Quando foi a última vez que você saiu de uma reunião se perguntando qual foi o sentido daquilo? Se você é como muitos trabalhadores, que perdem em média três horas por semana em reuniões desnecessárias, provavelmente isso lhe ocorre com muito mais frequência do que você gostaria. 

Reuniões sem foco e improdutivas podem parecer uma parte inevitável da vida do escritório, mas não precisa ser assim. Definir claramente a finalidade e as metas da reunião, estabelecer expectativas para os membros da equipe e esclarecer quem é responsável pelo quê pode recobrar o sentido das reuniões. É aí que entra o modelo de pauta de reunião. 

O que é uma pauta de reunião?

Em sua essência, uma pauta de reunião é um esboço dos assuntos e pontos de discussão que a sua equipe espera discutir durante uma reunião específica. Uma pauta de reunião bem elaborada ajuda a criar reuniões eficazes, alinhando a equipe em relação à finalidade da reunião e estabelecendo expectativas quanto à sessão. Ao delinear claramente quem na equipe é responsável por quais tópicos, a prioridade desses assuntos e o tempo alocado para cada ponto de discussão, você pode manter a reunião no rumo certo e imbuída de propósito. 

O que é um modelo de pauta de reunião?

Um modelo de pauta de reunião é um recurso reutilizável que estabelece os elementos básicos de uma reunião. Para que uma reunião seja eficaz, ela deve ter uma finalidade e expectativas claramente definidas. Um modelo de pauta de reunião ajuda com isso, esclarecendo o que a reunião vai abordar, os papéis e as responsabilidades de cada membro da equipe e quaisquer ações a realizar resultantes do encontro. Por exemplo, o seu modelo de pauta de reunião pode incluir tópicos de discussão, assim como que membro da equipe é encarregado de cada assunto e quanto tempo tem para discuti-lo durante a reunião. 

Com o nosso modelo gratuito de pauta de reunião, você pode eliminar o trabalho inicial de criar uma pauta para cada reunião, o que permite que você e a sua equipe comecem a colaborar (e a realizar o trabalho de alto impacto) mais rapidamente. Além disso, ao usar um modelo de pauta de reunião dentro de uma plataforma de gestão do trabalho, você pode organizar informações de reuniões anteriores (como gravações e anotações de reuniões), tudo isso em um lugar de fácil acesso. Com um modelo de pauta de reunião, é possível:

• Padronizar a forma como se realizam as reuniões. 

• Alinhar todas as pessoas em relação à finalidade da reunião, metas e responsabilidades. 

• Usar o tempo de reunião de maneira eficiente.  

• Manter as reuniões centradas e produtivas com assuntos designados, delimitação de tempo e priorização de assuntos. 

• Registrar as ações a realizar que vão surgindo e atribuí-las aos membros de equipe certos. 

• Coordenar o trabalho e colaborar em um único lugar acessível.

Types of meeting agenda templates 

Embora o nosso modelo básico de pauta de reunião sirva como uma base útil para tudo, desde reuniões pontuais até encontros semanais de equipe, algumas reuniões requerem uma estrutura mais específica. Por exemplo, há uma grande diferença entre realizar uma reunião a dois com um subordinado direto e com um conselho de administração e colaboradores externos. 

Qualquer que seja o tipo de reunião que você realizar, provavelmente existe um modelo para isso. Confira os tipos de modelos de reunião disponíveis para encontrar aquele que atende às suas necessidades. 

• Reuniões de lançamento de projeto: comece o seu projeto com o pé direito e coloque a equipe em sintonia com uma reunião de lançamento de projeto. Use este modelo de reunião de lançamento para organizar e padronizar as reuniões de lançamento em todos os projetos. 

• Reuniões a dois: um modelo de reunião a dois ajuda a preparar tudo para que as suas reuniões a dois deem certo. Ele concede um lugar para você e os seus subordinados diretos planejarem os pontos de discussão e discutirem ações a realizar e o progresso profissional. 

