Como dar feedback eficaz sobre o projeto em sete passos

Quando você está começando a dar feedback sobre o projeto, pode parecer uma tarefa incrivelmente assustadora. No entanto, como qualquer habilidade, dar feedback eficaz pode ser aprimorado e aperfeiçoado ao longo do tempo. 

O feedback do projeto é uma conversa sobre o desempenho de um membro da equipe que deve resultar em um próximo passo claro para a sua melhoria. Esse tipo de feedback é normalmente compartilhado por um gestor de projetos, que pode ou não ser o gestor direto dos membros da equipe. Ao se concentrar em detalhes específicos do projeto, em vez de dar feedback de nível profissional em larga escala, você pode construir confiança entre você e a equipe do projeto. Quando bem feito, o feedback do projeto pode ser fundamental para melhorar os resultados e acelerar o crescimento profissional da equipe.  

As sete etapas abaixo oferecem alguns exemplos eficazes de feedback de projeto para ajudar você a aperfeiçoar o processo de feedback e preparar a sua equipe para o sucesso. 

1. Escolha o momento certo

O momento é uma consideração fundamental ao oferecer feedback sobre o projeto. Para acertar, pergunte aos membros da equipe quando preferem receber feedback. Eles gostam de receber feedback imediatamente? Ou preferem se reunir no final da semana para discutir os projetos em andamento? 

Ao dar feedback, imagine que você está liderando um brainstorm. Incentive a sua equipe a trazer ideias e compartilhar suas opiniões durante a sessão de feedback. Uma sessão de feedback de projeto bem planejada e no momento certo pode gerar novas ideias que impulsionam o projeto.  

Busque um equilíbrio saudável entre feedback presencial e comunicação assíncrona ou offline. Você pode pensar que o feedback presencial é sempre melhor, mas alguns membros da equipe preferem ver o feedback por escrito primeiro e depois falar sobre ele. Pergunte aos membros da equipe se eles têm uma preferência e como você pode criar uma experiência de feedback positiva para eles. Isso é especialmente relevante na era do trabalho remoto, em que você pode não ver os membros da equipe pessoalmente todos os dias.

2. Use o tipo correto de feedback

Saber que tipo de feedback dar é metade da batalha do processo de feedback. Cenários diferentes exigem tipos diferentes de feedback e, como líder de equipe, você precisa reconhecer qual tipo é mais apropriado para a situação. 

Nem todo tipo de feedback é relevante ou mesmo apropriado para você dar. Se você está liderando uma equipe de projeto, mas não gerenciando as pessoas com quem trabalha, talvez seja melhor evitar alguns tipos de feedback mais pesados, como avaliações de desempenho. Por outro lado, se você é simultaneamente o líder do projeto e o gerente da equipe, cabe a você decidir se deseja agrupar o feedback do projeto, profissional e de desempenho, ou separá-los em diferentes sessões de feedback. 

Os seis tipos de feedback

• Feedback formal: este tipo de feedback é apropriado para reuniões planejadas que você designa especificamente para feedback, como avaliações trimestrais. Ambos os lados devem conhecer os tópicos da conversa e vir preparados com ideias e perguntas. 

• Feedback informal: o feedback informal pode variar de elogios por um trabalho bem feito a uma rápida edição em um projeto. Este tipo de feedback de projeto é mais complicado porque pode ser espontâneo, portanto considere o contexto antes de dar feedback informal. 

• Feedback positivo: o feedback positivo é tão vital quanto o feedback construtivo. Você deve elogiar os membros da equipe pelo trabalho impressionante. Ao fazer isso, você lembrará à equipe que percebe tanto os aspectos positivos quanto os negativos. 

• Feedback de incentivo: semelhante ao feedback positivo, você pode usar o feedback de incentivo para dar um estímulo ao membro da equipe. A pessoa tem trabalhado em um projeto difícil ou parece um pouco esgotada? Lembre-os do valor deles e de como são apreciados. Isso fará toda a diferença. 

• Feedback prospectivo: o feedback prospectivo se concentra em soluções futuras em vez de correções passadas. Este tipo de feedback é mais uma abordagem proativa para melhoria com base em observações passadas. Por exemplo, se um membro da equipe está com dificuldades para gerir o tempo, você pode recomendar uma ferramenta de organização de calendário em vez de insistir em um projeto atrasado. 

• Feedback construtivo: a crítica construtiva é o melhor tipo de feedback para ajudar os membros da equipe a crescer. Oferecer críticas construtivas envolve analisar um projeto, identificar uma oportunidade de melhoria e fornecer uma recomendação detalhada sobre como melhorar.

3. Seja direto

Ser direto não significa ser duro. Em vez disso, mostra que você está empenhado em ajudar os membros da equipe a crescer. 

Tente evitar o feedback sanduíche. Esta é uma abordagem em que você “ensanduicha” a crítica construtiva entre elogios. Em vez disso, seja direto com o seu feedback. Isso ajudará a promover uma colaboração saudável entre a equipe. Ser direto não significa ser brutalmente honesto. Sempre inclua exemplos e compartilhe o seu feedback em declarações na primeira pessoa. Isso ajuda a se concentrar em detalhes específicos e em como você os percebeu, para que você e o membro da equipe possam se concentrar em identificar e implementar soluções para o feedback.

