Dicas para criar um documento e um modelo de solicitação de informações (RFI)

Uma solicitação de informações (RFI) é o ponto de partida ideal para procurar um fornecedor para o seu próximo projeto. Os modelos de RFI não apenas ajudam a organizar as ideias, mas também podem obter informações de fornecedores para ajudar a encontrar os melhores consultores para o seu projeto.

Este guia abordará o que é uma RFI, quando você deve usá-la e as etapas necessárias para criar este documento. Em seguida, use o nosso modelo de RFI gratuito para começar o processo com o pé direito.

O que é uma RFI?

Uma solicitação de informações (RFI) é um documento que um gestor de projetos envia a potenciais fornecedores para coletar informações sobre os serviços e produtos disponíveis. O objetivo de enviar uma RFI é obter soluções de terceirização propostas para os seus projetos de business. Assim, você não precisa saber a resposta para o seu problema quando estiver começando. Uma RFI pode fazer parte do processo de descobrir exatamente qual é a melhor maneira de resolver o seu problema.

Uma RFI inclui:

• Detalhes do projeto

• Critérios de avaliação

• Qualificações

• Detalhes do envio

• Prazo de resposta

• Informações solicitadas

A sua empresa pode adaptar o formulário de RFI para fazer perguntas específicas aos fornecedores sobre públicos-alvo, projetos anteriores e características da empresa. Isso é benéfico porque fazer as perguntas mais relevantes ao fornecedor o ajudará a encontrar uma solução mais rápida e eficaz.

Uma RFI ajuda a sua equipe a reduzir erros futuros ao solicitar informações detalhadas dos seus fornecedores. Você pode usar a combinação de respostas dos documentos de RFI, RFP e RFQ para tomar a decisão final sobre qual fornecedor selecionar.

SDI vs. SDP

A principal diferença entre um processo de RFI e de RFP é quando eles são usados. Você deve enviar uma solicitação de informações primeiro, quando quiser saber como os fornecedores em potencial resolveriam um problema do projeto. 

Um documento de solicitação de proposta (RFP) fornece informações básicas, detalhes e orçamento do projeto. Você deve enviar esse tipo de modelo a potenciais fornecedores e pedir que eles enviem uma proposta. Use uma solicitação de proposta ao perguntar sobre as etapas específicas que um fornecedor tomará para concluir um projeto. Essa também é a maneira como os fornecedores fazem lances pelo seu trabalho.

RFI vs. RFQ

Uma solicitação de informações reúne informações gerais sobre o potencial fornecedor. Uma solicitação de orçamento (RFQ) é um documento que as empresas enviam aos fornecedores para esclarecer os seus preços. 

Normalmente, você envia uma RFI antes de uma RFQ, mas usa ambas para decidir qual fornecedor é o melhor para concluir o trabalho em questão. Uma solicitação de informações se concentra nos detalhes e no panorama geral do projeto, enquanto uma solicitação de cotação se concentra principalmente no custo dos serviços ou bens de um fornecedor.

Quando usar uma RFI?

Você deve usar um documento de solicitação de informações como a primeira etapa do planejamento do projeto. 

Um modelo de RFI é especialmente útil quando você tem um problema a resolver, mas não sabe por onde começar ou como corrigir o problema. Enviar uma descrição do problema aos fornecedores ajudará a encontrar as soluções possíveis. Por exemplo, imagine os seguintes cenários:

• Se você quiser uma opinião sobre a remodelação do seu espaço de home office, pode enviar uma RFI a um designer de interiores.

• Se quiser evitar inundações no seu porão, você pode enviar um documento de solicitação de informações a vários prestadores de serviços.

• Você pode enviar um modelo de RFI por e-mail para especialistas em SEO se precisar encontrar a melhor estratégia para aumentar o tráfego do seu site.

Depois de analisar o documento de RFI preenchido, você pode decidir quais fornecedores ainda são de interesse. Em seguida, você pode usar essa lista reduzida para saber a quem enviar uma solicitação de proposta para obter ainda mais detalhes sobre como eles concluirão o projeto.

Como criar um documento de RFI

Depois de determinar que você tem um problema a ser resolvido ou um projeto que requer o apoio de um prestador de serviços, é hora de enviar o seu documento de solicitação de informações. Lembre-se de que você não precisa ter a solução completamente definida ainda. 

Os fornecedores responderão com maneiras de ajudar nos seus empreendimentos. Abaixo estão as quatro etapas para criar um documento de RFI que ajudará você a encontrar os prestadores certos para o seu próximo projeto.

