Modelo de retrospectiva

Os melhores gestores de projetos têm consciência de que o projeto não acaba quando a última entrega é feita. Após concluir todos os trabalhos, a sua equipe deverá separar um tempo para refletir sobre o que deu certo e o que poderia melhorar. Chamamos isso de retrospectiva de projeto.

Muitas vezes, as reuniões de retrospectiva deixam de ser realizadas porque não há entregáveis obrigatórios a serem apresentados durante uma reunião de retrospectiva. Com um processo de retrospectiva padronizado, entretanto, é possível conduzi-las de forma rápida e simples após cada projeto.

O que é uma retrospectiva de projeto?

A retrospectiva de projeto (em inglês, project postmortem) é um tipo de reunião que ocorre ao final do projeto para refletir sobre as coisas que deram certo e sobre pontos a melhorar. Essa é uma ótima oportunidade para a sua equipe celebrar grandes conquistas, ponderar fluxos de trabalho e debater possíveis melhorias de processos que possam beneficiar o próximo projeto.

O que é um modelo de retrospectiva?

É uma ferramenta usada para dar estrutura às reuniões de retrospectiva de todos os seus projetos. As equipes podem usar o modelo para ajudar a planejar reuniões de retrospectiva, coletar reflexões a respeito do projeto realizado e organizar ações práticas para o próximo projeto.

Como criar um modelo de retrospectiva

Modelo utilizado antes e durante a reunião de retrospectiva, cujo objetivo é debater três assuntos principais com os membros da equipe: o que deu certo no projeto, o que não deu certo, e de que forma a equipe pode melhorar para o próximo projeto.

Com isso em mente, o seu modelo de retrospectiva precisa incluir:

• As coisas que deram certo

• As coisas que não deram certo

• O que pode melhorar para a próxima vez

• Ações a realizar

• As prioridades das ações

• A pessoa responsável por cada ação a realizar.

Razões para usar um modelo de retrospectiva

O uso de um modelo de retrospectiva pode ajudar a definir processos consistentes para toda a empresa, facilitando uma cultura de reflexão e aperfeiçoamento contínuo. Os modelos de retrospectiva são mais indicados para equipes que usam metodologias ágeis de gestão de projetos, pois vários destes métodos possuem alguma forma de aperfeiçoamento contínuo. Veja a seguir outros benefícios que esse modelo traz à sua equipe.

• Implementação de boas práticas: à medida que mais reuniões de retrospectiva forem organizadas, você descobrirá quais estratégias podem torná-las mais eficientes. É possível ajustar o modelo facilmente para adequá-lo às necessidades da sua equipe de forma dinâmica. Desse modo, as suas boas práticas estarão prontas para implementação no próximo projeto assim que você atualizar o modelo.

• Adaptabilidade dos modelos: muitas equipes usam os modelos como ponto de partida para diferentes estratégias. Se você ainda não conhece o processo de retrospectiva, o modelo pode ajudar a começar. Com o tempo, certas equipes identificarão processos que funcionam melhor para elas. Ou seja, a organização pode usar um modelo padronizado, e ainda assim as suas equipes terão autonomia para adaptá-lo a necessidades específicas.

• Estímulo à consistência: se você conduz uma reunião de retrospectiva após cada projeto, a sua equipe começa a esperar por isso. O modelo de retrospectiva pode ajudar a dar consistência a essas reuniões para a sua equipe assimilar o ritmo com que ocorrem. Assim, a equipe estará pronta para a reunião ao fim de cada projeto e poderá fornecer feedbacks mais precisos de modo a aprimorar a próxima iniciativa.

Quando usar o modelo de retrospectiva

Os modelos de retrospectiva têm grande utilidade em situações específicas. Veja os contextos mais recomendados:

• Em reuniões de retrospectiva: o modelo de retrospectiva foi concebido para amparar reuniões de retrospectiva. Use-o para registrar coisas a fazer, decisões e entregáveis que venham a surgir durante a reunião.

• Após respostas a incidentes: caso a sua equipe enfrente interrupções no serviço ou outros incidentes de grande relevância, é importante refletir sobre a situação para identificar a causa raiz do problema. Com um modelo de retrospectiva, você pode ajudar a equipe a seguir as mesmas etapas sempre que for necessário reagir a um incidente.

• Para automatizar fluxos de trabalho de retrospectiva: certos software digitais de gestão de projetos permitem anexar pesquisas e formulários a projetos e modelos. Se a sua equipe usa questionários ou pesquisas prévios às reuniões de retrospectiva, é possível preenchê-los com os tópicos de discussão mais importantes antes de conduzi-las. Esta é uma forma de otimizar a reunião e proporcionar mais fluidez à retrospectiva dos seus projetos. 

Recursos integrados

• Visualização em quadro. Trata-se de uma visualização tipo quadro Kanban que exibe as informações do projeto em colunas. As colunas são geralmente organizadas pelo status do trabalho (como a fazer, em andamento e concluído), mas os títulos das colunas podem ser adaptados de acordo com as necessidades do projeto. Dentro de cada coluna, as tarefas são exibidas como cartões que incluem diversas informações associadas, como o título da tarefa, a data de conclusão e campos personalizados. Acompanhe o trabalho à medida que ele se move pelos estágios e obtenha uma percepção geral e instantânea da situação do projeto.

• Formulários. Quando um formulário é preenchido, aparece como uma nova tarefa em um projeto na Asana. Receber informações por meio de um formulário possibilita padronizar a forma de começar os trabalhos, reunir as informações necessárias e assegurar que nenhuma tarefa fique para trás. Em vez de tratar cada solicitação como um processo específico, crie um sistema padronizado e um conjunto de perguntas que todos devem responder, ou use a lógica de ramificação, que adapta as perguntas com base nas respostas anteriores do remetente. Em última análise, os formulários ajudam a reduzir o tempo e esforço necessários para gerir as solicitações recebidas. Com isso, a equipe terá mais tempo para focar nos trabalhos mais importantes.

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

• Inclusão de tarefas em vários projetos. O processo de trabalho é multissetorial por natureza. Logo, as equipes precisam de soluções eficazes para coordená-lo entre diferentes departamentos. Contudo, se cada setor tiver um sistema de arquivos independente, o trabalho pode acabar estagnado e compartimentalizado. Com a Asana, é mais fácil monitorar e fazer a gestão de tarefas em múltiplos projetos. Além de reduzir trabalhos repetidos e melhorar a visibilidade entre equipes, a Asana ajuda a sua equipe a visualizar o contexto das tarefas, entender quem está fazendo o quê, e manter a conexão entre a sua equipe e as suas respectivas tarefas.

Aplicativos recomendados

• Jira. Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e a transferência de tarefas. Crie tíquetes Jira com rapidez a partir da Asana, para que o trabalho avance de forma intuitiva entre as equipes comerciais e técnicas, no momento certo. 

• Zendesk. Com a integração entre Asana e Zendesk, os usuários podem criar de forma rápida e fácil tarefas na Asana diretamente de tíquetes do Zendesk. Adicione contexto, anexe arquivos e vincule tarefas para acompanhar o trabalho que falta para resolver o tíquete. Além disso, a integração mantém a visibilidade nos dois sistemas para que todos fiquem a par, independentemente da ferramenta que utilizam. 

• Gmail. Com a integração da Asana para Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Quaisquer tarefas criadas no Gmail serão incluídas automaticamente no contexto do e-mail, para que nada se perca. Precisa fazer referência a uma tarefa Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir o aplicativo, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails. 

• Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que não fiquem perdidos no Slack. 

Perguntas frequentes