4. Dê recomendações específicas para melhorar

O melhor tipo de feedback do projeto é aquele que pode ser posto em prática, ou seja, você dá ao membro da equipe uma recomendação que pode ser aplicada a projetos futuros. Dar recomendações é o que realmente torna a crítica construtiva, em vez de destrutiva.

O “porquê” no feedback do projeto é fundamental. Digamos que você esteja olhando um e-mail que um membro da equipe está prestes a enviar e recomende alterar a linguagem. Nesse caso, explique por que você estrutura os e-mails de determinada maneira ou por que evita certas palavras. 

5. Incentive o feedback ascendente

Para os membros da equipe, uma sessão de feedback deve terminar com uma compreensão completa de como eles podem melhorar. Portanto, como gestor de projetos, você deve sempre abrir espaço para perguntas depois de dar feedback. 

Você também deve avaliar o feedback positivo sobre as responsabilidades do gestor de projetos, como pontualidade e clareza. Lembre-se de que o feedback é recíproco e você deve sempre incentivar o feedback ascendente da sua equipe. Ao receber feedback do gestor de projetos, não hesite em fazer perguntas como:

• O meu feedback foi útil?

• Posso fornecer algo mais em feedbacks futuros?

• Há uma maneira específica que você prefere receber feedback?

Consulte os membros da equipe regularmente para ver se você pode melhorar a forma como dá feedback.

6. Faça o acompanhamento com uma recapitulação

Sempre faça um acompanhamento com uma recapitulação das principais conclusões após reuniões formais de feedback e avaliações de desempenho.  Uma recapitulação ajudará você e o membro da equipe a assimilar melhor as informações. Um exemplo de acompanhamento pode ser assim: 

“Olá, ____.

Agradeço por dedicar seu tempo para falar comigo hoje sobre o seu desempenho. Para recapitular rapidamente as principais conclusões, discutimos: 

• Ponto A

• Ponto B

• Ponto C

• Ponto D

Se algo não estiver claro, não hesite em entrar em contato. E, como sempre, não hesite em entrar em contato se tiver alguma dúvida ou feedback para mim. 

Obrigado por todo o seu trabalho. 

Tenha um ótimo dia!" 

Um e-mail como este confirma que ambos os lados estão em sintonia e que todo o feedback foi compreendido. 

7. Incentive o feedback contínuo

Depois de dominar a arte de dar feedback eficaz, ele não parecerá mais um “feedback”, mas uma colaboração contínua entre você e a equipe. 

Sempre que você se reunir com membros individuais da equipe, faça perguntas sobre o que está sob a alçada deles ou se algum projeto tem sido particularmente desafiador. Esses tipos de perguntas indicarão se os membros da equipe estão sobrecarregados com o trabalho ou se poderiam se beneficiar de mais treinamento interno. Fazer essas perguntas simples lhe dará grandes insights sobre a felicidade e a produtividade da sua equipe. 

Ao seguir essas etapas, você começará a ver o feedback do projeto incorporado ao seu processo diário.

Estratégias de feedback eficazes e ineficazes

Os gestores de projeto empregam uma série de técnicas e iniciativas ao fornecer feedback do projeto às suas equipes.

Estrutura “Fazer, tentar e considerar”

A estrutura “Fazer, Tentar e Considerar” divide o feedback do projeto em três categorias diferentes, cada uma destinada a obter respostas diferentes dos membros da equipe do projeto. 

• Feedback “Fazer”: este tipo de feedback é obrigatório e você o usará para projetos que tenham implicações maiores para a organização. Portanto, administre o feedback “fazer” com moderação e apenas quando o impacto do projeto for além da sua equipe ou tiver efeitos irreversíveis. 

• Feedback “Tente”: o feedback “Tente” sugere um possível próximo passo para um projeto, mas deixa a tomada de decisão para a equipe. Os exemplos incluem explorar possíveis desvantagens de um projeto ou aprofundar a pesquisa. Use esta estratégia quando achar que o entregável é bom, mas poderia ser mais forte ou mais refinado. 

• Feedback “Considere”: o mais empoderador dos três, o feedback “Considere” simplesmente pede à sua equipe que reflita sobre maneiras alternativas de pensar. Se a sua equipe opta ou não por levar a sua sugestão a sério, depende inteiramente dela. 

Modelo de feedback da McKinsey

A empresa de consultoria de gestão McKinsey & Company projetou este modelo de feedback para adicionar estrutura ao feedback do projeto, de modo que ele possa fluir facilmente para cima e para baixo. O modelo da McKinsey afirma que o feedback deve ser:

• Específico 

• Baseado em fatos

• Menos pessoal 

• Irrefutável 

• Acionável 

Usando os atributos acima, você deve estruturar o seu feedback da seguinte maneira: 

“Quando você fez [X], eu me senti [Y]. No futuro, eu recomendaria que você fizesse [Z].” 

