Lições aprendidas

Você acabou de concluir um grande projeto. Tudo parecia bem até você perceber que a sua equipe teve que refazer o trabalho porque os arquivos principais não foram compartilhados a tempo. Foi frustrante e, pior, você poderia ter evitado isso se tivesse percebido antes.

Cada projeto concluído oferece lições valiosas. Mas, sem uma maneira estruturada de registrá-las, a sua equipe corre o risco de repetir os erros ou ignorar os sucessos. Os modelos de lições aprendidas da Asana ajudam a refletir sobre os resultados do projeto, reunir informações das partes interessadas e documentar as principais conclusões para que você possa tomar decisões mais inteligentes e melhorar continuamente os seus fluxos de trabalho.

Quem se beneficia deste modelo de lições aprendidas?

Na Asana, usamos as avaliações de lições aprendidas após cada iniciativa importante para identificar o que funcionou, o que não funcionou e por quê. Registrar as lições aprendidas com um modelo pronto para uso nos ajuda a fazer isso de forma mais rápida e eficaz. Um modelo de lições aprendidas garante que os insights úteis não se percam, e todas as equipes se beneficiam de um processo estruturado e repetível. Essa reflexão ajuda as equipes a se fortalecerem a cada projeto que realizam.

Este modelo de lições aprendidas é ideal para:

• Gerentes de projeto que desejam registrar as lições aprendidas em projetos concluídos.

• Equipes que realizam retrospectivas de sprint, análises retrospectivas ou revisões de encerramento de projeto

• Partes interessadas que buscam melhorar o planejamento e a execução de projetos

• Equipes de EGP que criam uma biblioteca de aprendizados de projetos para referência futura

Use este modelo de lições aprendidas na gestão de projetos para aumentar o sucesso de projetos futuros, evitar a repetição de erros e tomar decisões mais bem informadas.

Por que usar o modelo de lições aprendidas da Asana?

Depois de concluir um projeto, é importante que a equipe registre os principais insights antes de seguir em frente. Um modelo dedicado torna esse processo consistente, acionável e fácil de revisitar.

Com este modelo de lições aprendidas da Asana, é possível:

• Concentrar as discussões em temas-chave: use perguntas estruturadas para explorar o que deu certo, o que não deu certo e por quê, como um prazo perdido ou uma mudança de escopo de última hora.

• Registrar as contribuições das partes interessadas em tempo real. Use comentários e formulários para coletar insights da equipe do projeto e das partes interessadas.

• Converter insights em ações a realizar. Transforme as lições em etapas claras e práticas. Por exemplo, se a propriedade das tarefas não estava clara, decida quem será responsável antecipadamente da próxima vez.

• Evite repetir os mesmos erros. Identifique as causas principais, como falhas de comunicação ou requisitos pouco claros, e defina ações a tomar para orientar o planejamento e a execução de projetos futuros, como esclarecer cronogramas ou melhorar os procedimentos de transferência.

• Monitore o progresso nos acompanhamentos. Atribua responsáveis e prazos para as ações a realizar, como verificar com as partes interessadas do projeto se todos estão alinhados com um novo processo de aprovações.

• Criar uma base de conhecimento pesquisável. Mantenha os relatórios de lições aprendidas acessíveis e vinculados ao projeto original.

• Alinhar-se à melhoria contínua. Documente o que funcionou bem para repetir o sucesso em projetos semelhantes.

Como usar este modelo de lições aprendidas

Quando o projeto terminar, agende uma sessão de lições aprendidas e convide a equipe do projeto e as partes interessadas. Em seguida:

1. Duplique e renomeie o modelo. Faça uma cópia do modelo de lições aprendidas e dê a ele um nome claro e pesquisável. Alguns exemplos são: “Campanha do 2º trimestre: lições aprendidas”, “Análise retrospectiva do novo design do site” ou “Revisão da integração de funcionários”. Isso ajuda a manter o seu espaço de trabalho organizado e facilita a localização de relatórios posteriormente.

