5 porquês

Um projeto não é entregue no prazo. Uma campanha tem baixo desempenho. Um cliente se desliga inesperadamente. Estes são desafios diários para equipes de todos os setores. No entanto, tratar os sintomas visíveis muitas vezes significa que o problema real não é verificado e continua a ocorrer. É aí que entra a técnica dos 5 porquês. Ao perguntar “por quê” cinco vezes, você pode desvendar as camadas de um problema e chegar à sua causa raiz.

O nosso modelo dos Cinco porquês simplifica os processos de resolução de problemas para que você possa parar de adivinhar e começar a corrigir. Seja para solucionar um problema técnico, melhorar os fluxos de trabalho da equipe ou abordar o feedback dos clientes, este modelo ajuda a se aprofundar, estruturar o seu pensamento e implementar mudanças duradouras. É rápido, fácil de usar e integrado à Asana, para que você possa colaborar em tempo real e agir imediatamente.

Quem se beneficia dos modelos dos 5 porquês?

Um dos nossos gerentes de produto compartilhou recentemente como usou um modelo dos 5 porquês para descobrir por que o lançamento de um produto continuava atrasado. Não era apenas o cronograma da equipe de desenvolvimento. A análise identificou que o problema se devia à falta de clareza nas informações fornecidas pelas partes interessadas.

A técnica dos 5 porquês é ideal para quem precisa descobrir a causa raiz de um problema, não apenas os sintomas superficiais. Isso inclui:

• Equipes de produto e engenharia que precisam solucionar problemas complexos.

• Líderes de operações e controle de qualidade que executam análises de causa raiz (RCA) após KPIs perdidos.

• Equipes de suporte ao cliente que lidam com reclamações recorrentes.

• Equipes ágeis que usam o método dos cinco porquês para retrospectivas de sprint.

• Equipes de saúde, finanças e manufatura focadas na melhoria contínua.

Se a sua equipe lida com problemas complexos e prioriza soluções de longo prazo, este modelo é para você.

Por que usar o modelo dos 5 porquês da Asana

Durante uma das nossas revisões de sprint, a equipe de design usou este modelo dos 5 porquês para determinar por que os protótipos estavam sempre atrasados. Descobriu-se que o problema começava com solicitações de recebimento inconsistentes, uma correção que poderia ser implementada imediatamente.

O modelo de análise dos 5 porquês da Asana torna esse processo de lições aprendidas não apenas mais rápido, mas também mais fácil de gerir em todas as equipes. Não é necessário usar um quadro branco ou outra ferramenta. Tudo fica no mesmo lugar onde o trabalho acontece.

Veja por que as equipes usam este modelo:

• Siga um processo bem definido e repetível para descobrir as causas principais.

• Adicionar contexto e organização com tarefas, arquivos e proprietários vinculados.

• Monitore padrões e problemas recorrentes ao longo do tempo.

• Envolver os participantes certos sem reuniões adicionais.

Como usar este modelo dos 5 porquês

O modelo dos 5 porquês está pronto para ser usado. Basta duplicá-lo e começar a diagnosticar as causas principais do problema. Você pode explorar mais modelos na biblioteca de modelos da Asana para apoiar cada parte do seu processo de gestão de projetos.

1. Defina a declaração do problema

Comece com uma descrição bem definida do problema específico que você está tentando resolver. Procure fazer um resumo factual do problema, não uma suposição da causa raiz. Por exemplo: “O cliente não recebeu o relatório a tempo”.

No modelo, você verá esta etapa listada em “Definir o problema”. Use esta seção para alinhar a equipe sobre o que você está resolvendo e para inserir detalhes de contexto relevantes na descrição da tarefa. Você também pode atribuir um proprietário a esta etapa.

2. Pergunte por que o problema ocorreu

Comece o primeiro “porquê” perguntando o que causou o problema inicial. Incentive a sua equipe a pensar com base em fatos. Por exemplo: “Por que o cliente não recebeu o relatório? Porque foi entregue com um dia de atraso.”

O modelo de análise dos cinco porquês da Asana divide esse processo em cinco tarefas claras, rotuladas de “Perguntar por quê 1” a “Perguntar por quê 5”. Em cada etapa, clique na tarefa para adicionar a sua resposta e fornecer os links ou a documentação necessários. Atribua a tarefa a um facilitador ou especialista no assunto para confirmar a precisão.

3. Continue perguntando “por quê” pelo menos mais quatro vezes

Desenvolva cada resposta perguntando “por quê” novamente para alcançar níveis mais profundos de compreensão. Procure chegar a pelo menos cinco perguntas com “por quê”. Isso ajuda a revelar as causas subjacentes e evita a dependência de correções superficiais.

Para cada “porquê”, continue inserindo o próximo nível de raciocínio na seção “Perguntar porquê” correspondente. As descrições das tarefas permitem que você desenvolva cada resposta enquanto acompanha a conversa em um só lugar. Embora esta ferramenta de análise venha com cinco porquês por padrão, você sempre pode adicionar mais tarefas ou seções conforme necessário.

4. Colabore e documente à medida que avança

Envolva os membros da equipe usando comentários e descrições de tarefas para registrar os principais insights. Você pode até atribuir proprietários a itens de acompanhamento específicos para esclarecer os próximos passos.