Ao combinar uma ação específica com um sentimento resultante e uma reação sugerida, você pode incorporar todos os elementos acima. Embora essa linguagem se aplique principalmente à resolução de conflitos, você pode ajustá-la às suas necessidades específicas de feedback.

Feedback SMART

Você provavelmente já ouviu falar das metas SMART, mas sabia que também pode aplicar esses princípios ao feedback do projeto? Recapitulando, a sigla em inglês significa: 

• Specific (Específico)

• Measurable (Mensurável) 

• Achievable (Alcançáveis) 

• Realistic (Realista)  

• Time-bound (sujeitos a prazos)

Todos esses atributos se relacionam com o feedback construtivo, pois ele deve ser específico para o projeto, mensurável, alcançável, realista e com prazos definidos. 

Da próxima vez que você der feedback sobre o projeto, pense primeiro no acrônimo SMART para se certificar de que está cumprindo todos os requisitos. Se algo estiver errado, talvez seja necessário ajustar a sua estratégia de feedback. 

O método COIN

COIN significa Contexto, Observação, Impacto e Próximos passos. O modelo é útil na estruturação de sessões de feedback para que elas pareçam menos conflituosas e mais construtivas. O processo se divide em quatro etapas: 

1. Contexto: a etapa de “contexto” permite definir o cenário e explicar por que a conversa está acontecendo. Nesta etapa, enfatize a meta final do projeto para que haja uma compreensão de por que o feedback é importante. 

2. Observação: em seguida, diga ao membro da equipe o que você observou no trabalho dele. Isso pode consistir em feedback positivo e críticas construtivas, mas mantenha-se direto o tempo todo. 

3. Impacto: o estágio de “impacto” se aprofunda no valor do feedback. Explique como as suas sugestões ajudarão a aproximar o projeto da Meta estabelecida. 

4. Próximos passos: talvez a fase mais importante, os “próximos passos” devem descrever algumas maneiras acionáveis para o membro da equipe melhorar. Tente ser o mais específico possível, como incentivar a colaboração com outra equipe ou recomendar uma nova ferramenta para experimentar. 

Benefícios do feedback na gestão de projetos

O feedback do projeto é importante porque agiliza os processos, ajuda os membros da equipe a crescer, leva a resultados mais sólidos e pode ajudar a construir confiança entre as equipes. 

A implementação de um ciclo de feedback regular nas suas operações diárias garante maior produtividade e resultados mais nítidos. Continue a leitura para saber mais sobre os benefícios de um ciclo de feedback para a sua equipe. 

Economiza tempo a longo prazo

Se o feedback do projeto estiver incluído no seu dia a dia, você não precisará se preocupar com o atraso dos projetos devido a revisões. Incluir feedback ao longo do ciclo de vida do projeto ajudará a limitar os descuidos e manter os fluxos de trabalho funcionando sem problemas. Ao verificar consistentemente a qualidade, você evitará contratempos devido a grandes revisões.

Melhora a cultura da equipe

A comunicação e a colaboração são fundamentais para um bom feedback do projeto. Se a sua equipe estiver dando feedback uns aos outros regularmente, você notará uma cultura mais unida dentro da sua equipe e do ambiente de trabalho. E sabe qual é o bônus? Os membros da equipe terão uma visão dos projetos uns dos outros, ajudando-os a gerar novas ideias para o seu trabalho individual. 

Cria um produto final melhor

Quando se trata de criar um produto de sucesso, quanto mais mentes, melhor. O feedback do projeto permite mais brainstorming e colaboração no processo de criação, o que, por sua vez, sempre levará a um resultado final forte.  

Impulsiona o crescimento profissional

Fornecer feedback bom e construtivo pode fazer maravilhas para os membros mais novos da equipe que tentam aprimorar as suas habilidades e alcançar diferentes marcos nas suas carreiras. Quando bem feito, o feedback do projeto deve ensinar ao destinatário algo mais amplo sobre o que é o sucesso na equipe. Esse conhecimento é essencial para estimular o crescimento profissional. 

Leva a uma comunicação mais clara

Como líder de equipe, você estabelece o precedente para a comunicação entre os membros da equipe. Se você fornecer feedback claro e honesto regularmente, perceberá que isso se reflete na comunicação diária da sua equipe no local de trabalho. 

A comunicação é parte integrante de qualquer cultura empresarial, por isso é imperativo que você modele uma comunicação clara por meio do seu feedback. 

Amplie o desempenho com feedback do projeto

O feedback regular é fundamental quando se trata de produzir resultados sólidos. O feedback não apenas garante a qualidade dos entregáveis, mas também permite colaboração constante e insights compartilhados. Implementar o feedback no ciclo de vida do projeto fará maravilhas no processo e no crescimento profissional da sua equipe.

Nunca é tarde demais para implementar um ciclo de feedback nas suas operações diárias. Se dar feedback regularmente sobre o projeto é uma etapa nova para a sua equipe, uma ferramenta de gestão do trabalho como a Asana pode ajudar a criar um plano de ação e a colocar a sua estratégia de feedback em prática.