Como realizar uma reunião de retrospectiva de sprint eficaz

Segundo Albert Einstein, “insanidade é fazer sempre a mesma coisa e esperar resultados diferentes”. E, embora o gênio matemático provavelmente estivesse falando sobre mecânica quântica (seja lá o que isso for), o mesmo conceito se aplica à gestão de projetos. Se algo não está funcionando do jeito que você quer, é loucura continuar fazendo a mesma coisa. 

Mas, para melhorar a sua abordagem, você precisa refletir sobre como as coisas estão indo. É aí que entra a retrospectiva de sprint. 

O que é uma retrospectiva de sprint? 

Uma retrospectiva de sprint é um tipo de reunião dentro da estrutura Agile que acontece no final de um sprint. Durante uma retrospectiva de sprint, as equipes refletem sobre o que deu certo e o que poderia ser melhorado para o próximo sprint. 

No Scrum, um sprint geralmente é uma sessão de trabalho de duas semanas com entregáveis específicos ao final. Organizar o trabalho dessa forma dá às equipes o foco necessário para trabalhar rapidamente, além da oportunidade de melhorar e iterar o processo durante cada sprint subsequente. É por isso que uma retrospectiva de sprint é uma parte essencial do processo Scrum: ela dá às equipes a chance de refletir e melhorar continuamente o processo de sprint.

Retrospectiva de sprint vs. reunião de revisão de sprint

Uma reunião de revisão de sprint também ocorre no final do sprint, mas, em vez de se concentrar na melhoria dos processos, é uma oportunidade para a equipe Agile ou Scrum mostrar o trabalho que realizou. Durante uma reunião de revisão de sprint, a equipe geralmente apresenta suas realizações usando demonstrações de produtos, que ajudam as partes interessadas interdisciplinares a visualizar e entender cada entregável.

Por outro lado, o objetivo da retrospectiva de sprint é identificar os processos que funcionaram e não funcionaram durante o sprint. Esta reunião é menos focada em entregas específicas e mais focada em melhorias de processos para otimizar o fluxo de trabalho do sprint da sua equipe. 

Quem precisa de uma retrospectiva de sprint? 

Se a sua equipe usa o Scrum, você deve realizar uma retrospectiva no final de cada sprint. O Scrum é um tipo de metodologia ágil mais comumente usado por equipes de produto, engenharia ou desenvolvimento de software. No entanto, qualquer equipe que queira criar e iterar rapidamente pode se beneficiar do uso do Scrum e da realização de retrospectivas de sprint regulares. 

E mesmo que a sua equipe não trabalhe em sprints, você ainda pode realizar retrospectivas sempre que terminar um projeto ou atingir uma meta. Dessa forma, você pode aprender com as experiências e incorporar esses aprendizados ao próximo projeto. 

Quem participa de uma retrospectiva de sprint? 

Apenas os membros imediatos da equipe que trabalharam em tarefas durante o sprint anterior devem participar de uma retrospectiva de sprint. Isso inclui o mestre do Scrum (também conhecido como líder da equipe Scrum) que facilita a reunião, os membros individuais da equipe e, às vezes, o responsável pelo produto. Normalmente, todos os participantes das reuniões diárias do Scrum (também conhecidas como stand-ups) devem ser incluídos na retrospectiva de sprint. 

As partes interessadas e os gerentes que não fazem parte diretamente da equipe geralmente não participam de uma retrospectiva de sprint. Isso porque uma retrospectiva é realmente sobre a equipe de produto: é um espaço para cada membro da equipe dar feedback e debater maneiras de melhorar o processo de sprint. Restringir a participação nas reuniões de retrospectiva de sprint ajuda a equipe de produto a manter o foco e a se sentir à vontade para expressar o que deu errado. 

Embora os gestores e as partes interessadas interdisciplinares não participem das retrospectivas de sprint, eles participam das reuniões de revisão de sprint.

