Modelo de reuniões a dois

Gere confiança e incentive a colaboração com um modelo de reunião a dois. Acompanhe itens da pauta, notas de reunião e próximos passos em um só lugar.

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milestone iconMarcosfield-add iconCampos personalizadosgoal iconMetasmultihome iconInclusão em múltiplos projetos

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[Interface do produto] Projeto de ata de reunião a dois na Asana com tópicos de discussão e ações a realizar (visualização em lista)

Para atuar como um excelente gestor, você precisa promover uma cultura de confiança na sua equipe. Isso requer que os membros se sintam à vontade para se expressarem e compartilharem a sua opinião, o que só é possível com um espaço seguro que incentive conversas desse tipo. A melhor forma de fazer isso é conduzindo reuniões a dois.

O que é uma reunião a dois ou em dupla?

Trata-se de uma reunião particular entre dois membros de equipe, comumente um gestor e o seu subordinado direto. Nela, o funcionário pode contar as novidades em relação ao status do projeto, repassar as metas profissionais e compartilhar feedback ou perguntas. 

Marque reuniões a dois recorrentes com cada um dos seus subordinados diretos ou com quem está sob a sua tutela para recapitular o que aconteceu na última semana e o que está programado para a semana seguinte. De preferência, procure agendar estas reuniões semanalmente ou quinzenalmente, para que os seus funcionários saibam que contam com um espaço dedicado no seu calendário. 

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Passamos tanto tempo buscando talentos, que vale a pena ajudá-los a crescer e a se tornarem a melhor versão de si mesmos.”
Justin Rosenstein, cofundador da Asana

O que é um modelo de reunião a dois?

As reuniões a dois são cruciais, mas, sem estrutura e pauta claras, podem por vezes parecer desprovidas de sentido. Para que você e o seu subordinado direto aproveitem ao máximo o tempo juntos, você precisa de um espaço onde possa compartilhar as pautas de reunião e registrar as ações a realizar

É aí que entra o modelo de reunião a dois, que facilita o trabalho de configurar e acompanhar o que você e o seu funcionário querem discutir no dia em questão, dar seguimento aos passos futuros que forem identificados e acompanhar o desenvolvimento de longo prazo na carreira e as metas profissionais do funcionário. Depois, você pode replicar o modelo para criar um espaço particular dedicado para cada subordinado direto.

Com um modelo de reunião a dois, é possível: 

  • Monitorar as ações a realizar, os respectivos responsáveis e datas de conclusão.

  • Monitorar as metas de longo prazo para a carreira.

  • Dar e receber feedback assíncrono com os funcionários para ajudá-los a levar o trabalho adiante mais depressa.

  • Proporcionar rapidamente aos novos funcionários um local de referência.

  • Planejar os pontos de discussão da reunião antes de falar.

  • Agilizar a colaboração, sobretudo para equipes remotas.

  • Dar acompanhamento a perguntas levantadas na reunião.

[Interface do produto] Modelo de pauta de reunião a dois com tópicos de discussão, ações a realizar e prioridade dos tópicos (visualização em lista)
Usar o modelo

Dicas para usar um projeto de reunião a dois

O seu modelo de reunião em dupla é apenas um ponto de partida. Depois de atualizá-lo para incluir as seções e categorias que deseja discutir, replique o modelo para cada subordinado direto. 

Você pode usar o seu projeto de reuniões a dois da seguinte forma: 

  • Adicione tópicos ao longo da semana e incentive os seus funcionários a fazer o mesmo. Isso pode ajudar a definir de antemão a pauta da reunião a dois, para que não se esqueça de incluir nenhum tópico prioritário. 

  • Durante a reunião, mantenha o projeto aberto para acompanhar e registrar quaisquer ações a realizar. Faça com que as suas reuniões semanais sejam atuáveis, importantes e benéficas para você e os seus subordinados diretos.

  • Construa uma base de operações para consolidar as perguntas, metas e fluxos de trabalho dos seus subordinados diretos. O seu projeto a dois deve ser um espaço particular onde você e o seu funcionário possam colaborar.

  • Compartilhe atualizações de status e impasses em tempo real e de forma assíncrona. Isso pode ajudar a acompanhar as iniciativas de funcionários sem recorrer a uma microgestão. Repasse o que os funcionários fizeram na última semana para ajudá-los a entender onde podem melhorar.

  • Compartilhe feedback construtivo regularmente para evitar surpresas durante avaliações mais aprofundadas. Tenha certeza de que os seus funcionários recebam feedback suficiente (positivo ou construtivo), para que possam crescer e melhorar no cargo que ocupam.

  • Utilize o seu projeto para monitorar metas de carreira de mais longo prazo. Isto não apenas serve para lembrar a você e ao seu subordinado direto quais são as metas de carreira, como também serve de fonte de consulta ao fazer avaliações de desempenho.

  • Guarde informações de referência, documentos e metas em um só lugar. 

O que incluir no modelo de reunião a dois

O seu modelo deve incluir o seguinte:

  • Uma sessão para tópicos a serem discutidos ao vivo.

  • Uma sessão para perguntas assíncronas.

  • Uma maneira de registrar as ações a realizar.

  • Uma maneira de acompanhar o crescimento profissional a longo prazo.

  • Um lugar para guardar recursos e referências.

[Interface do produto] Pauta a dois com tópicos de discussão presencial, tópicos assíncronos, bem como crescimento e desenvolvimento (visualização de lista)

Para registrar tudo isso e muito mais, crie o modelo de reuniões em dupla num software de gestão do trabalho, como a Asana.

