Modelo de integração de funcionários da Asana

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Uma integração eficaz dá aos novos funcionários uma maneira fácil de acompanhar o processo num só lugar. Prepare os novos funcionários para terem êxito desde o primeiro dia com o modelo de integração de novos funcionários exclusivo da Asana.

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INTEGRATED FEATURES

list iconVisualização de listasubtask iconSubtarefasfield-add iconCampos personalizadosmultihome iconInclusão em múltiplos projetos

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[IU do produto] Modelo da Asana para integração de novos funcionários (listas)

Cada novo funcionário passa por uma integração, e o processo de integração em si é muito mais do que uma lista de tarefas: é a sua oportunidade de causar uma boa primeira impressão — uma oportunidade preciosa de preparar os funcionários para o novo emprego, estabelecer métricas para o sucesso e fazer com que os novos membros da equipe sintam que ali é o lugar deles. 

Uma integração eficaz nunca foi tão importante como nos dias de hoje. Com o esgotamento psicológico e a síndrome do impostor em ascensão, as empresas vêm buscando formas de fazer com que os recém-contratados se sintam acolhidos. Aqui é onde entra o modelo de integração de novos funcionários.

Por que usar um modelo de integração de novos funcionários? 

Um modelo de integração de funcionários é uma forma de padronizar o processo de integração para cada recém-contratado. Com um programa unificado, é possível assegurar que os membros da equipe recebam a informação necessária para ter sucesso desde o primeiro dia. 

Agilize o processo

Um modelo de lista para integração é basicamente isso: uma lista das coisas que o novo funcionário precisa fazer e ler para se preparar para a sua nova função. Um modelo eficaz recolhe todas estas informações num único local, para que o funcionário não precise lembrar tudo de cabeça. 

Dê aos membros da equipe as informações necessárias para que tenham êxito

Dar aos novos funcionários as ferramentas para o trabalho é fundamental. Ao esclarecer as expectativas para a primeira semana, o primeiro mês e até mesmo o primeiro ano deles na empresa, você lhes uma compreensão clara do que precisam para serem bem-sucedidos. 

Isto não só beneficia o recém-contratado, mas também aumenta a satisfação dos funcionários a longo prazo. Quando eles sabem o que se espera deles, é menos provável que experimentem emoções negativas no espaço de trabalho, como o esgotamento psicológico e a síndrome do impostor. Segundo a nossa pesquisa, esses dois problemas afetam desproporcionalmente os trabalhadores mais jovens, causando baixo moral, problemas de comunicação, falta de envolvimento no trabalho, número elevado de erros e até conflitos.

Leia: Planejamento para 30 / 60 / 90 dias: uma forma fácil de integrar novos colaboradores

Faça os membros de equipes virtuais se sentirem acolhidos

Um modelo de integração de novos funcionários claro e bem feito é particularmente importante ao fazer integrações remotas. Os seus funcionários remotos não terão tanto contato presencial com você ou com a equipe virtual. Deixar claro o que eles precisam fazer, onde devem comunicar e como podem começar imediatamente a causar um impacto positivo lhes capacitará à ação, independentemente de onde estiverem. 

Isto é duplamente importante para os funcionários que trabalham em fusos horários distintos. Se você não puder estar on-line quando eles estiverem, é ainda mais importante conceder aos recém-contratados uma lista clara de afazeres, para ajudá-los a começar por conta própria.

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A integração é o momento crucial para fazer os funcionários se sentirem incluídos desde o primeiro dia. Ela dá o tom para a posse do cargo de uma pessoa na empresa, lançando as bases para o conhecimento e experiência de trabalho para a sua empresa. É por isso que o desenvolvimento de uma integração de funcionários inclusiva é tão importante para criar uma cultura de empresa inclusiva.”
Sonja Gittens Ottley, diretora de diversidade e inclusão na Asana

Modelo de integração de funcionários da Asana

Ao investir seriamente no processo de integração, acreditamos que podemos dar aos nossos recém-contratados o melhor incentivo para as suas novas funções. Grande parte disso está em criar visibilidade e dar a cada recém-contratado uma compreensão clara de como será o processo de integração. 

Este não é o típico modelo de integração de novos funcionários. O nosso modelo inclui alguns dos elementos principais que utilizamos na Asana para que os nossos funcionários se sintam acolhidos desde o primeiro dia. Cada recém-contratado recebe uma lista de conferência personalizada pelo seu gerente antes do início da integração para incluir qualquer informação relevante, projetos e tarefas de integração necessárias. 

Criar esta fonte central de informação — e torná-la prática e útil — dá ao funcionário uma noção clara do que deve fazer desde o início. Ela possibilita uma excelente experiência de integração, facilitando a consulta das informações nos locais adequados e a localização de documentos importantes da empresa, como as informações sobre valores empresariais, políticas organizacionais e manuais do funcionário.

Crie o seu modelo

Principais elementos de um modelo de integração de novos funcionários

Para ajudar os recém-contratados a ter sucesso, não basta apenas um modelo eficaz de integração de novos funcionários — também é preciso saber utilizá-lo. Para que este modelo seja tão útil quanto possível para cada novo membro da equipe, certifique-se do seguinte: 

  • Estipule expectativas e cronogramas sobre quando e como o trabalho deve ser concluído.

  • Especifique as datas de conclusão para cada ação a realizar.