Benefícios de uma reunião de retrospectiva de sprint 

A melhoria contínua ao longo do tempo é um princípio central da estrutura Scrum. É por isso que uma retrospectiva é incorporada a cada sprint, para que a equipe Scrum sempre tenha a oportunidade de registrar e incorporar seus aprendizados no próximo ciclo de sprint. Dessa forma, cada sprint funciona como um ciclo de aprendizagem para as equipes aprimorarem o seu processo de planejamento de sprints. 

Uma retrospectiva de sprint ajuda a sua equipe a:

• Comemorar (e continuar fazendo) as coisas que estão indo bem. Por exemplo, você pode usar uma retrospectiva de sprint para reconhecer e apoiar a comunicação proativa da sua equipe quando as tarefas demorarem mais do que o esperado. O feedback positivo não apenas fornece clareza sobre o que a equipe deve continuar fazendo, mas também mantém a equipe envolvida, promove o trabalho em equipe e reduz os efeitos negativos do estresse.   

• Identificar áreas de melhoria. Por exemplo, a sua equipe pode sugerir uma mudança na forma como estima o tempo necessário para concluir cada tarefa. Ou talvez você queira melhorar o processo de refinamento do backlog para garantir que tarefas semelhantes sejam agrupadas. É essencial identificar maneiras de otimizar o processo de sprint, porque, sem feedback construtivo, você e a sua equipe não podem melhorar. 

• Crie um plano para implementar melhorias no processo de planejamento do sprint. Sugerir melhorias é uma coisa, implementá-las é outra. Durante uma retrospectiva de sprint, a sua equipe decide sobre ações concretas a serem realizadas no próximo sprint. Por exemplo, você pode decidir implementar um sistema de pontos para estimar os requisitos de tempo para cada tarefa. A criação de ações a realizar garante que você e a equipe sejam responsáveis por implementar melhorias no processo de sprint. 

Pauta da reunião de retrospectiva de sprint

Não há uma única maneira de realizar uma reunião de retrospectiva de sprint. Com o tempo, você aprenderá o que funciona melhor para a sua equipe e poderá adaptar e refinar a agenda de retrospectiva de sprint de acordo com isso. Criar um modelo de pauta padrão facilita o compartilhamento com a equipe e a coleta de feedback com antecedência. Dessa forma, você pode garantir que a discussão seja o mais informada possível. 

Mas, para começar, certifique-se de que a sua pauta cubra estas etapas básicas: 

1. Defina a meta da reunião

Estabelecer a meta da retrospectiva de sprint com antecedência ajuda a equipe a se concentrar na tarefa em questão. Ao definir uma meta, você garante que todos estejam trabalhando para a mesma coisa. Para isso, dedique algum tempo a debater o que uma retrospectiva de sprint significa para a sua equipe. Assim, você pode usar essa Meta para orientar todas as reuniões futuras. Por exemplo, a meta da sua equipe pode ser fornecer feedback sincero e construtivo para melhorar o processo de planejamento de sprints, em vez de atribuir culpa pelo que deu errado. 

2. Reúna o feedback da equipe 

A sua equipe é a melhor fonte de informações que você tem para melhorar o seu processo de sprint. São eles que fazem o trabalho cotidiano, portanto, a contribuição deles é fundamental para garantir que o sprint ocorra sem problemas. Além disso, coletar feedback diretamente da equipe ajuda a garantir que o processo de sprint funcione para os estilos e necessidades de trabalho individuais de todos. 

Envie a cada membro da equipe estas perguntas um ou dois dias antes da reunião de retrospectiva de sprint, para que possam debater e fornecer feedback antes da reunião.

• O que deu certo durante o último sprint?

• O que não deu certo? 

• O que aprendemos? 

• O que devemos fazer de diferente da próxima vez?

Para simplificar as coisas, compartilhe essas perguntas juntamente com a pauta da reunião (já que você também a enviará com antecedência). E, se você optar por usar uma ferramenta de gestão de projetos como a Asana, poderá simplificar ainda mais as coisas. Por exemplo, é possível compartilhar a pauta e coletar feedback em um só lugar com um modelo de retrospectiva de sprint. 

Algumas equipes Scrum usam uma abordagem ainda mais simples para coletar feedback, chamada de método começar-parar-continuar. Com essa abordagem, cada membro da equipe identifica as coisas que a equipe deve começar a fazer, parar de fazer e continuar fazendo. 