Use os campos visíveis na visualização de lista, como Causa raiz, Nível de impacto e Parte responsável, para documentar descobertas críticas e atribuir responsabilidades. Mencione os colegas de equipe nos comentários para solicitar feedback ou informar outras pessoas que tenham conhecimento do problema.

5. Transforme insights em ações

Depois de identificar a causa raiz de um problema, atribua tarefas, defina prazos e use os recursos de Automatização da Asana para implementar medidas corretivas que impeçam a recorrência.

Conclua a análise preenchendo a seção “Desenvolver soluções” do modelo. Aqui, você pode registrar as correções propostas, monitorar o status da solução e atribuir tarefas de acompanhamento usando colunas integradas, como Status da solução, Esforço estimado e Plano de acompanhamento. 

Funcionalidades de resolução de problemas da Asana

Os modelos são apenas o começo. Os recursos da Asana transformam uma técnica simples de resolução de problemas em uma ferramenta poderosa para a melhoria sistêmica. As funcionalidades ajudam a colaborar, documentar e tomar medidas concretas em um só lugar. Confira algumas das nossas favoritas.

Visualizações de projeto

Visualize o seu modelo de análise dos 5 porquês no formato que melhor se adapta ao estilo da sua equipe. Você pode escolher uma lista para acompanhamento passo a passo, um quadro Kanban para colaboração ágil ou um cronograma para mapear dependências. As visualizações flexíveis permitem que as partes interessadas e os facilitadores entendam e contribuam de forma eficaz, independentemente do estilo de trabalho preferido.

Campos personalizados

Os campos personalizados ajudam a categorizar as causas, atribuir níveis de risco ou marcar problemas por departamento. Uma configuração de campo bem estruturada traz clareza e facilita a análise de tendências ao longo do tempo. Por exemplo, rotular as causas raiz como processos, pessoas ou ferramentas revela temas recorrentes entre as equipes.

Dependências de tarefas

Algumas causas dependem de outras para serem totalmente compreendidas. Com as dependências de tarefas, você pode criar vínculos lógicos entre cada etapa da investigação dos cinco porquês. O mapeamento dessas relações contribui para uma estrutura de análise de causa raiz mais transparente e melhora o fluxo do projeto.

Menções e tópicos de comentários

Use comentários para documentar insights de cada etapa, especialmente ao trabalhar com diferentes equipes ou fusos horários. Mencione membros específicos da equipe para trazer a experiência ou o feedback deles. Criar um espaço detalhado e colaborativo garante que a sua análise de causa raiz permaneça responsável e transparente.

Modelos e duplicação de tarefas

Você pode padronizar a sua abordagem à análise de causa raiz duplicando um projeto de cinco porquês concluído ou começando com o modelo original. O uso de formatos consistentes ajuda as equipes a agir rapidamente e a desenvolver um processo confiável para resolver problemas recorrentes.

Painéis de relatórios

Quando a sua equipe conclui várias análises dos 5 porquês, os painéis de relatórios fornecem visibilidade sobre as tendências de longo prazo. Use-os para monitorar quais causas aparecem com mais frequência, identificar os departamentos em risco e monitorar a eficácia das ações corretivas ao longo do tempo.

Integrações recomendadas

As integrações permitem que a Asana se conecte a outros aplicativos que a sua equipe já usa, como Slack, Google Drive ou Jira, para que tudo o que você precisa para resolver um problema esteja em um só lugar.

As integrações reduzem a alternância de contexto ao trazer arquivos, atualizações e conversas relevantes diretamente para o seu fluxo de trabalho. Você pode ver a lista completa na nossa galeria de aplicativos.

Slack

Conecte o Slack ao seu projeto dos 5 porquês para manter as partes interessadas informadas em tempo real. Você pode enviar atualizações automaticamente para os canais relevantes quando houver progresso, novas tarefas forem adicionadas ou uma causa raiz for identificada. Manter a equipe alinhada fica muito mais fácil com a comunicação integrada.

Google Workspace

Anexe documentos importantes, planilhas e evidências do Google Drive diretamente às suas tarefas na Asana. Ter esse material de referência no mesmo local da análise reduz o tempo gasto na busca por informações. O resultado é um fluxo de trabalho mais limpo e organizado.

Lucidchart

Crie e incorpore diagramas visuais, como diagramas de espinha de peixe ou mapas de processos, para complementar a análise dos cinco porquês. Fornecer contexto visual ajuda as equipes a entender problemas complexos com mais facilidade. Esses diagramas também promovem uma comunicação mais transparente durante as revisões da equipe ou análises retrospectivas.

Zoom

Realize sessões de brainstorming ou reuniões de acompanhamento sem sair da Asana. Com a integração com o Zoom, você pode agendar chamadas, adicionar links de reuniões às tarefas e vincular automaticamente transcrições e gravações de chamadas ao seu projeto. É uma maneira simples de manter as discussões em tempo real vinculadas à análise da causa raiz.

Jira Cloud

Integre o Jira à Asana para vincular investigações técnicas a tarefas de análise de causa raiz mais amplas. Os desenvolvedores podem manter o foco no monitoramento de bugs e, ao mesmo tempo, contribuir com insights para o processo dos cinco porquês. Conectar as duas ferramentas garante que a sua análise reflita todo o escopo do problema.

Perguntas frequentes sobre os modelos de análise de causa raiz dos 5 porquês