O que é a gestão de aquisições e por que ela é tão importante?

Quando a equipe é pequena, escolher as ferramentas para o dia a dia é tão fácil quanto saber o que se quer e comprá-las. 

Mas, quando as empresas começam a crescer, esse processo pode se tornar insustentável. A necessidade de ferramentas se torna mais complexa e as empresas querem minimizar o risco que assumem ao trabalhar com um parceiro em potencial.

É por isso que as empresas têm equipes dedicadas ao processo de aquisição.

O que é a gestão de aquisições?

A gestão de aquisições é o processo de obter bens ou serviços para um business por meio de atos de compra, aluguel ou contratação de um recurso externo para concluir um projeto. 

Esse processo envolve uma variedade de atividades de aquisição, que podem incluir a identificação das necessidades de um projeto, a busca de opções potenciais, o envio de uma solicitação de propostas (RFP), se necessário, e a administração das aquisições de volta à equipe. Esse processo pode ser realizado por uma equipe separada daquela que solicita o produto ou serviço, em um esforço para proteger a empresa de qualquer risco potencial. No entanto, sempre consulte a sua equipe jurídica interna para confirmar o processo de aquisição específico da sua organização.

As equipes de aquisições geralmente são especialistas em gestão de contratos. A equipe interna de aquisições provavelmente será responsável por negociar contratos que melhor atendam às necessidades da empresa, negociar preços e informações de embalagem com o parceiro em potencial e executar uma análise de risco para proteger a empresa de possíveis ameaças. 

Normalmente, há dois lados principais na aquisição: o sourcing estratégico de front-end e o lado operacional da gestão de aquisições. 

O sourcing de front-end é como a equipe identifica os diferentes parceiros e empresas com os quais a sua empresa deseja trabalhar. Esse processo geralmente envolve definir qualificações mínimas que os fornecedores em potencial devem atender e identificar por que a empresa precisa trazer um fornecedor terceirizado para um projeto. 

O componente operacional da gestão de aquisições são as etapas individuais que uma empresa precisa realizar para começar a trabalhar com um terceiro. Essas etapas variam dependendo das práticas internas da empresa, mas podem incluir o uso de ordens de compra, o envio de RFPs, a escolha de licitantes ou a realização de um processo de cotação.

Quatro etapas do processo de aquisição

Há quatro etapas principais que as equipes de aquisição seguirão em um processo de gestão de aquisições. Aqui está um esboço básico de como uma equipe de projeto de aquisição passaria pelas etapas de aquisição de materiais necessários para concluir um projeto. Sempre consulte a sua equipe jurídica interna para obter orientações sobre as práticas e políticas de aquisição da sua empresa.

1. Crie um plano de gestão de aquisições

Esta é a fase inicial da gestão de aquisições. As equipes de aquisição normalmente trabalham com as partes interessadas para identificar quais recursos a equipe precisa para concluir um projeto. A equipe de aquisições analisará o projeto como um todo e identificará possíveis soluções. Ferramentas como sistemas de gestão de aquisições ou sistemas de gestão do trabalho podem ajudar a sua equipe de aquisições a manter documentos importantes, como RFPs e requisições de compra, no mesmo lugar. 

Os profissionais de aquisição internos provavelmente avaliarão os recursos que a empresa tem atualmente em comparação com o que a equipe está procurando. Se for mais econômico usar os recursos que a equipe já tem, eles provavelmente sugerirão isso, além de negociar custos mais baixos ao discutir as opções com os licitantes. 

Esta etapa também responderá a perguntas básicas sobre o plano de aquisições. Estas perguntas podem incluir:

• As partes interessadas precisam deste recurso até uma data específica?

• Haverá um processo específico para a equipe avaliar as diferentes opções?

• A equipe enviará uma solicitação de proposta aos possíveis fornecedores?

2. Realize as aquisições

Durante esta etapa, a equipe de aquisições normalmente executará uma decisão. A equipe jurídica interna orientará você sobre como reunir propostas e ajudará a equipe a avaliar as diferentes opções disponíveis.

Procure a sua equipe interna para obter orientação sobre qual opção melhor se adapta às suas necessidades. Depois de selecionar um fornecedor, a equipe jurídica interna ajudará a avançar para as negociações e a assinatura do contrato assim que este corresponder às necessidades do projeto. Esse processo normalmente termina com um documento como uma ordem de compra para selar todos os detalhes do negócio. A ordem de compra pode incluir detalhes sobre o preço, a quantidade, o cronograma de entrega do produto e como o pagamento será feito.

3. Administrar (ou controlar) a aquisição

Dependendo do tipo de produto que a sua equipe está adquirindo, esta é a fase em que a equipe implementa a compra recém-adquirida no seu plano de projeto. Isso pode significar gerir e treinar uma nova equipe de prestadores de serviço, instalar um novo software ou mover matérias-primas para transformá-las em um novo produto. 

Durante esta etapa, é uma boa ideia implementar alguma forma de gestão de mudanças no seu processo. Isso é especialmente verdadeiro se você estiver adicionando outros membros da equipe ao seu fluxo de trabalho. Isso permitirá que você monitore as operações de business e verifique se as novas aquisições mudaram alguma coisa. Por exemplo, se uma equipe adquire novas máquinas de automatização para uma linha de montagem, é importante monitorar a diferença na produção antes e depois da adição das máquinas. Essa diferença representa exatamente o impacto que o maquinário causou na sua operação. 

4. Encerrar as aquisições

Durante a fase de negociação, a sua equipe jurídica interna e o fornecedor concordarão mutuamente sobre o que constitui “trabalho concluído”. Então, quando ambas as partes chegarem ao estágio em que o trabalho real é concluído, a equipe jurídica interna normalmente finalizará a papelada e poderá realizar uma isenção de responsabilidade, se necessário. 

Normalmente, ambos os lados garantirão que tudo seja concluído de acordo com os acordos contratados.

A função do gestor de projetos durante o processo de aquisição

O gestor de projeto é responsável por conduzir o projeto ao longo do cronograma e gerir as atualizações para as partes interessadas e outros membros da equipe no que diz respeito ao processo de aquisição. No entanto, a maior parte do processo de aquisição deve ser executada pela equipe jurídica interna, de acordo com as políticas da empresa. 

A principal responsabilidade do gestor de projetos durante o processo de aquisição é ajudar a coordenar as informações para a equipe de aquisições e tudo o que ela possa precisar para levar uma solicitação de proposta ou um contrato para a próxima etapa. Se a equipe de aquisições precisar de informações específicas sobre as necessidades do projeto, o gestor de projetos pode ajudar a coletar e compartilhar essas informações. 

Algumas empresas usam um software de gestão de aquisições dedicado para manter as informações do departamento de compras organizadas. Outras podem simplificar as informações usando uma ferramenta de gestão do trabalho que mantenha os principais marcos do projeto, as informações do fornecedor e as atualizações de status das partes interessadas em um só lugar. 

As ferramentas de gestão do trabalho, como a Asana, podem ajudar a manter documentos como contratos de aquisição, RFPs e auditorias importantes em um só lugar, onde as partes interessadas podem acessar essas informações. Se você estiver pronto para começar, experimente o nosso modelo de RFP gratuito hoje mesmo.