3. Obtenha insights

Agora que você coletou dados da equipe de forma assíncrona, pode identificar padrões e tópicos comuns durante a própria reunião de retrospectiva. Podem ser pontos problemáticos que vários membros da equipe compartilham, aprendizados importantes a serem transferidos para sprints futuros ou práticas do sprint anterior que estão funcionando para a equipe. Identificar padrões ajuda a priorizar quais ações a equipe deve definir para o próximo sprint. Por exemplo, se vários membros da equipe sinalizarem que não tinham informações suficientes para concluir as tarefas, isso é algo que você deve abordar com um item de ação. 

Se possível, encontre uma maneira de compartilhar a sua tela ou colaborar em um documento ou quadro branco compartilhado com toda a equipe durante a retrospectiva. Dessa forma, as pessoas podem ver que você está tomando notas, anotando ações a realizar e considerando seriamente o feedback de cada pessoa. Esta é uma boa maneira de impulsionar o engajamento e transformar conversas em etapas acionáveis, especialmente se for a primeira vez que você realiza uma reunião de retrospectiva. 

Aqui está um exemplo de como você pode visualizar e coletar feedback durante a reunião. Este quadro Kanban inclui uma pauta de reunião, além de colunas para documentar perguntas e diferentes categorias de feedback. 

4. Defina ações a realizar

Agora é hora de criar ações a realizar para resolver os pontos críticos comuns. Os itens de ação são etapas concretas com responsáveis e prazos claros, de modo que você e a sua equipe sejam responsáveis por garantir que as próximas etapas sejam concluídas. Definir ações a realizar durante a retrospectiva de sprint proporciona clareza sobre quem está fazendo o quê e quando. Além disso, ajuda a equipe a entender por que cada ação é importante para o sucesso do grupo. 

Continuando com o exemplo acima, se vários membros da equipe disserem que não tinham informações suficientes para concluir as tarefas, você pode criar um item de ação para coletar mais contexto das partes interessadas durante o refinamento do backlog de sprint.

5. Encerre a reunião

Reserve alguns minutos no final da retrospectiva de sprint para encerrar a reunião. Durante o encerramento, resuma brevemente a reunião, agradeça a todos pela participação e identifique como você compartilhará as ações a realizar com o grupo. Encerrar formalmente a retrospectiva demonstra que você valoriza o tempo e as contribuições da equipe. Além disso, garante que todos estejam em sintonia daqui para frente. 

Principais armadilhas das retrospectivas de sprint e suas soluções

As reuniões de retrospectiva de sprint podem ser difíceis de conduzir, especialmente se for a primeira vez que você planeja uma. Aqui estão algumas armadilhas comuns a serem observadas, além de soluções para evitá-las.

Ficar sem tempo

Há muito o que abordar durante as retrospectivas ágeis, por isso é comum que essas reuniões ultrapassem o tempo previsto. Felizmente, você pode manter a sua retrospectiva no caminho certo com algumas soluções simples: 

• Crie e compartilhe uma pauta com antecedência. Criar uma pauta clara é uma das melhores maneiras de realizar uma reunião eficiente. A pauta deve incluir uma lista de tópicos a serem discutidos, além do tempo alocado para cada um. Isso ajuda a manter o foco, passar para o próximo tópico quando necessário e garantir que todos os itens da pauta sejam abordados. Compartilhar a pauta com antecedência também economiza tempo, porque ajuda os membros da equipe a chegar preparados e prontos para contribuir.

• Considere a duração da reunião. Certifique-se de reservar tempo suficiente para concluir todos os itens da pauta da retrospectiva de sprint. A duração da reunião pode variar dependendo das circunstâncias específicas, como o número de membros da equipe, a duração da sprint e se há novos membros da equipe que precisam ser informados sobre o processo de retrospectiva. Como regra geral, você deve reservar 45 minutos para uma sprint de uma semana, 1,5 horas para uma sprint de duas semanas, 2,25 horas para uma sprint de três semanas e três horas para uma sprint de um mês. Certifique-se de fazer pausas curtas a cada 30 minutos para sessões mais longas, especialmente se a reunião for virtual. Pesquisas sugerem que é difícil manter o foco por mais de 30 minutos durante uma chamada de vídeo. 

