Modelo de reunião inicial

Os projetos fluem muito melhor quando iniciam da maneira certa. Tenha toda a sua equipe alinhada antes mesmo de os trabalhos começarem. Neste artigo, mostraremos como criar um modelo de reunião inicial de projeto na Asana.

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Ao iniciar um projeto, é ideal que todos os colaboradores estejam bem alinhados. A reunião inicial do projeto ajuda a esclarecer os detalhes principais e a obter a adesão de toda a equipe antes que o trabalho comece. Trata-se de uma etapa essencial no ciclo de vida do projeto, mas que nem sempre é realizada com sucesso. Há muitos aspectos dinâmicos a considerar, como a criação de pautas da reunião, o compartilhamento de anotações e a coordenação dos apresentadores.

Apesar desses desafios, a inauguração de um projeto não precisa ser estressante. Com um modelo de reunião inicial, é possível seguir um fluxo de etapas pré-definidas e coordenar as suas reuniões com facilidade.  

[Interface do produto] Projeto de reunião inicial na Asana com visualização no estilo de planilha (lista)

O que é um modelo de reunião inicial de projeto?

É um guia reaproveitável que apresenta todas as etapas necessárias à coordenação de uma reunião inicial de projeto bem-sucedida. Com um modelo, você terá a segurança de não estar esquecendo etapas ou deixando de incluir informações essenciais. Bastará que você copie o modelo e o use como base para cada novo projeto que for iniciar. 

Como líder de equipe, você também poderá utilizar esse modelo para padronizar o processo de início de projeto para toda a sua equipe. Assim, é possível se assegurar de que todos sigam o mesmo processo e de que as partes interessadas sempre recebam as informações necessárias no início de cada projeto.  

Benefícios de um modelo digital para reuniões iniciais de projetos

Organizar uma reunião inicial envolve diversos aspectos dinâmicos. Um modelo digital ajuda a monitorar tudo isso em tempo real enquanto você coordena com os principais interessados e cuida dos preparativos para o dia da reunião. É possível planejá-la, compartilhar a pauta, atribuir coisas a fazer e escrever as anotações em um só lugar. Desse modo, você não precisará realizar trabalhos extras, e os principais interessados terão um núcleo central para acessar todas as informações necessárias. 

Com um modelo digital para reuniões iniciais de projetos, é possível:

  • Padronizar o processo de início de projeto para toda a equipe.

  • Planejar, executar e dar sequência à reunião inicial em um local centralizado.

  • Compartilhar os itens da pauta e as funções de cada colaborador da reunião sem a necessidade de esforços extras.

  • Atribuir responsáveis por cada assunto, de modo que todos saibam quem está encarregado do quê, e como deverão se preparar para a reunião.

  • Atualizar a pauta com facilidade, em caso de mudanças nas prioridades. 

  • Incluir em cada tarefa informações contextuais, documentos, apresentações, imagens ou vídeos.

  • Atribuir tarefas claras com datas de conclusão para que os apresentadores estejam preparados na hora da reunião.

Como criar um modelo digital para reuniões iniciais de projetos?

O modelo deverá conter todos os detalhes e etapas necessários para a realização de um reunião inicial bem-sucedida. Geralmente, isso inclui três tipos de informação: 

  • Itens da pauta: quais assuntos serão tratados, e quanto tempo cada um deles levará. 

  • Funções na reunião: as responsabilidades de cada pessoa na reunião (apresentar conteúdo, fazer anotações, etc.). 

  • Tarefas de administração: o que você precisa fazer antes e depois da reunião para que tudo decorra com tranquilidade. Isso pode incluir tarefas como: criar e compartilhar a pauta, atribuir coisas a fazer, e compartilhar slides de apresentação. 

Para começar, crie uma seção independente no seu modelo para cada um dos tipos de informação apresentados acima. Pense em qual é o seu ideal de reunião inicial e use isso para preencher as seções. Quais são os assuntos essenciais em qualquer reunião inicial? Quais medidas você precisa tomar antes, durante e depois da reunião para que os principais interessados se mantenham informados? De que forma estes participarão da reunião? Lembre-se de que também é possível acrescentar tarefas ou realizar ajustes em projetos específicos a qualquer momento. 

