O que é o mapeamento do fluxo de valor (VSM)?
Resumo
Quando você organiza um armário desordenado, o primeiro passo é retirar tudo do espaço. Colocar tudo exposto dá uma ideia melhor do que você tem, facilitando a reorganização.
As melhorias no trabalho são semelhantes, pois é difícil perceber ineficiências sem colocar tudo diante de você. Fazer isso com o seu fluxo de trabalho pode revelar problemas que você não havia notado antes, e é aí que o mapeamento do fluxo de valor se mostra útil.
O que é o mapeamento do fluxo de valor?
O mapeamento do fluxo de valor é um método de fluxograma usado para ilustrar e analisar um processo de produção. O VSM é um componente essencial na gestão otimizada de projetos, uma metodologia ágil que aumenta o valor para o cliente ao eliminar o desperdício de cada fase do projeto.
O mapeamento do fluxo de valor (VSM) envolve quatro etapas básicas:
Mapear o processo atual
Encontrar e eliminar desperdícios
Mapear o processo futuro aprimorado
Implementar o processo futuro
Você pode notar espaço para melhorias em áreas do seu mapa do fluxo de valor, como:
Fluxo do processo
Tempos de execução e processamento
Confiabilidade do equipamento
Matérias-primas/estoque
Quando você encontra desperdícios no seu fluxo de produção, como superprodução, má gestão ou defeitos no projeto, pode gerir esses gargalos para que o seu processo flua sem problemas.
Ferramentas de tomada de decisão para empresas ágeis
Neste e-book, aprenda a capacitar os funcionários a tomar melhores decisões para que a sua empresa possa se adaptar e enfrentar os desafios com mais eficácia do que a concorrência.
Quando usar o mapeamento do fluxo de valor?
O mapeamento do fluxo de valor pode levar a melhorias significativas no seu modelo de Business. Mas você não deve investir tempo e recursos no mapeamento do fluxo de valor se ele não atender às suas necessidades. Aqui estão algumas situações em que você deve usar o mapeamento de valor:
Para melhorar um processo de trabalho de ponta a ponta
Para identificar estoques acumulados em um processo
Para encontrar oportunidades de otimização de processos
Para aprender as complexidades inerentes a um processo
Para entender os sistemas de TI usados em um processo
Avaliar a eficácia dos canais de atendimento ao cliente
Exibir visualmente a integridade dos seus processos
Revisar estrategicamente os seus processos
Como se pode ver, a criação de um mapa do fluxo de valor fornece informações sobre muitos aspectos de um processo de trabalho. No entanto, um mapa de valor pode não ser útil se você estiver tentando resolver um problema que não tem relação com informações, produtos ou fluxo de tempo.
Como criar um mapa do fluxo de valor
O mapeamento do fluxo de valor tem quatro etapas básicas, mas você se sentirá mais preparado se expandir o processo para nove etapas. As cinco primeiras etapas do processo de mapeamento do fluxo de valor se concentram no planejamento do projeto. Ter um plano de projeto aumenta os seus insights e pode levar a melhores melhorias nos processos. Em seguida, você pode começar as quatro etapas básicas do mapeamento do fluxo de valor com todo o contexto necessário.
1. Identifique o problema
O mapeamento do fluxo de valor é uma parte importante da manutenção regular do fluxo de trabalho, mas você também pode usá-lo para resolver um problema da equipe ou do cliente do qual já esteja ciente. Por exemplo, você pode notar que a demanda do cliente é maior do que a quantidade de estoque disponível. Quando você percebe um problema, mas não sabe a causa, pode compartilhar o problema com a equipe e usar o VSM para encontrar soluções.
Dica: nesta fase inicial, faça um brainstorming e pergunte para identificar as ineficiências internas e externas. Coloque-se no lugar do cliente e dos membros da equipe para identificar os pontos problemáticos.
2. Escolha a sua equipe
Você precisará de uma equipe determinada e focada para ajudar a mapear o fluxo de valor, analisá-lo de perto e implementar o seu processo de produção aprimorado. Uma equipe interdisciplinar com membros dos departamentos de vendas, operações, atendimento ao cliente e design lhe dará as habilidades e perspectivas necessárias para otimizar os tempos de processo e atender às necessidades do cliente. Dependendo do problema que você está tentando resolver, talvez não seja necessário ter representantes de todas essas equipes. Escolha com sabedoria para que a sua equipe de MFV seja o mais eficiente possível.
Dica: inclua executivos e pessoas em funções de apoio na sua equipe de MFV para aumentar a visibilidade dos problemas internos. Convide fornecedores ou outras partes interessadas para participar do seu grupo se quiser o ponto de vista de alguém de fora.
