja alinhado às prioridades estratégicas. Esclarecer essas funções antecipadamente evita confusão e garante a responsabilização durante todo o processo.

2. Defina como as solicitações são aprovadas e priorizadas

Estabeleça um processo de aprovações e de tomada de decisões para determinar como as principais partes interessadas devem avaliar as solicitações de projeto recebidas. Por exemplo, você pode considerar métricas como o tamanho do projeto, o impacto, a quantidade de trabalho necessária, os recursos disponíveis ou a importância estratégica ao determinar a importância de cada solicitação de projeto. Você também pode desenvolver uma estrutura de priorização para classificar as solicitações, de modo que os recursos sejam alocados a iniciativas que ofereçam o maior valor ou se alinhem mais de perto com as Metas organizacionais.

3. Documente e padronize o seu fluxo de trabalho

Crie um fluxo de trabalho padronizado que descreva cada etapa do processo de recebimento, desde o envio até a entrega final. Esta documentação deve incluir funções e responsabilidades, critérios para avaliar as solicitações, o formulário de envio e cada etapa necessária para priorizar e concluir um projeto. Um processo de recebimento padronizado garante consistência, reduz erros e agiliza o processo.

4. Centralize o seu processo

Em seguida, reúna todo o processo de recebimento em um sistema ou plataforma centralizada. Por exemplo, você pode usar ferramentas de gestão do trabalho para registrar, priorizar e acompanhar as solicitações em um único local. Especialmente em empresas maiores, a centralização é essencial para gerir as solicitações de forma eficaz, monitorar o progresso e manter a visibilidade em todos os projetos.

5. Identifique ferramentas para agilizar o processo

Aproveite a tecnologia para automatizar e agilizar partes do processo de recebimento. Isso pode incluir o uso de modelos para solicitações de projetos, automatizações para encaminhar as solicitações aos aprovadores apropriados e formulários para padronizar os envios. Essas ferramentas reduzem o trabalho manual, aumentam a eficiência e capturam todas as informações necessárias desde o início. 

6. Comunique o processo

Por fim, certifique-se de que todos os envolvidos entendam o processo de recebimento, as suas funções e como usar as ferramentas ou plataformas associadas a ele. Isso pode envolver sessões de treinamento, guias escritos ou vídeos de demonstração. Uma comunicação clara evita mal-entendidos e garante que o processo ocorra sem problemas.

Leve o seu processo de recebimento ao próximo nível

Com estas dicas, você pode transformar o seu processo de recebimento de projetos em uma máquina bem lubrificada. Para agilizar ainda mais os seus fluxos de trabalho, saiba como os especialistas usam a Asana para criar processos empresariais mais inteligentes e escaláveis. 

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