Falta de engajamento

Compartilhar feedback é difícil, especialmente se os membros da equipe não se sentirem à vontade para falar sobre pontos problemáticos ou se acharem que a sua opinião não é valorizada. Mas, para melhorar o seu processo de sprint, você precisa de feedback construtivo da sua equipe. Confira algumas maneiras de aumentar o engajamento e garantir que todos estejam preparados para contribuir com sucesso: 

• Compartilhe as perguntas com antecedência para que os membros da equipe possam chegar preparados com suas opiniões. Pode ser difícil para as pessoas pensarem de forma independente, especialmente quando sentem que estão sob pressão. Em vez de fazer perguntas difíceis pela primeira vez durante a reunião de retrospectiva, envie uma lista de perguntas com pelo menos alguns dias de antecedência. Elas podem incluir perguntas como o que deu certo, o que não deu certo e o que a equipe deve fazer de forma diferente na próxima vez. 

• Quebre o gelo. Comece com uma pergunta para quebrar o gelo e definir um tom divertido e colaborativo para a reunião. Algumas das perguntas mais populares são: “Um cachorro-quente é um sanduíche?”, “Se você fosse uma batata, como gostaria de ser preparada?” e “Se você tivesse que enviar um emoji por e-mail para o diretor executivo da sua empresa, qual seria?” 

• Demonstre gratidão. Se você quer que a equipe compartilhe feedback, precisa criar um espaço seguro e demonstrar que as experiências e contribuições dela são importantes. Isso significa que, quando os membros da equipe se manifestarem, você deve ouvir ativamente e anotar as contribuições deles para mostrar que são valorizadas. E lembre-se de agradecer sinceramente aos membros da equipe pelas suas contribuições, especialmente se o feedback for construtivo. Dar feedback construtivo é difícil, mas também é um componente essencial para melhorar o seu processo de sprint. 

Próximos passos pouco claros

Imagine o seguinte: você passa horas dando e coletando feedback construtivo, encerra a sua reunião retrospectiva e, então... nada acontece. Sem acompanhamento, sem ações a realizar, nada mudou. Ai! 

Para evitar que esse cenário doloroso aconteça, documente e acompanhe os insights coletados durante a retrospectiva de sprint. Veja como: 

• Faça anotações e compartilhe a sua tela, se possível. O mestre do Scrum ou o gerente de produto é o facilitador da reunião e deve tomar notas durante uma retrospectiva de sprint. Dessa forma, os membros da equipe podem se concentrar em dar feedback. As anotações da reunião são essenciais para ajudar a lembrar pontos importantes e ações a realizar. E, embora os métodos de anotação variem, as coisas mais importantes a incluir são os tópicos discutidos, as principais decisões e as ações a realizar.  

• Acompanhe as ações a realizar. Definir ações concretas é a melhor maneira de acompanhar o feedback e cumprir o propósito de uma retrospectiva de sprint: melhorar continuamente o processo de sprint. Os melhores itens de ação têm um proprietário claro, um prazo e uma descrição que começa com um verbo, para que não haja ambiguidade sobre o que precisa ser feito. Por exemplo, “Reunir o contexto das tarefas das partes interessadas antes do refinamento do backlog” é muito mais claro do que apenas “Mais contexto das tarefas”. 

• Torne as informações acessíveis. Anotações e ações a realizar são ótimas, mas não ajudam muito se não for possível compartilhá-las facilmente com a equipe. Em vez de enviar documentos e e-mails que podem se perder facilmente, considere organizar a retrospectiva de sprint com uma ferramenta de gestão de projetos como a Asana. Dessa forma, você pode distribuir a pauta da reunião, fazer anotações em tempo real e atribuir ações a realizar, tudo no mesmo lugar. E, se você também usar a Asana para coordenar a sua sprint, a equipe não precisará alternar entre diferentes ferramentas para obter as informações necessárias.