3. Defina o escopo do projeto
O seu exercício de mapeamento do fluxo de valor é um projeto próprio, o que significa que você precisará definir o seu escopo. Se você não definir o escopo do projeto, não saberá quanto dos seus processos de trabalho deve mapear. A falta de um escopo definido também dificulta a identificação e eliminação de desperdícios posteriormente.
Dica: use o VSM apenas para um produto por vez. Decida se deseja mapear o ciclo de vida do produto na sua totalidade ou se prefere se concentrar em etapas específicas do processo. Se você estiver produzindo um produto de software, poderá mapear o processo desde a solicitação inicial do recurso até a entrega ao cliente. Deixe de fora as etapas condicionais que podem ocorrer quando o cliente recebe o produto.
4. Mapeie o seu fluxo de valor
Agora que você definiu o escopo do seu MFV, pode começar a mapeá-lo. Use símbolos de fluxo de valor (explicados abaixo) para mostrar como as informações fluem entre as atividades de trabalho. Se você estiver mapeando todo o seu processo de produção, o seu mapa criará um círculo. A etapa final do processo de produção deve retornar à etapa inicial do processo.
Dica: se não tiver certeza de por onde começar o seu mapa do fluxo de valor, comece pelo membro da equipe responsável por aprovar as solicitações entre um cliente e um fornecedor. Você também pode visualizar o mapa em três partes. Dedique a parte superior do mapa ao fluxo de informações, a parte do meio ao fluxo de produtos e a parte inferior ao fluxo de tempo.
5. Adicione dados do projeto
Depois de ter uma ilustração do seu fluxo de valor, adicione métricas relevantes para obter os insights mais precisos deste exercício. Embora o mapa por si só possa ajudar a visualizar certas coisas, como o processo de fabricação ou o desenvolvimento de software da sua empresa, será necessário combinar a imagem com caixas de dados para comparar aspectos como tempo, quantidade e qualidade entre todas as etapas do processo.
Os pontos de dados que você pode adicionar ao seu mapa incluem:
Quantidade de estoque mantido para cada etapa
Tempo de ciclo por unidade
Tempo de transferência
Número de membros da equipe necessários para executar cada etapa
Número de produtos descartados
Número de produtos em cada lote de processamento
Tempo takt (taxa necessária para produzir produtos a fim de atender à demanda do cliente)
Dica: os dados que você incluir no seu mapa variam de acordo com o seu setor, o processo que você está mapeando e os problemas que espera resolver. A maioria dos dados se enquadra nestas três categorias:
Dados de escritório ou suporte
Dados de produção ou de loja
Dados de processamento externo ou de fornecedores
6. Crie um cronograma
Um cronograma claro é essencial para qualquer processo de produção, e os atrasos podem prejudicar todo o seu fluxo de trabalho. Você dedicará o terço inferior do seu mapa do fluxo de valor ao fluxo de tempo usando uma escada de tempo, que tem dois degraus para o tempo de execução e o tempo de ciclo. Esta escada lhe dará uma ideia melhor de se o seu tempo de execução e o tempo de ciclo estão em dia.
O tempo de execução é o tempo total que a equipe leva para concluir uma tarefa, começando quando ela entra no fluxo de trabalho. O tempo de execução inclui todos os processos operacionais que antecedem o estágio de produção real.
O tempo de ciclo é a parte do tempo de execução total em que você está realmente concluindo uma tarefa. Às vezes, isso é conhecido como tempo de valor agregado.
Calcule o tempo de execução fazendo um balanço do estoque disponível antes de cada etapa do processo e dividindo-o pela demanda do cliente pelo produto. Por exemplo, imagine que você tenha quatro dos seus produtos disponíveis antes de iniciar a etapa do processo de envio e a demanda do cliente pelo produto seja de dois produtos por dia, então o seu tempo de ciclo é de dois dias.
Dica: o tempo de execução está intimamente ligado à gestão de estoque e à satisfação do cliente. Se o seu tempo de execução for muito longo, você terá dificuldade em prever quando reabastecer o seu inventário. O mapa do fluxo de valor pode ajudar a otimizar os tempos de execução antes que você se atrase na entrega do produto.
7. Analise o seu mapa atual
Ao criar o seu mapa de estado do fluxo atual, você provavelmente notará áreas que precisam ser otimizadas. Para completar o mapa do fluxo de valor, preencha-o com dados do projeto para tornar as áreas de desperdício mais visíveis.
