Modelo de RFQ: seis etapas para criar uma solicitação de cotação

Você já se sentiu sobrecarregado com o processo de encontrar o fornecedor certo para o seu projeto? Se você deseja se preparar para o sucesso, agilizar o processo e ficar abaixo do orçamento, então talvez seja uma boa ideia começar com um documento de pedido de orçamento (RFQ). 

Neste guia, abordaremos o que é uma RFQ, as etapas que você precisa seguir e o que incluir no seu documento. Incluímos até um modelo de RFQ para facilitar o início.

O que é uma RFQ?

Uma solicitação de orçamento (RFQ) é um documento que as empresas enviam a potenciais fornecedores para saber mais sobre as suas informações de preços. Esse formulário padronizado ajuda as empresas a classificar os lances de forma mais eficaz, pois a sua objetividade facilita a comparação e o contraste entre os fornecedores. Você pode enviar documentos de RFQ antes ou junto com a sua solicitação de proposta (RFP).

Normalmente, a empresa adapta a RFQ que envia para receber as informações específicas que precisa analisar antes de avançar com um fornecedor em potencial. Personalize o seu documento para incluir os detalhes mais importantes para o seu fornecedor, incluindo expectativas de preços, detalhes de envio e muito mais. 

Qual é a diferença entre uma RFQ e uma RFP?

Embora haja alguma sobreposição entre os dois, há várias diferenças distintas entre os documentos de RFQ e RFP. Um RFQ procura principalmente o menor preço entre os fornecedores. 

RFP significa solicitação de proposta. Uma RFP leva em consideração fatores adicionais e faz uma série de perguntas para avaliar a melhor opção. Em particular, os documentos de solicitação de proposta incluem perguntas sobre gestão de riscos, análise da concorrência, fatores decisivos e muito mais.

Diferença entre RFQ, declaração de trabalho e escopo do trabalho

Uma declaração de trabalho é um documento que descreve o que precisa acontecer para que um projeto seja bem-sucedido. Um escopo do trabalho é uma seção deste documento que explica as etapas necessárias para atingir as metas.

Uma declaração de trabalho é normalmente enviada antes do documento de RFQ para estabelecer as etapas que precisam acontecer para que o projeto seja bem-sucedido. Depois de entender o roteiro do contratado para concluir as tarefas, o próximo passo é revisar as informações de preços por meio do documento de RFQ.

Quando enviar uma RFQ

As empresas que estão em processo de compra de um bem ou serviço devem enviar um documento de RFQ aos fornecedores que estão considerando usar para os seus projetos. Os fornecedores enviarão este documento de volta para descrever seus preços, para que você possa comparar os custos com outros fornecedores em potencial. Obter esses resultados é um passo importante na gestão de aquisições de um projeto.

Um modelo de RFQ é enviado depois que você fornece a um fornecedor em potencial um documento que descreve as metas, o orçamento e o cronograma do seu próximo projeto. Ter uma RFQ e detalhes do projeto ajudará os fornecedores a entender o escopo do projeto e decidir se querem participar da licitação. 

Quais são as etapas para concluir uma RFQ?

Depois de enviar o escopo do trabalho e a declaração de trabalho no início do processo de avaliação aos seus fornecedores, é hora de emitir o modelo de RFQ para todas as partes. A seguir, incluímos as seis principais etapas para criar um documento de RFQ e ajudar você a começar o seu próximo projeto. 

1. Defina o orçamento do projeto

Antes de tudo: defina o orçamento do projeto. O orçamento do projeto é o seu plano detalhado e o cronograma de quanto dinheiro você gastará e em que o gastará. 

É essencial que você tenha o orçamento em mãos antes de criar o documento de RFQ, pois isso servirá de base para avaliar os fornecedores em potencial. Ter essas informações em mãos desde o início ajudará a preparar o seu projeto para o sucesso financeiro e lhe dará um caminho claro para escolher o fornecedor correto.

2. Identifique os seus requisitos

Além de definir o orçamento antes de preencher o modelo de pedido de cotação, é necessário também identificar os seus requisitos com antecedência. Saber quais qualidades são mais importantes ajudará a filtrar a lista de fornecedores qualificados para trabalhar no projeto. 