Se quiser que as coisas fluam com mais rapidez no futuro, você pode padronizar a função que cada membro da equipe terá na reunião. Por exemplo: o coordenador do projeto será o responsável por fazer anotações, e o gestor do projeto atuará como mediador. Dessa forma, você não precisará perder tempo pensando em quem fará o quê a cada vez que um novo projeto começar. 

[Interface do produto] Pauta de reunião, lançamento de projeto na Asana (tarefas)

Recursos integrados

  • Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

  • Inclusão de tarefas em vários projetos. O processo de trabalho é multissetorial por natureza. Logo, as equipes precisam de soluções eficazes para coordená-lo entre diferentes departamentos. Contudo, se cada setor tiver um sistema de arquivos independente, o trabalho pode acabar estagnado e compartimentalizado. Com a Asana, é mais fácil monitorar e fazer a gestão de tarefas em múltiplos projetos. Além de reduzir trabalhos repetidos e melhorar a visibilidade entre equipes, a Asana ajuda a sua equipe a visualizar o contexto das tarefas, entender quem está fazendo o quê, e manter a conexão entre a sua equipe e as suas respectivas tarefas.

  • Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

  • Datas de início. Às vezes, além da data de conclusão de uma tarefa, é preciso monitorar também quando começar a trabalhar nela. Datas e horários de início dão aos membros da sua equipe uma noção de quanto tempo uma tarefa deve levar até ser concluída. Use estes elementos para definir, acompanhar e gerir o trabalho, de forma a alinhar os objetivos da sua equipe e evitar que as dependências se percam pelo caminho.

Aplicativos recomendados

  • Zoom. A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração Zoom + Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser colocadas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não se percam. E, assim que a reunião termina, a integração Zoom + Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.

  • Dropbox. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

  • Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

  • Jira. Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e a transferência de tarefas. Crie tíquetes Jira com rapidez a partir da Asana, para que o trabalho avance de forma intuitiva entre as equipes comerciais e técnicas, no momento certo.

Como usar o modelo digital para reuniões iniciais de projetos?

Uma vez que o modelo foi criado, usá-lo é simples. Veja como: 

  1. Faça uma cópia do seu modelo de reunião inicial de projeto. 

  2. Adicione ou remova assuntos de discussão, tarefas de administração e funções na reunião conforme as necessidades específicas de cada projeto. 

  3. Atribua tarefas e determine datas de conclusão.

  4. Colabore com os participantes diretamente no seu modelo digital. Compartilhe itens de pauta, anexe documentos pertinentes, atribua tarefas de acompanhamento e muito mais. 

Perguntas frequentes

O modelo de reunião inicial de projeto é útil para mim?

Se você costuma organizar as reuniões iniciais dos seus projetos, o modelo digital pode lhe poupar tempo e preocupação. Ele oferece um roteiro a ser seguido que dará a segurança necessária para você começar o próximo projeto (e os outros que virão depois) do jeito certo. O modelo também ajuda a reunião a transcorrer com mais tranquilidade, pois a equipe do projeto poderá acompanhar, em tempo real, todas as suas diversas etapas.

Quem deverá comparecer às reuniões iniciais dos projetos?

É necessário que a reunião inicial inclua toda a equipe do projeto, bem como pessoas que tomarão decisões a respeito dele ou partes interessadas que precisam acompanhar as informações no decorrer do ciclo de vida do projeto. Experimente criar um gráfico RACI para especificar quem precisará comparecer, e determinar quem serão os responsáveis, os prestadores de contas, os consultados e os informados durante o projeto. 

Quais informações do projeto eu preciso compartilhar antes da reunião inicial?

O objetivo da reunião inicial é verificar se as partes interessadas estão alinhadas com o seu plano de projeto. Portanto, você deverá apresentar uma visão geral das metas do projeto, assim como o seu cronograma, escopo, entregáveis e funções. Recomendamos incluir também informações contextuais do projeto para que as partes interessadas compreendam a importância do trabalho.

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