  • Transforme o modelo em um documento dinâmico que o novo funcionário possa atualizar em tempo real com perguntas, aprendizados e próximos passos.

  • Trace todo o processo de integração do início ao fim.

Recursos integrados

  • Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que mostra de uma só vez todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa não apenas ver o título da tarefa e a data de conclusão, mas também quaisquer campos personalizados relevantes, como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê e quando.

  • Subtarefas. Às vezes, um afazer é grande demais para se resumir a uma só tarefa. Se uma tarefa tiver mais de um responsável, uma data de conclusão longínqua ou participantes que necessitem rever e aprovar a tarefa antes da sua publicação, pode ser útil usar subtarefas. Elas são uma forma eficaz de distribuir o trabalho e dividir as tarefas em componentes individuais, ao mesmo tempo que mantêm a ligação de todas essas subtarefas ao contexto global da tarefa principal. Com as subtarefas, você poderá esmiuçar tarefas em componentes menores ou registrar os componentes individuais de um processo de várias etapas.

  • Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, os campos personalizados podem ser compartilhados entre tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização. 

  • Multihospedagem. A natureza do trabalho é multissetorial. As equipes precisam ser capazes de trabalhar eficazmente em todos os departamentos. Mas, com demasiada frequência, o trabalho reside em locais específicos a cada função. Se cada departamento tiver o seu próprio sistema de arquivamento, o trabalho fica incomunicado e não flui livremente. Com a multihospedagem na Asana, é possível reduzir o trabalho duplicado e aumentar a visibilidade entre equipes ao adicionar tarefas individuais a múltiplos projetos. Veja as tarefas em contexto, visualize quem está trabalhando no quê e mantenha o elo entre a sua equipe e as tarefas que realiza.

Aplicativos recomendados

  • Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração Zoom + Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser colocadas em prática e acessar todas informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não se percam. E, assim que a reunião termina, a integração Zoom + Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.

  • Gmail. Com a integração entre a Asana e o Gmail, você pode criar tarefas Asana diretamente na sua caixa de entrada do Gmail. Todas as tarefas criadas a partir do Gmail incluirão automaticamente o contexto necessário do e-mail, e assim você nunca se perderá nas informações. Precisa consultar tarefas da Asana enquanto escreve um e-mail? Em vez de abrir a Asana, use o complemento da Asana para Gmail para buscar rapidamente a tarefa sem sair da caixa de entrada dos seus e-mails. 

  • Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana no aplicativo da Microsoft. Você também pode criar, atribuir e visualizar tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar mudar para o navegador.

  • Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que eles não fiquem perdidos no Slack. 

Perguntas frequentes sobre os modelos de integração de novos funcionários

O que deveria constar em um modelo de integração de novos funcionários? 

Um modelo de lista para novas contratações deveria incluir tudo o que os seus funcionários precisam para ter êxito desde o primeiro dia. Inclua as ações que eles devem realizar já no primeiro dia, as tarefas a concluir dentro dos primeiros 30, 60 e 90 dias e as informações que necessitam durante o processo de orientação de novos funcionários.

Quem é responsável por criar um modelo de integração de funcionários?

Normalmente, a equipe de recursos humanos é responsável pelo processo geral de integração dos funcionários. Com a padronização do processo em todos os níveis do programa de integração de novas contratações, a equipe de RH pode garantir que cada nova contratação receba as ferramentas e informações necessárias para ser bem-sucedida. Depois que a equipe de RH estabelece as bases, você é responsável por preencher qualquer informação adicional, contexto e detalhes de que a nova contratação precise para desempenhar o seu papel.

Quanto tempo deveria durar o processo de integração de funcionários?

Os gerentes de contratação e profissionais de RH muitas vezes levam menos de um mês para fazer a integração de novos funcionários, e isso não é tempo suficiente para estes ganharem confiança nas suas funções. O ideal é que o seu processo de integração dure cerca de três meses, para que você possa dispor de um planejamento completo com etapas a 30, 60 e 90 dias.

O que fazer para acolher os novos funcionários?

A melhor experiência de integração começa antes do primeiro dia de uma nova contratação. Na semana anterior ao início, considere a possibilidade de enviar uma carta de boas-vindas com informações sobre como será o primeiro dia, expectativas sobre o que deveriam levar nesse dia e detalhes adicionais que talvez precisem saber, como o traje recomendado ou a política de refeições. Após as novas contratações começarem a trabalhar na sua equipe, certifique-se de que você esteja disponível para acompanhá-las durante o processo de integração e responder a quaisquer perguntas que possam surgir. Considere a possibilidade de atribuir-lhes um mentor para lhes proporcionar também o contato com um colega e pessoa de referência em caso de dúvidas.

Um modelo de integração aumenta a retenção de funcionários?

Uma pesquisa da Glassdoor mostrou que organizações com um processo de integração consolidado podem melhorar a retenção dos funcionários em 82%. Um modelo eficaz de integração de novos funcionários estabelece as bases para um funcionário participativo, o que, no fim das contas, aumenta a retenção e reduz conflitos.

Cada funcionário precisa apenas de um modelo de integração?

Na Asana, criamos dois projetos de integração para cada nova contratação. Todos os novos funcionários recebem um projeto de integração geral, que inclui detalhes necessários a todas as novas contratações. Para além deste modelo de integração específico da empresa, cada novo funcionário recebe também um modelo de integração funcional ou específico à sua função, com os detalhes e as informações de que precisa para o cargo.

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