A seguir, apresentamos alguns exemplos de requisitos que podem ser importantes para incluir no seu documento de pedido de cotação:

• Quantidade de materiais necessários

• requisitos de entrega;

• processo de revisão da RFQ;

• termos e condições;

• Parâmetros de pagamento 

Os requisitos mudarão dependendo do tipo de projeto em que você estiver trabalhando e podem ser personalizados para atender às suas necessidades.

3. Prepare o documento

Agora que você já fez o trabalho de preparação, é hora de preparar o documento. Quanto mais detalhes você incluir na sua RFQ, melhor. Incluir os detalhes é importante porque dá ao fornecedor em potencial mais informações sobre o cronograma e o escopo do projeto. Como resultado, ele poderá compartilhar com mais precisão os preços para esse trabalho específico.

Alguns fatores a considerar ao preparar o seu modelo de RFQ:

• Metas do projeto: escrever uma descrição concisa do projeto e suas metas é importante para um documento de RFQ. Quanto mais detalhes você fornecer, melhor um fornecedor poderá dar um orçamento preciso para o trabalho desejado.

• Cronograma: fornecer um cronograma de projeto permitirá que os fornecedores saibam se podem atender às expectativas do projeto. Tente ser realista com o seu cronograma para que os fornecedores tenham tempo de reunir os suprimentos e a mão de obra necessários para concluir o trabalho.

• Expectativas de preços: peça aos fornecedores em potencial que detalhem completamente o método de cálculo de custos. Especifique o nível de detalhe que você espera, como o custo da mão de obra, suprimentos e taxas adicionais no resumo do custo total.

• Detalhes do envio: inclua o cronograma de envio e como devolver a RFQ. Adicionar essas informações ao seu documento ajudará a garantir que os licitantes não percam o prazo.

• Informações de contato: isso pode parecer uma etapa trivial, mas é importante. Afinal, os candidatos não poderão entrar em contato com você se você não incluir as informações de contato da sua empresa.

Ter um documento que descreva claramente os seus requisitos ajudará a mitigar possíveis mal-entendidos. Também ajudará a obter respostas e orçamentos mais precisos.

4. Envie a solicitação

Em seguida, é hora de enviar a solicitação de cotação para a sua lista de fornecedores. Releia o documento final uma última vez antes de enviá-lo. Isso lhe dará uma última oportunidade de garantir que a RFQ inclua as informações necessárias.

Dê aos fornecedores várias semanas para responder, para que tenham tempo suficiente para trabalhar com a equipe deles nos preços. Normalmente, um prazo de 3 a 4 semanas é suficiente para que os fornecedores façam perguntas e entendam os entregáveis do projeto. Sempre mantenha as informações de licitação confidenciais.

5. Revise a RFQ concluída

A revisão das RFQs enviadas deve ser rápida e direta, agora que você fez o trabalho de preparação para avaliar os fornecedores. Usar este método ajudará a avaliar cada fornecedor para ver quais atendem a todos os seus requisitos pelo menor custo. 

6. Selecione os fornecedores

Agora que você já recebeu todas as solicitações de cotação dos fornecedores, é hora de fazer a sua escolha. Usar um modelo de pedido de cotação consistente facilita a comparação de fornecedores de forma rápida e fácil. Leia cada proposta com atenção para garantir que os termos e preços do fornecedor selecionado correspondam às suas expectativas. 

Modelo e exemplo de RFQ

Confira o nosso modelo de RFQ abaixo para simplificar a busca pelo fornecedor perfeito.  Ao enviar um documento de RFQ a um fornecedor em potencial, a sua empresa preencherá os detalhes do projeto e o fornecedor preencherá o detalhamento do preço e as informações da empresa. 

A seguir, você encontrará um exemplo de como seria um documento de pedido de cotação completamente preenchido por um fornecedor ao planejar um evento, mas fique à vontade para personalizar o modelo de acordo com as suas necessidades.

Do modelo de RFQ à gestão de fornecedores

Um modelo de pedido de cotação claro e conciso ajudará no seu fluxo de trabalho e proporcionará clareza entre você e os seus fornecedores em potencial. Um documento de pedido de cotação ajudará você a obter o produto ou serviço que procura pelo menor preço. Depois de criar uma RFQ, experimente a ferramenta de gestão de projetos da Asana para agilizar o seu próximo projeto e mantê-lo em dia.