• Reuniões de debate de ideias em equipe: dê asas à criatividade e garanta que você nunca se esquecerá de uma boa ideia com um modelo de brainstorm em equipe. Organize e acompanhe as ideias que forem surgindo e atribua tarefas de acompanhamento para transformar essas ideias em ações. 

• Reuniões gerais da empresa: agilize as reuniões de participação geral e coloque a sua organização em sintonia com este modelo de reunião geral da empresa, projetado para ajudar você a planejar e gerir a logística das reuniões decisivas da empresa e eventos similares. 

• Reuniões da diretoria: torne eficazes as suas reuniões de diretoria ao esclarecer as metas e prioridades da reunião com um modelo de pauta de reunião da diretoria. 

• Reuniões de planejamento de sprints: deixe a sua equipe multidisciplinar em sintonia e mantenha o sprint em dia com um modelo de planejamento de sprint. 

• Reuniões diárias: as reuniões diárias, também conhecidas como reuniões em pé ou standups, são métodos rápidos de os membros da equipe se manterem informados, compartilharem atualizações e assegurarem que o projeto avance sem problemas. Agilize este processo e remova entraves com um modelo de reunião diária. 

• Reuniões de retrospectiva: uma reunião de retrospectiva bem-sucedida deve destacar o que correu bem num projeto e o que se pode melhorar no futuro. Use este modelo de retrospectiva como uma estrutura para as suas reuniões de encerramento de projeto. 

• Reuniões de vendas: acompanhe as vendas fechadas, as próximas iniciativas, as atualizações ao funil de vendas e muito mais com um modelo de reunião de vendas. 

• Reuniões de avaliação de desempenho: dinamize as avaliações de desempenho com um modelo que lhe permita registrar o feedback e transformá-lo em lições práticas com facilidade.

O que deve constar em um modelo de pauta de reunião? 

Um modelo de pauta de reunião básico deve incluir elementos que ajudarão a definir as metas da reunião e mantê-la transcorrendo sem problemas, por exemplo:

• Uma seção com a visão geral da reunião para registrar a meta da reunião, bem como o nome do facilitador e dos participantes.

• Uma sessão com as sugestões de assuntos, inclusive os pontos de discussão para cada reunião, bem como quem na equipe se responsabiliza por cada assunto.

• Uma sessão para ações a realizar que surjam de cada reunião, assim como quem se responsabiliza por cada tarefa e a data de conclusão correspondente. 

• Uma sessão de referência onde você possa manter materiais úteis, como gravações de reuniões anteriores, apresentações de slides e anotações de reuniões. 

Como usar o nosso modelo gratuito de pauta de reunião

Quer você esteja começando com o nosso modelo gratuito de pauta de reuniões ou criando o seu próprio modelo, é fácil usar este recurso. Para começar, faça-se as seguintes perguntas:

• Qual é a finalidade da reunião? O que esperamos alcançar? 

• Que decisões a equipe precisa tomar na reunião? Que assuntos a equipe discutirá e quais são as prioridades máximas? 

• Quem participará da reunião? Qual é a finalidade dessa participação? Quais são as responsabilidades desse indivíduo?

• Quanto tempo a reunião deve levar? 

Depois de responder a essas perguntas, basta fazer uma cópia do modelo de pauta de reunião e seguir as seguintes etapas: 

1. Preencha a visão geral da reunião. Inclua informações importantes da reunião, como finalidade, participantes e moderador.

2. Liste os assuntos e pontos de discussão. Na seção de sugestões de assuntos, liste aqueles que você planeja abordar na reunião. Certifique-se de que eles estejam relacionados ao objetivo geral da reunião e leve em conta a duração do encontro para manter o seu tempo produtivo. 

3. Organize os assuntos por ordem de prioridade, para que os membros da reunião saibam quais assuntos devem abordar e quais são menos importantes, caso não haja tempo para tudo. 

