Você precisa de tempos de execução mais curtos

Todos nós já ouvimos histórias sobre os bons e velhos tempos, quando tudo custava um centavo e as crianças brincavam do lado de fora em vez de ficarem coladas aos seus telefones. Mas também sabemos que a nossa vida moderna e conveniente tem as suas vantagens. As entregas por drones e os gigantes da tecnologia mudaram a forma como as empresas prestam serviços aos clientes e, com alguns pacotes chegando em poucas horas, é seguro dizer que os compradores esperam que as coisas se movam mais rápido do que nunca.

É por isso que o tempo de execução é tão importante. Para usar uma gestão eficaz do tempo e entregar as coisas certas aos seus clientes no momento certo, primeiro é preciso saber quanto tempo isso leva. Esse é o seu tempo de execução. Neste artigo, aprenda a usar as métricas de tempo de execução para aumentar a satisfação do cliente, melhorar a produção e os processos e agilizar os fluxos de trabalho para entregas mais rápidas e tranquilas.

O que é tempo de entrega?

O tempo de execução é o tempo que leva desde o recebimento de um pedido até o seu processamento. Ele está associado principalmente à produção, gestão da cadeia de suprimentos e gestão de projetos, mas se aplica a qualquer Business que tenha clientes, produtos e uma equipe de vendas. Por exemplo, o tempo de produção de um produto seria o tempo entre o recebimento de uma ordem de compra e o momento em que o produto chega ao cliente. O tempo de execução de um projeto, por outro lado, começa quando um pedido é recebido (neste caso, do gestor) e termina quando um funcionário o conclui. 

Independentemente do negócio ou departamento, reduzir o tempo entre o pedido e a entrega significa que você pode processar mais pedidos e ganhar mais dinheiro.

Qual é a diferença entre tempo de execução e tempo de processamento?

O tempo de processamento é o tempo entre o recebimento de uma ordem de compra e o momento em que ela é repassada para outro departamento ou processo. O tempo de processamento é uma parte do tempo total de execução e pode ter um grande impacto. 

Por exemplo, se a sua instalação processa e embala itens alimentares, um atraso no tempo de processamento pode significar que os seus produtos chegarão atrasados aos supermercados. Por causa disso, menos clientes consomem os seus produtos, o que significa menos vendas para as lojas. Se você não conseguir corrigir o problema que está aumentando o seu tempo de processamento (digamos, você está com falta de pessoal e sem orçamento para contratar), isso pode levar à substituição dos seus produtos nas prateleiras das lojas.

Como calcular o tempo de entrega?

Para calcular o tempo de execução, você precisa somar o tempo de pré-processamento, processamento e pós-processamento. 

Pré-processo + Processo + Pós-processo = Tempo de ciclo

Aqui está um detalhamento do cálculo do tempo de entrega:

• Pré-processamento: meça os seus tempos de aquisição e encomenda, levando em consideração possíveis atrasos ou escassez de envio, quando necessário.

• Processamento: determine o tempo necessário para processar totalmente um pedido. Tente levar em conta cada detalhe, como itens de embalagem ou pausas dos funcionários.

• Pós-processamento: aqui, você prevê quanto tempo leva para os clientes receberem o produto. Normalmente, esse é o seu tempo de envio ou, se você estiver na gestão de projetos, esse seria o tempo entre a finalização e a implementação.

Por que o tempo de ciclo é importante?

O tempo de execução afeta a maioria dos aspectos do seu Business. Se for muito longo, pode prejudicar a experiência do cliente, criar frustrações internas e até mesmo levar a preços mais altos se você tentar compensar a despesa de tempos de produção mais longos. Tempos de execução mais curtos aumentam os lucros e mantêm todos satisfeitos, desde a aquisição do fornecedor até o cliente.

O impacto de um tempo de execução mais longo

Tempos de execução longos raramente acontecem de um dia para o outro. Em vez disso, começam como um vazamento lento. Embora a maioria das pessoas queira manter os tempos de execução o mais curtos possível, eles podem aumentar pouco a pouco sem que você perceba. Talvez você tenha feito cortes na equipe sem adicionar a tecnologia para aumentar a produtividade. Então você sentiu que a organização estava falhando, o que resultou em pedidos duplicados de matérias-primas e na perda de controle do produto final. Meses se passam assim e, de repente, você percebe que o seu tempo de execução mudou drasticamente. O que a princípio pareciam pequenos deslizes resultou em tempos de execução significativamente mais longos.

E isso é assustador. Porque a verdade é que os seus clientes não vão esperar por você se puderem obter os mesmos serviços em outro lugar. Não importa o quão bom seja o seu produto ou oferta, eles não vão esperar por muito tempo antes de procurar o seu concorrente. Gargalos e atrasos no tempo de entrega custarão caro a longo prazo, com fluxos de trabalho interrompidos, motivação da equipe reduzida e, inevitavelmente, vendas menores.

Exemplos de tempo de execução

Vejamos alguns exemplos de como calcular o tempo de entrega em diferentes setores.

Tempo de produção

A manufatura é o setor mais comum em que pensamos quando falamos de tempo de execução. Assim, os cálculos são relativamente simples.