1. Crie uma declaração de necessidade

Antes de qualquer coisa, será necessário preencher a declaração de necessidade no seu documento de RFI. Esta seção deve descrever brevemente o problema que você está tentando resolver e os critérios do fornecedor. Forneça informações suficientes para que um fornecedor possa entender o problema, mesmo sem conhecimento prévio da sua empresa.

Um bom exemplo seria se você procurasse um especialista em marketing para ajudar com o plano de marketing da sua marca de roupas.  Você enviaria um modelo de RFI que inclui uma declaração de necessidade que explica a sua necessidade de aumentar o reconhecimento da marca e a receita da sua empresa. Os especialistas em marketing responderiam na seção “informações solicitadas” do documento e mostrariam como podem resolver o problema.

2. Adicione as informações da sua empresa

Fornecer detalhes adicionais sobre o seu modelo de negócios pode ajudar o fornecedor a encontrar uma solução para o seu problema com mais eficiência. Informe-o sobre o seu setor, público-alvo e valores da empresa para ajudá-lo a adaptar a resposta às suas necessidades. Fornecer essas informações básicas importantes também ajudará o fornecedor a entender melhor os problemas específicos que você está tentando resolver.

3. Inclua detalhes importantes do projeto

Em seguida, pergunte a si mesmo quais são as informações mais importantes a incluir na sua resposta à RFI. Certifique-se de incluir todas as informações que um fornecedor precisa saber para concluir o seu projeto.

Aqui estão alguns fatores a incluir ao criar o documento de RFI:

• Metas do projeto: forneça os detalhes e objetivos do projeto para que os fornecedores tenham informações suficientes para encontrar uma solução para o seu problema.

• Detalhes do envio: adicione o seu e-mail ou endereço de correspondência ao documento para que os fornecedores saibam para onde enviar a resposta à sua RFI.

• Prazo de resposta: ao indicar o prazo de resposta e o período diretamente no documento de RFI, você garante que todos os participantes entendam quando precisam enviar o documento a tempo de ser considerado.

• Critérios de avaliação: ter requisitos de avaliação claros permitirá que os prestadores em potencial saibam se atendem às qualificações mínimas para serem selecionados para assumir o seu projeto. 

Incluir todos os detalhes do seu projeto ajudará você a encontrar um prestador que possa concluir o projeto com sucesso e encontrar alguém que tenha uma solução para os seus problemas. Isso também ajudará os prestadores de serviço a adaptar as respostas às necessidades específicas do projeto, o que pode dar uma boa ideia de como eles se encaixam no que você precisa.

4. Anexe uma seção de resposta

Permita que os entrevistados tenham a chance de explicar como concluirão o projeto. Isso é fundamental, porque você vai querer avaliar se é ou não uma boa solução em potencial. Além disso, peça que expliquem por que são a melhor equipe para o trabalho. Isso lhe dará uma visão sobre a forma como a equipe está configurada, como eles abordam o trabalho e como é a sua ética de trabalho. Essas respostas ajudarão a determinar os fornecedores com os quais você deve avançar enviando uma solicitação de proposta (SDP).

Em particular, certifique-se de que o seu documento de solicitação de informações tenha seções para:

• Informações solicitadas: é essencial incluir uma seção para os fornecedores preencherem e responderem a quaisquer perguntas que a sua empresa queira fazer sobre o projeto.

• Qualificações: tenha uma seção onde os fornecedores possam preencher e incluir as suas qualificações para ajudar você a tomar uma decisão informada sobre quem seria o melhor para trabalhar.  

Modelo de RFI

Use o nosso modelo de RFI abaixo para encontrar o fornecedor que pode ajudar a resolver os problemas do seu projeto. Ao enviar a sua RFI, certifique-se de preencher as informações da sua empresa, metas, objetivos, requisitos de negócios, escopo do trabalho e a seção de informações solicitadas. 

Como mostrado no nosso exemplo de documento de solicitação de informações abaixo, deixe a seção de resposta do fornecedor em branco para que o seu contratado tenha espaço para responder às suas perguntas.

Do modelo de RFI à gestão de fornecedores

Usar um modelo de RFI detalhado ajudará você a encontrar as melhores soluções para os obstáculos da sua empresa. Um documento de solicitação de informações pode ajudar a criar uma lista de potenciais prestadores de serviço e estabelecer as expectativas sobre os entregáveis do projeto. 

Mas uma RFI é apenas o começo. No seu próximo projeto, experimente usar a Asana para acompanhar os documentos de RFI, RFP e RFQ em cada etapa do processo.