2. Defina a pauta da sessão. Descreva tópicos como sucessos, desafios, objetivos do projeto e recomendações futuras. Comece com uma breve visão geral do projeto e explique o propósito da sessão.

3. Colete feedback. Use formulários ou documentos compartilhados para reunir reflexões individuais com antecedência. Incentive os colaboradores a compartilhar o que deu certo, o que não deu certo e quaisquer desafios recorrentes.

4. Debata em grupo. Analise as principais fases e resultados do projeto. Analise as razões dos sucessos e contratempos, não apenas os sintomas superficiais.

5. Documente as conclusões. Registre os principais aprendizados em categorias como vitórias, falhas e causas principais. Inclua evidências ou exemplos de apoio sempre que possível.

6. Atribua ações a realizar. Transforme as lições em passos concretos. Crie tarefas acionáveis, atribua responsáveis e defina cronogramas a serem seguidos.

7. Compartilhe o relatório. Armazene o relatório de lições aprendidas com o projeto. Marque-o para referência futura e disponibilize-o para equipes que executarão projetos semelhantes no futuro.

Funcionalidades da Asana que simplificam as análises de lições aprendidas

Não é preciso uma configuração complicada para registrar conclusões significativas. Estas funcionalidades da Asana facilitam a coleta de feedback, a documentação de insights e o acompanhamento das melhorias.

• Formulários: padronize a forma como você coleta informações das partes interessadas para cada projeto, como uma pesquisa rápida após o lançamento de um produto ou evento de vendas.

• Campos personalizados: marque as conclusões por nome do projeto ou tipo de problema para facilitar a identificação de tendências, como “problemas de transferência” ou “desvio de escopo”.

• Marcos: assinale os principais pontos de inflexão, como uma aprovação atrasada ou uma mudança de escopo, para que não sejam esquecidos na revisão.

• Comentários em tarefas: permita que os colegas de equipe compartilhem contexto diretamente nas lições, como por que um prazo foi perdido ou o que o corrigiu.

• Anexos: vincule evidências de apoio, entregáveis ou relatórios finais a cada lição.

• IA Asana: deixe que a IA ajude a resumir o feedback, sugerir insights e identificar temas em várias lições aprendidas, como funções pouco claras ou alterações de última hora.

• Atualizações de status: compartilhe as principais conclusões e planos de acompanhamento em uma atualização concisa para que todos possam ver os destaques sem precisar de outra reunião.

Integrações recomendadas

Conecte o seu modelo de lições aprendidas às ferramentas que a sua equipe já utiliza. Seja para coletar feedback de uma campanha, compartilhar designs ou revisar documentação técnica, essas integrações ajudam a manter tudo em um só lugar e a reduzir a alternância entre as ferramentas de gestão de projetos.

Você pode explorar ainda mais opções no Diretório de aplicativos Asana.

• Slack: registre feedback em tempo real durante as conclusões do projeto e transforme mensagens em tarefas na Asana.

• Microsoft Teams: mantenha as sessões de lições aprendidas colaborativas com a criação integrada de tarefas durante as reuniões.

• Google Drive: anexe arquivos como relatórios finais, retrospectivas ou cronogramas de projetos para contextualização.

• Figma: incorpore arquivos de design e protótipos para consultar o trabalho visual ou o feedback de UX durante a sua análise.

• Coview: anexe gravações de tela e feedback visual para fornecer um contexto mais profundo sobre os desafios ou etapas perdidas.

• GitLab: vincule repositórios de código ou mescle históricos de solicitações para análises post-mortem vinculadas ao trabalho técnico.

• Threads: capture e sincronize as discussões relevantes da equipe no Threads para informar a sua sessão de lições aprendidas.

• Jira Cloud: sincronize insights de retrospectivas entre equipes de desenvolvimento e não técnicas. Conectar o Jira

• Dropbox: envie ativos pós-projeto diretamente para a tarefa ou relatório de lições aprendidas.

Perguntas frequentes sobre modelos de lições aprendidas