No entanto, mesmo que as áreas de desperdício pareçam óbvias, você ainda deve reservar um tempo para a análise do mapa. As áreas de desperdício na gestão enxuta incluem:
Superprodução (recursos desnecessários)
Inventário (backlog mal gerenciado)
Movimento (alternância entre tarefas)
Defeitos (dívida técnica)
Excesso de processamento (ferramentas caras)
Aguardando
Transporte
Equipes fragmentadas
Dica: a melhor maneira de analisar o seu mapa é realizando rajadas kaizen em todas as áreas de desperdício que você identificou. A palavra kaizen vem de duas palavras japonesas: kai, que significa melhoria, e zen, que significa bom. Combinadas, as duas palavras criam a ideia de melhoria contínua. Você usará rajadas kaizen para gerar ideias de valor agregado para o mapa do fluxo de valor do estado futuro.
8. Desenvolva o novo mapa
Agora você já pode desenhar o mapa do fluxo de valor do estado futuro. Este mapa será semelhante ao seu mapa atual, mas incluirá elementos de kaizen para áreas que precisam de melhorias. Você pode usar um software Kanban para implementar um sistema pull (ou puxar recursos apenas quando a demanda exigir) e melhorar o fluxo de informações.
Os símbolos específicos que você adiciona ao seu mapa de estado futuro variam de acordo com o seu processo. Veja o mapa de símbolos do MFV abaixo para obter representações visuais do seguinte:
Supermercado: representa um ponto de estoque Kanban onde os clientes podem obter o estoque de que precisam assim que o fornecedor o reabastece.
Kanban de produção: indica a necessidade de o produto fornecer peças para um processo a jusante.
Kanban de retirada de material: instrui um operador a mover peças de um supermercado para um processo.
Sinal Kanban: usado quando os níveis de estoque em um supermercado estão baixos e sinaliza a produção de um número especificado de peças.
Posto Kanban: indica o local para coletar sinais Kanban, normalmente localizado perto de um supermercado.
Pull de material: representa a retirada do estoque armazenado dos supermercados.
Pull sequenciado: elimina a necessidade de armazenamento de estoque no supermercado entre os processos, instruindo uma equipe específica a produzir um pedido personalizado.
Dica: use o mapa de símbolos do fluxo de valor abaixo para ver como cada símbolo se parece e colocá-los no seu mapa de estado futuro. Embora a meta do mapa do estado futuro seja simplificar o fluxo de materiais, não se preocupe se ele parecer mais cheio do que o mapa do estado atual por causa dos símbolos adicionados.
9. Implemente o novo mapa
A última etapa do processo de MFV é implementar soluções do seu mapa de estado futuro no seu processo de trabalho. É aqui que você verá a análise do seu mapa valer a pena.
É como organizar um armário: parece caótico separar a bagunça, mas o propósito do projeto se torna claro quando você percebe a facilidade de usar o seu novo espaço funcional. Embora identificar desperdícios e encontrar soluções mais enxutas seja um desafio, o produto final é um fluxo de trabalho mais eficiente e clientes mais satisfeitos.
Ferramentas de tomada de decisão para empresas ágeis
Neste e-book, aprenda a capacitar os funcionários a tomar melhores decisões para que a sua empresa possa se adaptar e enfrentar os desafios com mais eficácia do que a concorrência.
Mapa de símbolos do fluxo de valor
Os símbolos a seguir representam fluxos de informações, atividades de trabalho e áreas que precisam ser aprimoradas nos seus processos. Ao usar um software de MFV, você terá um banco desses símbolos prontamente disponível para uso.
Exemplo de mapeamento do fluxo de valor
Abaixo, você verá um exemplo de mapeamento do fluxo de valor de um mapa de estado atual. Este mapa descreve o processo de um produto ou serviço que passa do fornecedor, pela cadeia de produção interna, até o cliente.
O mapa do fluxo de valor começa no topo do centro com o membro da equipe responsável pelo controle da produção. Essa pessoa aprova solicitações ou pedidos de clientes e os envia ao fornecedor. Observe que este exemplo de mapa do fluxo de valor segue um movimento circular, porque a demanda do cliente alimenta tanto a cadeia de suprimentos quanto a de produção.
Crie um fluxo de trabalho eficiente com o mapeamento do fluxo de valor
Se você busca a melhoria contínua, faça manutenção regular dos seus processos, assim como faria com a sua casa. Embora o mapeamento do fluxo de valor possa parecer tedioso, o resultado é um fluxo de trabalho mais eficiente, com menos desperdício e tempos de execução mais curtos.
Mapear o seu fluxo de valor atual e futuro é mais fácil quando se usa o software adequado. Ao integrar o seu mapa do fluxo de valor com a Asana, você pode implementar rapidamente as suas soluções e voltar a satisfazer os seus clientes.
Ferramentas de tomada de decisão para empresas ágeis
Neste e-book, aprenda a capacitar os funcionários a tomar melhores decisões para que a sua empresa possa se adaptar e enfrentar os desafios com mais eficácia do que a concorrência.