4. Delegue pontos de discussão aos participantes. Após determinar os assuntos que a equipe precisa discutir, atribua um responsável a cada assunto para que os membros da sua equipe se preparem para a discussão com antecedência.

5. Destine uma quantidade de tempo realista para cada assunto, estimando quanto tempo você antecipa que leve a discussão e acrescentando alguns minutos de tolerância. 

6. Envie a pauta aos membros da equipe com antecedência para que cada participante tenha tempo para se preparar e entender a finalidade da reunião. 

7. Adicione uma seção de referência para compilar materiais úteis, como lições extraídas de reuniões anteriores, documentos, gravações e recursos relevantes. 

8. Use a pauta da reunião para monitorar ações a realizar que surjam da reunião, bem como os seus respectivos responsáveis e as datas de conclusão, para que cada participante da reunião saiba o que está sob a sua responsabilidade e para quando.

Integrações e aplicativos a se usar com os modelos Asana

Reúna todo o trabalho em um só lugar: conecte o seu modelo de pauta de reunião aos seus aplicativos favoritos e use os nossos recursos integrados.

Recursos integrados

1. Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

2. Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

3. Subtarefas. Às vezes, um afazer é grande demais para se resumir a uma só tarefa. Se uma tarefa tiver mais de um responsável, uma data de conclusão distante ou participantes que necessitem rever e aprovar a tarefa antes da sua publicação, pode ser útil usar subtarefas. Elas são uma forma eficaz de distribuir o trabalho e dividir as tarefas em componentes individuais, ao mesmo tempo que mantêm a ligação de todas essas subtarefas ao contexto global da tarefa principal. Com as subtarefas, você poderá esmiuçar tarefas em componentes menores ou registrar os componentes individuais de um processo de várias etapas. 

4. Inclusão de tarefas em vários projetos. O processo de trabalho é multissetorial por natureza. Logo, as equipes precisam de soluções eficazes para coordená-lo entre diferentes departamentos. Contudo, se cada setor tiver um sistema de arquivos independente, o trabalho pode acabar estagnado e compartimentalizado. Com a Asana, é mais fácil monitorar e fazer a gestão de tarefas em múltiplos projetos. Além de reduzir trabalhos repetidos e melhorar a visibilidade entre equipes, a Asana ajuda a sua equipe a visualizar o contexto das tarefas, entender quem está fazendo o quê, e manter a conexão entre a sua equipe e as suas respectivas tarefas.

Aplicativos recomendados

1. Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração Zoom + Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser colocadas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não se percam. E, assim que a reunião termina, a integração Zoom + Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.

2. Clockwise. Com a integração Clockwise + Asana, você pode adicionar tarefas Asana como blocos temporais ao seu Google Agenda. A integração permite especificar a duração das tarefas, quando elas serão realizadas e se o Clockwise pode ou não reagendá-las automaticamente. Adicione tarefas ao seu calendário e encontre um tempo para realizar o trabalho.

3. Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana sem sair do aplicativo da Microsoft. Você também pode criar, atribuir e visualizar tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar mudar para o navegador.

4. Vimeo. Textos podem até passar a mensagem, mas é difícil comunicar o tom, a emoção e as expressões humanas por escrito. Com as mensagens de vídeo na Asana, proporcionadas pelo Vimeo, é possível dar às equipes todo o contexto de que elas precisam sem ter de marcar reuniões. Grave um vídeo curto de si, da sua tela ou dos dois, depois inclua os vídeos nas tarefas, nos projetos, nas mensagens e nos comentários para dar mais clareza e contexto. Em seguida, a Asana cria automaticamente uma transcrição da gravação, o que faz com que a mensagem possa ser lida e pesquisada. Assim se pode dar feedback, fazer perguntas e atribuir tarefas sem precisar sair da Asana.

Perguntas frequentes