Modelo de pauta de reunião

Planeje e faça a gestão das suas reuniões com o nosso modelo de pauta de reunião

Garanta um ótimo início às suas reuniões com nosso modelo de pauta de reunião. Mantenha o foco e a produtividade das reuniões, capture itens de ação e coordene o trabalho “off-line”, tudo isso em um único lugar. Inicie hoje mesmo o seu projeto com nosso modelo de pauta de reunião.

Para elaborar a pauta da sua próxima reunião, use estas dicas e o modelo de pauta de reunião, adaptando-os às suas necessidades:

• Liste os tópicos que serão abordados. Crie uma ou mais tarefas que englobem os temas da reunião. É possível criar novas tarefas dentro do seu projeto de pauta de reunião ou adicionar tarefas já existentes em outros projetos, para serem discutidas e compartilhadas. Em ambos os casos, sempre inclua detalhes na descrição para que todos cheguem preparados para a reunião.

• Atribua questões a serem discutidas a outros participantes. Mesmo que a reunião seja conduzida por você, talvez seja necessário que outras pessoas abordem determinadas questões. Identifique quem falará sobre cada assunto e avise essas pessoas no projeto de pauta de reunião para que possam se preparar com tempo.

• Estabeleça o objetivo da reunião. Quando você estabelece e comunica claramente os objetivos da reunião, os participantes já chegam preparados. Qual é o tema a ser discutido? Quais os resultados esperados desta discussão? Por que este grupo específico de pessoas será convocado para a reunião?

• Compartilhe a pauta antecipadamente com os demais participantes. Antes da reunião, divida a pauta com os outros integrantes para que saibam o que será discutido. Dessa forma, ao começar a reunião podem passar diretamente aos tópicos necessários.

Exemplos de pautas de reunião que você pode planejar com a Asana

• Reuniões de lançamento de projeto

• Reuniões individuais

• Reuniões de equipe e sessões de brainstorming

• Reuniões de funcionários

• Reuniões de diretoria

• Reuniões de vendas

• Reuniões de avaliação de criação

• Reuniões de planejamento de sprint

• Reuniões de negócios

• Reuniões de comitê

• Reuniões com ata.

Ainda não conhece as pautas de reuniões da Asana?

Solucione todas as suas dúvidas aqui:

• Qual é o objetivo da pauta de uma reunião? A pauta de uma reunião registra os objetivos da sua equipe, os pontos a serem abordados e os itens de ação para uma reunião pontual ou recorrente. Para alcançar os melhores resultados, compartilhe a pauta da reunião com a equipe para que os seus colegas possam se preparar para a reunião e executar os itens de ação após a reunião.

• O que deve ser incluído na pauta de uma reunião? Uma pauta de reunião deve incluir seções para os distintos itens nela presentes. Por exemplo, você pode criar seções do tipo: “A discutir”, “Itens de ação” e “Referências”. Com o modelo de pauta da Asana, também é possível arrastar e soltar tarefas para organizá-las.

• Como posso elaborar a pauta de uma reunião? Ao planejar pautas de reuniões na Asana, qualquer integrante da equipe pode adicionar tópicos de discussão. É possível priorizar facilmente os tópicos em função dessas tarefas, conforme necessário, e compartilhar a pauta previamente para que todos os integrantes da equipe possam se preparar. Além disso, é possível criar uma seção para os itens de ação que devem ser realizados após a reunião.

• Como posso criar uma pauta de reunião eficaz? Ao criar a pauta da sua reunião como um projeto na Asana, você possibilita que os membros das equipes atuem sobre esse projeto. Assim, cada item se transforma em uma tarefa com prazo de entrega e pessoa responsável. Ao proporcionar clareza sobre cada tarefa e seus responsáveis, você evita que o trabalho se perca pelo caminho.

Além disso, leve em consideração em que plataforma estará a pauta da reunião. Com uma ferramenta de gestão colaborativa do trabalho, como a Asana, é possível convidar os colegas para consultar e contribuir para a pauta antes da reunião. Após realizá-la, os participantes poderão anotar os itens a fazer para acompanhamento posterior. Comece a usar um modelo de pauta de reunião hoje mesmo.