• Aquisições: na manufatura, o pré-processamento é a etapa de gestão de aquisições. Você medirá o tempo que leva para encontrar, encomendar e receber itens.

• Processamento: esta é a fase em que você constrói o seu produto. Quanto tempo leva para montar todas as peças do seu produto e deixá-lo pronto para o cliente? 

• Envio: chegou a hora de despachar o produto! O tempo de envio é o número de dias ou semanas que o produto leva para ir da sua instalação de processamento até os seus clientes.

Tempo de execução da cadeia de suprimentos

O tempo de entrega da cadeia de suprimentos é um pouco mais complicado, porque depende de muitos fatores fora do seu controle. Como a cadeia de suprimentos geralmente está canalizando mercadorias de um lugar para outro, ela depende muito dos tempos de envio, que podem mudar a qualquer momento.

• Encomenda de suprimentos: é o tempo que leva para você receber os produtos. Quando uma empresa envia algo para você, quanto tempo, em média, leva para chegar? 

• Processamento: é aqui que você tem mais controle no tempo de entrega da cadeia de suprimentos. Quanto mais rápido você conseguir processar esses produtos e enviá-los, menor será o tempo de entrega geral.

• Envio: semelhante à fabricação, este é o tempo que os produtos levam para chegar à próxima parada depois de sair da sua instalação.

Gestão de projetos

Na gestão de projetos, o tempo de execução ajuda a estabelecer expectativas realistas para a equipe, para que você não a sobrecarregue com solicitações de última hora. 

• Delegação: o líder da equipe analisa e organiza todas as tarefas relacionadas ao projeto e as atribui a diferentes membros. Aqui, você vê quanto tempo leva para o líder revisar os detalhes do projeto, criar um plano estratégico que inclua metas, marcos, entregáveis e delegá-los à equipe. 

• Trabalho do projeto: depois que a equipe entende as expectativas, quanto tempo leva para entregar um projeto final? 

• Revisões e aprovações: depois que o projeto é finalizado internamente, ele geralmente é revisado e aprovado por outros participantes do projeto. Por fim, ele é repassado a outro departamento ou equipe para acompanhamento ou implementação. Calcule o tempo que leva desde a finalização do projeto até que ele esteja nas mãos desse outro departamento.

Empresas B2C ou DTC

O cálculo do tempo de execução para empresas Business to Consumer (B2C) ou Direct to Consumer (DTC) é o tempo desde o recebimento do pedido de compra do cliente até o momento em que o cliente recebe o produto.

• Pré-processamento: para empresas B2C ou DTC, o pré-processamento começa com o recebimento de um pedido de compra e termina quando a equipe começa a montar o produto. Nesse ínterim, você precisa processar o pagamento e preencher os campos de dados necessários antes de iniciar o processamento.

• Processamento: se o seu produto já foi fabricado, esta é a fase em que você o prepara para o envio, incluindo a embalagem e a preparação das etiquetas de envio.

• Envio: semelhante a outros setores que discutimos, esta etapa final é o tempo que leva desde o momento em que o pacote sai da sua empresa até chegar ao cliente.

Como reduzir o tempo de entrega

Agora, a boa notícia: você pode reduzir o tempo de entrega com ajustes bastante simples nas suas estruturas de processamento. Ineficiências e erros humanos podem causar um tempo de entrega mais longo, mas coisas completamente fora do seu controle também podem, como desastres naturais e escassez na cadeia de suprimentos. Ao encurtar o tempo de entrega, é importante se concentrar nos elementos que você pode controlar e criar planos para quando coisas fora do seu controle inevitavelmente acontecerem.

• Use ferramentas e tecnologias que simplificam as tarefas e a organização para o trabalho.

• Comunique-se de forma eficaz com a equipe do início ao fim para esclarecer as expectativas e reduzir a confusão.

• Use a projeção para prever quais serão as suas necessidades no futuro. Isso deixa menos ao acaso e exige menos reatividade, o que significa um trabalho mais focado e tempos de execução mais curtos.

Melhorar os tempos de execução com software

Muitos dos erros de processamento que afetam os tempos de execução podem ser automatizados. Por exemplo, você pode automatizar tarefas e proprietários para cada etapa do processo de produção. Revise o seu fluxo de trabalho geral e procure por pontos repetitivos e manuais. Essas são coisas que você pode automatizar ou simplificar, reduzindo naturalmente os tempos de execução. O software não fará o trabalho por você, mas simplifica o processo e torna a sua equipe mais eficiente. É uma maneira mais simples de encurtar o tempo de execução, sem a despesa adicional de aumentar a equipe. 

Um tempo de entrega mais curto resolve (a maioria) dos problemas de produção 

Reduzir o tempo de entrega pode afetar praticamente todos os aspectos do seu Business. Na era atual de gratificação instantânea, é crucial colocar os produtos nas mãos dos clientes o mais rápido possível. Em resumo, o tempo é o nosso recurso mais valioso. E isso também se aplica ao seu Business. 

Os tempos de execução mais longos geralmente são causados por ineficiências. A boa notícia é que muitas vezes essas são coisas que você pode mudar. Os recursos de **automatização** e organização da Asana podem agilizar os seus processos e reduzir o tempo de entrega.