Usar o modelo

Recursos integrados

  • Marcos. Os marcos representam momentos importantes do projeto. Com marcos definidos ao longo do projeto, você possibilita que os membros da equipe e as partes interessadas vejam o ritmo do seu progresso em direção a uma meta. Pense nos marcos como uma oportunidade de celebrar pequenas vitórias no percurso que levará à meta mais significativa do projeto. 

  • Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

  • Metas. Na Asana, as metas estão associadas diretamente ao trabalho necessário para alcançá-las, facilitando que os membros da equipe visualizem o fruto de suas próprias contribuições. Afinal, muitas vezes as metas parecem distantes do trabalho que realizamos para atingi-las. Com a equipe e as metas da empresa conectadas ao trabalho subjacente, os membros têm acesso em tempo real e clareza sobre a contribuição dos seus próprios esforços para o sucesso da equipe e da empresa. Assim, eles ficam mais capacitados para tomar decisões melhores, identificando quais são os projetos alinhados à estratégia da empresa e priorizando os trabalhos que oferecem resultados mensuráveis.  

  • Inclusão de tarefas em vários projetos. O processo de trabalho é multissetorial por natureza. Logo, as equipes precisam de soluções eficazes para coordená-lo entre diferentes departamentos. Contudo, se cada setor tiver um sistema de arquivos independente, o trabalho pode acabar estagnado e compartimentalizado. Com a Asana, é mais fácil monitorar e fazer a gestão de tarefas em múltiplos projetos. Além de reduzir trabalhos repetidos e melhorar a visibilidade entre equipes, a Asana ajuda a sua equipe a visualizar o contexto das tarefas, entender quem está fazendo o quê, e manter a conexão entre a sua equipe e as suas respectivas tarefas.

Aplicativos recomendados

  • Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração Zoom + Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser colocadas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não se percam. E, assim que a reunião termina, a integração Zoom + Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.

  • Vimeo. Textos podem até passar a mensagem, mas é difícil comunicar o tom, a emoção e as expressões humanas por escrito. Com as mensagens de vídeo na Asana, proporcionadas pelo Vimeo, é possível dar às equipes todo o contexto de que elas precisam sem ter de marcar reuniões. Grave um vídeo curto de si, da sua tela ou dos dois, depois inclua os vídeos nas tarefas, nos projetos, nas mensagens e nos comentários para dar mais clareza e contexto. Em seguida, a Asana cria automaticamente uma transcrição da gravação, o que faz com que a mensagem possa ser lida e pesquisada. Assim se pode dar feedback, fazer perguntas e atribuir tarefas sem precisar sair da Asana.

  • Loom. Ao usar os vídeos da Loom, você conseguirá inserir contextualização e clareza, além de dar o seu toque pessoal, na Visão geral do projeto. É possível incorporar os vídeos da Loom para explicar o projeto, definir expectativas e enfatizar os marcos principais. Uma mensagem de vídeo da Loom acrescenta contextualização e detalhes específicos para deixar a sua equipe atualizada sobre o projeto mais rapidamente. E o melhor é que a sua equipe poderá assistir aos vídeos sem precisar sair da Asana.

  • Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana sem sair do aplicativo da Microsoft. Você também pode criar, atribuir e visualizar tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar mudar para o navegador.

Perguntas frequentes

Qual é o propósito de um modelo de reunião a dois?

O modelo é uma forma padronizada de estruturar as suas reuniões com outra pessoa, e pode ser replicado para que cada funcionário tenha o seu próprio projeto. Ele se tornará um lugar para compartilhar os tópicos a discutir nas suas reuniões particulares com cada membro da equipe. Durante a reunião, use o projeto a dois para registrar as ações a realizar e os aprendizados.

Como estruturar um modelo de reunião a dois?

Estruture o seu modelo para incluir seções voltadas a pautas de reuniões, ações a realizar no curto prazo e metas de longo prazo. Quando estiver satisfeito, replique o modelo para cada funcionário. Durante a primeira reunião, explique como ele funciona e diga aos funcionários que eles podem acrescentar o que quiserem. Durante a semana, consulte periodicamente o modelo de reunião a dois para sempre saber o que discutir na reunião seguinte.

Preciso de um modelo de reunião a dois?

Sim! Um modelo de reunião a dois padroniza os encontros e dá a cada membro da equipe um espaço para fazer perguntas, guardar tópicos de discussão e assuntos a abordar. Com um modelo padronizado, você dá fim àquelas grandes perguntas feitas com mensagens breves no Slack e pode registrar tópicos de discussão, ações a realizar e pontos-chave para criar um núcleo central de informação para todas as necessidades do funcionário.

Que assuntos devo incluir no modelo de reunião a dois?

Certifique-se de que o seu modelo de reunião a dois tenha um local para guardar tópicos de discussão, ações a realizar, informações de referência e metas de longo prazo ou objetivos e principais resultados (OKRs). Depois, replique o modelo para cada funcionário, de modo que cada qual disponha de um núcleo central de informação. 

O modelo de reunião a dois é voltado apenas a gerentes e seus funcionários?

Não! Você pode usar os modelos de reunião a dois para reuniões entre colegas, reuniões interdisciplinares em dupla ou mesmo uma reunião entre você e o gerente do seu gerente. Funciona assim: caso você se encontre regularmente com eles, use o modelo de reunião a dois para criar uma base de consulta e referência para a conversa e as ações a realizar.

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